Xây dựng hệ thống ERP để tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp

Với phần mềm ERP, mọi vấn đề liên quan đến quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ được chuyển đổi sang tự động hóa. Do đó, nhà lãnh đạo cần tham khảo các cách xây dựng hệ thống ERP ngay dưới đây để thực hiện công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

I. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì? 

1. Định nghĩa quy trình quản lý doanh nghiệp 

Quy trình quản lý doanh nghiệp được hiểu là các quy tắc, thứ tự và công việc mẫu mà doanh nghiệp ban hành. Mục đích của nó là thống nhất cách thức làm việc trong toàn doanh nghiệp, giúp các khâu trong quá trình làm việc diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn.

Áp dụng quy trình quản lý doanh nghiệp khiến mọi hoạt động của các bộ phận trở nên minh bạch, rõ ràng. Quy trình được áp dụng trên phạm vi toàn bộ công ty, đảm bảo sự đồng bộ trong mọi nhiệm vụ.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không thể tránh khỏi các “nút thắt cổ chai” khiến  quy trình bị ứ đọng, tắc nghẽn. Nhưng việc áp dụng quy trình quản lý sẽ giúp nhà quản lý xác định vấn đề nhanh chóng và cung cấp cơ sở dữ liệu để tháo gỡ, giải quyết triệt để.

Sự ra đời và phát triển của hệ thống ERP là như cầu tất yếu của quá trình công nghiệp hóa, tự động hóa trong mọi lĩnh vực đời sống. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực và thực hiện chuyển đổi số để tiếp cận khách hàng tốt hơn, tối ưu quy trình quản lý và tăng nhanh năng suất. Nhờ vậy, doanh nghiệp mới đạt được mực tiêu phát triển bền vững và thu về doanh thu cao. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

2. Lợi ích của quy trình quản lý 

Nhờ có quy trình này, quy chuẩn hoạt động mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Nhân viên chỉ cần bám sát quy trình và tuân thủ đã đề ra. Như vậy, họ đảm bảo nắm bắt công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, quy trình quản lý doanh nghiệp còn là công cụ đắc lực hỗ trợ lãnh đạo bố trí và sắp xếp nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có điều kiện phát triển chiến lược phát triển các sản phẩm với ngân sách hợp lý và thời gian triển khai nhanh chóng, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

>> Xem thêm: Quy trình quản lý dự án: Làm theo 5 giai đoạn cơ bản sau để thành công với bất kỳ dự án nào

II. Xây dựng hệ thống ERP là gì 

1. Tìm hiểu về hệ thống ERP 

Các công ty truyền thống thường sử dụng giấy, bảng gỗ hoặc Excel để hoạch định các kế hoạch, phân bổ nguồn lực. Thế nhưng, theo sự phát triển của khối lượng công việc, họ không thể tiếp tục sử dụng các công cụ đơn lẻ như vậy nữa.

Đó là khi phần mềm ERP ra đời phục vụ hoạt động hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Các hệ thống ERP đã thiết lập vị thế thống trị của mình trong lĩnh vực giải pháp phần mềm cho các công ty hiện nay.

Các hệ thống này thu thập và sắp xếp thông tin kinh doanh chính và giúp các tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày mọi lúc mọi nơi. Nó có thể bao gồm các hoạt động như quản lý hàng tồn kho, quản lý hậu cần, kế toán,…

Mục tiêu chính của nhiệm vụ xây dựng hệ thống ERP là tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình để tăng hiệu quả hoạt động, đem về lợi nhuận cao hơn. Hệ thống ERP hiện đại sử dụng các công nghệ mới nhất như trí tuệ nhân tạo để cung cấp khả năng thấu hiểu, hiển thị phù hợp với mọi lĩnh vực.

2. Xây dựng hệ thống ERP có vai trò gì?

2.1. Cải thiện năng suất

ERP tự động hóa các công việc và thủ tục hành chính rườm rà. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và loại bỏ các trường hợp trùng lặp, lỗi và sai sót.

Ngoài ra, tích hợp hệ thống ERP cho phép nhân viên giảm thiểu thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. Thay vào đó, họ thêm năng lượng để tập trung vào những nhiệm vụ tạo ra doanh thu hay có tính bứt phá hơn.

2.2. Hợp tác tốt hơn

Hệ thống hợp nhất chứa tất cả dữ liệu liên quan đến kinh doanh giúp cải thiện sự hợp tác giữa các chi nhánh hoặc phòng ban của doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống ERP cải thiện sự kết nối, trao đổi thông tin trong toàn công ty.

2.3. Ra quyết định nhanh hơn

ERP cung cấp chế độ xem dữ liệu theo thời gian thực. Điều này nghĩa là nhà quản lý luôn có thể nắm bắt được báo cáo chính xác và phân tích tình tình nhanh chóng để đưa ra quyết định kịp thời.

2.4. Phù hợp với nhiều quy mô, ngành nghề khác nhau

Một lợi ích quan trọng khác của phần mềm ERP là nó cho phép điều chỉnh quy mô theo nhu cầu và tình huống hiện tại của doanh nghiệp. Hệ thống ERP dễ dàng thích ứng với việc mở rộng hoặc thu nhỏ đội ngũ ở mọi cấp độ.

Thêm vào đó, nó có thể xử lý các thay đổi như tăng sản lượng, kéo dài hàng tồn kho, bổ sung các chức năng, dịch vụ hoặc người dùng mới. Nhìn chung, nó giúp ích vô cùng lớn trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ CHUYÊN NGHIỆP NGAY HÔM NAY VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

III. Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp với phần mềm ERP

1. Chuẩn hóa quy trình bán hàng

Phần mềm ERP giúp người quản lý công việc cũng như nhân viên kinh doanh thực hiện nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn. Với các nghiệp vụ được tự động hóa, ERP đảm bảo đồng bộ từ khâu quản lý danh sách khách hàng, lập kế hoạch kinh doanh đến việc tự động hóa các thủ tục bán hàng.

Sau khi quy trình kinh doanh, bán hàng được hoàn thiện, phần mềm sẽ cung cấp các công cụ để bộ phận kinh doanh tiếp tục thực hiện quy trình đánh giá hiệu quả. Dựa vào những kết quả khách quan theo từng giai đoạn, doanh nghiệp có thêm nhiều dữ liệu để phân tích tối ưu quy trình.

Nó bao gồm việc quản lý thông tin người mua, theo dõi lịch sử mua hàng, tiến độ xuất đơn, giao hàng… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết kế các quy tắc phục vụ tốt hơn, thúc đẩy các giai đoạn còn chậm trễ tăng nhanh năng suất.

Nhờ quy trình được chuẩn hóa mà nhân viên kinh doanh cũng như cấp quản lý tiết kiệm được thời gian và công sức so với trước đây. Nó đảm bảo tiến độ công việc nhanh chóng, nâng cao năng suất và doanh thu đem về cho doanh nghiệp.

2. Chuẩn hóa quy trình nhân sự

Trong vấn đề nhân sự, xây dựng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận ứng viên, quản lý hồ sơ cho đến giai đoạn tính công, lương, thưởng, bảo hiểm. Đồng thời, các quy trình thanh lý hợp đồng, quy trình nghỉ việc,… cũng được thực hiện một cách khoa học.

Phần mềm ERP đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến vấn đề nhân sự đều được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, giảm bớt gánh nặng cho lãnh đạo và bộ phận nhân sự khi phải quản lý một số lượng lớn nhân viên trong doanh nghiệp.

3. Chuẩn hóa quy trình kế toán – tài chính

Khi sử dụng phần mềm ERP, quy trình kế toán – tài chính cũng được thực hiện một cách tinh giản, logic nhất. Các giao dịch kế toán được kết nối với các phân hệ quản lý khác như quản lí kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng,…

Sự phối hợp này đem đến sự phối hợp nhịp nhàng, gắn kết hơn giữa các phòng ban. Mặt khác, ERP cũng tiết kiệm tiết kiệm thời gian nhập số liệu và đảm bảo tính chính xác cao hơn.

4. Chuẩn hóa quy trình quản lý công việc

Hiện nay, các nhà quản lý vẫn gặp phải những khó khăn khi ủy quyền giao việc nhưng không nắm được tiến độ, hiệu suất và nắm bắt kết quả công việc đúng hạn. Điều này tạo nên áp lực nặng nề, khiến công ty không thể đạt được mục tiêu doanh số mong muốn.

Do đó, sự ra đời của hệ thống ERP chính là giải pháp hữu hiệu nhất để phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá đội ngũ liên tục. Ví dụ, với AMIS Công việc – phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay, doanh nghiệp sẽ đạt được sự tăng trưởng đáng kể ngay lập tức.

Theo các báo cáo, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm 70% thời gian tổng hợp thông tin, tăng ngay 20% năng suất mà còn tạo điều kiện cho nhân viên chủ động, năng nổ hơn khi làm việc. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra, thu về các kết quả tăng trưởng doanh số vượt bậc hơn.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

IV. Kết luận 

Nhờ việc xây dựng hệ thống ERP mà các quy trình trong doanh nghiệp, bao gồm cả quy trình kinh doanh, nhân sự, tài chính – kế toán, quản lý công việc…. được triển khai một cách đồng bộ và có hiệu quả. Nó góp phần tăng lợi thế cạnh tranh và năng suất hoạt động của công ty.

Hy vọng qua bài viết trên bạn đã có thêm những thông tin bổ ích về hệ thống ERP và tầm quan trọng của nó trong kinh doanh. Hãy nghiên cứu và ứng dụng ERP để tạo tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp của bạn vươn xa hơn trong tương lai.

MISA AMIS – phần mềm ERP hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý – vị trí luôn phải thực hiện đa tác vụ để đảm bảo một bộ máy lớn hoạt động ổn định. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC