11 Cách đơn giản để cắt giảm chi phí kinh doanh

Tháng 3 là mùa quyết toán thuế và cũng là một dịp thích hợp để bạn đánh giá công việc kinh doanh của mình. Liệu bạn đã chi tiêu hợp lý trong thời gian vừa qua? Làm thế nào để tiết kiệm chi phí? Hãy cùng điểm qua 11 cách đơn giản để cắt giảm chi phí kinh doanh dưới đây

Trong một thị trường nhiều biến động và rủi ro, mỗi đồng chi phí đều phải được cân nhắc kĩ càng và tránh lãng phí. Sự tăng trưởng doanh thu hay cắt giảm trong chi phí dù là nhỏ nhất vẫn tác động tới lợi nhuận của công ty. Tin vui là doanh nghiệp không nhất thiết phải liên tục rà soát toàn bộ hoạt động của mình, nếu biết những cách giúp tối ưu chi phí hoạt động sau:

1. Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng

Hãy tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm và những vật dụng văn phòng không cần thiết. Hãy đàm phán về giá với nhà cung cấp văn phòng phẩm, hoặc lựa chọn một nhà cung cấp khác có chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn.

Hiện nay bạn cũng có thể đặt hàng số lượng lớn với các nhà bán lẻ online như Tiki hay Lazada để tiết kiệm chi phí hơn so với mua hàng truyền thống.

2. Giảm chi phí sản xuất

Chủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phi nguyên vật liệu đầu vào và tận dụng tối đa các nguồn lực. Dưới đây là một số gợi ý:

• Cố gắng bán lại các loại bìa giấy vụn, bìa carton không sử dụng và kim loại phế liệu thay vì gửi nó đến cơ sở tái chế. Ngoài ra, hãy xem xét các cách sử dụng phế phẩm và chất thải sản xuất của bạn để tạo ra một sản phẩm khác.
• Hãy tận dụng tối đa mặt bằng sản xuất của mình. Tập trung và gia cố những không gian cần thiết cho sản xuất. Phần diện tích còn lại không sử dụng có thể cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khác thuê để làm văn phòng hoặc kho hàng của họ.
• Luôn theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, để điều chỉnh và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn.

3. Giảm các chi phí tài chính

Nghiên cứu kĩ các hợp đồng bảo hiểm và tài chính của công ty bạn để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.

• Đối với chi phí bảo hiểm: hãy so sánh giữa các nhà cung cấp tìm mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất; sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ đó hoặc đàm phán với nhà bảo hiểm hiện tại về mức phí đó.
• Hợp nhất để làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản ngân hàng nếu có thể.
• Đánh giá các chính sách bảo hiểm để đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm quá mức cần thiết và tránh trùng lặp các điều khoản gây lãng phí.
• Đừng tùy tiện tạo ra các khoản vay nợ không cần thiết. Hãy phân tích chi phí sử dụng vốn dự đoán hiệu quả sử dụng vốn khi xem xét mở rộng kinh doanh. Xem xét chi phí cơ hội và ảnh hưởng của thanh toán nợ đối với dòng tiền. Quá nhiều khoản nợ sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng của công, lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai.

>>> Quản trị tài chính đi vào ngõ cụt do 5 sai lầm của chính doanh nghiệp

>>> Doanh nghiệp đã nhận diện đủ 17 loại rủi ro tài chính chưa?

4. Đổi mới tiếp thị

Tất nhiên bạn sẽ không phải ngừng các quảng cáo trả phí đang đem lại hiệu quả, tuy nhiên những lựa chọn thay thế rẻ ít tốn kém hơn cũng rất xứng đáng được cân nhắc:

• Xây dựng một danh sách email của khách hàng và thực hiện chiến dịch khuyến khích khách hàng giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp. Một đề xuất từ một khách hàng đã sử dụng sản phẩm sẽ tăng khả năng mua hàng so với tiếp thị truyền thống.
• Lan tỏa trên mạng xã hội và internet nhiều hơn thay vì quảng cáo truyền thống. Khách hàng sẽ thích một thương hiệu mà họ nhận ra hoặc từng nhìn thấy trên internet.
• Giảm ngân sách tiếp thị bằng cách tận dụng đội ngũ in-house, hạn chế thuê agency ngoài

5. Sử dụng chiến lược thời gian hiệu quả

Tối ưu hóa hiệu suất làm giảm chi phí kinh doanh của bạn. Hãy nhớ rằng, lãng phí thời gian bằng lãng phí tiền bạc.

• Hạn chế những thứ gây mất tập trung làm lãng phí thời gian, giúp nhân viên tập trung tiếp tục công việc.
• Sử dụng phần mềm quản trị để theo dõi việc sử dụng thời gian của nhân viên, thời gian dành cho các loại hoạt động hoặc dự án công việc khác nhau
• Đặt chỉ tiêu trong một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành một số loại hoạt động hoặc nhiệm vụ nhất định.
• Lên lịch trình hoạt động kinh doanh và khuyến khích nhân viên tuân thủ lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần.
• Lên lịch trình những khoảng thời gian định trước cho các cuộc họp. Yêu cầu những người tham gia đến đúng giờ, bám sát chương trình để tránh kéo dài thời gian không cần thiết.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

6. Áp dụng công nghệ thông tin

• Các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí đi lại, các “phòng họp trực tuyến” có thể loại bỏ nhu cầu về không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để tiết kiệm chi phí trong rất nhiều trường hợp.
• Hãy tận dụng các công nghệ Google Docs, Google Sheets, Drive, các phần mềm quản trị ứng dụng nền tảng lưu trữ đám mây để tập trung hóa tài liệu của công ty, thay vì các tài liệu trên giấy

>> Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, cá nhân tốt nhất hiện nay

7. Hạn chế đầu tư dàn trải

Việc thu hẹp diện tập trung và đầu tư vào thế mạnh của mình là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện lợi nhuận. Bằng cách giới hạn các loại dịch vụ cung cấp và loại dự án có thể chấp nhận, doạnh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra thành quả chất lượng cao hơn.

Một cách khác để thu hẹp trọng tâm kinh doanh của bạn là trở thành nhà thầu phụ. Hãy tận dụng tối đa năng lực làm việc của bạn bằng cách ký hợp đồng phụ bất cứ khi nào có thể. Nhiều dự án hơn đem lại nhiều doanh thu hơn, trong khi hợp đồng thầu phụ sẽ có chi phí thấp hơn và lợi nhuận sẽ được tối ưu.

8. Tận dụng tối đa không gian của bạn

Phân tích việc sử dụng diện tích làm việc hiện tại. Quẳng mọi thứ vào kho, quá nhiều trang thiết bị, giấy tờ chất đống và sắp xếp đồ nội thất không hợp lý là những lãng phí không gian phổ biến.

Hãy sáp nhập các phòng chức năng hoặc bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của bạn. Sử dụng một không gian cho nhiều mục đích. Ví dụ, phòng họp có thể làm phòng nghỉ hoặc phòng đặt máy photo và máy fax, linh hoạt tùy theo đặc điểm mỗi công ty.

9. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viên

Đánh giá việc tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Trao trách nhiệm cho nhân viên có kỹ năng tốt và làm việc hiệu quả nhất trong lĩnh vực đó. Đừng bắt một chuyên gia bán hàng xử lý văn bản, bắt một chuyên gia về số liệu thiết kế ấn phẩm. Một nhân viên thường phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng hãy xem xét giao mỗi nhiệm vụ đó cho cá nhân khác làm hiệu quả cao hơn.

>>> Nghệ thuật quản lý nhân sự giữ chân người tài

10. Tập trung vào chất lượng

Chất lượng sản phẩm sẽ giúp bạn bán được hàng, dù là hàng hóa hay dịch vụ. Khách hàng hài lòng về lâu dài sẽ tăng doanh số thông qua kênh word-of-mouth, giới thiệu cho người khác và tiếp tục mua sản phẩm. Chất lượng thương hiệu cùng danh tiếng vững chắc cho phép bạn tính giá cao hơn, đồng nghĩa với doanh thu cao hơn và lợi nhuận tốt hơn.

11. Luôn theo dõi ngân sách

Việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách luôn đi đôi với cắt giảm chi phí kinh doanh. Bạn sẽ không thể đưa ra những quyết định tài chính thông minh mà không có ý tưởng rõ ràng về dòng tiền bạn chảy vào ra khỏi doanh nghiệp của bạn mỗi tháng.

Quản lý ngân sách mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm chi phí kinh doanh hiệu quả.

>>> Bốn kỹ năng quản lý tài chính cơ bản người quản lý cần nắm rõ

>>> 9 lời khuyên của chuyên gia để quản trị tốt dòng tiền trong kinh doanh