Nghiên cứu từ Gartner cho thấy, việc sử dụng hệ thống TMS có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển lên đến 10-15% và cải thiện hiệu suất giao hàng đúng hạn lên tới 30%. Vậy TMS là gì? Doanh nghiệp có thể ứng dụng và tối ưu hệ thống này như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?
Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời tại bài viết dưới đây!
1. TMS là gì?
TMS (viết tắt của Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải, một nền tảng công nghệ được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. Một hệ thống TMS hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi cho đến thanh toán và phân tích hiệu suất.
Hiểu đơn giản, TMS đóng vai trò như một ‘trung tâm điều hành’ cho mọi hoạt động liên quan đến việc di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.
Sự phát triển của TMS càng trở nên quan trọng trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu mở rộng, khi mà các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như sự biến động trong giá nhiên liệu, yêu cầu giao hàng nhanh hay chi phí vận chuyển tăng cao.
Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các công ty có sử dụng TMS đã giảm thiểu được 10-15% chi phí vận chuyển hàng hóa trong khi vẫn duy trì chất lượng dịch vụ.
2. Các doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống TMS?
Hệ thống TMS mang lại lợi ích to lớn cho nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có quy mô lớn, quy trình vận tải phức tạp. Dưới đây là một số doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng TMS:
- Doanh nghiệp sản xuất: Các công ty sản xuất thường xuyên phải vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đến các nhà phân phối hoặc trực tiếp đến khách hàng. Do đó, TMS sẽ tối ưu hóa việc chọn lịch trình, lựa chọn dịch vụ vận tải phù hợp cũng như kiểm soát chi phí sát sao.
- Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Các nhà bán lẻ, phân phối, các công ty thương mại điện tử có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến nhiều địa điểm khác nhau. Đây là những đơn vị thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề về quản lý đơn hàng, lựa chọn phương tiện và tối ưu hóa tuyến đường. TMS giúp giải quyết những thách thức trên một cách hiệu quả.
- Công ty Logistics và vận tải: Các công ty Logistics có thể sử dụng TMS để quản lý đội xe, lên kế hoạch điều phối, theo dõi tình trạng giao nhận hàng hóa,…
- Các doanh nghiệp khác có hoạt động vận tải rộng khắp: Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhiều kho hàng, cần nhiều phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không) hoặc mạng lưới phân phối rộng khắp đều được hưởng lợi từ việc triển khai TMS.
3. Hệ thống quản lý vận tải hoạt động như thế nào?
Sau khi làm rõ khái niệm TMS là gì, hãy cùng xem xét cách hệ thống này hoạt động.
Một hệ thống TMS sẽ tích hợp nhiều chức năng và dữ liệu khác nhau để quản lý toàn diện quá trình vận tải, bao gồm:
3.1. Lập kế hoạch và tối ưu hóa vận tải
TMS cho phép người dùng nhập thông tin về đơn hàng, địa điểm giao nhận, loại hàng hóa cùng các yêu cầu đặc biệt khác. Dựa trên dữ liệu này, hệ thống tự động đề xuất phương án vận chuyển tối ưu nhất về chi phí, thời gian và nguồn lực. Ví dụ, TMS sẽ lựa chọn hãng vận tải, xác định tuyến đường, tối ưu hóa tải trọng và lập lịch trình giao nhận.
3.2. Quản lý vận đơn và chứng từ
TMS có chức năng tạo, quản lý và lưu trữ toàn bộ các chứng từ liên quan đến quá trình vận tải như vận đơn, phiếu gửi hàng, hóa đơn và các giấy tờ hải quan (nếu có). Việc số hóa các chứng từ này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian. Người dùng dễ dàng truy cập khi cần thiết.
3.3. Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển
Hệ thống TMS cung cấp khả năng theo dõi vị trí và trạng thái của hàng hóa theo thời gian thực thông qua GPS hoặc các công nghệ theo dõi khác. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình vận chuyển, kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và thông báo cho khách hàng về tiến độ giao hàng.
3.4. Quản lý chi phí vận tải
Nhờ khả năng theo dõi, phân tích chi tiết các chi phí liên quan đến vận tải như phí vận chuyển, phí nhiên liệu, phí cầu đường, phí lưu kho, TMS hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát ngân sách vận tải. Người quản lý có cơ sở dữ liệu để đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí hiệu quả.
3.5. Báo cáo và phân tích hiệu suất
TMS cung cấp các công cụ báo cáo đa dạng cho doanh nghiệp tùy chỉnh thông số như hiệu suất vận tải, thời gian giao hàng trung bình, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm, tỷ lệ giao hàng thành công,… Các báo cáo sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định chính xác phần hoạt động phải cải thiện.
Để hỗ trợ vận hành tối ưu hơn, các doanh nghiệp vận tải, Logistics có thể tham khảo phần mềm quản lý Logistics toàn diện như MISA AMIS.
Nền tảng này sở hữu hơn 40 ứng dụng quản lý được liên kết chặt chẽ trong một nền tảng và tích hợp AI để tự động hóa nhanh chóng. MISA AMIS giúp mọi công việc từ Tài chính – Kế toán, Hóa đơn, Bán hàng, Quản lý khách hàng đến quản lý Nhân sự, Công việc và quy trình trơn tru hơn, giảm tác vụ thủ công…
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã lựa chọn Nền tảng MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Comexim Gia Lai, Minh Đức Group,… Mời anh chị trải nghiệm sức mạnh của MISA AMIS tại đây:
4. Phân biệt hệ thống TMS với WMS
Mặc dù cả TMS (Transportation Management System) và WMS (Warehouse Management System) đều là các hệ thống quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, song chúng phục vụ các mục đích khác nhau:
| Tính năng | Hệ thống TMS (Transportation Management System) |
Hệ thống WMS (Warehouse Management System) |
| Mục đích chính | Quản lý và tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm này đến điểm khác. | Quản lý và tối ưu hóa các hoạt động bên trong kho hàng. |
| Phạm vi | Quản lý việc di chuyển hàng hóa trên mạng lưới vận tải. | Quản lý việc lưu trữ, di chuyển và kiểm soát hàng hóa trong phạm vi kho. |
| Chức năng chính | Lập kế hoạch vận tải, chọn hãng vận tải, theo dõi lô hàng, quản lý chi phí vận chuyển. | Nhập kho, xuất kho, quản lý vị trí lưu trữ, kiểm kê, quản lý nhân viên kho. |
| Đối tượng sử dụng | Bộ phận logistics, bộ phận vận tải, quản lý chuỗi cung ứng. | Quản lý kho, nhân viên kho, bộ phận logistics. |
| Dữ liệu chính | Thông tin đơn hàng, địa điểm giao nhận, phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển. | Thông tin hàng tồn kho, vị trí lưu trữ, số lượng, thông tin lô hàng. |
Nhìn chung, TMS tập trung vào việc di chuyển hàng hóa bên ngoài kho, trong khi WMS tập trung vào việc quản lý hàng hóa bên trong kho. Trong nhiều trường hợp, việc tích hợp cả hai hệ thống này sẽ tối ưu toàn diện cho toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
5. Giải pháp tối ưu TMS là gì?
Để tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống TMS, doanh nghiệp nên xem xét các giải pháp sau:
- Lựa chọn hệ thống TMS phù hợp: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp TMS với các tính năng và mức giá khác nhau. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu cụ thể của mình để lựa chọn hệ thống phù hợp nhất.
- Tích hợp TMS với các hệ thống khác: Việc tích hợp TMS với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning), WMS và hệ thống quản lý đơn hàng sẽ giúp đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống TMS để họ dễ dàng sử dụng, khai thác tối đa các tính năng của nó.
- Thiết lập các quy trình làm việc: Xây dựng các quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả để tận dụng tối đa khả năng của hệ thống TMS.
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất thường xuyên: Liên tục theo dõi các chỉ số KPIs liên quan đến vận tải và sử dụng các báo cáo từ TMS để đánh giá hiệu suất và xác định các cơ hội cải thiện.
- Tận dụng các tính năng nâng cao: Nhiều hệ thống TMS cung cấp các tính năng nâng cao như tối ưu hóa tuyến đường tự động, lựa chọn hãng vận tải thông minh, dự báo nhu cầu vận tải và quản lý rủi ro.
6. Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải
6.1. Chi phí triển khai hệ thống TMS là bao nhiêu?
Chi phí triển khai TMS phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của hoạt động vận tải và nhà cung cấp dịch vụ.
6.2. Mất bao lâu để triển khai một hệ thống TMS?
Thời gian triển khai cũng khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp và mức độ tùy chỉnh của hệ thống. Thông thường, quá trình này có thể mất từ vài tuần đến vài tháng.
6.3. Tôi có thể tích hợp TMS với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp không?
Hầu hết các hệ thống TMS hiện đại đều có khả năng tích hợp với các hệ thống khác thông qua API hoặc các phương thức kết nối khác.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn liên kết hệ thống TMS với nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, đội ngũ chuyên viên của MISA sẽ tiến hành đánh giá, hỗ trợ ngay. Tùy theo đặc thù từng phần mềm mà dữ liệu có thể liên thông để hỗ trợ công việc liền mạch nhất.
7. Tạm kết
Như vậy, MISA AMIS đã làm rõ khái niệm TMS là gì, cách thức vận hành và cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến toàn diện. Việc lựa chọn và triển khai một hệ thống TMS phù hợp sẽ là một bước đầu tư thông minh, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
