Quy trình nhập kho A-Z: Hướng dẫn chi tiết cho mọi doanh nghiệp

Quy trình nhập kho hiệu quả là nền tảng của quản lý kho hàng thông minh. Bạn đang tìm kiếm giải pháp để kiểm soát chặt chẽ hàng hóa ngay từ khâu tiếp nhận, tránh thất thoát và tối ưu hóa hoạt động kho? Bài viết này sẽ đi sâu vào các bước then chốt của một quy trình nhập kho chuẩn, giúp doanh nghiệp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho vững chắc và hiệu quả.

MISA THÂN TẶNG BẠN BỘ MẪU 100+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

1. Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là một chuỗi các hoạt động được thực hiện để đưa hàng hóa hoặc nguyên vật liệu vào kho lưu trữ một cách có hệ thống và hiệu quả. Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo:

• Tính chính xác: Số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho phải khớp với chứng từ liên quan (ví dụ: phiếu giao hàng, hóa đơn).
• Tính kịp thời: Hàng hóa được nhập kho nhanh chóng để phục vụ cho các hoạt động tiếp theo (sản xuất, bán hàng).
• Sự an toàn: Hàng hóa được bảo quản đúng cách, tránh hư hỏng, mất mát.
• Khả năng theo dõi: Dễ dàng xác định vị trí, số lượng, và thông tin liên quan đến từng loại hàng hóa trong kho.

Tặng bạn ebook: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp – Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

2. Lợi ích của việc áp dụng quy trình nhập kho chuẩn

Một quy trình nhập kho chuẩn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đảm bảo tính chính xác của hàng hóa: Việc kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng trong quá trình nhập kho giúp đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế khớp với chứng từ, giảm thiểu sai sót như nhập thiếu, nhập sai loại, hoặc hàng hóa bị hư hỏng.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Thông tin nhập kho được ghi nhận đầy đủ và kịp thời giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, chủng loại hàng hóa hiện có trong kho. Điều này hỗ trợ cho việc lên kế hoạch sản xuất, mua hàng và bán hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
• Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực: Quy trình rõ ràng giúp các hoạt động nhập kho diễn ra nhanh chóng và trơn tru, giảm thiểu thời gian chờ đợi và các thủ tục rườm rà. Phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận cũng giúp khai thác hiệu quả nguồn nhân lực.
• Bảo quản và lưu trữ hàng hóa an toàn: Việc sắp xếp hàng hóa khoa học theo đúng quy định giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, giảm nguy cơ hư hỏng, mất mát và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
• Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Nhờ kiểm soát chặt chẽ và quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro như thất thoát hàng hóa, sai sót trong giao nhận, và các chi phí liên quan đến việc xử lý các vấn đề này.
• Cải thiện khả năng theo dõi và truy xuất: Khi có thông tin nhập kho đầy đủ và được cập nhật thường xuyên, việc theo dõi lịch sử nhập hàng, nguồn gốc xuất xứ trở nên dễ dàng hơn. Điều này hữu ích cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín: Một quy trình nhập kho bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.

Xem ngay: Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn với sơ đồ trực quan cho doanh nghiệp

3. Xây dựng quy trình nhập kho theo tiêu chuẩn

Quy trình nhập kho diễn ra khi nguyên vật liệu của công ty bị thiếu hoặc hết hàng phục vụ sản xuất. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.

Dưới đây là sơ đồ quy trình nhập kho tiêu chuẩn được thiết kế để tối ưu hóa quá trình từ khâu thông báo nhập kho cho đến khi hàng được chính thức nhập vào kho và cập nhật vào sổ kho.

Bước 1: Thông báo nhập kho

Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sắp hết, người yêu cầu mà ở đây thường là nhân viên mua hàng hoặc kế toán kho cần lập yêu cầu/thông báo nhập kho.

Người yêu cầu sẽ chuẩn bị và gửi một email hoặc thông báo nhập kho, trong đó liệt kê chi tiết các mặt hàng cần nhập, bao gồm vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định. Thông báo này phục vụ như một chỉ dẫn ban đầu để các bên liên quan trong quy trình nhập kho chuẩn bị thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo của họ.

Lệnh này cần thông qua sự xét duyệt của lãnh đạo cũng như thông báo các bộ phận liên quan. Thời gian triển khai báo cáo – ký duyệt không nên kéo dài để quy trình giao hàng diễn ra đúng lúc, đúng quá trình.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Sau khi nhận được thông báo, kế toán kho hoặc kế toán trưởng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này là tài liệu quan trọng đặc tả chi tiết từng mặt hàng, số lượng và các thông tin liên quan khác cần thiết cho việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhập vào kho.

Phiếu nhập kho sau đó cần được các bên thẩm quyền trong doanh nghiệp ký duyệt để chứng thực tính pháp lý và chính xác của việc nhập hàng.

Bước 3: Nhập kho

Khi phiếu nhập kho đã được ký duyệt, hàng hóa sẽ được chính thức nhập vào kho. Thủ kho chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa nhập vào đúng với thông tin trên phiếu nhập kho đã được duyệt.

Hàng hóa sẽ được kiểm tra về chất lượng và số lượng trước khi chuyển vào vị trí lưu trữ thích hợp trong kho. Sau khi hàng hóa đã được nhập, phiếu nhập kho sẽ được ký xác nhận hoàn thành và sổ kho sẽ được cập nhật để phản ánh các mục mới được thêm vào.

Có thể bạn nên đọc: Top 10 phần mềm quản lý quy trình hiệu quả nhất 2025

4. Quy trình nhập kho theo các loại hàng hóa

4.1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Lập Kế hoạch Nhập kho (tùy chọn nhưng khuyến khích)

• Bộ phận liên quan: Phòng Mua hàng/Bộ phận Kế hoạch Sản xuất.
• Mô tả:
  • Dựa trên kế hoạch sản xuất và mức tồn kho hiện tại, bộ phận mua hàng hoặc kế hoạch sản xuất sẽ lập kế hoạch nhập kho cho các loại nguyên vật liệu cần thiết.
  • Kế hoạch này bao gồm thông tin về loại nguyên vật liệu, số lượng dự kiến, thời gian giao hàng dự kiến, nhà cung cấp.
  • Kế hoạch này có thể được thể hiện dưới dạng phiếu yêu cầu nhập kho hoặc thông báo cho bộ phận kho.

Bước 2: Tiếp nhận Thông tin về Lô hàng

• Bộ phận liên quan: Phòng Mua hàng/Bộ phận Kho.
• Mô tả:
  • Bộ phận mua hàng thông báo cho bộ phận kho về các lô hàng nguyên vật liệu sắp được giao (thời gian, số lượng, nhà cung cấp, chứng từ liên quan như phiếu giao hàng, hóa đơn).
  • Bộ phận kho chuẩn bị không gian và nhân lực để tiếp nhận hàng.

Bước 3: Tiếp nhận và Kiểm tra Chứng từ

• Bộ phận liên quan: Nhân viên Kho.
• Mô tả:
  • Khi lô hàng đến, nhân viên kho nhận các chứng từ đi kèm từ người giao hàng (phiếu giao hàng, hóa đơn, chứng nhận chất lượng nếu có).
  • Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ.
  • Đối chiếu thông tin trên chứng từ với kế hoạch nhập kho (nếu có).

Bước 4: Kiểm tra Thực tế Hàng hóa

• Bộ phận liên quan: Nhân viên Kho (có thể phối hợp với bộ phận Kỹ thuật/QC nếu cần).
• Mô tả:
  • Kiểm tra số lượng: Đếm, cân đo số lượng thực tế của từng loại nguyên vật liệu và so sánh với số lượng trên chứng từ.
  • Kiểm tra chất lượng:
    • Kiểm tra tình trạng bên ngoài (bao bì, nhãn mác).
    • Kiểm tra chất lượng bên trong (màu sắc, kích thước, tính chất vật lý…) theo tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc phiếu kiểm nghiệm (nếu có). Đối với nguyên vật liệu quan trọng hoặc mới, có thể cần sự tham gia của bộ phận Kỹ thuật hoặc QC để đánh giá chất lượng.
  • Kiểm tra quy cách: Đảm bảo nguyên vật liệu đúng chủng loại, mẫu mã, kích thước theo yêu cầu.
  • Lập biên bản ghi nhận nếu có sự sai lệch về số lượng hoặc chất lượng.

Bước 5: Lập Phiếu Nhập kho

• Bộ phận liên quan: Nhân viên Kho.
• Mô tả:
  • Sau khi kiểm tra và xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu (hoặc đã có biên bản xử lý sai lệch), nhân viên kho lập phiếu nhập kho.
  • Phiếu nhập kho cần có đầy đủ các thông tin sau:
    • Số phiếu nhập kho (được đánh số theo quy tắc của doanh nghiệp).
    • Ngày nhập kho.
    • Thông tin về nhà cung cấp.
    • Thông tin về người giao hàng.
    • Thông tin chi tiết về từng loại nguyên vật liệu nhập kho: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng thực tế nhập, đơn giá (nếu cần), thành tiền (nếu cần).
    • Ghi chú (nếu có).
    • Chữ ký của người giao hàng, nhân viên kho, và người phê duyệt (nếu có).
  • Phiếu nhập kho thường được lập thành nhiều liên (ví dụ: liên lưu tại kho, liên gửi phòng kế toán, liên gửi phòng mua hàng…).

Bước 6: Nhập kho và Sắp xếp

• Bộ phận liên quan: Nhân viên Kho.
• Mô tả:
  • Nguyên vật liệu sau khi được kiểm tra và có phiếu nhập kho sẽ được di chuyển vào khu vực lưu trữ trong kho.
  • Sắp xếp nguyên vật liệu theo đúng sơ đồ kho, đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, xuất kho và kiểm kê.
  • Tuân thủ các quy định về an toàn lao động và bảo quản hàng hóa.

Bước 7: Cập nhật Dữ liệu vào Hệ thống Quản lý Kho

• Bộ phận liên quan: Nhân viên Kho/Bộ phận IT (nếu có phần mềm quản lý).
• Mô tả:
  • Dựa trên phiếu nhập kho, nhân viên kho cập nhật thông tin về lô hàng mới vào hệ thống quản lý kho (nếu có sử dụng).
  • Thông tin cần cập nhật bao gồm: mã vật tư, tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá (nếu quản lý theo giá), vị trí lưu trữ, ngày nhập.
  • Đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và kịp thời để hệ thống luôn phản ánh đúng tình trạng tồn kho.

4.2. Quy trình nhập kho thành phẩm

Bước 1: Vận chuyển và Tập kết

Hàng hóa thành phẩm được vận chuyển đến kho. Các bộ phận/cá nhân liên quan chịu trách nhiệm theo dõi sát sao quá trình này để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, địa điểm và đến tận tay thủ kho.

Bước 2: Kiểm đếm và Sắp xếp

Tại kho, nhân viên kho tiến hành kiểm đếm số lượng và kiểm tra chất lượng hàng hóa dưới sự chứng kiến của các bộ phận có thẩm quyền, đối chiếu với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng. Sau đó, hàng hóa được sắp xếp vào các khu vực lưu trữ đã được quy định một cách khoa học.

Bước 3: Lập Phiếu Nhập kho

Kế toán kho giám sát quá trình kiểm đếm và dựa trên báo cáo để lập phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu này cần ghi rõ thông tin sản phẩm, số lượng, ngày nhận và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và quản lý dễ dàng.

Bước 4: Phê duyệt Phiếu Nhập kho

Phiếu nhập kho sau khi được kiểm tra và ký duyệt sẽ được trình lên cấp quản lý cao hơn (kế toán trưởng, ban giám đốc) để phê duyệt, xác nhận tính chính xác và hoàn tất thủ tục. Chỉ những phiếu có đầy đủ chữ ký và con dấu của cấp quản lý mới là chứng từ hợp lệ.

Bước 5: Cập nhật Thẻ kho

Thông tin từ phiếu nhập kho đã được phê duyệt sẽ được thủ kho cập nhật vào thẻ kho, bao gồm số lượng, ngày nhập và vị trí lưu trữ, giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho. Phiếu nhập kho thường được lập thành tối thiểu 2 liên (lưu tại kho và tại kế toán kho), một số doanh nghiệp có thể có thêm liên thứ ba cho bộ phận giám sát.

Bước 6: Cập nhật Hệ thống và Lưu trữ Chứng từ

Thông tin nhập kho được cập nhật vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu kịp thời và chính xác. Đồng thời, các chứng từ liên quan (phiếu nhập kho, hóa đơn, v.v.) cần được thủ kho lưu trữ cẩn thận và chuyển cho bộ phận kế toán để phục vụ công tác quản lý và kiểm toán.

MISA AMIS tặng bạn: BỘ BIỂU MẪU THEO DÕI KHO HÀNG & QUẢN LÝ KHO

5. Tự động hóa quy trình nhập kho theo ISO với phần mềm AMIS Quy trình

AMIS Quy trình – một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm là phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các quy trình quản lý kho theo ISO để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Bằng cách sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi hoạt động trong kho được tiến hành theo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, an toàn và hiệu quả.

Dùng thử miễn phí

• Dễ dàng thiết lập quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO: MISA AMIS Quy trình cung cấp sẵn kho 500+ quy trình mẫu phổ biến, trong đó có quy trình quản lý kho. Doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa, thiết kế quy trình quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp.
• Tự động hoá quy trình quản lý kho: Hệ thống tự động chuyển giao & thông báo công việc đến bộ phận có liên quan trong quy trình quản lý kho để cùng phối hợp thực hiện. Đội ngũ nhân sự trao đổi tập trung ngay trên quy trình để nắm bắt thông tin kịp thời, tránh mất thời gian nhắn tin trao đổi.
• Lãnh đạo phê duyệt, ký số ngay trên quy trình: Đội ngũ quản lý phê duyệt & kiểm soát mọi yêu cầu xuất, nhập kho, kiểm kê,… mọi lúc mọi nơi và ký trực tiếp ngay trên phần mềm.
• Báo cáo tự động tình hình thực hiện quy trình: Hệ thống báo cáo đa chiều cho phép đội ngũ quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện quy trình, cảnh báo “điểm nghẽn” để xử lý kịp thời và tổng hợp báo cáo vi phạm giúp quản lý dễ theo dõi, chỉ đạo.
• Kết nối chặt chẽ với các phần mềm trong hệ sinh thái MISA AMIS: Kết nối chặt chẽ với các phần mềm như AMIS Kế toán, bộ AMIS HRM, AMIS Công việc, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội,… để đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng, tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công.

Nhờ đó, quá trình kết nối giữa kho, kế toán và phòng kinh doanh trở nên liền mạch hơn. Doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của kho hàng trong thời gian thực, hỗ trợ nhập, xuất, theo dõi mã hàng chính xác.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Kết luận

Việc xây dựng và tuân thủ một quy trình nhập kho chuẩn đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hiệu quả hàng hóa, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự vận hành trơn tru cho mọi doanh nghiệp. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả của quy trình nhập kho, đặc biệt trong bối cảnh số hóa hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho là một giải pháp tối ưu.

Chúng tôi khuyến khích các doanh nghiệp xem xét và áp dụng MISA AMIS Quy trình để tối ưu hóa quy trình nhập kho của mình, từ đó nâng cao năng suất, giảm thiểu rủi ro và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hãy để MISA AMIS Quy trình trở thành trợ thủ đắc lực trong công tác quản lý kho hàng của bạn!