Ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi nhờ những lợi ích tuyệt vời đem lại trong nhiều mặt (tài chính – nhân sự – bán hàng,…). Bên cạnh đó, việc ứng dụng những công nghệ hiện đại vào trong hệ thống đã giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

1. Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và giữ vai trò quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là quá trình người lãnh đạo làm việc cùng các cá nhân, nhóm cũng như với các nguồn lực khác, bao gồm các tài sản, thiết bị, công nghệ, vốn,… nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý giúp cho doanh nghiệp cân bằng được lợi ích trong nhiều mặt. Các mục tiêu của công ty trong các lĩnh vực quản lý tài chính, quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng đều có thể thành hiện thực nếu quản lý doanh nghiệp tốt.

Hệ thống quản lý là tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau hoặc tương tác lẫn nhau trong một tổ chức, tập thể để từ đó tạo lập nên các mục tiêu, chính sách và các quy trình để đạt được mục tiêu đó. Một hệ thống quản lý sẽ giải quyết được một hoặc nhiều vấn đề trên nhiều lĩnh vực, bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính – kế toán, bán hàng, nhân sự, tồn kho,…

Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm từ một bộ phận, phòng ban cho đến toàn bộ tổ chức với những chức năng cụ thể được phân quyền cho từng bộ phận hay những chức năng xuyên suốt toàn tổ chức.Nhìn chung, có thể hiểu, hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc được xây dựng theo một quy trình làm việc chuyên nghiệp để cấp lãnh đạo, cấp quản lý có thể dựa vào đó để chỉ đạo, kiểm soát và điều hành doanh nghiệp.

2. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong một tổ chức

2.1 Vai trò trong việc quản lý thông tin

Hệ thống quản lý giúp cho các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được tổng hợp và lưu trữ một cách đồng bộ. Nhờ sử dụng một cơ sở dữ liệu chung duy nhất trên toàn hệ thống mà các bộ phận, phòng ban trong toàn doanh nghiệp có thể truy cập kho dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Hệ thống quản lý giúp cho các dữ liệu được lưu hành xuyên suốt trong toàn công ty. Các bộ phận, phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu, thông tin với nhau để phục vụ công việc một cách dễ dàng thay vì trao đổi thủ công. Tính an toàn, bảo mật thông tin cũng được nâng cao nhờ quản lý bằng phần mềm, hệ thống thay vì bằng giấy tờ.

2.2 Vai trò trong việc kiểm soát tài chính doanh nghiệp

Cùng với việc quản lý những thông tin chung cho toàn doanh nghiệp, các thông tin liên quan đến tài chính cũng được quản lý một cách chặt chẽ và chính xác. Mỗi khi lãnh đạo hay người quản lý cần tra cứu bất kỳ một thông tin nào liên quan đến tài chính, hệ thống đều cung cấp một cách chính xác các dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống.

Bên cạnh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính, hệ thống còn đưa ra những biểu đồ trực quan như: biểu đồ phân tích doanh thu, biểu đồ phân tích chi phí, lợi nhuận, các chỉ số tài chính,….giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình tài chính một cách khách quan và hỗ trợ đưa ra những quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

2.3 Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán

Với hệ thống quản lý, các nghiệp vụ kế toán: hạch toán các hóa đơn điện tử, định khoản các nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, hạch toán các đơn hàng, hợp đồng,…. đều được thực hiện một cách tự động hóa, giúp cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm được 60% thời gian nhập và xử lý dữ liệu.

Các công việc liên quan đến tổng hợp báo cáo cũng được thực hiện tự động trên hệ thống, tiết kiệm tối đa thời gian làm báo cáo. Hơn thế nữa, việc tự động tạo lập và tổng hợp báo cáo nhờ hệ thống còn giúp giảm thiểu tối đa những sai sót so với nhập liệu thủ công, kịp thời phát hiện và cảnh báo các chênh lệch để nhân viên xử lý kịp thời, tránh tiêu cực.

2.4 Vai trò trong hoạt động nhân sự

Một hệ thống quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động về nhân sự. Với số lượng nhân sự lớn, rất khó để lãnh đạo có thể kiểm soát chặt chẽ toàn bộ nhân lực của mình. Nhưng trên hệ thống quản lý, toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản trị nhân sự đều được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả.

Hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định và tiết kiệm nguồn lực nhờ tích hợp các chức năng giúp quản lý nhân sự về mọi mặt. Từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến cập nhật, lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm,…. đều được thực hiện chặt chẽ mà không tốn nhiều nhân lực và thời gian.

2.5 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho

Chức năng quản lý kho của hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, giúp hạn chế tối đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,…. để doanh nghiệp có chính sách nhập hàng hợp lý hơn.

2.6 Vai trò trong quản lý bán hàng

Những hoạt động liên quan đến bán hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa trên hệ thống. Các khâu trong việc bán hàng, từ thực hiện triển khai các chiến dịch marketing cho đến quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,…. đều được thực hiện trên hệ thống.Với marketing, hệ thống cung cấp các công cụ để thực hiện nhiệm vụ này, đặc biệt là marketing qua Email và SMS – hai kênh quan trọng nhất. Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch, rút ra các bài học cũng được thực hiện nhờ vào hệ thống.

Riêng với bán hàng, hệ thống quản lý cho phép lãnh đạo và toàn bộ nhân viên nắm được các thông tin quan trọng như: tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, lịch sử bán hàng, cung cấp phễu phân tích bán hàng trong từng giai đoạn, đánh giá hiệu quả kinh doanh qua từng sản phẩm, dự báo doanh số trong tương lai,…

Không chỉ hỗ trợ tốt công tác bán hàng, việc hỗ trợ và chăm sóc khách hàng sau bán cũng được thực hiện triệt để. Hệ thống cho phép các nhân viên nắm bắt được lịch sử giao dịch, lịch sử thông tin khách hàng nhằm hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, chăm sóc khách hàng trên nhiều kênh, nắm được mọi phản hồi của khách hàng về sản phẩm để hỗ trợ, phục vụ một cách chuyên nghiệp nhất.

3. Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh

Ứng dụng công nghệ thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp là xu hướng thu hút nhiều người dùng hiện nay. Mới đây, một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành phần mềm Việt Nam – MISA đã cho ra đời ứng dụng quản lý doanh nghiệp AMIS.VN Mobile.Được biết, ứng dụng quản trị doanh nghiệp AMIS.VN Mobile dùng trên điện thoại với bước phát triển đột phá khi ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để phát triển tính năng điều khiển bằng giọng nói.

Vẫn đáp ứng đầy đủ những chức năng trong mọi mặt, từ tài chính – kế toán, nhân sự, bán hàng nhưng với phiên bản dùng được trên Mobile, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn khi được thực hiện mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Như vậy, các lãnh đạo, quản lý không cần có mặt tại công ty, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý, giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý doanh nghiệp trên điện thoại của AMIS.VN còn ứng dụng công nghệ hiện đại thông qua việc phát triển tính năng điều khiển bằng giọng nói. Đây là một trong những bước tiến đột phá khẳng định sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghệ 4.0.Với việc tích hợp trí tuệ nhân tạo điều khiển bằng giọng nói, AMIS cho phép người dùng sử dụng giọng nói của mình để thực hiện các thao tác:

• Tìm kiếm thông tin nhân viên trong toàn doanh nghiệp
• Chat, nhắn tin, gọi điện với các nhân viên
• Chuyển đổi các giao diện trong hệ thống

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ứng dụng trên mobile được phát triển như một mạng xã hội thu nhỏ trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ vậy, các hoạt động truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa nội bộ, bao gồm các hoạt động như teambuilding, văn nghệ, thể thao,… cũng được thực hiện dễ dàng nhờ nhờ truyền đạt tới đầy đủ cán bộ nhân viên trong toàn doanh nghiệp.

Nhưng đáng chú ý nhất phải kể đến có lẽ là hai tính năng Giám đốc tài chính số và Giám đốc nhân sự số của phần mềm. Hai tính năng này cho phép lãnh đạo nắm bắt mọi thông tin tài chính (doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…) và các biến động về nhân sự một cách tức thời và chính xác. Với việc điều khiển bằng giọng nói và nhận lại phản hồi cũng bằng giọng nói, AMIS.VN giống như một người trợ lý thực thụ, phục vụ lãnh đạo trong việc điều hành, quản trị doanh nghiệp.

Với những lợi ích vốn có của hệ thống cùng với việc ứng dụng công nghệ thông minh, hệ thống quản lý doanh nghiệp đang ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy các hoạt động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.