Mẫu email xin nghỉ phép | Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ phép nhanh

Khi làm việc tại công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào, khi có việc theo kế hoạch hoặc đột xuất nghỉ phép, nhân sự cần phải báo cáo hoặc xin phép cấp trên hoặc quản lý. Việc xin phép này có thể gọi điện, gửi đơn xin nghỉ phép (viết tay hoặc in ra). Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc quản lý việc xin nghỉ phép của nhân sự cũng như việc lãnh đạo duyệt đơn nghỉ phép dễ dàng hơn, nhân sự có thể viết email xin nghỉ phép và gửi trực tiếp với địa chỉ email của lãnh đạo và quản lý để tiết kiệm thời gian.

[MIỄN PHÍ] TẢI NGAY MẪU EMAIL XIN NGHỈ PHÉP

Vậy làm thế nào để viết email xin nghỉ phép nhanh, chính xác? Mời bạn đọc tham khảo thêm thông tin Mẫu email xin nghỉ phép thông dụng nhất hiện nay (Kèm mẫu):

Nhân sự thường viết email xin nghỉ phép vì những lý do sau:

• Xin nghỉ phép theo đúng quy định công ty: Vì ốm, có việc đột xuất, việc bận,…

• Xin nghỉ phép không lương

I. 1 số lưu ý viết email xin nghỉ phép

• Xin nghỉ phép tuân theo đúng quy định của công ty

Mỗi công ty đều có những quy định và thủ tục nhân sự riêng, bao gồm quy định về việc xin nghỉ phép. Bất kỳ vị trí nào, nhân viên chính thức hay thử việc, hay thực tập sinh, bạn cần phải tuân thủ quy trình xin nghỉ phép của công ty đề ra. Việc này đảm bảo tính trật tự và thống nhất trong doanh nghiệp, quản lý cũng kiểm soát tốt được nhân sự dưới mình. Do đó, trừ những việc đột xuất, không nằm trong kế hoạch, bạn cần có kế hoạch xin nghỉ phép phù hợp.

• Lý do xin nghỉ phép chính đáng

Để được duyệt nghỉ phép, bạn cần tuân theo và đảm bảo rằng lý do xin nghỉ phép đúng quy định của công ty như nghỉ ốm, có việc bận cá nhân, đám cưới, … Nếu chưa cần thiết thì bạn có thể sắp xếp và giải quyết được vào cuối tuần hoặc sau giờ làm.

Mỗi phòng ban, mỗi vị trí đều có nhiệm vụ riêng, sau khi được cấp trên phê duyệt đơn nghỉ phép của bạn, nhiệm vụ này sẽ được phân công cho nhân sự khác đảm nhiệm thêm trong thời gian đó. Có nghĩa là các nhân sự khác sẽ phải đảm nhận xử lý công việc này. Do đó bạn cần có kế hoạch xin nghỉ phép phù hợp, tránh ảnh hưởng tới hoạt động chung của doanh nghiệp.

• Xin phép càng sớm càng tốt

Mỗi công ty đều có những quy định nghỉ phép riêng, nên để đảm bảo quyền lợi nghỉ phép theo đúng quy định mà không bị trừ lương, ngay khi có kế hoạch bạn cần xin nghỉ phép càng sớm càng tốt. Việc xin nghỉ phép sớm này giúp cho lãnh đạo dễ dàng phê duyệt và phân công nhân sự phụ trách.

• Chủ động đề xuất người có thể hỗ trợ công việc

Trừ những trường hợp nghỉ phép đột xuất vì việc bận bất ngờ, trường hợp nghỉ phép đã được lên kế hoạch, bạn nên tự chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cùng nhóm hoặc cùng phòng ban hỗ trợ bạn xử lý công việc của bạn trong thời gian vắng mặt. Khi nhận được sự đồng ý chắc chắn, bạn cần thông báo đến quản lý của bạn (người duyệt email nghỉ phép của bạn). Điều này cho thấy bạn có kế hoạch, chủ động sắp xếp và có trách nhiệm trong công việc. Và do đó, email xin nghỉ phép của bạn cũng dễ được duyệt hơn.

• Đính kèm thông tin liên lạc khi nghỉ phép

Khi nghỉ phép, công việc của bạn có thể được nhân sự khác hỗ trợ. Tuy nhiên trong quá trình xử lý, sẽ có những vấn đề phát sinh hoặc cần trao đổi thêm thông tin hoặc cần bạn xử lý gấp, bạn cần để lại thông tin liên hệ của bạn nhằm đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng. Qua đó cũng thể hiện trách nhiệm và phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn.

• Trình bày rõ ràng, cụ thể

Để được duyệt đơn nghỉ phép nhanh chóng, bạn cần trình bày nội dung ngắn gọn, cụ thể, đảm bảo đầy đủ nội dung, để sếp nắm được đầy đủ mong muốn của bạn và duyệt đơn.

II. Hướng dẫn cách viết email xin phép chuẩn nhất

• Tiêu đề email

Tiêu đề email giúp cấp trên và lãnh đạo hoặc phòng nhân sự phân biệt được email quan trọng và duyệt email nghỉ phép nhanh hơn. Nếu công ty chưa có mẫu hoặc quy định riêng về tiêu đề email, bạn có thể đặt theo các mẫu sau:

[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ TÊN]_[MÃ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]

Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP_Nguyễn Văn A_A-02XXX_Nhân viên phòng Marketing

• Sử dụng địa chỉ email phù hợp

Thông thường mỗi công ty sẽ cung cấp cho bạn địa chỉ email được công ty cung cấp. Bạn nên sử dụng email công ty để xin nghỉ phép, như vậy công ty sẽ tiện quản lý hơn. Nếu không có thì bạn có thể sử dụng địa chỉ email uy tín và phù hợp để gửi email xin nghỉ phép. Điều này giúp bạn nghiêm túc và chỉn chu xin phép.

• Cân nhắc gửi cho tất cả

Bạn chỉ cần gửi email xin nghỉ phép tới quản lý, phòng nhân sự theo đúng yêu cầu, tránh việc gửi cho người khác không liên quan.

• Đính kèm giấy tờ liên quan

Để được duyệt xin nghỉ phép nhanh, bạn cần chuẩn bị và đính kèm sẵn giấy tờ, phục vụ cho việc xin phép của bạn đúng yêu cầu và quy định

• Tránh dùng các ký tự đặc biệt

• Xem lại email trước khi gửi, test trước

Bạn cần kiểm tra kỹ nội dung, chính tả, văn phong và hình thức email trước khi bấm gửi. Bởi khi bấm gửi email xong bạn không thể thu hồi để sửa sai.

• Chỉ nhập email gửi khi soạn xong email

Điều này sẽ giúp bạn tránh sai sót khi bấm nhầm, lúc nội dung email chưa được soạn xong. Do đó, bạn chỉ nhập địa chỉ gửi email sau khi soạn xong nội dung, kiểm tra kĩ nội dung và hình thức, đảm bảo hiển thị đúng chuẩn và không sai sót.

III. Mẫu Email xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Dưới đây là mẫu Email xin nghỉ phép có việc riêng được sử dụng phổ biến nhất

1. Mẫu mail xin nghỉ phép thường niên ngắn ngày

Tải mẫu email xin nghỉ phép

2. Mẫu email xin nghỉ phép dài ngày:

Tải mẫu email xin nghỉ phép

3. Mẫu email xin nghỉ phép nghỉ ốm

Tải mẫu email xin nghỉ phép

4. Mẫu email xin nghỉ phép đám cưới:

Tải mẫu email xin nghỉ phép

5. Mẫu email xin nghỉ phép 5 – Lý do bị ốm:

Tải mẫu email xin nghỉ phép

6. Mẫu mail xin nghỉ phép không lương

Tải mẫu email xin nghỉ phép

7. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh Do Bị Ốm

Tải mẫu email xin nghỉ phép

8. Viết Email Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh Để Chăm Sóc Người Thân Bị Bệnh

Tải mẫu email xin nghỉ phép

Trên đây là toàn bộ mẫu email xin nghỉ phép phổ biến nhất hiện nay. Hi vọng những mẫu xin nghỉ phép này giúp bạn soạn thảo email xin nghỉ phép nhanh chóng và đúng quy định của công ty.