Là một nhà quản lý, bạn có đang phải đối mặt với vô số thông tin, email, báo cáo và deadline mỗi ngày? Việc ghi nhớ và xử lý khối lượng công việc khổng lồ khiến bạn trở nên stress và lo lắng?
Đừng lo lắng! “Bộ não thứ hai” chính là giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả.
Hãy cùng khám phá bí quyết “xây dựng bộ não thứ hai” và mở ra cánh cửa thành công trong sự nghiệp quản lý của bạn!
| [Tải ngay] Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp |
1. Bộ não thứ hai là gì?
“Bộ não thứ hai” (Second Brain) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hệ thống ghi chép và quản lý thông tin hiệu quả, giúp hỗ trợ cho bộ não con người trong việc xử lý và lưu trữ lượng thông tin khổng lồ.
Xây dựng “bộ não thứ hai” là một quá trình liên tục thử nghiệm các công cụ và kỹ thuật khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn. Sử dụng hệ thống này một cách nhất quán sẽ giúp bạn nhận được lợi ích lâu dài.
2. Tầm quan trọng của “bộ não thứ hai” trong công việc quản lý
Bản chất của quản lý không chỉ là việc điều hành các quy trình hoặc chỉ đạo nhân viên, mà còn là việc ra quyết định, giải quyết vấn đề, và tương tác với một loạt các yếu tố không xác định. “Bộ não thứ hai”, hay còn gọi là khả năng tư duy phản biện, sáng tạo, và quản lý cảm xúc, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu suất và thành công trong vai trò quản lý.
2.1 Nâng cao hiệu suất làm việc
Bộ não thứ hai đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả công việc của nhà quản lý. Nhờ khả năng lưu trữ và truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác, “bộ não thứ hai” giúp nhà quản lý:
- Ghi nhớ thông tin: Không còn lo lắng việc bỏ sót thông tin quan trọng, nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập dữ liệu cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Quản lý công việc: Hệ thống ghi chép và quản lý thông tin giúp lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ sát sao, đảm bảo công việc được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
- Ra quyết định: “Bộ não thứ hai” hỗ trợ phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro một cách khách quan và logic, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt, phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Nhờ những lợi ích này, “bộ não thứ hai” giúp nhà quản lý hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác và đạt chất lượng cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
2.2 Giảm gánh nặng cho quản lý
Nhờ khả năng lưu trữ và truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác, “bộ não thứ hai” giúp nhà quản lý:
- Giảm bớt lo lắng: Không còn lo lắng việc bỏ sót thông tin quan trọng, nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập dữ liệu cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Tăng cường khả năng kiểm soát công việc: Hệ thống ghi chép và quản lý thông tin giúp lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ sát sao, đảm bảo công việc được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
Xây dựng “Bộ não thứ hai” giúp nhà quản lý an tâm hơn, làm việc hiệu quả hơn, và kiểm soát công việc tốt hơn.
2.3 Nâng cao kỹ năng quản lý
Bộ não thứ hai không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý mà còn góp phần nâng cao kỹ năng quản lý của họ.
- Phát triển tư duy logic và khoa học: Căn cứ vào dữ liệu và thông tin khách quan để đưa ra quyết định sáng suốt, phù hợp với từng tình huống cụ thể.
- Tăng cường khả năng giao tiếp: Truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng, thuyết phục và tạo dựng uy tín với đồng nghiệp và khách hàng.
2.4 Nâng cao năng lực cạnh tranh
Nhờ khả năng xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả, “bộ não thứ hai” giúp nhà quản lý:
- Hoàn thành công việc nhanh hơn, đạt chất lượng cao hơn.
- Tiếp cận thông tin mới nhất, cập nhật xu hướng thị trường.
- Mở rộng mạng lưới quan hệ, tạo cơ hội phát triển cho bản thân và tổ chức.
Những lợi ích này có thể giúp nhà quản lý tạo lợi thế cạnh tranh so với những người không sử dụng “bộ não thứ hai”, góp phần vào thành công trong môi trường làm việc năng động và đòi hỏi cao.
Sử dụng “bộ não thứ hai” một cách hiệu quả là chìa khóa giúp nhà quản lý khẳng định năng lực bản thân, tạo dựng thương hiệu cá nhân và gặt hái thành công trong sự nghiệp.
3. Bí kíp xây dựng bộ não thứ hai cho nhà quản lý
Trong cuốn sách “Xây dựng bộ não thứ hai”, Tiago Forte đã giới thiệu phương pháp CODE – giúp bạn lưu trữ, sắp xếp và truy cập thông tin một cách dễ dàng. Phương pháp này bao gồm 4 bước: Capture – Organize – Distill – Express.
Bước 1: Capture (Thu thập)
Bước đầu tiên trong việc xây dựng bộ não thứ hai theo phương pháp CODE là Capture (Thu thập). Đây là giai đoạn quan trọng giúp bạn tập hợp tất cả thông tin liên quan đến công việc, tạo nền tảng vững chắc cho việc xử lý và sử dụng thông tin hiệu quả sau này.
- Email: Lưu trữ tất cả email quan trọng, bao gồm email từ khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên, v.v.
- Báo cáo: Lưu trữ các báo cáo về tài chính, dự án, marketing, v.v.
- Tài liệu: Lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc như hợp đồng, quy trình, hướng dẫn, v.v.
- Ghi chép cuộc họp: Ghi chép đầy đủ nội dung các cuộc họp quan trọng, bao gồm các quyết định, nhiệm vụ và thời hạn.
Để thực hiện bước Capture một cách hiệu quả, bạn cần chú ý chỉ thu thập những thông tin liên quan mà bạn cho là hữu ích và phù hợp với mục đích của bạn. Đồng thời xác định độ tin cậy và tính chính xác của thông tin trước khi sử dụng.
Bước 2: Organize (Sắp xếp)
Sau khi thu thập thông tin (Capture), nhà quản lý cần sắp xếp thông tin một cách khoa học để dễ dàng truy cập và sử dụng. Dưới đây là một số hoạt động nhà quản lý cần thực hiện:
- Phân loại thông tin
Xác định các tiêu chí phân loại phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng thông tin. Ví dụ: theo chủ đề, dự án, thời gian, mức độ quan trọng, v.v. Sau đó, sử dụng các công cụ hỗ trợ như thẻ, nhãn, thư mục để phân loại thông tin một cách hiệu quả.
- Tạo hệ thống lưu trữ
Lựa chọn phương thức lưu trữ phù hợp: lưu trữ trên máy tính, lưu trữ đám mây, hoặc kết hợp cả hai. Xác định cấu trúc thư mục và đặt tên tệp tin rõ ràng, dễ hiểu. Tạo hệ thống lưu trữ thống nhất và dễ sử dụng cho tất cả thông tin.
- Xây dựng quy trình quản lý thông tin
Xác định quy trình thu thập, sắp xếp, lưu trữ và sử dụng thông tin. Quy định trách nhiệm và quyền truy cập thông tin cho từng cá nhân hoặc nhóm. Thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình quản lý thông tin.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ
Sử dụng các phần mềm quản lý thông tin như Evernote, OneNote, Notion, v.v.
Trong bước Organize, nhà quản lý cần lưu ý sắp xếp các thông tin thành hệ thống đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với nhu cầu, thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống sắp xếp thông tin để đảm bảo hiệu quả sử dụng. Đồng thời, quản lý cũng có thể chia sẻ hệ thống sắp xếp thông tin với các thành viên trong nhóm để tăng cường hiệu quả cộng tác.
Bước 3: Distill (Chắt lọc)
Trong bước này, nhà quản lý sẽ phải xác định thông tin quan trọng và loại bỏ những thông tin không cần thiết. Để làm được điều đó, bạn cần:
- Xác định mục đích: Xác định rõ ràng mục đích chắt lọc thông tin để tập trung vào những gì quan trọng nhất. Ví dụ: chắt lọc thông tin để chuẩn bị cho một bài thuyết trình, báo cáo, hay để đưa ra quyết định quan trọng.
- Đọc kỹ thông tin: Đọc kỹ lưỡng thông tin đã thu thập để hiểu rõ nội dung và xác định những điểm quan trọng. Nên đọc nhiều lần để đảm bảo nắm bắt đầy đủ thông tin.
- Xác định những ý chính, khái niệm và dữ liệu quan trọng: Phân biệt thông tin thiết yếu với thông tin bổ sung. Trong đó, thông tin thiết yếu là thông tin hỗ trợ trực tiếp cho mục đích chắt lọc, thông tin bổ sung chỉ mang tính tham khảo.
- Tóm tắt thông tin: Tóm tắt những ý chính của thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Có thể sử dụng các từ khóa, cụm từ và biểu đồ để tóm tắt hiệu quả.
- Loại bỏ thông tin: Loại bỏ những thông tin không cần thiết hoặc lỗi thời. Bạn cần cẩn thận khi loại bỏ thông tin để đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Ghi chú và đánh dấu: Ghi chú lại những ý chính, khái niệm và dữ liệu quan trọng. Sử dụng các công cụ đánh dấu để Highlight thông tin quan trọng.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các phần mềm tóm tắt văn bản, trích xuất dữ liệu để hỗ trợ quá trình chắt lọc. Các công cụ này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả chắt lọc.
- Xem xét và cập nhật: Thường xuyên xem xét và cập nhật thông tin đã chắt lọc để đảm bảo tính chính xác và liên quan.
Quá trình chắt lọc thông tin đòi hỏi sự tập trung và cẩn thận. Vì vậy, bạn nên dành thời gian để thực hiện bước này một cách hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
Bước 4: Express (Thể hiện)
Tất cả những việc thu thập, sắp xếp và chắt lọc thông tin đều có một mục đích cuối cùng: tạo ra những kết quả hữu hình trong thế giới thực, điều mà ta sẽ thực hiện trong bước Express.
- Áp dụng kiến thức vào thực tế: Đối mặt với những tình huống thực tế, thử nghiệm phương pháp mới và không ngừng rèn luyện kỹ năng mềm là những cách thức thiết yếu để nhà quản lý bứt phá khỏi vòng an toàn của bản thân.
- Chia sẻ kiến thức: Chia sẻ kiến thức với nhân viên, hướng dẫn, đào tạo và truyền cảm hứng cho họ là cách để nhân đôi giá trị tri thức, tạo nên sức mạnh tập thể mạnh mẽ.
- Khuyến khích sáng tạo, bứt phá giới hạn: Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới và tạo môi trường làm việc đổi mới là những yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
4. Một số công cụ hữu ích cho người quản lý
Để xây dựng bộ não thứ hai một cách hiệu quả, việc ứng dụng, tích hợp công nghệ vào quá trình này là vô cùng cần thiết với các nhà quản lý. Dưới đây là một số công cụ hữu ích giúp bạn phát triển bộ não thứ hai của mình.
4.1 Ứng dụng ghi chú
- MISA AMIS Ghi chép
MISA AMIS Ghi chép, là một phần của nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp bạn ghi chép và lưu trữ mọi thông tin một cách an toàn, dễ dàng tra cứu mọi lúc, mọi nơi. Với khả năng soạn thảo trực tuyến, lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, bảo mật an toàn và chia sẻ dễ dàng, AMIS Ghi chép là giải pháp hoàn hảo cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức muốn quản lý tài liệu hiệu quả.
- Evernote: Đây là một ứng dụng ghi chú mạnh mẽ, cho phép người quản lý ghi chú ý tưởng, lưu trữ tài liệu, và tổ chức thông tin cá nhân một cách hiệu quả dưới dạng văn bản, hình ảnh, audio, ghi chú viết tay, v.v.
- Google Keep: Ứng dụng ghi chú và quản lý danh sách công việc của Google, được tích hợp với các dịch vụ của Google như Google Drive, Google Docs và Google Calendar.
4.2 Ứng dụng quản lý công việc
- MISA AMIS Công việc
Đây là một ứng dụng quản lý công việc và giao việc rất hiệu quả, được phát triển và phát hành bởi Công ty cổ phần MISA. Sản phẩm này tiếp tục thừa hưởng các ưu điểm từ nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện của MISA AMIS Platform, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán và quản lý doanh nghiệp. Nhờ vào đội ngũ nhân sự phát triển phần mềm giàu kinh nghiệm của mình, AMIS Công Việc được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam.
MISA AMIS Công Việc có khả năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý công việc và dự án ở mọi nơi, từ các tác vụ cơ bản đến những yêu cầu nâng cao của doanh nghiệp, không phân biệt ngành nghề như sản xuất, dịch vụ, xây dựng, giáo dục, vv., và phù hợp với mọi quy mô từ nhỏ đến lớn.
4.3 Ứng dụng ghi âm và ghi hình
- Otter.ai: Ứng dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực nhận dạng giọng nói và tự động chuyển đổi nội dung từ âm thanh thành văn bản. Otter.ai được sử dụng để ghi âm cuộc họp, buổi thuyết trình hoặc các cuộc trò chuyện và sau đó tự động chuyển đổi nội dung của các bản ghi âm đó thành văn bản, ghi chú hoặc bản ghi có thể tìm kiếm được.
- Loom: là một ứng dụng miễn phí cho phép bạn quay video màn hình và webcam của mình, sau đó chia sẻ video đó với người khác chỉ với một liên kết.
5. Kết luận
Phát triển bộ não thứ hai đóng vai trò quan trọng như một khoản đầu tư vào sự thành công của người quản lý. Bằng việc dành thời gian và công sức cho quá trình này, nhà quản lý có thể xây dựng một bộ não thứ hai mạnh mẽ giúp họ làm việc hiệu quả và đạt được nhiều thành tựu trong công việc.
MISA AMIS Công việc và MISA AMIS Ghi chép là hai giải pháp phần mềm thuộc bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số hỗ trợ doanh nghiệp vận hành tối ưu. Bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hóa làm việc số giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
