Đặc điểm và trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái theo thông tư 99/2025/TT-BTC

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là gì? Có đặc điểm thế nào? Trình tự ghi sổ sách kế toán ra sao? Hãy tham khảo chi tiết về hình thức kế toán này theo quy định tại thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế cho thông tư 200) và thông tư 133/2016/TT-BTC:

1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Hình thức Nhật ký – Sổ cái là phương pháp kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký – Sổ Cái;
• Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái, trình tự ghi sổ kế toán như sau:

1. Hàng ngày:
   • Chuẩn bị chứng từ: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ.
   • Ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái:
     • Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái.
     • Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
     • Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
   • Ghi sổ chi tiết:
     • Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2. Cuối tháng: Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành:
   • Khóa sổ: Cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
   • Tính toán lũy kế và số dư:
     • Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này.
     • Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
3. Nguyên tắc kiểm tra và đối chiếu:
   • Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
     • Kiểm tra số phát sinh: Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK – Tổng số phát sinh Có của tất cả các TK
     • Kiểm tra số dư: Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
4. Đối chiếu Sổ chi tiết và lập báo cáo:
   • Khóa sổ chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng.
   • Lập bảng tổng hợp: Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.
   • Đối chiếu chéo: Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
   • Lập báo cáo: Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán doanh nghiệp, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đa ngành nghề:

• Phần mềm hỗ trợ nhập khẩu dữ liệu từ Excel; cho phép lập chứng từ Thu, Chi, Mua hàng, Bán hàng…hàng loạt từ hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử khởi tạo bằng máy tính tiền, sổ phụ ngân hàng, phần mềm bán hàng.
• Xử lý hóa đơn đầu vào giúp loại bỏ rủi ro hóa đơn không hợp lệ: Đồng bộ hóa đơn mới từ CQT; Lưu trữ hóa đơn; Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn; Cảnh báo NCC có rủi ro; Lập chứng từ hàng loạt.