Không có quy trình làm việc rõ ràng khiến doanh nghiệp vận hành kém hiệu quả, phát sinh chi phí cao hơn 20-30% vì nhân sự phối hợp rời rạc, chậm trễ (McKinsey).
Vậy làm thế nào để các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn, đảm bảo chất lượng công việc và giảm thời gian, nguồn lực cho các tác vụ thủ công? Phần mềm quản lý quy trình chính là giải pháp cải thiện hiệu suất, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh mới.
1. Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp thiết kế, tự động hóa, giám sát và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.
Phần mềm cho phép các tổ chức tạo ra hệ thống những quy trình hoạt động theo cấu trúc minh bạch, dễ dàng quản lý và cải thiện theo thời gian. Đồng thời, hệ thống tự động hóa các bước hoạt động từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, giám sát và cải tiến.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý quy trình?
Doanh nghiệp nên xem xét việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình như một chiến lược dài hạn nhằm cải thiện hiệu suất, nâng cao tính linh hoạt, thích ứng trong vận hành.
2.1. Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
Theo Gartner, các doanh nghiệp áp dụng phần mềm quy trình có thể giảm thiểu 30% chi phí và thời gian thực hiện công việc.
Phần mềm quản lý quy trình giúp loại bỏ các bước thừa và tối ưu hóa quy trình, dẫn đến hiệu quả hoạt động cao hơn. Thay vì tốn thời gian vào những công việc thủ công lặp lại, nhân viên được tập trung vào những hoạt động sáng tạo, nghiên cứu, và phát triển chiến lược.
Thêm vào đó, phần mềm sẽ chuẩn hóa hoạt động giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đo lường mức độ tuân thủ. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp quy mô lớn có nhiều bộ phận cần phối hợi phức tạp.
2.2. Tự động hóa tiến trình thực hiện, giảm thiểu sai sót
Forrester Research cho biết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quy trình có thể giảm đến 50% các lỗi vận hành nhờ tính năng tự động hóa thông minh.
Với phần mềm tự động hóa, những quy trình trên giấy được chuyển thành các bước có trình tự, có người chịu trách nhiệm phối hợp rõ ràng.
Nếu phát sinh sự không tuân thủ, người quản lý sẽ phát hiện tức thời để giải quyết điểm nóng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót do con người gây ra và đảm bảo tính nhất quán tại mọi bộ phận, phòng ban.
2.3. Tăng cường khả năng thích ứng
Ứng dụng quản lý quy trình cho phép các doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với các thay đổi về thị trường hoặc môi trường kinh doanh. Bằng cách số hóa và tự động hóa các quy trình, doanh nghiệp có thể tái cấu trúc và tối ưu hóa ngay lập tức khi cần thiết.
Hơn nữa, phần mềm quản lý quy trình giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp công nghệ mới để mở rộng quy mô mà không cần phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống từ đầu.
2.4. Giám sát và đánh giá hiệu quả quy trình chính xác
Hệ thống báo cáo chi tiết cho phép ban lãnh đạo dễ dàng phát hiện những vấn đề tiềm ẩn, như các điểm nghẽn, các bước dư thừa hoặc những công đoạn gây ra sự chậm trễ. Những doanh nghiệp có khả năng dự đoán và hành động trước khi vấn đề xảy ra sẽ có lợi thế lớn trong việc duy trì tính cạnh tranh và tăng trưởng.
2.5. Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Một trong những lợi ích lớn nhất khi ứng dụng phần mềm là giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng. Các bộ phận hỗ trợ khách hàng có thể xử lý yêu cầu nhanh hơn, từ đó đem lại sự hài lòng và mức độ trung thành của khách hàng.
Nghiên cứu từ Harvard Business Review chỉ ra rằng các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quy trình sẽ cải thiện trải nghiệm khách hàng lên đến 20%.
Đây là kết quả của việc tối ưu hóa toàn bộ chuỗi giá trị từ hoạt động nội bộ đến việc tương tác với khách hàng. Phần mềm quản lý quy trình giúp các bộ phận vận hành một cách trơn tru, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý công việc thông thường.
3. Các yếu tố chính của một phần mềm quản lý quy trình hiệu quả
3.1. Tập trung vào sự tham gia
Các quy trình cần có sự đồng thuận tham gia của mọi người. Nhân sự và người quản lý sẽ đánh giá các bước cần cải tiến và xác định hiệu quả của việc tự động hóa.
Do đó, phần mềm với giao diện người dùng thân thiện, nhân viên dễ dàng tương tác với hệ thống, quản lý dễ dàng theo dõi sự tuân thủ là điểm mấu chốt khi triển khai tối ưu hóa quy trình làm việc.
3.2. Tập trung vào khả năng tích hợp
Phần mềm quản lý quy trình tự động hóa sẽ đóng vai trò như trung tâm kết nối các quy trình liên phòng ban. Mọi dữ liệu được tổng hợp xuyên suốt, phân quyền tiếp cận để đảm bảo luồng phối hợp nhanh, chính xác nhưng không ảnh hưởng đến bảo mật.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý quy trình để kết nối quy trình phê duyệt giữa ban giám đốc – phòng kinh doanh – bộ phận kho – kế toán.
3.3. Tập trung vào lưu trữ tài liệu
Quy trình liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như nhân viên phải đề xuất phê duyệt hợp đồng giữa nhà cung cấp và khách hàng. Những thủ tục hành chính này thường tốn nhiều thời gian, ban lãnh đạo bắt buộc phải có mặt tại văn phòng.
Một phần mềm quản lý quy trình thông tin sẽ tối ưu hóa quy trình tạo đề xuất và phê duyệt yêu cầu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.
4. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp quản lý quy trình tối ưu cho mọi doanh nghiệp
MISA AMIS Quy trình là phần mềm thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, được thiết kế để giúp doanh nghiệp thiết lập, kết nối, quản trị các quy trình phối hợp liên phòng ban một cách dễ dàng.
Phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo kết nối xuyên suốt giữa các cấp, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất hoạt động. Với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, MISA AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng quản lý, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc vận hành các quy trình nội bộ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
