Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ: Những khía cạnh quan trọng cần ghi nhớ

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ ra sao để đảm bảo hiệu quả hoạt động đang là một trong những bài toán nan giải của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hiện nay.

Trong bài viết này, AMIS Kế toán sẽ cùng độc giả khám phá những kiến thức bổ ích liên quan đến vấn đề thực tiễn nói trên.

1. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ

Hiện nay tồn tại khá nhiều định nghĩa và mô tả khác nhau về đặc điểm cũng như tính chất của các doanh nghiệp nhỏ. Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế Giới, doanh nghiệp nhỏ là loại hình công ty có số lượng nhân sự từ 10 đến 200 người và nguồn vốn nhỏ hơn 20 tỷ đồng.

Trong khi đó ở nước ta, theo điều 6 Nghị định số 39/2018/NĐ-CP ngày 11/3/2018, Chính phủ quy định:

• Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 20 tỷ đồng.
• Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng.

Như vậy nhìn chung, doanh nghiệp nhỏ là đối tượng có số lượng nhân sự ít, doanh thu và nguồn vốn chưa cao. Các đặc điểm nêu trên dẫn đến hệ quả là bộ máy tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ thường khá đơn giản, số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều.

Với bản chất phát sinh không nhiều chứng từ, hóa đơn và mục tiêu tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nhỏ có thể hướng tới các phương thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ phù hợp với mình hơn chẳng hạn như tổ chức phòng kế toán nội bộ với số lượng nhân sự ít (từ một đến hai nhân viên) hay thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.

AMIS Kế toán sẽ cùng độc giả tìm hiểu các loại hình tổ chức trên trong những phần sau đây của bài viết!

>> Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

2. Tổ chức phòng kế toán tối giản số lượng nhân sự (từ một đến hai nhân viên)

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ với số lượng nhân viên ít (từ một đến hai nhân viên) là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp nhỏ.

Với mô hình kể trên, mỗi nhân viên sẽ có trách nhiệm đảm nhận hầu hết công việc kế toán trong tổ chức, từ sắp xếp hồ sơ chứng từ, báo giá, đặt hàng, gọi hàng cho đến các phần hành kế toán cụ thể như kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế toán giá thành, kế toán tiền lương …

Với nhiều công ty chỉ thuê một kế toán viên duy nhất, nhân viên kế toán này cũng đồng thời đóng vai trò là kế toán trưởng của công ty, thực hiện tất cả chức năng và nhiệm vụ vốn có của một kế toán trưởng thực thụ.

Ưu điểm lớn nhất của việc tổ chức phòng kế toán với từ chỉ một đến hai nhân viên đó là doanh nghiệp nhỏ sẽ có cơ hội tiết kiệm đáng kể chi phí, đặc biệt khi so sánh với việc tổ chức hoàn chỉnh một bộ máy kế toán. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ hàng ngày phải đau đầu với bài toán nguồn thu-chi, đây thực sự là một ưu điểm vô cùng đáng lưu tâm.

Ngoài ra, lượng nhân viên ít còn giúp cho quá trình truyền đạt và phổ biến thông tin từ cấp trên trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, qua đó giúp gia tăng sự mạch lạc và hiệu quả trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Tuy nhiên, phương pháp trên vẫn tiềm ẩn những nhược điểm cố hữu. Nhược điểm rõ nét nhất, đó là nhân viên kế toán sẽ phải đảm nhận hầu như tất cả loại hình chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực kế toán, dẫn đến sự thiếu chuyên môn hóa vào từng nhiệm vụ, phần hành cụ thể. Điều này hoàn toàn khác biệt so với các công ty tổ chức hoàn chỉnh bộ máy kế toán, khi các nhân viên sẽ được đảm nhận từng phần hành riêng, như kế toán công nợ, kế toán tiền lương, kế toán thuế, …

Rõ ràng, các công ty nhỏ nếu muốn thuê chỉ một kế toán viên sẽ cần có chính sách đào tạo và hướng dẫn chặt chẽ để hạn chế tối đa các sai sót không đáng có của nhân viên trong quá trình làm việc.

3. Thuê ngoài dịch vụ kế toán

Trên thực tế, tổ chức kế toán trong nội bộ công ty như tác giả đã để cập ở phần đầu bài viết không phải là phương pháp duy nhất mà các chủ doanh nghiệp áp dụng khi tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ.

Trong nhiều năm trở lại đây với sự bùng nổ của nền công nghệ thông tin, việc đầu tư thuê các dịch vụ kế toán bên ngoài thông qua mạng Internet đang trở thành một trong số lựa chọn đáng lưu tâm của không ít lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ vì tính tiện ích và khả năng tiết kiệm chi phí mà hình thức này mang lại.

Đặc biệt, sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây ngày nay có thể giúp công ty thuê ngoài việc theo dõi, trao đổi được thông tin hai chiều giữa doanh nghiệp và công ty dịch vụ kế toán một cách thường xuyên, cập nhật.

Có thể nói, thuê dịch vụ kế toán bên ngoài mang lại không ít lợi ích dành cho các doanh nghiệp nhỏ Việt Nam.

Thứ nhất, dễ thấy chi phí dành cho dịch vụ kế toán ngoài rẻ hơn khá nhiều so với việc chi trả các khoản chi phí liên quan đến bộ máy kế toán nội bộ như các khoản lương định kỳ hàng tháng, thuế, bảo hiểm chi phí văn phòng phẩm hay phúc lợi xã hội khác dành cho nhân viên.

Thứ hai, sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài giúp các công ty nhỏ có được sự an tâm về chất lượng và tính chuyên nghiệp của các nhân viên mà công ty tư vấn kế toán chuyên nghiệp cung cấp

Giống như bao cách thức khác, thuê dịch vụ kế toán bên ngoài chưa thể tránh khỏi những nhược điểm cố hữu. Khác với đội ngũ nhân viên chính thức, nhân viên kế toán được thuê từ đơn vị khác sẽ không trực tiếp làm việc tại công ty, cũng như sẽ chỉ đơn thuần đảm nhận riêng công tác kế toán mà không có trách nhiệm đối với các phần việc khác.

Đây là một đặc điểm mà các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đặc biệt lưu tâm, bởi lẽ khác với các doanh nghiệp lớn có tính chuyên môn hóa rất cao ở từng bộ phận, các doanh nghiệp nhỏ thường rất cần sự đa năng và nhiệt huyết của mỗi nhân viên công ty trong bối cảnh công ty chưa thể có đủ thời gian cũng như điều kiện cần thiết để xây dựng bộ quy trình hoàn chỉnh riêng cho từng bộ phận chuyên môn.

4. Tổ chức kế toán theo “mùa vụ”

Ở những loại hình doanh nghiệp nhỏ đặc biệt, người ta đôi khi bắt gặp hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ theo “mùa vụ”. Khác với nhiều doanh nghiệp thông thường khác khi nghiệp vụ phát sinh trong tổ chức diễn ra hàng ngày, thậm chí hàng giờ, thì tồn tại một bộ phận doanh nghiệp với đa phần các nghiệp vụ phát sinh chỉ diễn ra vào một hoặc một vài thời điểm nhất định trong năm, chẳng hạn như cuối tháng, cuối quý hay thậm chí cuối năm.

Đối với các trường hợp đặc biệt này, doanh nghiệp lại càng ưa thích ưu tiên hình thức thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Nếu các nghiệp vụ trong ký thỉnh thoảng phát sinh thì có thể cử thành viên trong ban lãnh đạo có chuyên môn lĩnh vực kế toán thực hiện công tác hạch toán ban đầu. Điều này giúp tiết kiệm tối đa chi phí, thay vì tổ chức hoàn chỉnh bộ máy kế toán nội bộ vốn tốn kém nhiều thời gian và nguồn lực.

Kết luận

Như vậy, có 2 phương án tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ là: tổ chức công tác kế toán nội bộ và thuê dịch vụ kế toán. Mỗi loại hình với những ưu, nhược điểm khác nhau sẽ phù hợp với yêu cầu đặt ra của từng công ty cụ thể.

Bên cạnh đó chúng ta có thể hi vọng rằng, sự phát triển không ngừng của công nghệ và khoa học thông tin sẽ góp phần sửa chữa các nhược điểm còn tồn đọng của mỗi hình thức, qua đó giúp thỏa mãn những yêu cầu khắt khe nhất của doanh nghiệp Việt Nam.