Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho ERP không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa, mà còn tạo nền tảng số hóa quy trình vận hành toàn diện, tăng tính cạnh tranh và ra quyết định chính xác hơn trong kinh doanh.
1. Phần mềm quản lý kho hàng ERP là gì?
Phần mềm quản lý kho hàng ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống tích hợp toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa và điều phối hiệu quả các quy trình liên quan đến kho – từ nhập, xuất, tồn đến kiểm kê, báo cáo và dự báo nhu cầu. Không giống các phần mềm kho đơn lẻ, ERP kết nối giữa các bộ phận như bán hàng, mua hàng, kế toán, sản xuất… trên một cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo dữ liệu đồng nhất, minh bạch và cập nhật theo thời gian thực
Một hệ thống quản lý kho hàng ERP thường bao gồm các thành phần sau:
- Theo dõi tồn kho theo vị trí và trạng thái thực tế: Giúp xác định chính xác hàng tồn tại chi nhánh nào, ở vị trí nào, có lô hay serial không, khi nào hết hạn sử dụng… .
- Quản lý chứng từ tự động: Ghi nhận các phiếu nhập – xuất, chuyển kho, kiểm kê, và lưu trữ chứng từ liên quan một cách có hệ thống.
- Cảnh báo và dự báo tồn kho: Hệ thống tự động thông báo khi lượng hàng sắp hết, tồn lâu hoặc vượt định mức; đồng thời phân tích lịch sử để dự báo nhu cầu, hỗ trợ lên kế hoạch mua hàng.
- Báo cáo đa chiều & phân tích thông minh: Cung cấp các báo cáo chi tiết như tồn kho theo mã, theo nhóm, luân chuyển, tỷ suất lợi nhuận… giúp ra quyết định nhanh và chính xác.
Một số phần mềm như AMIS kho hàng – một ERP chuyên sâu về kho hàng – còn hỗ trợ theo dõi tồn kho theo thời gian thực tại nhiều kho, kết nối dữ liệu bán hàng, mua hàng, và sản xuất, đồng thời cung cấp trí tuệ doanh nghiệp (BI) giúp ra quyết định dựa trên số liệu sâu sắc.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng ERP
Việc áp dụng phần mềm quản lý kho hàng ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa mà còn tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
2.1. Kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực
Hệ thống ERP quản lý kho hàng cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho tức thời tại mọi kho, mọi chi nhánh, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có chuỗi phân phối rộng hoặc cần theo dõi nhiều loại hàng hóa theo lô, hạn sử dụng hoặc serial.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng có thể nhanh chóng kiểm tra mức tồn tại từng chi nhánh qua phần mềm, thay vì phải gọi điện từng nơi hoặc kiểm tra bảng tính thủ công như trước đây.
2.2. Tối ưu hóa mức tồn kho – giảm chi phí lưu kho và tránh thiếu hàng
Duy trì mức tồn kho hợp lý luôn là bài toán cân bằng giữa chi phí và khả năng phục vụ khách hàng. Nếu tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp phải gánh chi phí lưu kho, khấu hao và rủi ro hư hỏng; ngược lại, nếu tồn quá ít, nguy cơ hết hàng sẽ dẫn đến mất doanh thu và giảm trải nghiệm khách hàng.
Phần mềm ERP giúp giải quyết triệt để vấn đề này thông qua việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa cho từng mặt hàng, cảnh báo kịp thời khi hàng vượt ngưỡng hoặc sắp hết, đồng thời phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu chính xác hơn.
Theo báo cáo của Gartner, các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống quản lý tồn kho thông minh có thể giảm từ 10–30% chi phí lưu kho và nâng tỷ lệ đáp ứng đơn hàng lên đến 95%.
Điều này cho thấy việc quản lý tồn kho bằng phần mềm ERP không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành, mà còn đóng vai trò trực tiếp trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.3.Tự động hóa quy trình – giảm sai sót và chi phí vận hành
Phần mềm ERP tích hợp chặt chẽ giữa các bộ phận mua hàng – kho – bán hàng – kế toán, tự động hóa nhiều thao tác như: tạo phiếu xuất – nhập, ghi nhận doanh thu, cập nhật công nợ và tính giá vốn. Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho nhân sự mà còn hạn chế sai sót phát sinh từ nhập liệu thủ công.
Theo khảo sát của NetSuite, 91% các công ty đã triển khai ERP trên 1 năm ghi nhận “mức tồn kho được tối ưu hóa” là lợi ích quan trọng nhất.
Ví dụ: Khi một đơn hàng được tạo trong hệ thống bán hàng, phần mềm ERP sẽ tự động trừ tồn kho, đồng thời cập nhật giá vốn và công nợ trong phân hệ kế toán mà không cần thao tác thêm.
2.4. Nâng cao khả năng phân tích và ra quyết định từ dữ liệu kho
Các phần mềm ERP hiện đại đều cung cấp hệ thống báo cáo đa chiều, giúp nhà quản trị nắm được:
- Hàng nào luân chuyển nhanh/chậm
- Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu
- Hàng tồn lâu chưa bán
- Dự báo nhu cầu theo xu hướng tiêu thụ.
Điều này tạo điều kiện để doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn về chính sách bán hàng, giảm giá, nhập hàng hoặc giải phóng tồn kho.
2.5. Hỗ trợ phát triển bền vững và mở rộng quy mô
Khi doanh nghiệp mở rộng chi nhánh, thêm kho hoặc tăng sản phẩm, phần mềm ERP quản lý kho hàng có thể dễ dàng mở rộng theo mà không làm gián đoạn vận hành. Khả năng phân quyền, phân kho và truy xuất theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng một cách linh hoạt.
3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng ERP cho doanh nghiệp
Chọn đúng phần mềm ERP quản lý kho hàng là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, kiểm soát chi phí và mở rộng quy mô bền vững. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng:
3.1. Khả năng đáp ứng nghiệp vụ quản lý kho của doanh nghiệp
Không phải phần mềm nào cũng đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ như: quản lý theo lô – hạn sử dụng, theo serial, theo vị trí lưu trữ, kiểm kê theo kỳ, xử lý hàng hư hỏng hoặc chuyển kho nội bộ. Nếu phần mềm không hỗ trợ đủ nghiệp vụ, doanh nghiệp sẽ phải xử lý thủ công song song – gây rối loạn dữ liệu và tăng rủi ro sai sót.
Gợi ý: Doanh nghiệp sản xuất nên ưu tiên phần mềm cho phép liên kết dữ liệu kho nguyên vật liệu – thành phẩm – bán hàng.
3.2. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác (kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất…)
Phần mềm ERP không nên chỉ là “một công cụ kho”, mà cần là trung tâm dữ liệu xuyên suốt giữa bộ phận mua hàng – bán hàng – kế toán – sản xuất – giao vận. Việc kết nối giúp dữ liệu được đồng bộ tự động, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Ví dụ: Nếu hệ thống bán hàng phát sinh đơn hàng, phần mềm cần tự động kiểm tra tồn kho, giảm số lượng kho, và tạo bút toán kế toán liên quan. Sự liên thông này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm sai lệch dữ liệu và nâng cao năng suất nội bộ.
3.3. Khả năng báo cáo và hỗ trợ ra quyết định
Một phần mềm ERP tốt cần cung cấp đầy đủ các loại báo cáo:
- Tồn kho tức thời tại từng chi nhánh/kho;
- Báo cáo luân chuyển, chậm luân chuyển;
- Cảnh báo hàng dưới định mức;
- Báo cáo so sánh tồn kho với doanh số…
Quan trọng hơn là khả năng biến dữ liệu thành thông tin hành động, giúp nhà quản trị ra quyết định mua hàng, tối ưu tồn kho, hoặc giảm hàng tồn quá hạn.
3.4. Khả năng mở rộng, nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển
Doanh nghiệp có thể khởi đầu với một mô hình nhỏ, nhưng nhu cầu về vận hành và quản lý sẽ tăng theo thời gian. Vì vậy, phần mềm cần có kiến trúc mở, cho phép nâng cấp thêm tính năng, tích hợp phần mềm khác, hoặc phục vụ thêm nhiều kho – chi nhánh trong tương lai mà không cần thay đổi hệ thống.
3.5. Độ thân thiện với người dùng và khả năng triển khai
Không phải ai trong doanh nghiệp cũng là người giỏi công nghệ. Vì thế, phần mềm nên có giao diện trực quan, ngôn ngữ dễ hiểu (ưu tiên tiếng Việt), và thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, quy trình triển khai cần rõ ràng, thời gian đào tạo ngắn, tài liệu hỗ trợ đầy đủ.
Hệ thống càng phức tạp – càng kéo dài thời gian làm quen, ảnh hưởng đến năng suất trong thời gian đầu triển khai.
3.6. Chi phí hợp lý và phù hợp với doanh nghiệp Việt
Chi phí triển khai ERP là một rào cản lớn, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, phần mềm nên có mức giá linh hoạt, ưu tiên mô hình thuê bao (SaaS) để giảm áp lực đầu tư ban đầu và tránh các chi phí ẩn như bảo trì hệ thống hoặc thuê máy chủ.
✅ AMIS Kho hàng là một trong số ít phần mềm ERP được thiết kế riêng cho thị trường Việt, hỗ trợ triển khai nhanh chóng với chi phí hợp lý, phù hợp cả với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa. Phần mềm vận hành trên nền tảng cloud, không cần đầu tư hạ tầng, và có đội ngũ tư vấn – hỗ trợ chuyên sâu tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp yên tâm từ lúc bắt đầu cho tới vận hành ổn định.
Đọc thêm bài viết: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
4. AMIS Kho hàng – Giải pháp quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp Việt
Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt ngày càng chú trọng đến việc tối ưu vận hành và kiểm soát chi phí, việc áp dụng một phần mềm quản lý kho hàng hiện đại là bước đi chiến lược. AMIS Kho hàng, một sản phẩm trong hệ sinh thái AMIS ERP của MISA AMIS, là giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn nhờ khả năng triển khai linh hoạt, giao diện dễ dùng và tích hợp sâu với các nghiệp vụ khác.
4.1. Quản lý tồn kho theo thời gian thực, tại mọi điểm chạm
AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tồn kho ở nhiều kho, nhiều chi nhánh cùng lúc – cập nhật theo thời gian thực. Chỉ cần vài thao tác, người quản lý có thể biết được số lượng tồn kho chính xác của từng mặt hàng, tại từng địa điểm, tránh tình trạng bán vượt tồn hoặc nhập hàng dư thừa.
Ví dụ: Với một chuỗi cửa hàng bán lẻ có 5 chi nhánh tại Hà Nội, hệ thống giúp quản lý biết được chi nhánh nào đang hết hàng, chi nhánh nào tồn đọng, từ đó điều phối nội bộ thay vì nhập hàng mới – giảm chi phí logistics tới 20%.
4.2. Cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn lâu – không cần kiểm kho thủ công
Hệ thống có cơ chế thiết lập mức tồn tối thiểu và tối đa, tự động cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn quá định mức, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch mua hàng và tránh ứ đọng vốn.
Một doanh nghiệp phân phối thiết bị điện tử sử dụng chức năng cảnh báo của AMIS Kho hàng có thể biết lô sản phẩm tai nghe bluetooth sắp hết trong kho miền Nam. Nhờ đó, doanh nghiệp kịp thời lên đơn nhập bổ sung trước khi đại lý yêu cầu.
4.3. Tích hợp với kế toán, bán hàng, mua hàng – dữ liệu liền mạch
AMIS Kho hàng là một phần của AMIS ERP, tích hợp sẵn với AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng,… Tất cả nghiệp vụ như xuất hàng, ghi nhận doanh thu, lập phiếu nhập kho, cập nhật công nợ,… đều được xử lý tự động, giảm tới 70% thời gian nhập liệu thủ công.
Khi nhân viên bán hàng tạo đơn, hàng được trừ kho, hóa đơn được sinh tự động, và kế toán lập tức thấy công nợ phát sinh mà không cần trao đổi thêm.
4.4. Hệ thống báo cáo trực quan, hỗ trợ ra quyết định nhanh
AMIS Kho hàng cung cấp hàng chục mẫu báo cáo và biểu đồ như:
- Báo cáo tồn kho theo mã hàng
- Báo cáo hàng tồn lâu ngày
- Biểu đồ luân chuyển hàng
- Dự báo nhu cầu theo lịch sử tiêu thụ…
Chủ doanh nghiệp có thể mở app và theo dõi biểu đồ tồn kho theo nhóm hàng trong 30 giây – hỗ trợ ra quyết định giảm giá, đẩy hàng hoặc nhập thêm mà không cần gọi điện hỏi từng kho.
4.5. Giao diện đơn giản, hỗ trợ tiếng Việt, triển khai nhanh
Không cần đội ngũ IT chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng MISA Kho hàng chỉ sau 5–7 ngày triển khai. Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ, phù hợp với cả người không rành công nghệ.
Kết luận:
AMIS Kho hàng không chỉ là công cụ quản lý kho – mà là một giải pháp vận hành toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp Việt đang tìm kiếm phần mềm ERP chuyên sâu, dễ dùng và phù hợp với nhu cầu thực tiễn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
