Hướng dẫn kế toán hạch toán Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp thep TT 99

Tài khoản 621 theo Thông tư 99 được sử dụng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là khoản mục chi phí quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả tài chính.

Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết nguyên tắc kế toán, cách định khoản, hệ thống chứng từ liên quan đến TK 621.

1. Tài khoản 621 theo TT 99 là tài khoản gì?

Tài khoản 621 theo Thông tư 99/2025 vẫn giữ nguyên tên gọi như trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, với tên đầy đủ là “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này tiếp tục được sử dụng để phản ánh toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị thực tế của:

• Vật liệu chính, vật liệu phụ
• Cấu kiện, bộ phận rời
• Vật liệu luân chuyển dùng trực tiếp cho sản xuất hoặc tạo nên thực thể sản phẩm xây lắp
  (Lưu ý: Không bao gồm vật liệu phụ dùng cho máy móc, phương tiện thi công hay các vật liệu tính vào chi phí sản xuất chung.)

Để xác định đúng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ, kế toán cần dựa vào số lượng thực tế vật tư sử dụng và đơn giá vật tư theo công thức:

Trong đó:

• Số lượng thực tế sử dụng được xác định dựa trên phiếu xuất kho, đã loại trừ phần tồn chưa dùng tại bộ phận sản xuất.
• Đơn giá nguyên vật liệu có thể tính theo các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước (FIFO), hoặc đích danh, tùy theo phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 621 theo Thông tư 99

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi hạch toán tài khoản 621

• Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được sử dụng để phản ánh toàn bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
• Chỉ hạch toán vào Tài khoản 621 các khoản chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ sản xuất, kinh doanh – bao gồm cả vật liệu chính và vật liệu phụ – được sử dụng thực tế cho quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Các khoản chi phí này phải được xác định theo giá thực tế tại thời điểm xuất sử dụng.
• Trong kỳ, kế toán ghi nhận chi phí vào bên Nợ TK 621, theo từng đối tượng sử dụng trực tiếp các nguyên liệu, vật liệu này (nếu khi xuất nguyên liệu, vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ, xác định được cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng) hoặc tập hợp chung cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ (nếu không thể phân định rõ).
• Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp thực hiện kết chuyển kết chuyển (nếu nguyên liệu, vật liệu đã được tập hợp riêng biệt cho đối tượng sử dụng), hoặc tiến hành tính phân bổ và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu (nếu không tập hợp riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng) vào Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ trong kỳ kế toán. Việc phân bổ trị giá nguyên liệu, vật liệu vào giá thành sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp phải dựa trên cơ sở các tiêu thức phân bổ phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Khi hạch toán mua nguyên liệu, vật liệu:
  • Nếu thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ, trị giá nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT.
  • Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, trị giá nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.
• Phần chi phí nguyên vật liệu vượt mức bình thường  sẽ không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ, mà phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 621

Theo Thông tư 99, Kết cấu và nội dung phản ánh TK 621 được quy định như sau:

4. Cách hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – Tài khoản 621 theo TT 99

a) Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, dịch vụ

 Khi xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ, ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

b) Mua vật liệu sử dụng ngay không qua kho

Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

c) Nhập lại kho phần vật liệu không sử dụng hết

 Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cuối kỳ nhập lại kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

d) Hạch toán phần chi phí vượt mức bình thường hoặc hao hụt

Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường hoặc hao hụt được tính ngay vào giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

đ) Chi phí vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng BCC

Đối với chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng BCC tại bên kế toán cho hợp đồng BCC

– Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng BCC, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết từng hợp đồng)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,…

– Định kỳ, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí chung (có sự xác nhận của các bên) để phân bổ chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng BCC cho các bên, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (chi tiết cho từng đối tác)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu chia thuế đầu vào)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu thuế đầu vào của chi phí chung đã khấu trừ hết, phải ghi tăng số thuế đầu ra phải nộp).

e) Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu cuối kỳ

 Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu (phân xưởng sản xuất sản phẩm, loại sản phẩm, công trình, hạng mục công trình của hoạt động xây lắp, loại dịch vụ,… theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ) để kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt trên mức bình thường)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

5. Chứng từ kế toán sử dụng khi hạch toán tài khoản 621

Theo quy định hiện hành, trong quá trình thực hiện ghi sổ và hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (TK 621), doanh nghiệp cần sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán bắt buộc, đồng thời có thể bổ sung thêm biểu mẫu nội bộ phù hợp với đặc thù quản lý. Các chứng từ kế toán phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng: Là căn cứ ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu đầu vào.
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: Dùng để xác nhận việc nhập – xuất vật tư từ kho trong quá trình sử dụng.
• Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi: Áp dụng khi tạm ứng hoặc chi tiền mặt để mua vật tư phục vụ sản xuất.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Bao gồm ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, biên lai chuyển khoản…
• Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa: Ghi nhận số lượng tồn kho thực tế để xác định vật tư đã sử dụng.
• Bảng phân bổ nguyên vật liệu: Dùng để xác định chi phí vật tư theo từng đối tượng sử dụng (sản phẩm, phân xưởng, công trình…).
• Hợp đồng mua bán, bảng báo giá, đơn đặt hàng: Là căn cứ để đối chiếu thông tin khi mua vật tư phục vụ sản xuất.

Ngoài các chứng từ theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng và sử dụng hệ thống chứng từ kế toán nội bộ riêng, chẳng hạn như:

• Phiếu xuất vật tư theo định mức
• Phiếu ghi nhận hao hụt vật tư bất thường
• Biên bản phân công sử dụng vật tư theo dự án hoặc bộ phận

6. Một số biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp

Để kiểm soát tốt chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (TK 621) – một khoản mục chi phí quan trọng trong cơ cấu giá thành – doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các biện pháp cả về quy trình, công nghệ và tổ chức. Dưới đây là một số giải pháp thực tiễn có thể triển khai:

• Xây dựng định mức vật tư chi tiết và phù hợp với từng loại sản phẩm: Việc thiết lập định mức giúp doanh nghiệp có cơ sở để kiểm soát lượng nguyên liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất. Định mức nên được xác định dựa trên kinh nghiệm sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật và có điều chỉnh định kỳ khi thay đổi quy trình, công nghệ hoặc thiết kế sản phẩm.
• Tăng cường kiểm soát khâu nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu: Mọi nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất phải đi kèm phiếu xuất kho có xác nhận của các bộ phận liên quan. Doanh nghiệp cần tổ chức kiểm kê thường xuyên, so sánh số liệu tồn kho thực tế và sổ sách để kịp thời phát hiện sai lệch, thất thoát hoặc lãng phí.
• Phân bổ chi phí nguyên liệu theo đối tượng sử dụng cụ thể: Việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu theo từng sản phẩm, công đoạn, công trình hay hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá thành và kiểm soát được các trường hợp tiêu hao vượt mức. Phần mềm kế toán có phân hệ theo dõi chi phí theo đối tượng sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác này.
• Phân tích định kỳ các biến động chi phí nguyên liệu, vật liệu: Doanh nghiệp nên lập các báo cáo so sánh giữa định mức và thực tế, phân tích chênh lệch để xác định nguyên nhân tăng/giảm chi phí. Đây là cơ sở để đưa ra các biện pháp điều chỉnh kế hoạch mua hàng, kiểm soát giá đầu vào hoặc tối ưu quy trình sản xuất.
• Nâng cao năng lực và phối hợp liên phòng ban: Kế toán, thủ kho, bộ phận mua hàng và sản xuất cần được đào tạo về quy trình sử dụng vật tư, định mức và nguyên tắc ghi nhận chi phí. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế phối hợp rõ ràng giữa các bộ phận để giám sát chéo, hạn chế tình trạng tiêu hao vật tư ngoài kế hoạch hoặc sai mục đích.
• Ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa và cảnh báo: Các phần mềm kế toán tích hợp công nghệ AI có thể tự động cảnh báo khi chi phí vật tư vượt định mức, phát hiện bất thường trong phân bổ, từ đó giúp kế toán xử lý kịp thời. Ngoài ra, việc tích hợp với kho, mua hàng và sản xuất giúp liên thông dữ liệu, giảm sai lệch và tiết kiệm thời gian đối chiếu.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS tích hợp công nghệ AI thông minh, hỗ trợ kế toán tự động hạch toán chi phí nguyên vật liệu theo từng mã sản phẩm, công trình, hợp đồng hoặc phân xưởng, giúp kiểm soát chính xác chi phí TK 621. Phần mềm còn cho phép theo dõi định mức tiêu hao vật tư, tự động phân bổ và kết chuyển chi phí cuối kỳ, đảm bảo số liệu minh bạch, đúng quy định. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tính giá thành sản phẩm và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất.

Dùng thử miễn phí

7. Giải đáp một số câu hỏi về TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Khi nào được hạch toán chi phí vào Tài khoản 621?

Chỉ được hạch toán vào TK 621 khi nguyên liệu, vật liệu (cả chính và phụ) được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Các chi phí này phải được xác định theo giá thực tế tại thời điểm xuất kho.

Có thể đưa nguyên liệu hao hụt hoặc vượt định mức vào TK 621 không?

Phần chi phí nguyên vật liệu vượt trên mức bình thường hoặc hao hụt không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ. Khoản này phải được kết chuyển trực tiếp vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Trường hợp mua vật tư sử dụng ngay (không nhập kho), có được hạch toán vào TK 621 không?

Trong trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay cho sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán hạch toán trực tiếp vào Nợ TK 621, đồng thời ghi nhận thuế GTGT đầu vào (nếu có) và các tài khoản thanh toán tương ứng.

TK 621 có số dư cuối kỳ không?

TK 621 là tài khoản dùng để tập hợp chi phí trong kỳ, đến cuối kỳ toàn bộ số phát sinh phải được kết chuyển sang TK 154 hoặc TK 632 (nếu là phần chi phí vượt định mức). Do đó, TK 621 không có số dư cuối kỳ.

TK 621 có được dùng trong hợp đồng BCC (hợp tác kinh doanh) không?

Trong hợp đồng hợp tác kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung được hạch toán vào TK 621 tại bên được phân công kế toán hợp đồng. Sau đó, chi phí này sẽ được phân bổ cho các bên liên doanh theo bảng phân bổ có xác nhận của các bên liên quan.

Kết luận

Việc hiểu rõ và vận dụng đúng Tài khoản 621 theo Thông tư 99 sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí nguyên vật liệu một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và phục vụ tốt cho công tác lập báo cáo tài chính, tính giá thành sản phẩm. Kế toán cần đặc biệt chú ý đến việc tập hợp, phân bổ và kết chuyển chi phí vào cuối kỳ, đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ hợp lệ cho mọi nghiệp vụ liên quan.

Để tối ưu quy trình kế toán chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, một giải pháp hiện đại hỗ trợ kế toán vận hành chính xác, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Phần mềm nổi bật với:

• Ghi nhận, phân bổ và kết chuyển chi phí tự động theo từng đối tượng sản xuất
• Theo dõi chi tiết định mức nguyên vật liệu và cảnh báo vượt mức
• Tự động lập sổ sách và báo cáo theo mẫu biểu Thông tư 99
• Tích hợp AI và trợ lý ảo AVA, hỗ trợ đọc – so sánh dữ liệu công nợ, kiểm tra chênh lệch chi phí, gợi ý hạch toán và cảnh báo sai sót
• Kết nối liên thông với phần mềm kho, mua hàng, hóa đơn điện tử, ngân hàng và nhân sự – đảm bảo dữ liệu đồng bộ, giảm thao tác thủ công