Kho chung là gì? So sánh kho chung và kho riêng cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh nhu cầu lưu trữ và phân phối hàng hóa ngày càng tăng, cùng sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và chuỗi cung ứng toàn cầu, kho chung đang trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp. 

Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá kho chung là gì, sự khác biệt giữa kho chung và kho riêng để từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho hoạt động kinh doanh của mình.

1. Kho chung là gì?

Kho chung là mô hình kho bãi trong đó nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp cùng thuê và sử dụng một không gian lưu trữ chung do một đơn vị vận hành kho quản lý. Hàng hóa của từng doanh nghiệp thường được phân khu, đánh mã, sắp xếp theo vị trí riêng để phục vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê và bảo quản.

Mô hình này còn được gọi là kho chia sẻ hoặc shared warehouse, phù hợp với các doanh nghiệp chưa có nhu cầu thuê kho riêng, lượng hàng biến động theo mùa vụ hoặc muốn giảm chi phí đầu tư ban đầu cho kho bãi, nhân sự và thiết bị vận hành.

Đặc điểm nổi bật của kho chung:

• Dùng chung không gian và hạ tầng kho: Doanh nghiệp không cần thuê toàn bộ kho mà chỉ sử dụng một phần diện tích, kệ hàng, pallet hoặc khu vực lưu trữ theo nhu cầu thực tế.
• Chi phí linh hoạt hơn kho riêng: Do chia sẻ chi phí mặt bằng, nhân sự, thiết bị và hệ thống vận hành với nhiều đơn vị khác, kho chung thường giúp doanh nghiệp giảm áp lực chi phí cố định.
• Hàng hóa được phân khu để quản lý riêng: Dù dùng chung kho, hàng hóa của từng doanh nghiệp vẫn cần được phân tách theo khu vực, mã hàng, vị trí lưu trữ hoặc ô kệ để hạn chế nhầm lẫn.
• Có sẵn dịch vụ vận hành kho: Nhiều kho chung cung cấp thêm các dịch vụ như tiếp nhận hàng, kiểm đếm, lưu kho, đóng gói, dán nhãn, xuất hàng, bàn giao vận chuyển và báo cáo tồn kho.
• Phù hợp với nhu cầu lưu trữ biến động: Kho chung đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có hàng mùa vụ, hàng thương mại điện tử, hàng bán lẻ, hàng phân phối hoặc nhu cầu mở rộng điểm lưu trữ trong thời gian ngắn.

2. Kho chung và kho riêng khác nhau thế nào?

Kho chung và kho riêng đều phục vụ mục tiêu lưu trữ, bảo quản và luân chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, hai mô hình này khác nhau rõ rệt về chi phí, mức độ kiểm soát và khả năng tùy chỉnh.

Tóm lại, kho chung phù hợp khi doanh nghiệp cần tối ưu chi phí và linh hoạt diện tích lưu trữ. Trong khi đó, kho riêng phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô hàng hóa lớn, nhu cầu kiểm soát cao hoặc hàng hóa yêu cầu điều kiện bảo quản chuyên biệt.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả với 8 nguyên tắc vàng

3. Ưu nhược điểm của kho chung đối với doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn mô hình kho chung, doanh nghiệp cần đánh giá cả mặt lợi ích và hạn chế để xác định có phù hợp với quy mô hàng hóa, ngân sách và yêu cầu vận hành hay không.

Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần tự thuê nguyên kho, mua sắm kệ hàng, thiết bị bốc xếp, hệ thống an ninh hoặc tuyển đội ngũ vận hành kho riêng.
• Linh hoạt theo quy mô hàng hóa: Khi lượng hàng tăng hoặc giảm theo mùa vụ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh diện tích, số pallet hoặc dung lượng lưu trữ phù hợp hơn so với kho riêng.
• Triển khai nhanh: Kho chung thường có sẵn mặt bằng, nhân sự, quy trình nhập xuất và dịch vụ vận hành, giúp doanh nghiệp bắt đầu lưu trữ hàng hóa trong thời gian ngắn.
• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Các SME, startup, shop online hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử có thể sử dụng kho chung để giảm gánh nặng vận hành trong giai đoạn đầu.
• Có thể đi kèm dịch vụ logistics: Một số kho chung hỗ trợ đóng gói, dán nhãn, xử lý đơn hàng, bàn giao vận chuyển hoặc quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu thêm khâu vận hành sau bán.

Nhược điểm

• Khả năng tùy chỉnh hạn chế: Do dùng chung hạ tầng, doanh nghiệp khó thiết kế kho hoàn toàn theo quy trình riêng hoặc yêu cầu đặc thù của từng nhóm hàng.
• Mức độ kiểm soát thấp hơn kho riêng: Doanh nghiệp phụ thuộc vào năng lực quản lý, nhân sự, quy trình và hệ thống báo cáo của đơn vị vận hành kho.
• Dễ phát sinh nhầm lẫn nếu quản lý không chặt: Khi nhiều doanh nghiệp cùng lưu trữ hàng hóa, việc phân khu, đánh mã, nhập xuất và kiểm kê cần được thực hiện nghiêm ngặt để tránh sai lệch.
• Không phù hợp với mọi loại hàng hóa: Hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao, hàng cần bảo mật, hàng cần nhiệt độ đặc biệt hoặc điều kiện bảo quản nghiêm ngặt có thể cần kho riêng hoặc kho chuyên dụng.
• Chi phí có thể tăng khi quy mô lớn: Nếu lượng hàng tăng mạnh và ổn định trong dài hạn, tổng chi phí thuê kho chung có thể không còn tối ưu bằng việc thuê hoặc vận hành kho riêng.

Như vậy, kho chung là lựa chọn tốt trong giai đoạn doanh nghiệp cần linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi quy mô hàng hóa lớn hơn hoặc yêu cầu kiểm soát cao hơn, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa kho chung, kho riêng hoặc mô hình kết hợp.

4. Tiêu chí lựa chọn kho chung phù hợp

Để lựa chọn kho chung hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá thuê, mà cần đánh giá toàn diện từ vị trí, điều kiện bảo quản, quy trình vận hành đến khả năng kiểm soát dữ liệu hàng hóa. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

• Vị trí kho thuận tiện: Kho nên nằm gần nhà cung cấp, cảng, trung tâm phân phối, cửa hàng hoặc khu vực khách hàng mục tiêu để giảm thời gian và chi phí vận chuyển.
• Điều kiện bảo quản phù hợp: Doanh nghiệp cần kiểm tra kho có đáp ứng yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh, chống ẩm, chống côn trùng hoặc điều kiện đặc thù của hàng hóa hay không.
• Quy trình nhập, xuất rõ ràng: Đơn vị vận hành kho cần có quy trình tiếp nhận, kiểm đếm, lưu kho, xuất hàng, bàn giao và xử lý chênh lệch minh bạch.
• Khả năng phân khu và định danh hàng hóa: Kho chung cần có cách phân khu, đánh mã vị trí, mã hàng hoặc mã khách hàng rõ ràng để hạn chế nhầm lẫn giữa hàng hóa của nhiều doanh nghiệp.
• Chi phí và điều khoản hợp đồng minh bạch: Cần làm rõ phí lưu kho, phí nhập xuất, phí xử lý đơn, phí đóng gói, phí phát sinh, thời hạn thuê, điều kiện chấm dứt và trách nhiệm bồi thường nếu có mất mát, hư hỏng.
• Dịch vụ logistics đi kèm: Nếu doanh nghiệp cần đóng gói, dán nhãn, xử lý đơn thương mại điện tử hoặc bàn giao vận chuyển, nên chọn kho có dịch vụ phù hợp để giảm thời gian phối hợp với nhiều bên.
• Cam kết trách nhiệm và bảo mật: Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm khi xảy ra thất lạc, giao nhầm, sai lệch tồn kho hoặc rò rỉ thông tin hàng hóa, khách hàng, đơn hàng.

5. Quản lý hàng hóa trong kho chung hiệu quả với AMIS Kho hàng

Dù sử dụng kho chung, doanh nghiệp vẫn cần chủ động kiểm soát dữ liệu hàng hóa của mình. Nếu chỉ phụ thuộc vào báo cáo từ đơn vị vận hành kho hoặc theo dõi bằng Excel, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng cập nhật chậm, khó đối chiếu tồn kho, thiếu minh bạch nhập xuất hoặc không nắm được tình trạng hàng theo thời gian thực.

AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu kho tập trung, hỗ trợ theo dõi hàng hóa theo mã hàng, mã vạch/QR code, đơn vị tính, quy cách, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho, nhập xuất và kiểm kê. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu giữa kho chung, bộ phận bán hàng, mua hàng và kế toán.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể AMIS Kho hàng giúp:

• Theo dõi hàng hóa theo mã, lô, hạn dùng và vị trí lưu kho: Doanh nghiệp có thể quản lý chi tiết từng mã hàng, lô hàng, hạn sử dụng hoặc vị trí lưu trữ, giúp hạn chế nhầm lẫn khi hàng được lưu trong không gian kho chung.

• Cập nhật nhập, xuất, tồn kho tập trung: Dữ liệu hàng nhập, hàng xuất, hàng điều chuyển và hàng tồn được ghi nhận trên cùng hệ thống, giúp nhà quản lý nắm rõ số lượng còn lại mà không phải chờ tổng hợp thủ công.
• Kiểm soát hàng hóa bằng mã vạch/QR code: Việc quản lý theo mã vạch hoặc QR code giúp nhận diện hàng nhanh hơn, giảm nhầm lẫn khi nhập, xuất, kiểm kê hoặc điều chuyển hàng trong môi trường kho có nhiều chủ hàng.

• Hỗ trợ kiểm kê và đối chiếu số liệu: Doanh nghiệp dễ so sánh số liệu nội bộ với báo cáo từ đơn vị vận hành kho, từ đó phát hiện sớm các chênh lệch về số lượng, vị trí hoặc trạng thái hàng hóa.
• Quản lý đa kho, đa điểm lưu trữ: Nếu doanh nghiệp vừa sử dụng kho chung, vừa có kho riêng, cửa hàng hoặc chi nhánh, AMIS Kho hàng giúp quản lý toàn bộ dữ liệu tồn kho trên một nền tảng thống nhất.
• Liên thông với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất và Kế toán: Dữ liệu kho được kết nối với các nghiệp vụ liên quan, giúp đồng bộ thông tin từ mua hàng, bán hàng, xuất kho đến hạch toán, giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch giữa các bộ phận.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Kho chung là mô hình lưu trữ linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, mở rộng nhanh hoặc chưa cần đầu tư kho riêng. Tuy nhiên, để sử dụng kho chung hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ về vị trí, điều kiện bảo quản, quy trình vận hành, chi phí, trách nhiệm và khả năng quản lý hàng hóa.