So sánh Kanban vs Scrum: Phương pháp nào phù hợp cho bạn và doanh nghiệp

Kanban vs Scrum là hai phương pháp quản lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về sự khác biệt giữa chúng cũng như cách thức áp dụng tối ưu nhất cho từng loại dự án.

Vậy Kanban và Scrum có những điểm gì tương đồng và khác biệt? Làm thế nào để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn và doanh nghiệp của bạn? Bài viết này sẽ đưa ra câu trả lời để bạn có thể đưa ra quyết định tối ưu nhất cho quá trình quản lý công việc dự án của bạn.

1. Những nội dung cơ bản về Kanban vs Scrum

1.1. Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban bắt nguồn từ Nhật Bản, được sử dụng lần đầu tại doanh nghiệp xe hơi Toyota, là một phần của hệ thống sản xuất Just-in-time (JIT). Trong tiếng Nhật, Kanban được ghép từ “kan” nghĩa là “thị giác” và “ban” nghĩa là “thẻ”, nên thuật ngữ này có thể được hiểu đơn giản là một “bảng thông tin”.

Kanban tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc và hạn chế công việc đang thực hiện nhằm tăng cường hiệu quả. Phương pháp này sử dụng bảng Kanban để quản lý các công việc, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện những điểm nghẽn trong quy trình.

Kanban được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như sản xuất, công nghệ thông tin, tiếp thị và dịch vụ. Với Kanban, các công việc được hiển thị trên bảng theo từng trạng thái, từ đó giúp đội ngũ có cái nhìn tổng quan và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Một ví dụ điển hình là tại Toyota, theo trang trans.info, Toyota đã giảm 75% tổng lượng tồn kho và giảm 95% tình trạng thiếu hụt chỉ sau ba năm triển khai Kanban. Việc giảm mạnh lượng tồn kho này đã giúp giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ sản phẩm dư thừa. Ngoài ra, việc áp dụng Kanban đã giúp Toyota tăng sản lượng lên khoảng 25%, đồng thời giảm khoảng 10% diện tích cần thiết cho sản xuất.

Cách Kanban vận hành khá đơn giản nhưng hiệu quả. Các công việc được hiển thị trên một bảng Kanban, thường được chia thành các cột đại diện cho các trạng thái của quy trình làm việc, chẳng hạn như “To-do-list”(Việc cần làm), “Work-in-progress” (Việc đang làm), và “Done list” (Công việc hoàn thành).

Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thẻ (card) và di chuyển qua các cột này khi tiến độ của nó thay đổi. Có nhiều loại kanban như Kanban sản xuất, kanban vận chuyển, kanban cung ứng, kanban tạm thời và kanban tín hiệu.

1.2. Phương pháp Scrum

Phương pháp Scrum là một khung quản lý dự án linh hoạt nằm trong phương pháp Agile, tập trung vào việc phát triển sản phẩm thông qua các vòng lặp ngắn gọi là Sprint. Khác với Agile, vốn là một tập hợp các nguyên tắc và giá trị hướng dẫn phát triển linh hoạt, Scrum cung cấp một bộ quy tắc và vai trò cụ thể để thực hiện các dự án theo phương pháp Agile.

Scrum bắt nguồn từ ngành công nghệ thông tin, được giới thiệu lần đầu vào những năm 1990 bởi Jeff Sutherland và Ken Schwaber. Phương pháp được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như phát triển phần mềm, quản lý sản phẩm và dịch vụ, ngoài ra còn giúp các đội nhóm tăng cường hiệu suất và phản ứng nhanh với các thay đổi.

Để thực hiện quy trình Scrum cần 3 vai trò chính trong đội nhóm:

• Scrum Master: Người hướng dẫn đội nhóm và đảm bảo rằng quy trình Scrum được tuân thủ.
• Product Owner: Người đại diện cho khách hàng, quản lý và ưu tiên backlog của sản phẩm.
• Development Team: Nhóm phát triển sản phẩm, tự quản lý và tự tổ chức công việc.

Các hoạt động trong Scrum bao gồm:

• Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning): Cuộc họp để lập kế hoạch công việc cần làm trong Sprint.
• Thực hiện Sprint: Một Sprint thường diễn ra từ 1-4 tuần, đây là khoảng thời gian Nhóm phát triển thực hiện các hoạt động cần thiết để hoàn thành công việc được giao và đạt được mục tiêu của Sprint. Scrum Master đảm bảo rằng Nhóm phát triển tuân thủ các quy tắc Scrum và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình.

• Scrum hàng ngày (Daily Scrum): Cuộc họp ngắn hàng ngày trong thời gian Sprint, để cập nhật tiến độ, trao đổi các vấn đề gặp phải và điều chỉnh công việc.
• Họp sơ kết Sprint (Sprint Review): Cuộc họp vào cuối Sprint để xem xét và trình bày bản demo sản phẩm đã hoàn thành. Cả team sẽ đón nhận góp ý của các Product Owner.
• Họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective): Cuộc họp để đánh giá quy trình làm việc và đề xuất cải tiến.

TẢI MIỄN PHÍ: BÍ QUYẾT AGILE CHO QUẢN LÝ DỰ ÁN TỐI ƯU

2. So sánh Kanban vs Scrum: Điểm giống và khác nhau giữa 2 phương pháp

2.1. Điểm giống nhau giữa Kanban vs Scrum

Mặc dù có những khác biệt rõ ràng, Kanban vs Scrum có nhiều điểm tương đồng:

• Cả hai đều giới hạn công việc đang thực hiện để ngăn ngừa quá tải.
• Cả hai đều yêu cầu phân chia công việc thành các phần quản lý được.
• Cả hai đều dựa vào các đội nhóm có tổ chức và hợp tác.
• Cả hai đều nhằm tạo ra phần mềm chất lượng cao có thể sử dụng được.
• Cả hai đều nhấn mạnh sự minh bạch để thúc đẩy sự cải tiến liên tục.

2.2. Điểm khác nhau giữa Kanban vs Scrum

3. Kanban vs Scrum: Lựa chọn nào dành cho bạn?

Không có phương pháp nào vượt trội hơn hoàn toàn; mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng. Lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào đặc thù của dự án và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí mà nhà quản trị có thể xem xét và đánh giá khi lựa chọn 1 trong 2 phương pháp:

Về tính linh hoạt

• Kanban: Rất linh hoạt, cho phép thay đổi ưu tiên và phạm vi công việc bất kỳ lúc nào. Điều này giúp nó phù hợp với môi trường có nhiều biến động và thay đổi thường xuyên.
• Scrum: Ít linh hoạt hơn trong suốt Sprint, vì phạm vi và ưu tiên công việc bị đóng băng. Tuy nhiên, nó cung cấp cấu trúc rõ ràng giúp đội nhóm tập trung vào mục tiêu cụ thể trong mỗi Sprint.

Về quản lý công việc

• Kanban: Sử dụng bảng Kanban để trực quan hóa và quản lý luồng công việc liên tục. Điều này giúp đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện điểm nghẽn.
• Scrum: Sử dụng Sprint Backlog và các cuộc họp định kỳ để quản lý và theo dõi tiến độ công việc. Điều này giúp đội nhóm lập kế hoạch và đánh giá công việc theo từng giai đoạn ngắn.

Về quy mô dự án

• Kanban: Thích hợp cho các dự án có quy mô nhỏ hoặc công việc liên tục, không cần phân tách rõ ràng. Nó hiệu quả trong việc cải tiến liên tục và quản lý công việc hàng ngày.
• Scrum: Thích hợp cho các dự án lớn với các yêu cầu phức tạp và định hướng rõ ràng. Nó cung cấp cấu trúc và các vai trò cụ thể giúp quản lý các dự án dài hạn và phức tạp hơn.

Về cấu trúc và vai trò

• Kanban: Không có vai trò cố định, tập trung vào việc tự quản lý của đội nhóm và điều chỉnh công việc liên tục.
• Scrum: Có các vai trò rõ ràng như Scrum Master, Product Owner và Development Team, giúp định rõ trách nhiệm và cải thiện giao tiếp trong đội nhóm.

>> Xem thêm: Các phương pháp quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý 

4. Các mô hình kinh doanh phù hợp với Kanban vs Scrum

Cả Kanban và Scrum đều có những ứng dụng mạnh mẽ trong các mô hình kinh doanh khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào tính chất công việc, quy mô dự án, và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Một số ví dụ có thể thấy sau đây:

Với Kanban

Trong dịch vụ IT hỗ trợ khách hàng, ví dụ tiêu biểu là Microsoft Support, họ sử dụng Kanban để theo dõi và quản lý các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng trên toàn cầu, đảm bảo rằng mỗi yêu cầu được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Các công ty cung cấp dịch vụ IT hỗ trợ khách hàng, như các trung tâm hỗ trợ kỹ thuật (helpdesk), sử dụng Kanban để quản lý luồng yêu cầu từ khách hàng và xử lý chúng một cách hiệu quả.

Hay trong sản xuất ô tô, Toyota là một ví dụ kinh điển về việc áp dụng Kanban trong sản xuất JIT, giúp công ty này duy trì hiệu quả cao và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất. Trước khi Kanban ra đời, Toyota bị lép vế so với hãng sản xuất ô tô Mỹ do năng suất và hiệu quả không đảm bảo. Nhờ bảng Kanban, Toyota đã kiểm soát quá trình sản xuất 1 cách linh hoạt và hiệu quả. Kanban giúp tăng năng suất trong khi giảm chi phí tồn kho đáng kể cho nguyên liệu, vật liệu bán thành phẩm và sản phẩm hoàn thành.

Với Scrum

Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Spotify chính là một ví dụ điển hình trong việc sử dụng Scrum. Spotify chia các nhóm phát triển thành các đội nhỏ gọi là “Squads”. Mỗi Squad hoạt động như một nhóm Scrum độc lập với Product Owner, Scrum Master và các thành viên phát triển. Các Squads có liên quan đến một mảng sản phẩm cụ thể được nhóm lại thành “Tribes”. Mỗi Tribe có khoảng 100 người, và có một Tribe Lead để điều phối các Squads.

Để đảm bảo sự liên kết giữa các Squads, Spotify sử dụng “Chapters” và “Guilds”. Chapters tập trung vào kỹ năng cụ thể và do một Chapter Lead dẫn dắt, trong khi Guilds là các cộng đồng chuyên môn mở, kết nối các thành viên có cùng mối quan tâm từ các Squads và Tribes khác nhau.

Trong marketing kỹ thuật số, HubSpot là một công ty phần mềm cung cấp các giải pháp marketing, sales, và dịch vụ khách hàng. HubSpot chia các đội marketing thành các nhóm nhỏ theo mô hình Scrum. Mỗi nhóm có một Product Owner, Scrum Master, và các thành viên có nhiệm vụ cụ thể. Các đội Scrum tại HubSpot bao gồm thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau như marketing, sales, và phát triển sản phẩm, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả.

5. Ứng dụng công nghệ để triển khai phương pháp Kanban và Scrum

Có thể thấy Kanban vs Scrum là 2 phương pháp phổ biến và được sử dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay. Với sự xuất hiện của công nghệ, các phương pháp này lại càng dễ dàng triển khai hơn, nâng cao hiệu suất cũng như đảm bảo được tiến độ của dự án.

Một trong các giải pháp phổ biến nhất hiện này là MISA AMIS Văn phòng số. Phần mềm bao gồm nhiều tính năng hỗ trợ triển khai phương pháp Kanban và Scrum, ngoài ra còn giúp quản lý nhân viên và tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ.

Dùng thử miễn phí

• MISA AMIS Công việc giúp giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời, hệ thống báo cáo giúp cảnh báo các công việc đến hạn và các dự án hoặc bộ phận tồn nhiều công việc, phù hợp với cả Kanban và Scrum để quản lý hiệu quả.
• MISA AMIS Quy trình hỗ trợ các phòng ban hoạt động trơn tru, tăng hiệu quả hoạt động và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đặc biệt hiệu quả khi áp dụng các quy trình Scrum.
• MISA AMIS WeSign cho phép ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ở bất kỳ đâu, kể cả trên mobile, loại bỏ chi phí in ấn tài liệu, đảm bảo tiến độ công việc trong Kanban và Scrum.
• MISA AMIS Ghi chép giúp lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin, hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả trong mọi phương pháp.
• MISA AMIS Mạng xã hội giúp lãnh đạo truyền thông chủ trương, chính sách và kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời, phù hợp với tính chất linh hoạt của Kanban và cấu trúc của Scrum.
• MISA AMIS Tài sản giúp quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ công việc thủ công, gia tăng hiệu suất công việc, hỗ trợ tốt trong quy trình Scrum.
• MISA AMIS Phòng họp giúp tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia, tối ưu hóa tổ chức họp trong cả Kanban và Scrum.
• MISA AMIS Văn thư số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học, hỗ trợ quản lý tài liệu trong mọi phương pháp làm việc.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

6.Kết luận

Có thể thấy, cả Kanban vs Scrum đều là các công cụ quản trị vô cùng hữu hiệu, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng biệt. Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào tính chất công việc, quy mô dự án và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Dù bạn chọn Kanban hay Scrum, điều quan trọng là phải hiểu rõ nhu cầu cụ thể của dự án và khả năng thích ứng của đội ngũ. Bằng cách áp dụng đúng phương pháp và sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quản lý và phát triển dự án.