Sơ Đồ Quy Trình: Chìa khóa cho quản lý và tối ưu hoạt động kinh doanh

Sơ đồ quy trình – một công cụ tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa sức mạnh to lớn trong việc nâng cao hiệu quả và năng suất cho mọi tổ chức. Hãy cùng MISA AMIS khám phá những lợi ích tuyệt vời mà sơ đồ quy trình mang lại và cách thức áp dụng hiệu quả công cụ này trong thực tế.

MISA TẶNG BẠN: eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp – Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

1. Hiểu đúng về sơ đồ quy trình 

1.1. Sơ đồ quy trình là gì?

Sơ đồ quy trình, hay còn gọi là Process Flow Diagram (PFD) hoặc Flowchart, là một dạng biểu đồ sử dụng các ký hiệu và đường nối để mô tả chi tiết các bước hoặc giai đoạn trong một quy trình, một công việc cụ thể hoặc một hệ thống. Các ký hiệu này được quy định chung để đảm bảo tính nhất quán và dễ hiểu cho người đọc.

Mục tiêu của sơ đồ quy trình là cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách các hoạt động hoặc quy trình được thực hiện từ đầu đến cuối, giúp dễ dàng hiểu và theo dõi các bước liên quan.

1.2. Các thành phần chính của sơ đồ quy trình

Sơ đồ quy trình thường bao gồm các thành phần chính sau:

Các Hình Dạng: Các hình dạng thường được sử dụng để biểu thị các loại hoạt động khác nhau trong quy trình. Một số hình dạng phổ biến bao gồm:

• Hình chữ nhật: Thường đại diện cho một bước hoặc một công việc cụ thể.
• Hình thoi: Biểu thị một điểm quyết định, nơi một sự lựa chọn cần được thực hiện.
• Hình bầu dục: Biểu thị điểm bắt đầu hoặc kết thúc của quy trình.
• Mũi tên: Chỉ ra hướng của luồng công việc, liên kết các bước với nhau.

Luồng Công Việc: Được biểu thị bằng các mũi tên kết nối giữa các bước, cho thấy trình tự các công việc và các bước cần thực hiện.

Ghi Chú hoặc Chú Giải: Cung cấp thông tin bổ sung hoặc giải thích về các bước hoặc quyết định trong quy trình.

1.3. Các loại sơ đồ quy trình phổ biến

Có nhiều loại sơ đồ quy trình khác nhau, mỗi loại có mục đích và ứng dụng riêng:

Sơ đồ quy trình hệ thống (System Flowchart)

Sơ đồ quy trình hệ thống mô tả cách thức hoạt động của một hệ thống, bao gồm các thành phần chính của hệ thống, mối quan hệ giữa các thành phần và cách thức tương tác của hệ thống với người dùng. 

Sơ đồ này thường sử dụng các ký hiệu phức tạp hơn sơ đồ quy trình chung, chẳng hạn như hình tròn (đại diện cho đầu vào/đầu ra), hình trụ (đại diện cho quy trình) và hình đám mây (đại diện cho kho dữ liệu).

Sơ đồ quy trình cấu trúc (Decision Tree)

Sơ đồ quy trình cấu trúc, hay còn gọi là sơ đồ cây quyết định, được sử dụng để mô tả các quyết định cần được đưa ra trong một quy trình. Sơ đồ này sử dụng các nhánh cây để thể hiện các lựa chọn có thể có và kết quả của mỗi lựa chọn.

Sơ đồ quy trình bơi lội (Swimlane Chart)

Sơ đồ quy trình bơi lội mô tả vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận hoặc cá nhân trong một quy trình. Sơ đồ này sử dụng các “bãi bơi” để phân chia quy trình thành các bước và gán trách nhiệm cho từng bước cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.

Ngoài ra, còn có rất nhiều loại sơ đồ quy trình chuyên dụng khác được sử dụng trong các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như sơ đồ quy trình sản xuất, sơ đồ quy trình dịch vụ, sơ đồ quy trình tài chính, v.v.

Lựa chọn loại sơ đồ quy trình phù hợp phụ thuộc vào mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng. Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố như độ phức tạp của quy trình, trình độ hiểu biết của người xem và mục tiêu sử dụng sơ đồ khi lựa chọn loại sơ đồ phù hợp.

>> Đọc thêm: Khám Phá Cách Vẽ Lưu Đồ Quy Trình Theo ISO Đơn Giản trong 7 Bước

2. Khi nào cần sử dụng sơ đồ quy trình? 

Sơ đồ quy trình có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau để cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự hiểu biết về quy trình. 

2.1. Khi Thiết Kế và Cải Tiến Quy Trình

• Thiết kế quy trình mới: Khi bạn cần thiết kế một quy trình mới từ đầu, sơ đồ quy trình sẽ giúp bạn xác định các bước cần thiết và cách thức liên kết giữa chúng. Việc này giúp bạn có một cái nhìn tổng quan và dễ dàng điều chỉnh quy trình để đạt được mục tiêu mong muốn.
• Cải tiến quy trình hiện tại: Khi bạn muốn cải tiến một quy trình hiện tại để tăng hiệu quả hoặc giảm chi phí, sơ đồ quy trình sẽ giúp bạn xác định các bước không cần thiết hoặc có thể tối ưu hóa.
• Khi đào tạo, hướng dẫn nhân sự: Sơ đồ quy trình là một công cụ hữu ích trong việc đào tạo nhân viên mới hoặc hướng dẫn các nhân viên hiện tại về các quy trình làm việc cụ thể. Nó giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt các bước cần thực hiện và vai trò của họ trong quy trình.
• Khi giải quyết vấn đề và cải thiện quy trình: Sử dụng sơ đồ quy trình giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong quy trình làm việc và tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả
• Khi đánh giá và kiểm soát chất lượng: Sơ đồ quy trình giúp đánh giá và kiểm soát chất lượng các hoạt động và quy trình công việc. Nó cung cấp một cách trực quan để theo dõi và đảm bảo rằng các bước trong quy trình được thực hiện đúng cách và đều đặn.
• Khi cần tối ưu hóa luồng công việc: Sơ đồ quy trình giúp tối ưu hóa luồng công việc bằng cách xác định và loại bỏ các bước không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Khi truyền thông và hợp tác giữa các phòng ban: Sơ đồ quy trình giúp cải thiện sự truyền thông và hợp tác giữa các phòng ban hoặc các nhóm trong tổ chức. Nó cung cấp một cái nhìn chung về quy trình, giúp mọi người hiểu rõ vai trò của mình và cách họ đóng góp vào quy trình chung.

3. Lợi ích của hệ thống sơ đồ quy trình với doanh nghiệp 

Hệ thống sơ đồ quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

3.1. Tăng hiệu quả hoạt động

• Tối ưu hóa quy trình: Sơ đồ quy trình giúp xác định và loại bỏ những bước không cần thiết, giảm chi phí vận hành, tránh lãng phí tài nguyên và tăng cường hiệu suất công việc.
• Dễ dàng phát hiện và giải quyết vấn đề: Nhờ vào việc nhìn thấy toàn bộ quá trình, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra và khắc phục các điểm yếu, nút thắt cổ chai.

3.2. Cải thiện chất lượng

• Đảm bảo nhất quán: Sơ đồ quy trình giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện một cách nhất quán và theo đúng quy chuẩn, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giảm thiểu lỗi: Khi mọi người hiểu rõ quy trình, khả năng mắc lỗi sẽ giảm đi, dẫn đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cải thiện.

3.3. Nâng cao hiệu suất và quản lý thời gian

• Rút ngắn thời gian: Việc tối ưu hóa các quy trình giúp rút ngắn thời gian thực hiện công việc, từ đó tăng tốc độ sản xuất và phản hồi thị trường.
• Quản lý tốt hơn: Sơ đồ quy trình giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về thời gian thực hiện từng bước, từ đó có thể phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

3.4. Tăng tính minh bạch và giao tiếp

• Minh bạch hóa công việc: Sơ đồ quy trình cung cấp một cái nhìn rõ ràng và minh bạch về các bước trong một quy trình, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ và dễ dàng theo dõi công việc.
• Cải thiện giao tiếp: Với sơ đồ quy trình, việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban, nhân viên và quản lý trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn, từ đó giảm thiểu hiểu lầm và sai sót.

3.5. Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên

• Đào tạo nhanh chóng: Sơ đồ quy trình giúp nhân viên mới dễ dàng hiểu và làm quen với công việc, từ đó rút ngắn thời gian đào tạo và tăng cường năng suất làm việc.
• Phát triển kỹ năng: Việc hiểu rõ quy trình giúp nhân viên nhận ra những kỹ năng cần thiết và tự phát triển để nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Các phần mềm vẽ sơ đồ quy trình và quản lý quy trình tối ưu 

4.1. MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình là phần mềm cung cấp một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý các quy trình nghiệp vụ một cách tối ưu và hiệu quả.

Với MISA AMIS Quy trình, người dùng có thể dễ dàng tạo ra các sơ đồ quy trình rõ ràng và chi tiết thông qua giao diện kéo-thả trực quan. Phần mềm cung cấp một thư viện phong phú các mẫu lên đến 500+ quy trình vận hành phổ biến, giúp việc vẽ sơ đồ trở nên nhanh chóng và chính xác.

Đặc biệt, tính năng tự động hoá thông qua các bước quy trình được định sẵn giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự nhất quán trong công việc.

Phần mềm cũng đáp ứng nhu cầu linh hoạt cho những doanh nghiệp cần thiết kế luồng quy trình riêng. Người dùng có thể dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa quy trình mẫu theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Nhờ MISA AMIS Quy trình, việc phối hợp công việc trở nên minh bạch và nhanh chóng hơn. Quản lý phê duyệt mọi lúc mọi nơi giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc theo sát mục tiêu.

Bên cạnh đó, MISA AMIS Quy trình tích hợp mạnh mẽ với các công cụ khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như quản lý tài chính, nhân sự và bán hàng, tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện và liên kết chặt chẽ.

Hiện nay, MISA AMIS Quy trình cho phép DÙNG THỬ MIỄN PHÍ FULL TÍNH NĂNG, mời doanh nghiệp đăng ký ngay TẠI ĐÂY: 

4.2. Lucid Chart

Lucidchart là một công cụ vẽ sơ đồ quy trình trực tuyến được yêu thích nhờ giao diện trực quan và khả năng cộng tác mạnh mẽ. Đặc biệt, Lucidchart cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa sơ đồ trong thời gian thực, giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm. 

Với một thư viện phong phú các mẫu và biểu tượng, phần mềm này giúp người dùng tạo ra các sơ đồ chi tiết và chuyên nghiệp một cách nhanh chóng. 

Lucidchart có thể tích hợp với các ứng dụng như Google Drive và Microsoft Office. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí có hạn chế dung lượng lưu trữ và tính năng, giá thành có thể khá đắt đỏ cho các gói tính năng nâng cao. 

4.3. Draw.io

Draw.io (hay còn gọi là Diagrams.net) là một công cụ vẽ sơ đồ quy trình miễn phí và mã nguồn mở, nổi bật với khả năng lưu trữ và chia sẻ sơ đồ trực tuyến thông qua Google Drive, OneDrive hoặc Dropbox. 

Với giao diện kéo-thả dễ sử dụng và một bộ công cụ đa dạng, Draw.io giúp người dùng nhanh chóng tạo ra các sơ đồ từ đơn giản đến phức tạp. 

Draw.io hoàn toàn miễn phí và có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu. Tuy nhiên, nó không có các công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ phức tạp, thiếu một số tính năng cao cấp mà các doanh nghiệp lớn có thể cần đến.

4.4. Microsoft Visio

Microsoft Visio là phần mềm vẽ sơ đồ chuyên nghiệp, được biết đến với khả năng tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Microsoft. Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ và mẫu sẵn có, hỗ trợ việc tạo sơ đồ quy trình, sơ đồ tổ chức, và nhiều loại sơ đồ khác. 

Visio phù hợp cho người dùng chuyên nghiệp, tạo sơ đồ chi tiết và phức tạp. Nhược điểm chính là chi phí khá cao, ít tính năng cộng tác trực tuyến và có thể yêu cầu thời gian học hỏi đối với người mới sử dụng.

4.5. ThinkComposer

ThinkComposer là một phần mềm miễn phí chuyên về vẽ sơ đồ tư duy và sơ đồ quy trình với khả năng tùy biến cao. Điểm nổi bật của ThinkComposer là hỗ trợ người dùng tạo ra các sơ đồ với nhiều lớp thông tin chi tiết, phù hợp cho các dự án phức tạp và yêu cầu sự phân tích chuyên sâu. 

ThinkComposer có khả năng tùy chỉnh cao và hỗ trợ đa nền tảng. Tuy nhiên, giao diện người dùng khá phức tạp, không phù hợp cho những người tìm kiếm một công cụ đơn giản và nhanh chóng.

4.6. Edraw Org Chart

Edraw Org Chart là một phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức và sơ đồ quy trình với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Phần mềm cung cấp nhiều mẫu sơ đồ và công cụ giúp tạo ra các sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp và trực quan. 

Edraw Org Chart dễ sử dụng, có nhiều mẫu sẵn có và chi phí hợp lý. 

Nhược điểm là tính năng còn hạn chế so với các công cụ khác, và nó chủ yếu tập trung vào sơ đồ tổ chức hơn là quy trình phức tạp.

4.7. Org Charting

Org Charting là một công cụ mạnh mẽ dành riêng cho việc vẽ sơ đồ tổ chức và quản lý thông tin nhân sự. Phần mềm này nổi bật với khả năng tự động hóa quá trình tạo sơ đồ dựa trên dữ liệu có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. 

Phần mềm có giao diện người dùng thân thiện, khả năng cập nhật và chỉnh sửa sơ đồ dễ dàng. Tuy nhiên, nó có thể bị hạn chế trong việc hỗ trợ các loại sơ đồ quy trình khác ngoài sơ đồ tổ chức.

5. Case Study xây dựng hệ thống quy trình của MISA

Từ năm 1998, MISA bắt đầu viết những tài liệu theo một số những form mẫu chuẩn mực: có version, có sửa đổi cái gì, có tác giả là ai, rồi cập nhật thời gian nào… nhưng không phục vụ mục đích để lấy chứng chỉ ISO.

Đến năm 2010, MISA cơ bản có đầy đủ quy trình, tài liệu, biểu mẫu các loại. Sau đó quy mô lên công ty tăng dần lên hơn 300 người, các phòng ban ngồi tách biệt, MISA quyết định đã đến lúc phải áp dụng hệ thống về quản lý chất lượng ISO.

Ban lãnh đạo yêu cầu mỗi bộ phận tự xây dựng quy trình hoạt động riêng. Nhờ vậy, các quy trình được xây dựng dựa trên thực tế hoạt động, đảm bảo tính chính xác và phù hợp với nhu cầu thực tế của từng bộ phận.

Song song đó, MISA cũng chú trọng việc thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Hệ thống quy trình bài bản không chỉ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn mà còn đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Việc xây dựng quy trình sớm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Từ câu chuyện thành công của MISA, các doanh nghiệp có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quan trọng:

Đầu tiên, lãnh đạo phải có cam kết mạnh mẽ và thực hiện kỷ luật chặt chẽ từ trên xuống dưới  Thứ hai, quy trình, quy định do chính những người thực thi công việc xây dựng sẽ đảm bảo tính thực tiễn và hiệu quả cao nhất trong việc nâng cao chất lượng. Thứ ba, định kỳ rà soát, cập nhật hệ thống quản lý chất lượng để phù hợp với thực tế và áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến nhất. Thứ tư, triển khai hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả với bộ máy kiểm tra, đánh giá và kỷ luật rõ ràng, đảm bảo tuân thủ quy định. Thứ năm, đơn giản hóa, tự động hóa hệ thống quản lý chất lượng, giảm thiểu thao tác, tối ưu hóa trải nghiệm cho người sử dụng.

 

Đặc biệt, từ những kinh nghiệm thực tiễn khi xây dựng hệ thống quy trình để tất cả thành viên cùng tuân thủ, MISA đã quyết định phát triển phần mềm MISA AMIS Quy trình. 

Dùng ngay miễn phí

Chính nội bộ công ty đã và đang áp dụng giải pháp này để tối quy mọi luồng quy trình phối hợp liên phòng ban. Đến nay MISA đã có 8 văn phòng trên toàn quốc, quy mô gần 3000 nhân sự nhưng công việc vẫn diễn ra trơn tru. Mời anh chị trải nghiệm giải pháp ngay! 

6. Lời kết

Sơ đồ quy trình là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Việc áp dụng hệ thống sơ đồ quy trình một cách khoa học và bài bản sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.