Sổ tay nhân viên đóng vai trò thiết yếu đối với mỗi tổ chức, được sử dụng để nhân viên theo dõi các thông tin quan trọng, đồng thời được coi như một phương tiện bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu cách xây dựng sổ tay nhân viên trong bài viết dưới đây.
1. Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) là tài liệu tổng hợp các quy tắc, chính sách và hướng dẫn về quy trình làm việc. Sổ tay nhân viên liệt kê những gì nhân viên có thể mong đợi từ doanh nghiệp cũng như những điều mà doanh nghiệp mong chờ từ phía nhân viên.
Cuốn sổ này được coi là cầu nối giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với nhân viên đồng thời giúp nhân viên phần nào hiểu được sứ mệnh và văn hóa doanh nghiệp. Thông thường trong những ngày đầu làm việc, nhân viên sẽ được cấp phát sổ tay nhân viên.
2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng sổ tay nhân viên?
2.1 Giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi
Soạn thảo sổ tay nhân viên giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc đào tạo nhân sự về văn hóa doanh nghiệp, cách thức vận hành của tổ chức cũng như các quy định trong công ty. Qua đó nhân viên sẽ nhận thức được những trách nhiệm và quyền lợi của mình để thích nghi với môi trường làm việc.
2.2 Tăng tính minh bạch cho văn hóa tổ chức
Thông qua sổ tay nhân sự, các thông tin về chính sách, quy định của doanh nghiệp sẽ được cập nhật và truyền tải tới toàn thể các thành viên. Điều này giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức đồng thời đảm bảo cho các hoạt động của công ty diễn ra theo đúng quy định, giúp kết nối và thắt chặt bộ máy vận hành của công ty.
2.3 Giảm thiểu các rủi ro về pháp lý
Dựa vào sổ tay nhân viên toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ nắm được đầy đủ thông tin về trách nhiệm, quyền hạn cũng như các quy chế thưởng, phạt của công ty. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ hạn chế được những rủi ro không đáng có trong công việc.
2.4 Gia tăng sự gắn kết và năng suất làm việc
Sổ tay nhân viên sẽ giúp người lao động cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn trong môi trường làm việc bởi sự rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó việc nắm rõ các chính sách và quy định sẽ giúp họ tự ý thức được những công việc cần làm, từ đó nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.
3. Những nội dung cần có trong sổ tay nhân viên
Sổ tay nhân sự không bị ràng buộc bởi khuôn mẫu hay văn bản pháp luật nào. Vì thế công ty có thế tùy cơ ứng biến về nội dung cũng như hình thức sao cho phù hợp với tổ chức. Tuy nhiên để đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng và phát huy hiệu quả cao nhất, sổ tay nhân viên cần đáp ứng được những yếu tố cơ bản sau:
- Giới thiệu doanh nghiệp: Giới thiệu khái quát về quá trình phát triển, tầm nhìn, sứ mệnh và những thành tựu nổi bật của doanh nghiệp.
- Chính sách và quy định: Bao gồm các chính sách liên quan đến lương, phúc lợi, kỷ luật, bảo hiểm, an toàn lao động và các quy định về thử việc, đào tạo, thăng tiến và thôi việc.
- Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận: Cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức, bao gồm các bộ phận trong công ty và nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận.
- Quy trình làm việc: Các quy trình làm việc cơ bản trong công ty như quy trình xin nghỉ phép, quy trình đăng ký làm thêm giờ, quy trình đánh giá năng lực và quy trình giải quyết khiếu nại…
- Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng lao động: Các điều khoản cơ bản của hợp đồng lao động như lương cơ bản, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép, chế độ bảo hiểm, quyền lợi của người lao động…
- Các quyền và nghĩa vụ của nhân viên: Các quyền và nghĩa vụ của nhân viên như quyền được trợ cấp, nghỉ ngơi, tham gia các hoạt động, nghĩa vụ nộp thuế, đóng bảo hiểm, chấp hành các quy định về an toàn lao động, giữ bí mật kinh doanh…
- Các thông tin liên quan đến công nghệ: Các thông tin về công nghệ, thiết bị, phần mềm, ứng dụng được sử dụng trong công ty.
- Những thông tin liên quan đến quản lý tài sản: Những quy định liên quan đến việc sử dụng và quản lý các tài sản của công ty như tài sản lưu động, tài sản cố định, tài sản cấp phát cho nhân viên…
- Các thông tin khác: Ngoài những nội dung nêu kê trên, sổ tay nhân sự còn có thể bao gồm các thông tin về sự kiện, thành tựu, đóng góp của công ty, các chỉ dẫn để nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.
- Về hình thức: sổ tay nhân viên nên được sắp xếp hợp lý và trình bày bố cục gọn gàng, chữ viết dễ đọc. Sổ có thể được thiết kế theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Những nội dung trên đều là thông tin cơ bản giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về công ty, về những quy trình hay quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Tùy thuộc vào những loại hình doanh nghiệp mà nội dung sổ tay nhân viên có thể được bổ sung hoặc điều chỉnh phù hợp.
4. Tải miễn phí mẫu sổ tay nhân viên mới nhất
Nếu như bạn đang trong quá trình soạn thảo sổ tay nhân viên thì dưới đây là mẫu sổ tay chi tiết nhất mà MISA AMIS HRM đã tổng hợp. Các mẫu sổ tay, quy chế, nội quy bao gồm nội dung cơ bản, phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp Việt Nam.
TẢI NGAY 55+ MẪU SỔ TAY, NỘI QUY, QUY CHẾ
5. Những nguyên tắc quan trọng khi làm sổ tay nhân viên
Để sổ tay nhân viên thực sự là tài liệu hữu ích cho nhà quản trị và người lao động, doanh nghiệp nên tuân thủ một số nguyên tắc sau:
5.1 Nguyên tắc về nội dung
Về nội dung sổ tay nhân viên nên được sắp xếp hợp lý và viết rõ ràng. Nếu có thể hãy lên dàn ý trước về những nội dung sẽ có trong bản thiết kế sổ tay nhân viên, gửi phê duyệt trước khi soạn thảo chi tiết. Ngoài ra nội dung cần tuân thủ các tiêu chí:
- Đầy đủ: Cung cấp thông tin đầy đủ
- Rõ ràng: Thông tin cần rõ ràng và dễ hiểu
- Cập nhật thường xuyên: Nếu có thay đổi về thông tin, cần cập nhật vào sổ tay, phổ biến sự thay đổi để toàn bộ nhân viên nắm được.
5.2 Nguyên tắc về trình bày
Bên cạnh việc phải chỉn chu về nội dung thì hình thức trình bày của một cuốn sổ tay nhân viên cũng rất quan trọng. Hiện nay, sổ tay nhân viên thường được trình bày theo 2 hình thức là bản in hoặc bản điện tử. Dù theo hình thức nào thì văn bản cũng nên được trình bày gọn gàng, dễ nhìn.
- Bản in: Được sử dụng phổ biến rộng rãi, mang tính sáng tạo và cá nhân hóa nên đa số được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên chi phí khá cao và nếu thay đổi, cập nhật sẽ phải in lại.
- Sổ tay điện tử hay website tương tác: Đây là phương án sổ tay dễ dàng tra cứu, chỉnh sửa và chi phí thấp, phù hợp với môi trường làm việc hiện đại.
5.3 Ngôn ngữ sử dụng
Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay nhân viên có thể không cần quá trang trọng như trong các văn bản hoặc hợp đồng, tuy nhiên cũng không nên quá suồng sã. Nên sử dụng ngôn ngữ tích cực để tạo thiện cảm cho người đọc. Về xưng hô, có thể sử dụng tên doanh nghiệp và “bạn”. Ngôn ngữ trong văn bản này cần ngắn gọn, dễ hiểu và chính xác.
5.4 Thiết lập quy định liên quan đến sổ tay nhân viên
Sổ tay nhân viên là văn bản chỉ lưu hành trong nội bộ, cần được bảo mật. Quy định này nên được thông báo đến nhân viên và ghi rõ trong sổ. Bên cạnh đó doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên xác nhận khi đã có sổ, lưu thông tin này trong hồ sơ nhân sự. Điều này nghĩa là hai bên đã biết về các quy định, chính sách. Ngoài ra doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý để xây dựng các quy định trong sổ phù hợp.
6. Những thông tin không nên đưa vào sổ tay nhân viên
Biệt ngữ: Nên dùng ngôn từ phổ thông để đảm bảo mọi nhân sự có thể hiểu được nội dung của sổ tay. Cần phải có sự bổ sung, giải thích dễ hiểu nếu như sử dụng thuật ngữ.
Mô tả công việc: Sổ tay nhân viên không phải tài liệu cho một cá nhân cụ thể mà dùng cho tập thể. Trong khi đó mô tả công việc lại chỉ dành cho một vị trí nhất định, vì vậy doanh nghiệp không nên để mô tả công việc trong sổ tay.
Thông tin quá chi tiết về quyền lợi: Tùy thuộc vào tình hình mỗi năm mà công ty có thể cập nhật lại về quyền lợi, hoặc có quyền lợi khác biệt cho mỗi bộ phận, vị trí. Doanh nghiệp nên đính kèm liên kết hoặc thông tin liên hệ của người phụ trách về phúc lợi để khi nhân viên chủ động tìm hiểu nếu cần.
7. Kết luận
Trên đây là những thông tin về sổ tay nhân viên mà MISA AMIS HRM cung cấp cho bạn đọc. Hy vọng bạn độc đã hiểu rõ những nguyên tắc quan trọng và các nội dung không thể thiếu khi soạn thảo sổ tay nhân viên trong doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
