Tài khoản 641 theo Thông tư 99 là tài khoản dùng để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, bao gồm lương nhân viên, vật liệu đóng gói, dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao và các khoản chi khác phục vụ hoạt động bán hàng. Nắm vững nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp phản ánh từng loại chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí thương mại.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết từ định nghĩa, cách hạch toán tài khoản 641 theo TT 99 để kế toán dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp.
1. Chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là một trong ba loại chi phí hoạt động quan trọng, cùng với chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính, được trình bày trong báo cáo kết quả kinh doanh.
Các khoản mục chi phí bán hàng thường bao gồm: tiền lương và phụ cấp cho nhân viên bộ phận bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hành, chi phí quảng cáo, chiết khấu thương mại, hoa hồng cho nhân viên bán hàng,…
Việc ghi nhận đúng chi phí bán hàng không chỉ giúp phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của chế độ kế toán hiện hành.
2. Tài khoản 641- Chi phí bán hàng theo Thông tư 99
2.1. Tài khoản 641theo Thông tư 99 là gì?
Tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính tiếp tục giữ nguyên quy định về bản chất và nguyên tắc sử dụng Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng như trong Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Theo Thông tư 99, các khoản chi phí được phản ánh trong tài khoản này bao gồm:
- Chi phí nhân công bộ phận bán hàng: chi phí về lương nhân viên bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên bộ phận bán hàng
- Chi phí tiếp thị và bán hàng: các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng
- Chi phí phục vụ tiêu thụ hàng hóa: chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bảo hành công trình xây dựng (đối với doanh nghiệp xây lắp),
- Chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng,…
2.2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 theo TT 99
Việc hạch toán vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán và quy định liên quan đến thuế, nhằm phản ánh đúng bản chất chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. Một số nguyên tắc quan trọng cần lưu ý bao gồm:
- Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trongquyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Các chi phí tăng thêm để doanh nghiệp có được hợp đồng với khách hàng phân bổ cho từng kỳ.
- Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Doanh nghiệp có thể mở rộng thêm các tiểu khoản chi tiết khác, tùy theo ngành nghề, đặc thù hoạt động hoặc yêu cầu quản lý nội bộ.
- Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
3. Kết cấu và nội dung của tài khoản 641 theo TT 99
3.1. Kết cấu tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Để theo dõi đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được thiết kế với kết cấu hai bên Nợ – Có, phản ánh đầy đủ giá trị chi phí phát sinh và kết chuyển cuối kỳ:
Bên Nợ:
- Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ (nếu có);
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
3.2. Các tài khoản cấp 2 của TK 641 – Chi phí bán hàng
Để phục vụ cho việc quản lý chi tiết và hạch toán chính xác từng loại chi phí phát sinh trong hoạt động bán hàng, Tài khoản 641 được chia thành các tài khoản cấp 2 tương ứng với từng nhóm chi phí cụ thể:
| Tài khoản cấp 2 | Nội dung phản ánh |
| 6411 – Chi phí nhân viên | Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên bộ phận bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp không chi từ nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. |
| 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì | Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… cho bộ phận bán hàng. |
| 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng | Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,… |
| 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ | Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,… |
| 6415 – Thuế, phí, lệ phí | Phản ánh các khoản chi phí thuế, phí, lệ phí liên quan trực tiếp đến bộ phận bán hàng như: tiền thuê đất,… |
| 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài | Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,… |
| 6418 – Chi phí bằng tiền khác | Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,… |
4. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 641 theo Thông tư 99
4.1. Ghi nhận lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương
Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,…
4.2. Hạch toán giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ bán hàng
Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242,…
4.3. Trích khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng
Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
4.4. Chi phí điện, nước, thông tin, thuê ngoài nhỏ lẻ
Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
4.5. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ bán hàng
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
+ Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
+ Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
+ Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí bán hàng trong từng kỳ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
4.6. Chi phí bảo hành và dự phòng bảo hành công trình
Đối với chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và trích lập và hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, việc kế toán được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
>>Xem chi tiết Cách hạch toán Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả tại đây
4.7. Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có).
4.8. Hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho bán hàng
Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
4.9. Hàng hóa biếu, tặng khách hàng hoặc người lao động
– Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 155, 156,…
4.10. Phí ủy thác xuất khẩu và các khoản chi liên quan
Số tiền phải trả hộ cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
4.11. Tiền thuê đất liên quan đến bộ phận bán hàng
Tiền sử dụng đất, thuê đất phải nộp Nhà nước liên quan đến bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3337).
4.12. Hoa hồng đại lý, chi trả bên nhận đại lý
Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.14. Ghi giảm chi phí bán hàng
Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
4.14. Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ
Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
5. Ví dụ hạch toán chi phí bán hàng
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ABC kinh doanh thiết bị điện tử gia dụng và cung cấp dịch vụ lắp đặt, bảo hành. Trong tháng 06 năm 20×5, Công ty ABC phát sinh các nghiệp vụ kinh tế sau tại bộ phận bán hàng và Showroom:
- Ghi nhận tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng là 150.000.000 đồng. Đồng thời, trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn với tỷ lệ 21,5% trên quỹ lương đóng bảo hiểm.
- Xuất kho vật tư đóng gói gồm màng co, thùng carton, băng keo dùng cho việc giao hàng với trị giá 12.000.000 đồng.
- Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ là máy tính xách tay trang bị cho nhân viên bán hàng đã ghi nhận từ đầu năm trên tài khoản 242, giá trị phân bổ tháng này là 5.000.000 đồng.
- Trích khấu hao tài sản cố định gồm xe tải giao hàng và hệ thống điều hòa trung tâm tại Showroom, giá trị khấu hao tháng là 25.000.000 đồng.
- Nhận hóa đơn tiền điện và nước phục vụ hoạt động của Showroom với giá chưa thuế là 8.000.000 đồng, thuế GTGT 800.000 đồng. Chưa thanh toán.
- Chi tiền mặt tiếp khách hàng quan trọng tại Showroom, có hóa đơn hợp lệ, trị giá 3.500.000 đồng.
- Xuất kho hàng hóa để biếu, tặng cho người lao động, được chi trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Giá vốn hàng xuất kho là 10.000.000 đồng.
- Giá bán niêm yết (giá tính thuế) là 15.000.000 đồng.
Yêu cầu: Định khoản kế toán cho từng nghiệp vụ trên theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bài giải
Nghiệp vụ 1: Hạch toán tiền lương bộ phận bán hàng:
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên: 150.000.000 đồng
Có TK 334 – Phải trả người lao động: 150.000.000 đồng
– Trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn:
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên: 32.250.000 đồng ( 150.000.000 x 21.5%)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác : 32.250.000 đồng
Nghiệp vụ 2: Hạch toán chi phí vật tư đóng gói:
Nợ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: 12.000.000 đồng
Có TK 152: 12.000.000 đồng
Nghiệp vụ 3: Phân bổ công cụ dụng cụ đang sử dụng:
Nợ TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: 5.000.000 đồng
Có TK 242 – Chi phí trả trước: 5.000.000 đồng
Nghiệp vụ 4:Trích khấu hao tài sản cố định:
Nợ TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: 25.000.000 đồng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 25.000.000 đồng
Nghiệp vụ 5: Chi phí điện, nước phát sinh nhưng chưa thanh toán:
Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: 8.000.000 đồng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 800.000 đồng
Có TK 331 – Phải trả người bán: 8.800.000 đồng
Nghiệp vụ 6: Chi phí tiếp khách hàng bằng tiền mặt:
Nợ TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác: 3.500.000 đồng
Có TK 111 – Tiền mặt: 3.500.000 đồng
Nghiệp vụ 7:Xuất kho hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động
– Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi: 16.500.000 đồng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 15.000.000 đồng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 1.500.000 đồng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng biếu tặng:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 10.000.000 đồng
Có TK 156 – Hàng hóa: 10.000.000 đồng
Kết luận
Việc hiểu và áp dụng đúng Tài khoản 641 theo Thông tư 99 là yếu tố then chốt để phản ánh chính xác chi phí bán hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và lập báo cáo tài chính đúng quy định.
Để tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí bán hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, một giải pháp công nghệ hỗ trợ kế toán hiện đại với nhiều tính năng nổi bật:
- Tự động cập nhật chính sách kế toán, biểu thuế và chuẩn mực mới nhất, bao gồm cả Thông tư 99.
- Tích hợp các phân hệ quản lý bán hàng, kho, công nợ và hóa đơn điện tử trên cùng hệ thống.
- Tự động hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo cấu trúc tài khoản, giảm sai sót thủ công.
- Hỗ trợ báo cáo tài chính, phân tích chi phí theo thời gian thực, phục vụ quyết định kinh doanh.
- Có trợ lý ảo và ứng dụng AI giúp gợi ý nghiệp vụ, kiểm tra chứng từ và cảnh báo bất thường.
Đăng ký nhận tự vấn miễn phí về phần mềm tại đây:
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
