Trong quá trình kế toán thực hiện nghiệp vụ ngân hàng, kế toán không thể tránh khỏi những sai sót như: viết sai ủy nhiệm chi (UNC), chuyển nhầm số tài khoản người nhận,…dẫn đến hạch toán nhầm. Với những trường hợp trên thì kế toán phải xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý khi hạch toán số tiền ngân hàng trả lại khi chuyển sai tài khoản qua bài viết sau đây.
1. Các trường hợp dẫn đến chuyển nhầm tiền vào tài khoản
Thông thường, kế toán hay chuyển sai tài khoản do các lỗi như sau:
- Chuyển nhầm vào tài khoản người nhận khác: Kế toán nhập sai số tài khoản hoặc chọn nhầm đối tượng, dẫn đến việc tiền được chuyển vào tài khoản không mong muốn.
- Chuyển nhầm vào tài khoản nhân viên trong công ty: Do sử dụng danh sách tài khoản nhân viên có sẵn mà không kiểm tra kỹ, kế toán có thể chuyển nhầm tiền vào tài khoản của nhân viên thay vì đối tác hoặc khách hàng.
- Chuyển nhầm số tài khoản người nhận bị ngân hàng trả lại: Khi nhập sai số tài khoản hoặc tên ngân hàng người nhận, ngân hàng không thể hoàn tất giao dịch và trả lại tiền.
- Viết sai ủy nhiệm chi: Trong quá trình lập ủy nhiệm chi, kế toán có thể ghi nhầm thông tin người nhận, tên doanh nghiệp, hoặc mã số thuế, dẫn đến chuyển sai tài khoản hoặc khiến giao dịch bị từ chối.
- Viết nhầm số tiền gửi vào tài khoản: Nhập sai số tiền cần chuyển (ví dụ, nhập thêm một hoặc nhiều số 0), dẫn đến chuyển sai số tiền thực tế cần thanh toán.
- Sử dụng lệnh định kỳ: Khi thiết lập lệnh chuyển tiền định kỳ nhưng không cập nhật thông tin thay đổi tài khoản, tiền có thể bị chuyển nhầm.
- Sao chép lệnh chuyển tiền cũ: Khi người dùng sử dụng lại một giao dịch trước đó mà không kiểm tra kỹ thông tin, dễ dẫn đến việc gửi tiền nhầm vào tài khoản không mong muốn.
- Lỗi trong hệ thống ngân hàng: Đôi khi do sự cố kỹ thuật từ phía ngân hàng, hệ thống có thể xử lý nhầm thông tin tài khoản, gây ra sự nhầm lẫn trong việc chuyển khoản.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng & bài tập ví dụ
2. Những lý do viết sai chứng từ và chuyển nhầm tiền vào tài khoản
Những lý do phổ biến dẫn đến việc viết sai chứng từ và chuyển nhầm tiền vào tài khoản bao gồm:
- Thiếu cẩn trọng khi nhập liệu: Nhân viên kế toán có thể vội vàng hoặc không kiểm tra kỹ thông tin khi nhập số tài khoản, tên người nhận, hoặc số tiền, dẫn đến sai sót.
- Sử dụng dữ liệu cũ: Lấy thông tin từ các giao dịch cũ hoặc sử dụng mẫu chứng từ trước đó mà không cập nhật thông tin mới có thể gây ra nhầm lẫn, đặc biệt khi đối tác hoặc nhân viên thay đổi tài khoản.
- Không kiểm tra đối chiếu thông tin: Việc thiếu quy trình kiểm tra, đối chiếu kỹ giữa thông tin trên chứng từ và thông tin thực tế của đối tác hoặc nhân viên khiến dễ xảy ra sai sót.
- Lỗi hệ thống phần mềm: Phần mềm kế toán hoặc ngân hàng có thể gặp lỗi kỹ thuật, gây nhầm lẫn trong quá trình xử lý dữ liệu và chuyển tiền.
- Thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu đào tạo: Nhân viên kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc chưa được đào tạo kỹ về quy trình và cách thức ghi chép chứng từ có thể dễ mắc lỗi.
- Áp lực công việc cao: Khối lượng công việc lớn hoặc áp lực thời gian có thể khiến kế toán thực hiện các bước quá nhanh, không kỹ lưỡng, dẫn đến nhầm lẫn trong viết chứng từ và chuyển tiền.
- Sai thông tin từ nguồn cung cấp: Đối tác hoặc nhân viên cung cấp sai thông tin tài khoản, dẫn đến việc kế toán ghi nhầm và chuyển tiền sai.
Có thể bạn quan tâm: Cách hạch toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn chính xác
3. Cách hạch toán khi chuyển sai tài khoản
Tùy từng nguyên nhân dẫn đến chuyển tiền sai tài khoản, kế toán áp dụng cách hạch toán số tiền ngân hàng trả lại khi chuyển sai tài khoản khác nhau:
3.1. Trường hợp do sai thông tin khách hàng nên ngân hàng trả lại, hoàn lại tiền vào tài khoản
Cách 01: Hạch toán theo chế độ kế toán chuyển tiền vào tài khoản
Ngày giao dịch UNC đi 01:
Nợ TK 113
Có TK 112
Kế tiacn thực hiện hạch toán số tiền hoàn lại tiền do sai thông tin khách hàng:
Nợ TK 112
Có 113
Ngày giao dịch UNC đi lần 02, thực hiện hạch toán như sau:
Nợ TK 331
Có TK 112
Cách 02: Nếu kế toán đã thực hiện hạch toán vào công nợ
Ngày giao dịch UNC đi:
Nợ TK 331
Có TK 112
Nếu dược hoàn lại tiền do sai thông tin khách hàng, ghi nhận:
Nợ TK 112
Có TK 331
Cách 03: Nếu kế toán đã hạch toán vào khoản phải thu khác
Ngày giao dịch UNC đi 01:
Nợ TK 1388
Có TK 112
Hoàn lại tiền do sai thông tin khách hàng:
Nợ TK 112
Có TK 1388
Ngày giao dịch UNC đi lần 02:
Nợ TK 331
Có TK 112
Xem thêm: Kế toán vốn bằng tiền và những lưu ý khi làm kế toán vốn bằng tiền
3.2. Trường hợp khách hàng trả nhầm tiền vào tài khoản mà không phát sinh giao dịch mua bán
Ví dụ: Công ty X không có phát sinh mua bán giao dịch gì với công ty Y nhưng công ty Y lại chuyển nhầm tài khoản thanh toán cho công ty X
Cách 01: Người nhận được tiền chuyển nhầm thực hiện chuyển trả lại tiền
Ngày giao dịch nhận được tiền:
Nợ TK 112
Có TK 3388
Hoàn lại tiền cho khách hàng UNC, Giấy nộp tiền , phiếu chi tiền:
Nợ TK 3388
Có 111,112
Cách 02: Người nhận được tiền chuyển nhầm không trả lại (ít xảy ra)
Ngày giao dịch nhận được tiền:
Nợ TK 112
Có TK 3388
Nhận luôn được tiền mà không hoàn lại cho người chuyển nhầm do công ty chuyển nhầm cho tặng luôn:
Nợ TK 3388
Có 711
Như vây, khi doanh nghiệp chuyển nhầm tiền vào tài khoản tùy vào từng trường hợp, kế toán sẽ hạch toán số tiền ngân hàng trả lại khi chuyển sai tài khoản với tính hợp lý theo đúng số tiền đã chuyển.
Hiện nay, các giải pháp như phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp quản trị tài chính kế toán online: Đơn giản, Thông minh, Chính xác, An toàn. Phần mềm đáp ứng nhu cầu làm việc tại nhà của kế toán; đồng thời là hệ sinh thái đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính, kế toán cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực. Đặc biệt, phần mềm có tính năng kết nối ngân hàng điện tử – đáp ứng các nhu cầu giao dịch tiền gửi của doanh nghiệp:
- Kết nối ngân hàng điện tử: Kết nối với ngân hàng để chuyển tiền, đối chiếu sổ phụ, nắm bắt số dư theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, công sức.
- Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác:
- Cơ quan thuế: Kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế thuế điện tử ngay trên phần mềm kế toán.
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: Kế thừa thông tin: Báo giá, Đơn hàng, Đề nghị xuất hóa đơn… từ bộ phận bán hàng; Tiền lương, Bảo hiểm, Thuế TNCN… từ bộ phận nhân sự giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Hơn 100 đối tác: Kết nối với các phần mềm: Hóa đơn điện tử, Chữ ký số điện tử, Bán hàng… giảm thiểu nhập liệu chồng chéo, sai lệch dữ liệu.
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
Nhanh tay đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
