Quản lý - điều hành Giao tiếp nội bộ Wework: Cách tối ưu năng suất, hiệu quả công việc từ xa

Wework: Cách tối ưu năng suất, hiệu quả công việc từ xa

How can wework together to achieve a goal? Chúng ta phải làm việc như thế nào để năng suất cá nhân, năng suất tập thể luôn được cải thiện? Công ty đạt mục tiêu? Trong điều kiện dịch bênh, thiên tai, những trở ngại nào khiến doanh nghiệp vận hành từ xa kém hiệu quả?

Tất cả thông tin sẽ được MISA AMIS chia sẻ tại bài viết này!

Những lỗ hổng tồn tại ở nhiều doanh nghiệp khiến năng suất lao động thấp

Liên quan đến nhà quản lý và người lao động

Tại sao doanh nghiệp lại chi hàng chục triệu, thậm chí hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng để nhận tư vấn về sức khỏe doanh nghiệp? Đó là bởi, chính chủ doanh nghiệp cũng khó phát hiện hết những tồn tại xảy ra tại doanh nghiệp.

Liên quan đến cách quản lý của người lãnh đạo và cách thức làm việc của nhân viên, có 4 yếu điểm thường thấy khiến doanh nghiệp (đặc biệt là DN vừa & nhỏ) làm việc với năng suất thấp. Bao gồm:

1. “GIAO VIỆC BẰNG MIỆNG”, không có văn bản hay Mô tả công việc cụ thể dẫn đến hiện tượng nhân viên “quên việc”, TRỄ DEADLINE, chất lượng “đầu ra” kém.
2. Chế độ lương thưởng không rõ ràng, không gắn kèm với năng lực khiến nhân sự CHÁN NẢN, “MẤT LỬA”, giảm động lực phấn đấu.
3. Giao việc không có hướng dẫn. Nhân sự mới vào khó bắt kịp tiến độ, tốn nhiều công sức, thời gian đào tạo.
4. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các phòng ban CHỒNG CHÉO, không rõ ràng, dẫn đến hiện tượng “việc chung không ai làm”.

Liên quan đến hệ thống quản trị & vận hành

Doanh nghiệp chưa xây dựng được hệ thống vận hành bài bản. QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHỒNG CHÉO, RỐI REN khiến thời gian xử lý kéo dài, tiêu tốn nhiều nguồn lực, vật lực.

Thực trạng doanh nghiệp chưa chú trọng đầu tư vào hệ thống quản trị, làm việc thủ công còn khá nhiều. Dễ nhận thấy như:

  • Hệ thống thông tin còn sơ sài. Thông tin tài chính, bán hàng, nhân sự không được lưu trữ trên cùng hệ thống để phục vụ việc phân tích, dự báo
  • Sự rời rạc trong việc lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận, giữa các chi nhánh
  • Thiếu sự kế thừa dữ liệu giữa đầu vào, đầu ra của các quy trình
  • Nhiều cấp phê duyệt những không có hệ thống đệ trình, phê duyệt cùng hệ thống, dẫn đến tình trạng kéo dài thời gian xử lý, dễ bỏ sót thông tin cần phê duyệt…

Những lỗ hổng kể trên nguy hại thấy rõ khi doanh nghiệp gặp phải các tác động, chẳng hạn như dịch bệnh, thiên tai hay nhân sự key nghỉ việc.

Vận hành trong điều kiện bình thường đã cho năng suất thấp, nếu vận hành từ xa, doanh nghiệp phải đối đầu với cực nhiều thách thức:

  • Thói quen làm việc “mệnh ai nấy làm”, thậm chí thiếu tính tự giác ở cấp độ nhân viên => tiến độ kéo dài
  • Dữ liệu không được liên thông và cập nhật real time => Thời gian xử lý công việc nhiều hơn, thông tin chậm trễ nên việc ra quyết định cũng không kịp thời
  • Khó kết nối với đối tác, thực hiện các giao dịch kinh doanh như ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, kê khai thuế, nộp BHXH, tuyển dụng nhân sự từ xa….

Để xóa bỏ thực trạng này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống nhân sự, quy trình vận hành hiệu quả ngay từ những ngày đầu. Nếu chưa, hãy bắt đầu cải tiến bằng cách:

Xây dựng văn hóa và phong cách làm việc khoa học

Từ cấp độ lãnh đạo đến nhân viên trong một doanh nghiệp cần hiểu được tầm quan trọng của mình trong tổ chức. Mỗi nhân viên là một mắt xích quan trọng, mỗi nhà quản lý cần hỗ trợ, trao quyền cho nhân viên khẳng định năng lực bản thân.

Với cấp lãnh đạo:

  • Giao việc chuẩn: Đúng người, đúng việc, gắn kèm thời hạn, chỉ dẫn & giao mục tiêu ngay khi giao việc
  • Hỗ trợ kịp thời: trao đổi với nhân viên trong quá trình làm việc, nắm bắt tiến độ liên tục để có cái nhìn tổng quan đến những chi tiết quan trọng
  • Trao quyền cho người có năng lực
  • Đánh giá đãi ngộ theo năng lực, thái độ

Đối với cấp nhân viên:

  • Xây dựng kế hoạch làm việc theo mức độ quan trọng và mức độ cấp thiết để bố trí thời gian làm việc hiệu quả
  • Xóa bỏ thói quen “nước đến chân mới nhảy”
  • Cộng tác với thành viên trong nhóm: biết cách trưng cầu ý kiến, phối hợp với các thành viên

Công cụ hỗ trợ: Phần mềm quản lý công việc toàn diện

Dùng thử miễn phí

Xây dựng quy trình làm việc giữa các bộ phận để liên thông & kế thừa dữ liệu

Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả cần có quy trình làm việc khoa học, không chồng chéo, đúng cấp phê duyệt, đúng người thực hiện. Làm được điều này, doanh nghiệp có thể kế thừa dữ liệu giữa bộ phận này với bộ phận khác, đầu ra của công việc này là đầu vào của giai đoạn tiếp theo mà không cần nhập liệu 2 lần.

Các bộ phận cốt lõi nhất bao gồm: Kế toán tài chính, Kinh doanh (Bán hàng B2B hoặc B2C), Nhân sự, Quản lý Điều hành.

Ở mỗi loại hình doanh nghiệp có thể khác nhau về quy trình, nhưng mức độ chuyên sâu của mỗi nghiệp vụ đều cần được thực hiện triệt để.

Việc viết riêng quy trình, doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị tư vấn về hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Cách thức này đòi hỏi chi phí khá lớn, tiềm lực tài chính mạnh.

Áp dụng quy trình và hệ thống ERP đóng gói, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí mà vẫn giải quyết hầu hết những khó khăn gặp phải trong quá trình quản trị & vận hành. Phần mềm ERP đóng gói như MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn các phân hệ quản trị theo nhu cầu. Với mức độ quan trọng & tính cấp thiết khác nhau, doanh nghiệp có thể triển khai theo lộ trình ưu tiên:

Ưu điểm của MISA AMIS:

  • Các ứng dụng được kết nối chặt chẽ với nhau giúp kế thừa và liên thông dữ liệu chặt chẽ. Gia tăng sự chính xác và năng suất làm việc của nhân viên
  • Kết nối với các bên thứ ba giúp doanh nghiệp thuận tiện giao dịch: Đối tác vận chuyển, Ngân hàng điện tử, cơ quan Thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội, các Sàn tuyển dụng…
  • Dễ sử dụng, dễ triển khai. Chi phí hợp lý

trải nghiệm miễn phí

Chia sẻ bài viết hữu ích này