Vận tải hàng hóa: khó khăn và giải pháp tối ưu với phần mềm quản lý vận tải

Vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình vận tải tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó khăn cần được giải quyết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình vận tải hàng hóa, những khó khăn thường gặp và giải pháp phần mềm quản lý vận tải.

1. Vận tải hàng hóa

Vận tải hàng hoá là một mắt xích quan trong trong chu trình logistics đối với các doanh nghiệp. Vận tải hàng hoá không chỉ là vận chuyển đến tay trực tiếp cho khách hàng, mà còn gồm nhiều quy trình phức tạp khác như lưu kho, quản lý chất lượng hàng hóa, trung chuyển, … Chính vì vậy, đây cũng là một bài toán khó nhức nhối để quản lý và tối ưu.

2. Quy trình chung vận tải hàng hoá

Để có thể quản lý vận tải, trước hết người quản lý cần biết về quy trình vận tải hàng hóa. Các doanh nghiệp có thể chọn lựa nhiều cách thức để vận tải hàng hóa: vận chuyển bằng đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, hoặc hàng không. Mỗi cách thức vận chuyển lại có những đặc thù ưu, nhược điểm và quy trình riêng biệt để quản lý. Tuy nhiên, nhìn chung việc vận tải vẫn theo một quy trình chung sau: 

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển

• • Khách hàng liên hệ với công ty vận tải để cung cấp thông tin về hàng hóa cần vận chuyển, bao gồm: loại hàng hóa, số lượng, kích thước, trọng lượng, địa điểm nhận và giao hàng, yêu cầu về thời gian vận chuyển, v.v.
  • Công ty vận tải sẽ đánh giá yêu cầu của khách hàng và báo giá cước phí vận chuyển.

• Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa

• • Khách hàng đóng gói hàng hóa theo quy định của công ty vận tải và các tiêu chuẩn vận chuyển an toàn.
  • Khách hàng cung cấp cho công ty vận tải các giấy tờ cần thiết liên quan đến hàng hóa, bao gồm: hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan (nếu có), chứng nhận kiểm dịch (nếu có), v.v.
  • Lập hồ sơ hải quan (nếu cần).

• Bước 3: Giao nhận hàng hóa

• • Khách hàng giao hàng cho công ty vận tải tại địa điểm quy định.
  • Công ty vận tải sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa và lập biên bản giao nhận.

• Bước 4: Vận chuyển hàng hóa

• • Công ty vận tải sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện phù hợp với loại hàng hóa và yêu cầu của khách hàng.
  • Trong quá trình vận chuyển, công ty vận tải sẽ theo dõi tình trạng hàng hóa và cập nhật thông tin cho khách hàng.

• Bước 5: Giao hàng

• • Công ty vận tải sẽ giao hàng cho người nhận tại địa điểm quy định.
  • Người nhận sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa và ký biên bản nhận hàng.

• Bước 6: Thanh toán cước phí vận chuyển

• • Khách hàng thanh toán cước phí vận chuyển cho công ty vận tải theo thỏa thuận.

>> XEM THÊM: Quy trình vận chuyển hàng hóa

3. Những khó khăn trong quá trình vận tải hàng hoá

Quy trình vận chuyển hàng hóa cũng tiềm ẩn một số rủi ro. 

Do trải qua nhiều bước luân chuyển, đơn hàng có thể gặp sự cố nhầm lẫn, thất lạc hàng hóa hoặc hư hỏng bên trong.

Thêm vào đó, việc giao hàng chậm trễ do thời tiết hoặc thủ tục thông quan kéo dài cũng là vấn đề thường xuyên xảy ra. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao quy trình vận chuyển và cập nhật thông tin liên tục để có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng một cách an toàn và đúng hẹn.

4. Phần mềm quản lý vận tải

Để hạn chế những rủi ro có khả năng kiểm soát, doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình vận chuyển, tránh sai sót. Bên cạnh đó, khi sử dụng những phần mềm thông minh, cả doanh nghiệp và khách hàng có thể nhanh chóng cập nhật được thông tin đơn hàng, kịp thời đưa ra giải pháp khi có những tình huống bất ngờ ngoài dự kiến.

Với những yêu cầu như vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quy trình có khả năng liên thông với bên thứ 3. Phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp quản trị quy trình toàn diện cho doanh nghiệp. MISA AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp kết nối với những bên thứ ba như khách hàng, đơn vị vận chuyển, bảo hiểm, … khi có vấn đề cần xử lý. Từ đó tiết kiệm đến 90% thời gian và tài nguyên trong việc vận tải hàng hóa. 

Dùng ngay miễn phí

5. Lợi ích của phần mềm quản lý vận tải

• Đối với chủ xe

• • Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm giúp chủ xe quản lý các đơn hàng, tài xế, lịch trình vận chuyển một cách hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
  • Tăng tính minh bạch: Phần mềm giúp chủ xe theo dõi và giám sát toàn bộ hoạt động vận tải, từ đó tăng tính minh bạch trong quản lý.

• Đối với khách hàng

• • Theo dõi hành trình hàng hóa: Khách hàng có thể theo dõi vị trí, tình trạng của hàng hóa theo thời gian thực, từ đó an tâm hơn về việc vận chuyển hàng hóa.
  • Nhận thông báo kịp thời: Khách hàng sẽ nhận được thông báo về tình trạng hàng hóa, lịch trình vận chuyển, thời gian dự kiến giao hàng, v.v.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ: Khách hàng sẽ nhận được dịch vụ vận tải chuyên nghiệp, uy tín hơn.

• Đối với doanh nghiệp

• • Tối ưu hóa quy trình vận tải: Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận tải, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
  • Nâng cao năng suất lao động: Phần mềm giúp tự động hóa các công việc thủ công, từ đó giải phóng nhân lực cho các công việc quan trọng hơn.
  • Cải thiện dịch vụ khách hàng: Phần mềm giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng hàng hóa.
  • Tăng lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý vận tải sẽ có lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm.