Nghiên cứu của Towers Watson chỉ ra rằng, các công ty truyền thông nội bộ hiệu quả có tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn 15% so với các công ty có truyền thông nội bộ kém hiệu quả. Phần mềm AMIS Mạng xã hội với khả năng kết nối mọi thành viên trong tổ chức, tạo ra luồng tạo dòng chảy thông tin liên tục trở thành nền tảng lý tưởng để thúc đẩy hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá cách AMIS Mạng xã hội có thể giúp doanh nghiệp đạt được điều đó.
1. Những khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải trong hoạt động truyền thông nội bộ
Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra kết quả rằng:
Hoạt động truyền thông nội bộ được coi là sợi dây kết nối, gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả. Khi sở hữu một bộ máy nhân sự vừa có năng lực lại gắn kết, doanh nghiệp có thể chạm đến mọi mục tiêu.
Hiện nay, phần lớn các công ty đều đang thực hiện các hoạt động truyền thông nội qua Email và các nền tảng cộng tác, nhắn tin như Facebook, Zalo, Telegram,… Điều này dẫn đến những tình trạng:
– Nhân viên bị phân tán sự tập trung và cuốn vào những thông tin không liên quan
Nhân viên nhập nhằng giữa các luồng chat cá nhân với luồng chat công việc. Họ cũng thường bị cuốn đi bởi các thông tin trên newsfeed, dẫn đến bỏ sót, không tập trung vào các thông tin truyền thông nội bộ quan trọng.
Về lâu dài, điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ mà còn kéo năng suất nhân sự và cả doanh nghiệp đi xuống.
– Nhân viên bị quá tải và choáng ngợp bởi thông tin
Gartner đã khảo sát gần 1000 nhân viên và người quản lý, 38% nhân viên nói rằng họ nhận được khối lượng thông tin “quá mức” tại tổ chức của mình.
Điều này có nghĩa là nhân viên bị choáng ngợp bởi số lượng thông tin có sẵn tại tổ chức, cảm thấy không có ích gì khi theo dõi thông tin nhận được và dành cả ngày để tham dự quá nhiều cuộc họp đến nỗi họ không còn sức lực cho công việc thực tế của mình.
Hãy xem xét một ngày điển hình của một nhân viên bình thường. Họ bắt đầu với một hộp thư đến chứa đầy các cuộc trò chuyện theo chuỗi với đồng nghiệp, tin tức nội bộ được truyền tải qua rất nhiều kênh, lời mời họp đủ loại, lời mời chào từ các nhà cung cấp bên ngoài, nỗ lực lừa đảo từ những kẻ xấu và một số tin nhắn lạc lối từ cuộc sống cá nhân đan xen của họ.
Và sau đó, họ lãng phí rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin quan trọng giữa các nền tảng, khoảng thời gian tập trung và năng suất cũng chệch hướng do bị gián đoạn.
– Khó khăn trong việc duy trì sự tham gia
Theo Harvard Business Review, một nhân viên sẽ lãng phí 3 giờ 27 phút mỗi tuần để xử lý gánh nặng thông tin. Với lượng thông tin quá nhiều, nhân viên cảm thấy bị kiệt sức và rất khó có thể duy trì sự tham gia vào các hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Kết hợp với các vấn đề đã tồn tại từ trước, những nỗ lực của đội ngũ truyền thông nội bộ có thể đổ xuống sông.
2. Ứng dụng AMIS Mạng xã hội để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và gắn kết đội ngũ
Loại bỏ tất cả những bất cập của các công cụ truyền thông xã hội khác, AMIS Mạng xã hội là nền tảng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp một cách linh hoạt và hiệu quả. Với tính năng và cấu trúc được tối ưu hóa, AMIS Mạng xã hội không chỉ cải thiện dòng chảy thông tin mà còn tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên, đồng thời nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp từ bên trong.
2.1. Truyền thông tập trung, nhất quán và tức thời trên một nền tảng duy nhất
Với AMIS Mạng xã hội, từ mọi chủ trương và chính sách từ ban lãnh đạo, tin tức từ phòng ban/hội nhóm, sáng kiến từ đồng nghiệp, các bản tin đào tạo, bài học kinh nghiệm cho đến thông tin về sinh nhật đồng nghiệp, bản tin khen thưởng, biến động nhân sự, doanh thu,… đều được truyền thông tập trung một nền tảng duy nhất.
Đặc biệt, khi có những cập nhật mới, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến nhân viên (trên cả desktop và mobile) để họ ngay lập tức nắm bắt được dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp một cách chính xác, tránh tình trạng “tam sao thất bản”.
Như vậy, thay vì mất thời gian tìm kiếm và phải chuyển đổi giữa nhiều nhóm hoặc công cụ, chỉ với AMIS Mạng xã hội, nhân viên có thể nắm bắt được mọi thông tin và hoạt động của doanh nghiệp. Khi luồng thông tin được truyền thông xuyên suốt, không bị gián đoạn, các quyết định có thể được đưa ra một cách kịp thời, cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc và tăng cường sự hợp tác của đội ngũ.
2.2. Khuyến khích sự tham gia và tương tác của nhân viên
Bằng cách cung cấp một loạt tính năng hỗ trợ sự tương tác, phản hồi tức thời, AMIS Mạng xã hội tạo ra một môi trường trực tuyến tích cực – nơi mọi nhân viên có thể chia sẻ kiến thức, ý tưởng và phản hồi một cách dễ dàng.
- Bình luận: Bình luận, phản hồi ngay dưới các chính sách từ ban lãnh đạo, các thông báo nội bộ; chúc mừng sinh nhật đồng nghiệp, chúc mừng khi đồng nghiệp được khen thưởng,…
- Chia sẻ sáng kiến: Nhân viên dễ dàng theo dõi và chia sẻ ý tưởng mới, đóng góp vào sự phát triển của tập thể. Với khả năng tương tác tức thời, mỗi sáng kiến của nhân viên đều sẽ nhận được sự bình luận, hưởng ứng của đồng nghiệp và phản hồi từ ban lãnh đạo.
- Bình chọn/khảo sát ý kiến: Tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến và bình chọn trên quy mô toàn doanh nghiệp hoặc đội nhóm. Nhân viên đóng góp ý kiến chỉ với một thao tác duy nhất. Nhờ đó, các quyết định được đưa ra dựa trên sự đồng thuận và phản hồi từ nhân viên.
Không chỉ tăng cường sự tham gia của nhân viên đối với các hoạt động của doanh nghiệp, AMIS Mạng xã hội giúp tạo ra văn hóa làm việc mở, nơi mọi người đều cảm thấy được khích lệ đóng góp, được thúc đẩy sáng tạo.
2.3. Thúc đẩy hoạt động đào tạo và sáng tạo, đổi mới
Hơn cả một ứng dụng truyền thông nội bộ, AMIS Mạng xã hội còn thúc đẩy nhân viên chủ động nâng cao năng lực, kỹ năng thông qua việc chủ động chia sẻ kinh nghiệm hoặc truy cập các tin tức đào tạo, tài liệu nghiên cứu của doanh nghiệp đang được lưu trữ tập trung tại một danh mục riêng biệt.
Ứng dụng cũng được kết nối với hóa học trực tuyến và tài liệu học tập, giúp nhân viên tiếp cận nguồn học liệu phong phú được cập nhật liên tục. Thông qua việc tham gia vào các khóa học và chia sẻ kiến thức, nhân viên không chỉ nâng cao được kỹ năng của bản thân mà còn đóng góp vào việc xây dựng một nền tảng kiến thức chung cho toàn bộ tổ chức.
Cùng với việc khuyến khích nhân viên đăng tải những sáng kiến để cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động, AMIS Mạng xã hội thúc đẩy môi trường học tập, sáng tạo và đổi mới trong doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công lâu dài của tổ chức.
2.4. Tạo cộng đồng và nhóm làm việc
Như đã đề cập đến ở trên, tạo các nhóm trên Facebook, Zalo,… có thể khiến nhân viên bị cuốn vào các luồng chat cá nhân và thông tin trên newsfeed. AMIS Mạng xã hội cho phép doanh nghiệp tạo các nhóm tập hợp toàn bộ thành viên hay các nhóm làm việc theo dự án, phòng ban,…
Việc tạo nhóm giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả, phân loại thông tin theo từng nhóm chủ đề, dự án, giúp thông tin được tổ chức và tìm kiếm một cách dễ dàng. Đồng thời, các thành viên dễ dàng liên lạc, trao đổi thông tin và hợp tác một cách nhanh chóng, tiện lợi, đặc biệt là trong các dự án chung hoặc các nhóm chuyên môn.
2.5. Minh bạch hóa thông tin trong công ty
AMIS Mạng xã hội giúp minh bạch hóa thông tin trong công ty bằng cách cung cấp một nền tảng truyền thông đồng nhất, nơi thông tin được chia sẻ một cách rõ ràng và dễ dàng truy cập.
Đặc biệt, AMIS Mạng xã hội được tích hợp với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS như AMIS Bán hàng, AMIS Kế toán, AMIS HRM,… Mọi nhân viên đều có thể nắm được các thông tin về doanh thu, sinh nhật nhân viên, biến động nhân sự, khen thưởng, nhân viên xuất sắc,… để từ đó tăng cường mức độ tham gia của nhân viên vào các hoạt động.
2.6. Kết nối và tạo động lực phát triển con người
AMIS Mạng xã hội thúc đẩy sự kết nối và phát triển con người trong doanh nghiệp bằng cách tạo động lực từ các hoạt động giao lưu, chia sẻ thông tin/kiến thức, tuyên dương cá nhân và tập thể xuất sắc. Nền tảng này giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng cá nhân, khuyến khích sự đoàn kết và gắn bó.
Phiên bản mobile của AMIS Mạng xã hội cung cấp khả năng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi và thúc đẩy sự tham gia và tương tác tích cực từ nhân viên.
2.7. Nuôi dưỡng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp
AMIS Mạng xã hội giúp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng cá nhân, giúp mọi người thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa dễ dàng nhất. Nhân viên có thể chủ động chia sẻ, chúc mừng với đồng nghiệp, tăng tính đoàn kết, gắn bó trong nội bộ đồng thời được khuyến khích sáng tạo, đổi mới để thúc đẩy sự phát triển của tập thể.
Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế học thuộc Đại học Warwick chia sẻ, những nhân viên hạnh phúc với môi trường làm việc của họ có năng suất làm việc cao hơn đến 12%, trong khi những thành viên cảm thấy không hài lòng với công việc hay tổ chức thì năng suất thấp hơn 10%.
Chỉ với một ứng dụng duy nhất là AMIS Mạng xã hội, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu kép vừa nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ vừa xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
3. Case study – Đại học Công nghệ Đồng Nai nâng cao hoạt động truyền thông nội bộ và giao tiếp với AMIS Mạng xã hội
Thành lập từ năm 2011 với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng dựa trên nền tảng công nghệ và trải nghiệm thực tiễn, ban lãnh đạo Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai đã đưa ra định hướng chuyển đổi số toàn diện từ rất sớm.
Là phần mềm duy nhất, đáp ứng được 3 tiêu chí là giao diện thân thiện – đáp ứng đúng yêu cầu của nhà trường trong quá trình vận hành công việc – có khả năng kết nối với các giải pháp khác, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được Đạo học Công nghệ Đồng Nai lựa chọn để chuyển đổi số toàn diện.
Bên cạnh các phần mềm như AMIS Kế toán, AMIS Nhân sự, AMIS Công việc, AMIS Wesign,… AMIS Mạng xã hội đã được chị Phan Võ Quỳnh Như – Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai đánh giá rất cao.
Trước đây, Ban lãnh đạo nhà trường gặp khá nhiều khó khăn khi truyền thông các quyết định xuống từng phòng ban, cán bộ và thu thập phản hồi. Khi cần trao đổi công việc với nhau, cán bộ nhân viên cũng thiếu một công cụ đủ mạnh để có thể chủ động tìm kiếm thông tin của nhau và hợp tác tức thời.
AMIS Mạng xã hội không chỉ hỗ trợ ban lãnh đạo truyền tải thông điệp, chủ trương, chính sách nhanh chóng, tức thời. Với khả năng kết nối với mạnh mẽ với các phần mềm trong nền tảng, các thầy cô dễ dàng tìm kiếm thông tin của nhau để trao đổi công việc ngay trực tiếp trên phần mềm. Điều này, hỗ trợ đội ngũ giảm tải được thời gian tìm kiếm thủ công hay chuyển đổi giữa các phần mềm.
Đánh giá về AMIS Mạng xã hội, chị Phan Võ Quỳnh Như chia sẻ:
4. Tạm kết
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích ứng nhanh chóng với các thay đổi. AMIS Mạng xã hội với khả năng kết nối đội ngũ, truyền tải thông tin minh bạch và tức thời đã được chứng minh là giải pháp không thể thiếu trong việc tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Mạng xã hội để gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa vững mạnh. Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Mạng xã hội ngay!
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
