Quy định quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quy định quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu trong hệ thống vận hành nội bộ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dù ở quy mô nhỏ hay lớn, doanh nghiệp đều cần hệ thống các nguyên tắc liên quan đến hành chính nhân sự. Trong bài viết này MISA AMIS sẽ tổng hợp các nhóm quy định cốt lõi mà doanh nghiệp cần có để quản trị nhân sự hiệu quả và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

1. Quy định quản lý nhân sự là gì?

Quy định quản lý nhân sự là hệ thống các nguyên tắc, hướng dẫn và quy trình được doanh nghiệp ban hành nhằm tổ chức, kiểm soát và điều phối toàn bộ hoạt động liên quan đến người lao động. Nội dung của quy định thường bao gồm các vấn đề như tuyển dụng, chấm công, lương thưởng, đánh giá hiệu suất, nghỉ việc, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên.

Việc xây dựng quy định quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp vận hành rõ ràng, tránh tùy tiện trong xử lý tình huống, đồng thời bảo vệ cả quyền lợi của tổ chức lẫn người lao động. Đây cũng là căn cứ để hạn chế tranh chấp nội bộ, đảm bảo tính công bằng và hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản trị con người một cách thống nhất và hiệu quả.

Phạm vi áp dụng của quy định bao gồm toàn thể cán bộ, nhân viên, người lao động làm việc theo hợp đồng tại doanh nghiệp, kể cả nhân sự thử việc hoặc cộng tác viên nếu có quy định riêng.

Những quy định quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

2.1 Quy định chung về quản lý nhân sự

Quy định chung là phần đặt nền móng cho toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xây dựng các nội dung cụ thể như tuyển dụng, đãi ngộ, kỷ luật hay nghỉ việc, đồng thời tạo ra sự thống nhất trong cách tiếp cận và xử lý các vấn đề liên quan đến con người.

Một số nguyên tắc quan trọng cần được thể hiện rõ ràng trong phần này gồm:

• Tuân thủ pháp luật lao động: Tất cả quy định nội bộ phải phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Lao động.
• Đảm bảo công bằng: Chính sách áp dụng thống nhất, không phân biệt đối xử giữa các bộ phận, vị trí hoặc cá nhân.
• Minh bạch trong xử lý tình huống: Các quyết định liên quan đến nhân sự phải được căn cứ rõ ràng, có giải thích cụ thể và lưu lại hồ sơ đầy đủ.
• Công khai quyền và nghĩa vụ: Người lao động được thông tin đầy đủ về chính sách, đồng thời có trách nhiệm thực hiện đúng nội quy đã ban hành.
• Đối chiếu với pháp luật: Quy định nội bộ có thể cụ thể hóa nhưng không được trái với luật. Khi có mâu thuẫn, sẽ áp dụng theo quy định của pháp luật.

Về trách nhiệm, người lao động có nghĩa vụ tuân thủ nội quy, cung cấp thông tin trung thực và phối hợp trong quá trình làm việc. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm xây dựng, cập nhật và giám sát việc thực thi các chính sách nhân sự, đồng thời là đơn vị đầu mối tiếp nhận phản ánh, hướng dẫn thực hiện và xử lý các tình huống phát sinh.

2.2 Quy định về hồ sơ và thông tin nhân sự

Các điều khoản có thể được điều chỉnh tùy theo mô hình và quy mô tổ chức, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo đầy đủ về mặt pháp lý và khả năng kiểm soát dữ liệu nhân sự.

• Hồ sơ nhân sự bắt buộc khi tiếp nhận nhân viên bao gồm: sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy tờ tùy thân, bằng cấp liên quan, quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động đã ký.
• Toàn bộ hồ sơ nhân sự phải được lưu trữ tại bộ phận nhân sự theo định dạng thống nhất, có thể bằng bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo quy định nội bộ.
• Thông tin nhân sự cần được cập nhật đầy đủ, kịp thời khi có thay đổi về chức danh, phòng ban, mức lương, hợp đồng hoặc thông tin cá nhân.
• Mỗi nhân viên có trách nhiệm cung cấp trung thực, đầy đủ thông tin cá nhân khi gia nhập công ty và cập nhật khi có thay đổi.
• Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm kiểm tra, lưu trữ và bảo mật hồ sơ; chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập và sử dụng dữ liệu nhân sự.
• Hệ thống quản lý thông tin nhân sự phải có phân quyền truy cập rõ ràng, có lưu vết thao tác (log) khi thực hiện chỉnh sửa, truy xuất hoặc in ấn dữ liệu.

2.3 Quy định về tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới

Việc tuyển dụng chỉ được thực hiện sau khi có đề xuất nhu cầu từ bộ phận chuyên môn và được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền (thường là trưởng bộ phận và Ban Giám đốc hoặc phòng nhân sự).
Quy trình tuyển chọn bao gồm: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá năng lực và thông báo kết quả. Nhân sự trúng tuyển sẽ được ký hợp đồng thử việc theo đúng quy định của pháp luật.
Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được đánh giá theo tiêu chí đã thông báo trước. Kết thúc thử việc, nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức.
Doanh nghiệp cần xây dựng tài liệu hướng dẫn hội nhập và tổ chức buổi giới thiệu nội bộ để nhân sự mới hiểu về cơ cấu, văn hóa và quy trình làm việc, giúp rút ngắn thời gian thích nghi.

2.4 Quy định về thời gian làm việc, chấm công và nghỉ phép

Đây là nhóm quy định quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Việc quản lý thời gian làm việc và chế độ nghỉ giúp tổ chức kiểm soát nguồn lực tốt hơn, đồng thời hạn chế tranh chấp.

• Doanh nghiệp cần quy định cụ thể về giờ làm việc trong ngày, thời gian nghỉ giữa giờ, làm việc ngoài giờ và chính sách áp dụng với làm việc từ xa nếu có.
• Chấm công có thể thực hiện bằng máy, phần mềm hoặc hình thức khác tùy theo điều kiện, kèm theo hướng dẫn xử lý khi có sai sót hoặc quên chấm công.
• Chính sách nghỉ bao gồm: phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương và các ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước. Cần hướng dẫn cụ thể về cách đăng ký, thời gian báo trước và hình thức phê duyệt.

2.5 Quy định về lương, thưởng và phúc lợi

Lương và các chế độ đãi ngộ không chỉ là yếu tố tài chính mà còn là công cụ giữ chân và tạo động lực cho nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống chi trả hợp lý:

• Cách tính lương phải được quy định thống nhất, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ theo luật và các khoản khấu trừ nội bộ nếu có. Công thức và cơ chế điều chỉnh lương cần được phổ biến cho người lao động ngay từ đầu.
• Thời hạn thanh toán lương hàng tháng, phương thức chuyển khoản, xử lý khi chậm lương và các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân cần được quy định cụ thể trong tài liệu nội bộ.
• Ngoài tiền lương, doanh nghiệp có thể quy định thêm các khoản thưởng theo hiệu suất, thưởng lễ tết, hỗ trợ đời sống, du lịch, khám sức khỏe và các chính sách chăm sóc người lao động khác. Mỗi khoản cần nêu rõ điều kiện áp dụng và hình thức chi trả.

2.6 Quy định về đánh giá hiệu suất và kỷ luật lao động

Đánh giá hiệu suất giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng công việc, phát hiện điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên. Cùng với đó, quy định về kỷ luật và khen thưởng tạo ra khung hành động rõ ràng, định hướng hành vi và duy trì trật tự nội bộ.

• Doanh nghiệp cần xác định chu kỳ đánh giá (tháng, quý, năm), phương pháp đánh giá (KPIs, OKRs, thang điểm) và tiêu chí cụ thể phù hợp với từng vị trí công việc. Quy trình đánh giá nên có sự phối hợp giữa quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự.
• Khi xảy ra vi phạm, tổ chức phải có quy trình xử lý rõ ràng, gồm bước xác minh, lập biên bản, mời làm việc, ra quyết định và lưu hồ sơ. Hình thức xử lý có thể từ nhắc nhở, cảnh cáo đến chấm dứt hợp đồng tùy mức độ.
• Các trường hợp làm việc hiệu quả, có đóng góp nổi bật hoặc đạt thành tích vượt kỳ vọng cần được ghi nhận kịp thời. Chính sách khen thưởng có thể bao gồm thưởng tiền, thư khen, nâng bậc lương hoặc các hình thức khác tùy tình huống.

2.7 Quy định về nghỉ việc và thanh lý hợp đồng

Doanh nghiệp cần quy định cụ thể các trường hợp nghỉ việc và các bước xử lý đi kèm để đảm bảo quyền lợi của các bên.

• Nghỉ việc có thể diễn ra dưới nhiều hình thức như nghỉ theo nguyện vọng cá nhân, bị chấm dứt hợp đồng do vi phạm hoặc nghỉ không báo trước. Mỗi trường hợp cần được xử lý theo đúng quy định của pháp luật và nội quy công ty.
  
• Trước ngày nghỉ việc chính thức, người lao động có trách nhiệm bàn giao đầy đủ công việc, hoàn trả tài sản được cấp và hỗ trợ chuyển giao thông tin. Bộ phận IT hoặc hành chính cần thực hiện việc thu hồi quyền truy cập hệ thống đúng thời điểm.
  
• Sau khi hoàn tất thủ tục, công ty cần thanh toán các khoản còn lại như lương, phép chưa nghỉ, trợ cấp (nếu có), đồng thời cấp giấy tờ liên quan như quyết định thôi việc, xác nhận thời gian công tác hoặc sổ bảo hiểm theo yêu cầu.

3. Lưu ý khi xây dựng quy định quản lý nhân sự

Quy định nhân sự cần xuất phát từ thực tiễn vận hành của doanh nghiệp, tránh sao chép máy móc từ đơn vị khác. Các nội dung đưa vào phải phù hợp với quy mô, đặc thù ngành nghề và văn hóa nội bộ, đồng thời có khả năng thực thi rõ ràng. Những chính sách quá phức tạp, khó kiểm soát hoặc không gắn với nhu cầu thực tế dễ bị bỏ qua, dẫn đến tình trạng “có quy định mà không ai áp dụng”.

Ngôn ngữ trong tài liệu nên rõ ràng, dễ hiểu và nhất quán giữa các phần. Tránh sử dụng thuật ngữ mơ hồ, diễn đạt vòng vèo hoặc những cụm từ đa nghĩa có thể gây hiểu lầm. Ngoài ra, việc phân định vai trò và trách nhiệm giữa các bên liên quan (nhân viên, quản lý, bộ phận nhân sự…) cũng cần được thể hiện cụ thể, giúp việc triển khai dễ dàng và giảm xung đột khi xử lý tình huống.

Cuối cùng, quy định nhân sự không nên xem là tài liệu cố định. Cần có kế hoạch rà soát định kỳ để cập nhật theo luật lao động mới, tình hình nội bộ và giai đoạn phát triển của công ty. Mỗi lần điều chỉnh nên có thông báo chính thức, phổ biến lại tới toàn thể nhân sự để đảm bảo sự tuân thủ và đồng thuận trong tổ chức.

4. Quản lý nhân sự chặt chẽ hơn với MISA AMIS HRM

Bên cạnh việc xây dựng hệ thống quy định nội bộ, doanh nghiệp cần có công cụ hỗ trợ để theo dõi và kiểm soát tình hình nhân sự một cách liên tục, chính xác và kịp thời. MISA AMIS HRM là nền tảng quản lý nhân sự toàn diện giúp tổ chức giám sát tuân thủ, phát hiện vấn đề sớm và nâng cao hiệu quả vận hành nguồn lực.

Nhận tư vấn phần mềm

• Ghi nhận và tổng hợp giờ làm việc, chấm công, đi muộn, về sớm, làm thêm ngoài giờ.
• Theo dõi nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, tích hợp dữ liệu vào bảng lương.
• Tự động cảnh báo vi phạm nội quy, ghi nhận kỷ luật hoặc nhắc nhở hành chính.
• Thiết lập và vận hành quy trình đánh giá hiệu suất, xếp loại nhân sự theo kỳ.
• Quản lý khen thưởng, đề xuất tăng lương, ghi nhận thành tích theo phòng ban hoặc cá nhân.
• Đồng bộ thông tin nhân sự từ tuyển dụng đến nghỉ việc, giúp kiểm soát toàn bộ vòng đời nhân sự.

Dùng thử MISA AMIS HRM với trọn bộ tính năng để cải thiện quản trị nhân sự trong doanh nghiệp:

5. Kết luận

Xây dựng và áp dụng quy định quản lý nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp vận hành ổn định và giảm thiểu rủi ro trong xử lý tình huống thực tế. Một hệ thống quy định rõ ràng, phù hợp với thực tiễn sẽ giúp cả người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ vai trò, quyền lợi và trách nhiệm của mình. Khi kết hợp quy định với công cụ quản lý hiện đại như phần mềm nhân sự, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ban hành mà còn có thể theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế.