Top 5 phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất cho Doanh nghiệp

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất với đặc thù mã sản phẩm nhiều, quản lý kho cồng kềnh, dễ thất thoát khi dùng file excel. Chính vì thế sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp tối ưu để kiểm soát hàng hóa. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ review 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất để công ty áp dụng ngay.

1. Phần mềm quản lý kho là gì? Tại sao cần quản lý kho theo vị trí

1.1. Phần mềm quản lý kho – WMS là gì?

Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là một loại phần mềm được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý, theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động trong kho hàng. Chức năng chính của phần mềm bao gồm việc lưu trữ, di chuyển và xuất nhập hàng hóa. Phần mềm này cung cấp các công cụ và tính năng để cải thiện hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót, và tăng cường khả năng kiểm soát hàng tồn kho.

Về cơ bản, một phần mềm quản lý kho hàng cần đáp ứng các chức năng sau:

✔️ Quản lý tồn kho: Cập nhật và theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Quản lý hàng hóa theo từng vị trí trong kho (ví dụ: kệ, ngăn, vị trí pallet). Kiểm soát và cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hoặc không đủ.

✔️ Quản lý nhập kho và xuất kho: Theo dõi quá trình nhập và xuất hàng hóa từ kho. Tự động hóa việc ghi nhận thông tin nhập, xuất và chuyển kho. Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nhập và xuất hàng.

✔️ Quản lý vị trí kho (Warehouse Location Management): Phân bổ không gian kho hiệu quả bằng cách phân loại và lưu trữ hàng hóa theo vị trí. Hệ thống hỗ trợ kiểm soát chính xác vị trí của từng sản phẩm trong kho.

✔️ Quản lý đơn hàng: Theo dõi và xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi hoàn thành.

✔️ Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo chi tiết về tồn kho, tình trạng hàng hóa, mức độ tiêu thụ, và các hoạt động trong kho.

Doanh nghiệp đang cần phần mềm quản lý kho ưu việt? Thử ngay AMIS KHO HÀNG

1.2. Tại sao cần quản lý kho theo vị trí?

Những doanh nghiệp có lượng kho hàng lớn và phân bổ đa dạng vị trí gặp vấn đề lớn trong việc kiểm soát hàng hóa, xuất nhập kho, thống kê tồn kho là lý do chính cần đến phần mềm để dễ dàng quản lý.

Ngoài ra, trong quá trình vận hành, doanh nghiệp gặp một vài khó khăn bắt buộc cần dùng đến phần mềm như:

• Doanh nghiệp có hàng hóa đa dạng và phức tạp:

Doanh nghiệp lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau về kích thước, trọng lượng, hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt (chẳng hạn như thực phẩm, hóa chất, hàng dễ vỡ). Những mặt hàng này có yêu cầu quản lý khắt khe, cần lưu trữ tại các vị trí riêng, tranh nguy cơ hỏng hóc, dễ dàng kiểm soát chất lượng.

• Doanh nghiệp có lưu lượng hàng hóa cao hoặc thay đổi nhanh chóng

Do đặc thù ngành, một số doanh nghiệp thường xuyên nhập và xuất kho mỗi ngày với khối lượng lớn hoặc hàng hóa thay đổi thường xuyên (ví dụ: doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất theo đơn hàng). Lúc này, việc quản lý kho theo vị trí giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, quản lý nhập/xuất hàng nhanh chóng, và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

• Doanh nghiệp có nhu cầu phân loại và theo dõi chính xác hàng hóa

Một số mặt hàng cần quản lý, phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như ngày sản xuất, hạn sử dụng, lô hàng, hoặc đặc tính của sản phẩm, nhất là ngành hàng thực phẩm đặc biệt cần tính năng này. Ngoài ra, một số doanh nghiệp đòi hòi cần kiểm soát tồn kho chặt chẽ để dự báo nhu cầu cũng rất cần tính năng quản lý kho theo vị trí.

• Doanh nghiệp có nhiều kênh phân phối và bán hàng

Hầu hết các doanh nghiệp thương mại, sản xuất tiêu thụ hàng hóa qua kênh phân phối song song với các kênh bán hàng online, tại cửa hàng. Chính vì vậy việc phân bổ kho hàng ở nhiều vị trí giúp cung ứng hàng nhanh, tiện lợi. Đó là lý do doanh nghiệp cần kiểm soát kho theo vị trí.

Với những đặc tính trên, vậy những doanh nghiệp nào cần phần mềm quản lý kho, nhất là tính năng quản lý kho theo vị trí? Cùng AMIS phân tích thêm ở mục dưới đây.

• Doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu hóa không gian kho:

Các công ty muốn sắp xếp hàng hóa khoa học, giảm thời gian tìm kiếm, và tận dụng tối đa diện tích kho, đặc biệt khi kho có nhiều kệ, ngăn, hoặc khu vực. Đặc biệt việc tối ưu này giúp kiểm soát được vấn đề sai lệch hàng tồn kho, nhầm lẫn vị trí, hoặc chậm trễ trong xử lý đơn hàng.

Theo khảo sát của Retail TouchPoints, các doanh nghiệp có hệ thống quản lý kho không hiệu quả phải chịu thiệt hại khoảng 7-10% giá trị hàng hóa mỗi năm do hư hỏng và mất mát trong kho. Thử ngay AMIS Kho hàng để ngăn chặn điều này!

2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí

Các doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với những “nỗi đau” như sai lệch tồn kho, thời gian xử lý đơn hàng chậm, chi phí vận hành cao, và mất cơ hội kinh doanh do quản lý kho kém hiệu quả. Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí (Location-based Warehouse Management Software) là giải pháp công nghệ giúp giải quyết những vấn đề này một cách triệt để.

2.1. Giảm thiểu sai lệch tồn kho – Giải quyết nỗi đau hàng hóa mất kiểm soát

Theo nghiên cứu của Wasp Barcode Technologies (2023), 43% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp sai lệch tồn kho do thiếu hệ thống quản lý chính xác.

Việc sai lệch tồn kho ảnh hưởng nghiêm trọng đến túi tiền của doanh nghiệp. Đơn cử như việc hàng hóa bị thất lạc hoặc tồn kho “chết” (hàng không bán được do không biết vị trí) dẫn đến việc hàng cũ không bán được lại mất thêm tiền nhập mới. Càng nhiều mã sản phẩm lại càng thâm hụt nhiều.

Ngoài ra, việc sai lệch làm quy trình bị gián đoạn, nhân viên mất thời gian tìm kiếm hàng hóa, gây chậm trễ trong xuất nhập kho. Điển nóng hơn, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Trong một số trường hợp không thể giao hàng đúng hạn do thiếu hàng dẫn đến mất niềm tin của khách.

Lúc này, nếu doanh nghiệp trang bị phần mềm quản lý kho theo vị trí sẽ khắc phục tình trạng trên bằng cách: gán mã vị trí (kệ, ngăn, khu vực) cho từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp biết chính xác hàng hóa đang ở đâu. Ví dụ, một sản phẩm có thể được định vị ở “Kệ A3-Ngăn 12”. Đồng thời, phần mềm sẽ đồng bộ dữ liệu thời gian thực, cập nhật số liệu ngay mỗi lần nhập/ xuất kho hàng.

2.2. Tăng tốc độ xử lý đơn hàng – Giải quyết nỗi đau “chậm trễ giao hàng”

Trong ngành thương mại điện tử và logistics, tốc độ xử lý đơn hàng là yếu tố sống còn. Nghiên cứu từ McKinsey cho biết, khách hàng từ chối mua lại nếu giao hàng chậm quá 2 ngày. Nhất là hiện nay khi các dịch vụ cạnh tranh nhau việc giao hàng nhanh, siêu tốc trong 2h thì việc chậm trễ là nguy cơ khiến doanh nghiệp mất khách.

Sử dụng phần mềm quản lý kho là cách để tối ưu quy trình lấy hàng. Phần mềm chỉ định vị trí chính xác của sản phẩm, giúp nhân viên tìm hàng nhanh chóng. Một số hệ thống còn đề xuất lộ trình di chuyển ngắn nhất trong kho. Tích hợp với hệ thống đặt hàng, phần mềm tự động phân bổ hàng hóa từ vị trí gần nhất, giảm thời gian xử lý.

Do đó, doanh nghiệp không còn tình trạng xử lý đơn hàng chậm, khách phàn nàn, giảm tỷ lệ hủy đơn, nâng cao uy tín. Khi có phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí vừa giúp nhân viên xử lý nhiều đơn hàng hơn trong cùng khoảng thời gian lại cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Công ty DHL tại Việt Nam báo cáo giảm thời gian lấy hàng từ 15 phút xuống còn 3 phút sau khi triển khai hệ thống WMS (báo cáo Logistics Vietnam, 2023).

2.3. Tối ưu hóa không gian kho – loại bỏ tình trạng “kho chật chội, lãng phí”

Bạn có biết, 60% kho hàng không tận dụng được hơn 20% diện tích do thiếu hệ thống quản lý vị trí. Việc không sắp xếp kho khoa học gây tình trạng mất nhiều chi phí do thuê kho, mở rộng không gian không cần thiết. Hàng hóa xếp chồng lộn xộn, khó tiếp cận, dẫn đến chậm trễ trong vận hành. Đặc biệt, nó tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, hàng hóa không được sắp xếp đúng vị trí dễ bị đè ép hoặc hỏng hóc.

Lúc này, giải pháp từ phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa thông minh: Phần mềm phân tích kích thước, trọng lượng, và tần suất xuất kho của sản phẩm để gợi ý vị trí tối ưu.

Mỗi vị trí trong kho được mã hóa, giúp tận dụng tối đa không gian, kể cả kho có kết cấu phức tạp. Từ đó theo dõi công suất kho, doanh nghiệp biết chính xác tỷ lệ sử dụng không gian, từ đó lập kế hoạch mở rộng hợp lý.

Vinamilk – ông lớn ngành sữa đã tối ưu hóa 30% không gian kho tại TP.HCM sau khi triển khai hệ thống WMS (báo cáo ngành sữa, 2023).

2.4. Giảm chi phí vận hành – Giải quyết nỗi đau “lợi nhuận bị ăn mòn”

Chi phí vận hành kho chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí doanh nghiệp. Theo Deloitte(2024), chi phí kho bãi chiếm 10-15% tổng chi phí chuỗi cung ứng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên nhân đến từ việc quản lý thủ công, kém hiệu quả, sai sót trong quá trình kiểm kê, xử lý, mất hàng.

Nếu có phần mềm quản lý kho hàng, doanh nghiệp có thể giảm phụ thuộc vào lao động thủ công, từ đó giảm chi phí nhân sự. Ngoài ra, phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và cắt giảm lãng phí.

2.5. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và quản lý hàng đặc thù 

Các ngành như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hóa chất phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về quản lý lô hàng, hạn sử dụng, và điều kiện bảo quản. Nhiều doanh nghiệp dược phẩm bị phạt do không theo dõi được lô hàng trong kho.

Không có phần mềm, nhiều lô hàng không truy xuất nguồn gốc. Không biết lô hàng nào ở đâu, dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp lý. Không quản lý hàng hóa không được quản lý theo FIFO (First In, First Out), gây lãng phí.

Lúc này, phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo lô, date, truy xuất nguồn gố, mỗi lô hàng được gắn với vị trí cụ thể, giúp truy xuất nhanh chóng khi cần kiểm tra hoặc thu hồi.

Như vậy, những “nỗi đau” như sai lệch tồn kho, chậm trễ giao hàng, lãng phí không gian, chi phí vận hành cao, và rủi ro pháp lý không chỉ làm giảm hiệu quả kinh doanh mà còn đe dọa sự tồn tại của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh. Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí không chỉ là một công cụ, mà là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả vận hành: Giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý.
• Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa không gian và lao động.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Giao hàng nhanh, chính xác.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Đặc biệt quan trọng với các ngành đặc thù.

Vậy thì phần mềm nào sẽ đáp ứng yêu cầu quản lý kho hàng theo vị trí của các doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ 5 phần mềm dưới đây:

3. Top 5 phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng do nhà cung cấp trong và ngoài nước cung ứng. Tuy nhiên lựa chọn phần mềm quản lý kho không chỉ đơn giản là tách riêng kho hàng mà còn chú trọng đến việc liên kết chuỗi cung ứng.

3.1. Phần mềm AMIS Kho hàng

AMIS Kho Hàng, thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, là phần mềm quản lý kho hàng hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho bãi, giảm chi phí vận hành, và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với các tính năng quản lý theo vị trí, tự động hóa quy trình, và liên thông với bán hàng, kế toán, phần mềm này đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong logistics, thương mại điện tử, bán lẻ, sản xuất, và dược phẩm.

Một số tính năng nổi bật: 

• Quản lý kho hàng theo vị trí:

Quản lý mã vạch/QR code, mã sản phẩm từ nhà cung cấp. Phân loại theo kích thước, số lô, hạn sử dụng. Lưu trữ tại nhiều vị trí trong kho, hỗ trợ định danh vị trí chính xác

• Quản lý số lô, hạn sử dụng và truy xuất nguồn gốc:

Phần mềm hỗ trợ theo dõi số lô, hạn sử dụng, và điều kiện bảo quản, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý như FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out). Tính năng này đặc biệt phù hợp với ngành thực phẩm, dược phẩm, và hóa chất.

• Tự động hóa quy trình xuất nhập kho:

AMIS Kho Hàng tự động hóa quy trình từ nhập kho, xuất kho, đến kiểm kê, giảm phụ thuộc vào lao động thủ công. Linh hoạt theo FIFO, LIFO, FEFO. Phần mềm gợi ý lộ trình lấy hàng tối ưu và cập nhật dữ liệu thời gian thực.

• Liên thông với phân hệ bán hàng, mua hàng, kế toán

AMIS Kho Hàng tích hợp liền mạch với AMIS Bán Hàng, AMIS Kế toán, AMIS Mua Hàng cho phép nhân viên kinh doanh tra cứu tồn kho theo thời gian thực mà không cần qua bộ phận kế toán. Dữ liệu đơn hàng, khách hàng, và tồn kho được đồng bộ tự động, đảm bảo thông tin nhất quán giữa các phòng ban. Đây là ưu điểm vượt trội khi doanh nghiệp sử dụng đồng thời các giải pháp của hệ sinh thái AMIS.

• Báo cáo và phân tích thông minh

Phần mềm cung cấp đầy đủ báo cáo tồn kho tổng hợp, chi tiết theo số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho… Báo cáo kiểm kê chính xác, hỗ trợ ra quyết định nhanh và hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm còn tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp