Hàng năm, Việt Nam chịu ảnh hưởng của rất nhiều đợt bão lũ, gây ngập lụt trên diện rộng dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục nhằm ứng phó các rủi ro trong điều kiện thiên tai, dịch bệnh có tần suất ngày càng dày và diễn biến ngày càng phức tạp như hiện nay.
1. Kế hoạch kinh doanh liên tục là gì
Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP) là chiến lược đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn khi xảy ra các tình huống rủi ro như thiên tai, khủng hoảng tài chính, tấn công mạng hoặc sự cố vận hành. Kế hoạch này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi và duy trì hoạt động ổn định trong những tình huống khẩn cấp.
Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như tài chính, y tế, công nghệ thông tin… bắt buộc phải có BCP theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc hợp đồng với các đối tác lớn. Ngoài ra, các doanh nghiệp nên lập kế hoạch kinh doanh liên tục để nhanh chóng, chủ động ứng phó với các tình huống rủi ro.
2. Mục đích của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục
Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp doanh nghiệp chủ động biện pháp ứng phó khi xảy ra các thảm họa làm mất tính sẵn sàng của các tài sản quan trọng của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu thiệt hại và có thể nhanh chóng khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh.
BCP là cơ sở hướng dẫn Ban điều hành và các cấp quản lý chủ động chỉ đạo, thực hiện các hoạt động ứng phó kịp thời và điều hành kinh doanh hiệu quả trong những tình huống khẩn cấp. Đồng thời kế hoạch kinh doanh liên tục cũng đưa ra các chỉ dẫn, hướng dẫn cán bộ nhân viên chủ động đảm bảo năng suất làm việc.
3. Lợi ích của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục
Dưới đây là những lợi ích chính của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục:
Duy trì hoạt động kinh doanh quan trọng: Mục tiêu chính của BCP là đảm bảo các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp vẫn diễn ra bình thường hoặc được khôi phục nhanh chóng khi có gián đoạn. Điều này đảm bảo sự ổn định trong các khâu sản xuất, cung ứng và dịch vụ… giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn nghiêm trọng .
Giảm thiểu thiệt hại tài chính: BCP giúp doanh nghiệp chuẩn bị các biện pháp đối phó hiệu quả nhằm hạn chế các tổn thất tài chính do gián đoạn gây ra. Sự chậm trễ trong phục hồi có thể dẫn đến mất doanh thu, tăng chi phí hoặc thậm chí có thể ảnh hưởng lâu dài đến khả năng sinh lời.
Bảo vệ danh tiếng doanh nghiệp: Việc doanh nghiệp xây dựng BCP thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo dịch vụ liên tục, giúp duy trì lòng tin của khách hàng, đối tác và nhà đầu tư, tránh mất uy tín khi xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.
Tăng cường khả năng phục hồi và ứng phó: Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp doanh nghiệp xây dựng năng lực đối phó và phục hồi trong những tình huống khẩn cấp, gián đoạn.. từ đó nâng cao tính linh hoạt và khả năng thích ứng với những thay đổi, rủi ro không lường trước.
4. Các bước xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục
Dưới đây là các bước cơ bản để lập kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP):
4.1 Đánh giá rủi ro
Doanh nghiệp xác định các loại rủi ro có thể xảy ra như thiên tai, dịch bệnh,sự cố công nghệ, khủng hoảng tài chính… và phân tích mức độ ảnh hưởng của mỗi rủi ro lên hoạt động kinh doanh.
4.2 Phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA)
Đánh giá các quy trình quan trọng và xác định thời gian tối đa doanh nghiệp có thể hoạt động mà không có các quy trình đó. BIA sẽ giúp doanh nghiệp xác định ưu tiên phục hồi những hoạt động quan trọng nhất.
4.3 Lập kế hoạch phục hồi
Tiếp theo, doanh nghiệp xây dựng các phương án khôi phục và duy trì hoạt động (lên kế hoạch ứng phó) cho từng loại rủi ro đảm bảo nguồn lực dự phòng như nhân lực, thiết bị, và hệ thống công nghệ thông tin để hỗ trợ phục hồi.
4.4 Phân công trách nhiệm
Xác định đội ngũ chịu trách nhiệm triển khai BCP trong từng giai đoạn khẩn cấp. Đào tạo nhân viên về các quy trình và vai trò của họ trong BCP.
4.5 Thiết lập hệ thống dự phòng
Đảm bảo có các hệ thống dự phòng cho công nghệ thông tin, dữ liệu và các dịch vụ quan trọng. Sử dụng các địa điểm dự phòng hoặc làm việc từ xa để duy trì hoạt động khi cơ sở chính gặp sự cố.
4.6 Kiểm tra và điều chỉnh
Thường xuyên kiểm tra và diễn tập BCP để đảm bảo tính hiệu quả. Điều chỉnh kế hoạch dựa trên thay đổi trong hoạt động kinh doanh hoặc môi trường rủi ro.
4.7 Truyền thông và quản lý khủng hoảng
Thiết lập kênh thông tin nội bộ để truyền tải thông tin kịp thời. Quản lý khủng hoảng một cách linh hoạt để giảm thiểu tác động.
5. Câu chuyện thực tế
Ví dụ kế hoạch BCP để ứng phó COVID-19 theo chia sẻ của Ông Lữ Thành Long – Chủ tịch Công ty cổ phần MISA:
1. Nhận định rủi ro:
Để xây dựng Kế hoạch BCP MISA nhận thức rủi ro theo 3 cấp độ và từ đó xây dựng Kế hoạch ứng phó tương ứng theo 3 phương án A, B và C:
– Rủi ro thứ nhất được nhận định là: Chính phủ sẽ phong tỏa một số hoặc toàn bộ các địa phương mà MISA có văn phòng làm việc hoặc đơn giản là một trong số các Văn phòng làm việc của MISA bị phong tỏa do có người nhiễm bệnh. Điều này dẫn tới việc nhân viên công ty không thể tới công ty làm việc được. Kế hoạch ứng phó cho rủi ro này được đặt là Kế hoạch A.
– Rủi ro thứ 2 được nhận định là: Dịch bệnh COVID-19 sẽ làm công ty có doanh số nhưng suy giảm nghiêm trọng và dẫn đến việc hàng tháng thua lỗ rất nhiều và có thể dẫn tới phá sản. Kế hoạch ứng phó cho rủi ro này được đặt là Kế hoạch B.
– Rủi ro thứ 3 được nhận định là: Dịch bệnh COVID-19 làm tê liệt hoàn toàn hoạt động của công ty hoặc có hoạt động thì cũng không tạo ra doanh số dẫn tới việc phá sản nhanh chóng. Kế hoạch ứng phó cho rủi ro này được đặt là Kế hoạch C.
2. Lên kế hoạch ứng phó
KẾ HOACH A:
MISA xác định khi bị phong tỏa văn phòng thì toàn bộ nhân viên sẽ phải rút về làm việc tại nhà. MISA phân chia các văn phòng theo từng khối để lên kế hoạch chuẩn bị điều kiện về hạ tầng và công cụ làm việc tại nhà cho anh em:
- Đối với khối kinh doanh và back office thì khá đơn giản vì tất cả những gì công ty cần là mỗi nhân viên phải có máy tính để bàn hoặc laptop với đường truyền Internet là đủ vì:
– MISA dùng Amis.vn là Giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất chạy trên cloud đã cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ từ mua hàng, bán hàng, nhân sự, kế toán, tuyển dụng, marketing, tin tức, mạng xã hội nội bộ công ty, quản lý công việc, tài liệu, ghi chép, email, giao dịch ngân hàng số, hóa đơn điện tử, ký số… nhìn chung chả thiếu tý nào và nhân viên dù làm ở nhà hay ở công ty thì cũng vẫn đang dùng đầy đủ các phần hành trên (Mọi người có thể tham khảo thêm tại Amis.vn)
– Đối với việc hội họp online thì vẫn đang dùng giải pháp Webex của CISCO. Nay bổ sung việc dùng Zoom cho công tác đào tạo và tư vấn khách hàng nữa là ổn.
- Đối với Khối sản xuất: Nan giải nhất là lập giải pháp để anh em làm việc được ở nhà mà vẫn bảo đảm được an ninh, an toàn về source code và các tài sản sở hữu trí tuệ của công ty. Sau khi tham khảo ý kiến chuyên gia đông tây thì dẫn tới 3 phương án sau:
– Thượng sách: Sử dụng công nghệ remote desktop để nhân viên truy cập từ máy tính ở nhà đến thẳng máy tính của họ đặt tại công ty để làm việc. Giải pháp này ít tốn kém, thực hiện được ngay. Tất nhiên có nhiều hạn chế về bảo mật nhưng khả thi nhất tại thời điểm này.
– Trung sách: Sử dụng công nghệ VDI để cung cấp cho 500 nhân viên máy ảo. Giải pháp này bảo mật cao, nhưng nhược điểm là phải đầu tư tốn kém và đặc biệt khó ở chỗ dẫu có muốn bỏ nhiều tiền đầu tư thì cũng phải tối thiểu 2.5 tháng nữa mới có thể dựng lên hệ thống hạ tầng server đảm bảo cho 500 người dùng. Do vậy Trung Sách vẫn phải theo đuổi nhưng là để cho sau này.
– Hạ sách: Chia nhỏ công việc các dự án thành nhiều thành phần quan trọng và không quan trọng. Trong thời gian làm việc tại nhà sẽ phân chia các công việc quan trọng cho một số cán bộ then chốt thực hiện và số còn lại làm những phần không quá quan trọng. Giải pháp này làm được ngay, không đòi hỏi đầu tư nhưng rủi ro an ninh về sở hữu trí tuệ là rất lớn. Hạ sách vẫn có thể dùng nhưng là để kết hợp cùng thượng sách và trung sách.
- Đối với Ban lãnh đạo: Lập kế hoạch dự phòng người thay thế các vị trí lãnh quan trọng nhất của công ty trong trường hợp lãnh đạo bị nhiễm bệnh
KẾ HOẠCH B:
Nỗ lực cắt giảm mọi chi phí để đưa về điểm hòa vốn hoặc thua lỗ trong mức chịu đựng được.
- Tài Chính:
– Khẩn cấp cắt giảm các chi phí không quá cần thiết.
– Thanh lý các tài sản xa xỉ không cần thiết để tăng dòng tiền mặt cho công ty
– Đàm phán với chủ cho thuê mặt bằng và các dịch vụ nhằm giảm giá, thậm chí trả lại mặt bằng nhằm cắt giảm chi phí
- Nhân Sự:
– Ngừng tuyển dụng nhân sự
– Đàm phán với người cán bộ lãnh đạo nhằm chia sẻ với công ty qua việc giảm lương, tạm thời nghỉ việc không lương,…
– Giải thể các bộ phận không hiệu quả hoặc không cần thiết
KẾ HOẠCH C:
Đưa công ty vào trạng thái ngủ đông.
– Ngừng hoạt động hoàn toàn.
– Trả lại hoặc đàm phán với chủ thuê mặt bằng hoặc dịch vụ tạm thời ngừng thu phí cho đến khi công ty hoạt động trở lại.
– Giữ lại đội ngũ cán bộ chủ chốt của công ty và chia sẻ khó khăn cùng nhau ở mức cao nhất để công ty có thể tồn tại được.”
Chính nhờ việc xây dựng BCP nên khi dịch Covid 19 diễn ra, công ty cổ phần MISA đã nhanh chóng và chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình.
6. Những lưu ý khi doanh nghiệp lập BCP
Hiểu rõ các rủi ro tiềm ẩn
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá rủi ro toàn diện để xác định tất cả các yếu tố có thể gây gián đoạn kinh doanh, từ các rủi ro nội tại như hạ tầng kỹ thuật, nhân sự cho đến các yếu tố ngoại cảnh như thiên tai, dịch bệnh, và sự biến động thị trường.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích rủi ro như SWOT, PESTLE, hoặc tham khảo từ các sự cố kinh doanh đã xảy ra trong ngành để đánh giá đầy đủ rủi ro.
Phân tích tác động kinh doanh (BIA) kỹ lưỡng
Doanh nghiệp nên ưu tiên xác định các hoạt động quan trọng nhất đối với việc duy trì dòng tiền và phục vụ khách hàng, sau đó đánh giá thời gian tối đa mà doanh nghiệp có thể chịu đựng nếu những hoạt động này bị gián đoạn.
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên
Doanh nghiệp cũng nên công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên, bao gồm ai sẽ quyết định khởi động kế hoạch, ai sẽ liên hệ với nhà cung cấp, ai sẽ phụ trách truyền thông nội bộ và bên ngoài.
Chuẩn bị các nguồn lực dự phòng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực dự phòng bao gồm nhân sự, tài chính, thiết bị, và hệ thống công nghệ thông tin để hỗ trợ cho quá trình khôi phục khi xảy ra sự cố. Ví dụ doanh nghiệp chủ động xây dựng các mối quan hệ dự phòng với nhà cung cấp thay thế, dự trữ hàng hóa chiến lược, duy trì các hệ thống dự phòng như hệ thống lưu trữ dữ liệu backup, trang bị cơ sở vật chất thay thế hoặc nguồn nhân lực linh hoạt…
Chú trọng quản lý khủng hoảng và truyền thông
Quản lý khủng hoảng và truyền thông nội bộ, ngoại bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì niềm tin của khách hàng, đối tác, và nhân viên khi xảy ra sự cố. Doanh nghiệp cần xây dựng một kịch bản truyền thông khẩn cấp để công bố thông tin với khách hàng và truyền tải thông tin kịp thời, chính xác đến toàn bộ nhân viên.
Đảm bảo tính linh hoạt và dễ cập nhật của kế hoạch
Xác định các khoảng thời gian cố định (ví dụ mỗi 6 tháng hoặc một năm) để rà soát và cập nhật kế hoạch BCP, đặc biệt khi có thay đổi lớn về hoạt động kinh doanh, công nghệ, hoặc chính sách pháp luật.
Thiết lập hệ thống thông tin liên lạc khẩn cấp
Tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực quốc tế
Kiểm tra và thử nghiệm kế hoạch thường xuyên
7. Khuyến nghị các công cụ làm việc tại nhà
Trong và sau dịch COVID-19 hình thức làm việc từ xa đã trở nên quen thuộc với hầu hết doanh nghiệp. Hình thức làm việc online tại nhà thể hiện nhiều ưu điểm đặc biệt trong những tình huống gián đoạn. Hiện MISA đang cung cấp các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp có thể làm việc từ xa rất tốt như:
- Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất: Http://Amis.vn
- Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ: Http://StartBooks.vn
- Hóa đơn điện tử: Http://meInvoice.vn
- Phần mềm khai thuế online qua mạng: Http://mTax.vn
- Chữ ký điện từ từ xa: Http://eSign.vn
- Hệ thống quản lý nhà hàng: Http://Cukcuk.vn
- Hệ thống quản lý cửa hàng thời trang: Http://mShopkeeper.vn
- Phần mềm quản lý tài chính cá nhân: Http://Sothuchi.vn
Các công cụ hỗ trợ họp hành từ xa qua video của các đối tác khác:
8. Kết luận
Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP là phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất và duy trì sự liên tục trong các tình huống rủi ro, góp phần tăng cường độ tin cậy và ổn định cho doanh nghiệp. Trong điều kiện VUCA như hiện nay, doanh nghiệp nên chủ động lập kế hoạch kinh doanh liên tục để đảm bảo ứng phó nhanh, hiệu quả với các tình huống. MISA AMIS hy vọng nội dung chia sẻ hữu ích với quý doanh nghiệp, nhà quản trị.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
