Các bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ cho phép doanh nghiệp hoạt động như một cỗ máy trơn tru, đồng thời giúp ổn định tổ chức, sắp xếp hợp lý hơn, năng suất cao hơn và cuối cùng là thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Khi mà đại bộ phận doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quả nhiều sự giám sát đốc thúc, nhà quản lý có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Nhà quản lý thông minh sẽ biết cách để biến hệ thống quản lý thành một trợ thủ đắc lực.

Khi được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả, nhà điều hành sẽ được tự do và yên tâm tập trung vào các hoạt động sinh lời đòi hỏi nhiều thời gian, năng lượng, kỹ năng và chuyên mônVậy làm thế nào để xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt? AMIS.VN sẽ hướng dẫn bạn xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp với 6 bước như sau:

1. Xây dựng quy chế quản trị

Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản nội bộ do công ty ban hành, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, Quy chế quản trị cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp

Đối với các công ty cổ phần vừa và lớn, quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông;
• Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị;
• Trình tự, thủ tục tổ chức họp Hội đồng quản trị;
• Trình tự, thủ tục lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý;
• Quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành;
• Quy định về đánh giá hàng năm đối với hoạt động, khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành và các cán bộ quản lý khác;
• Quy trình, thủ tục về việc thành lập và hoạt động của các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị. Việc xây dựng quy chế quản trị đòi hỏi phù hợp với định hướng, mục tiêu của nhà quản lý cũng như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Quy chế quản trị chung này sẽ là nền tảng cho các bước tiếp theo, là khung để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh.

2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức – chức năng nhiệm vụ

Ở bước này, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:

• Phác thảo nên một sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm hỗ trợ thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
• Xây dựng bộ tài liệu mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
• Tạo bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
• Phác thảo ma trận phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

3. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính

Quản trị tài chính là quản trị nguồn vốn (bao gồm vốn tiền mặt, vốn, tài sản và các quan hệ tài chính phát sinh như: khoản phải thu – khoản phải trả), nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là nghiệp vụ mang tính sống còn của doanh nghiệp, do đó cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban.Tại bước này, nhà quản lý cùng với các cố vấn chuyên môn của mình sẽ xây dựng nên các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…

4. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận, và là lý do chính khiến doanh nghiệp tồn tại và phát triển.Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, lập kế hoạch (SXKD), kiểm soát quá trình SXKD, bán hàng, kiểm soát sản phẩm sai hỏng, quản lý xuất – nhập – tồn kho, tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng

5. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Nguồn lực đầu vào chủ yếu của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào đều là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt mà còn là tài sản cố định, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ nhằm quản lý hiệu quả 2 loại đầu vào này, thông qua việc xây dựng:

• Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực nhân sự
• Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc – thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sữa chữa máy moc – thiết bị

6. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Bước cuối cùng để hoàn thành một hệ thống quản lý hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp.Ban điều hành cần xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản đến và đi.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận thêm các thông tin, kinh nghiệm hữu ích khác về marketing, chiến lược, quản trị doanh nghiệp!