Ở mọi văn phòng, bất kể ngành nào, nhiều quy trình có thể được sắp xếp hợp lý hoặc tự động hóa hoàn toàn để giảm bớt gánh nặng hành chính cho đội ngũ. Đối với hầu hết nhân viên, thật khó để nhớ chính xác các bước và quy tắc cần tuân theo cho từng quy trình này, đặc biệt nếu chúng không phải là một phần trong vai trò hàng ngày của họ.
Lúc này một hệ thống tự động hóa văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng mọi quy trình đều được tuân thủ và đẩy nhanh tốc độ thực hiện để thúc đẩy năng suất kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá những gì tự động hóa văn phòng có thể làm cho công ty của bạn.
1. Hệ thống tự động hóa văn phòng là gì?
Hệ thống tự động hóa văn phòng là một tập hợp các công cụ và phần mềm được thiết kế để giảm bớt sự phụ thuộc vào công việc thủ công và tự động hóa các quy trình làm việc hàng ngày trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Tự động hóa văn phòng làm giảm sự tham gia của con người để hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo nhiều hơn, giúp tăng cường hiệu quả làm việc, độ chính xác và khả năng quản lý dữ liệu.
2. Lợi ích của hệ thống tự động hóa văn phòng
Tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian của nhân viên và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức là những lợi ích dễ nhìn thấy của tự động hóa văn phòng.
Một hệ thống tự động hóa văn phòng hiệu quả có khả năng hợp lý hóa các quy trình và tạo ra kết quả tổng thể tốt hơn. Tiết kiệm thời gian cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí vì nhân viên có thể dành thời gian cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn và đòi hỏi khắt khe hơn.
Chưa kể, tự động hóa văn phòng giúp nhân viên hiểu biết về công nghệ và tăng cường hợp tác nhóm. Hãy xem xét thêm một số lợi ích của tự động hóa văn phòng.
2.1. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tăng độ chính xác
Với hệ thống tự động hóa văn phòng, các nhiệm vụ thủ công như nhập dữ liệu, quản lý tài liệu và lên lịch họp có thể được tự động hóa, giải phóng thời gian để nhân viên tập trung vào các công việc mang tính chiến lược, sáng tạo cao hơn.
Bằng cách giảm thiểu sự can thiệp của con người, tự động hóa văn phòng giúp loại bỏ khả năng xảy ra lỗi do nhầm lẫn hoặc quên lãng. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý dữ liệu và tài liệu, nơi mà một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn.
2.2. Giảm nguồn lực, thời gian và nâng cao năng suất nhân sự
Tự động hóa giúp tăng tốc độ thực hiện các nhiệm vụ, cho phép doanh nghiệp hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn cho phép các nhà lãnh đạo nhận ra điểm mạnh của nhân viên, giúp họ phát triển hiệu quả hơn đồng thời những kế hoạch nguồn lực hợp lý.
Doanh nghiệp cũng sẽ đạt được những lợi ích tài chính đáng kể bằng cách tập trung vào chất lượng công việc thay vì dành toàn bộ thời gian để quản lý dữ liệu mà công nghệ có thể dễ dàng xử lý.
2.3. Hợp lý hóa giao tiếp
Tự động hóa giao tiếp trong các nhóm làm tăng hiệu quả trên diện rộng. Các công nghệ hiện đại như học máy, trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể dễ dàng hợp lý hóa hoạt động giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp.
Giả sử nhóm của bạn trả lời hàng trăm email mỗi ngày. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý email để xử lý các giao tiếp lặp đi lặp lại một cách dễ dàng. Nhờ đó, đội ngũ dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và có nhiều thời gian hơn để giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp rõ ràng và minh bạch cải thiện sự cộng tác của nhóm và theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu của công ty hiệu quả hơn.
2.4. Quản lý dữ liệu tốt hơn
Làm sạch dữ liệu là ưu tiên hàng đầu đối với các tổ chức dựa vào thông tin thực tế để thúc đẩy hoạt động hàng ngày.
Dữ liệu không đầy đủ, sai định dạng hoặc trùng lặp có thể làm giảm chất lượng dữ liệu của công ty. Thay vì dựa vào con người để xác định và xóa dữ liệu có vấn đề, các công cụ tự động hóa văn phòng có thể đảm nhận nhiệm vụ đánh giá định kỳ dữ liệu được lưu trữ.
Ngoài việc tự động hóa công việc hàng ngày, tự động hóa văn phòng còn đảm bảo an toàn dữ liệu. Bảo mật dữ liệu đòi hỏi phải làm việc thủ công và phối hợp giữa các bộ phận.
Hệ thống tự động lưu trữ và bảo vệ dữ liệu có giá trị của tổ chức có thể giúp giảm bớt áp lực cho nhóm CNTT, đồng thời giảm nguy cơ lỗi của con người.
2.5. Tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động
Các công việc tốn thời gian và lặp đi lặp lại có thể dễ dàng được chuyển sang công nghệ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể nếu không phải chi cho các quy trình thủ công và khắc phục sự cố tốn thời gian.
Phần mềm và hệ thống tự động hóa văn phòng thường rẻ hơn so với lực lượng lao động con người và tốt cho lợi nhuận của doanh nghiệp.
2.6. Xây dựng văn hóa đổi mới
Hệ thống tự động hóa văn phòng đóng một vai trò thiết yếu trong việc xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa đổi mới tại doanh nghiệp. Bằng cách giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại và thủ công, tự động hóa khuyến khích sự sáng tạo và tư duy đổi mới, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào việc phát triển ý tưởng, giải pháp mới.
Đồng thời, việc áp dụng công nghệ tiên tiến thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với sự cải tiến, từ đó thúc đẩy một môi trường làm việc linh hoạt, hợp tác.
3. Các tính năng thiết yếu của Công cụ tự động hóa văn phòng là gì?
Với rất nhiều hệ thống tự động hóa văn phòng có sẵn trên thị trường, việc lựa chọn một hệ thống phù hợp trở nên khó khăn. Tuy nhiên, công nghệ ngày càng phát triển, một số tính năng đã trở nên không thể thiếu trong một công cụ quản lý văn phòng. Dưới đây là một số tính năng cần thiết:
3.1. Truy cập di động
Đã qua rồi cái thời bạn phải dán mắt vào bàn đựng laptop cho mọi việc. Một hệ thống tự động hóa văn phòng tuyệt vời sẽ cho phép nhân sự truy cập vào hệ thống, quản lý công việc và thực hiện các nhiệm vụ từ bất kỳ đâu thông qua thiết bị di động của họ.
Việc tích hợp tính năng truy cập di động giúp đảm bảo rằng nhân viên có thể duy trì năng suất và tương tác hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng, bất kể họ ở đâu.
3.2. Thiết kế quy trình làm việc dễ dàng
Các hệ thống tự động hóa văn phòng hiện tại có hệ thống thiết kế quy trình làm việc cho phép người dùng mô hình hóa, thiết kế và triển khai các quy trình công việc tự động mà không yêu cầu kiến thức lập trình sâu rộng hoặc kỹ thuật phức tạp.
Thông qua giao diện trực quan như kéo và thả, người dùng có thể dễ dàng xác định các bước trong quy trình, thiết lập các quy tắc, điều kiện và tích hợp các tác vụ tự động như phê duyệt, thông báo, cập nhật dữ liệu.
3.3. Khả năng mở rộng, tích hợp với các ứng dụng khác
Một hệ thống tự động hóa văn phòng chỉ hữu ích khi nó giúp doanh nghiệp tạo ra quy trình làm việc trôi chảy. Và điều này sẽ rất khó thực hiện nếu phần mềm không có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác.
Các công cụ quản lý văn phòng nên được tích hợp với công cụ khác, cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hệ thống theo nhu cầu phát triển và tích hợp mượt mà với các công cụ và phần mềm hiện có, như Kế toán, CRM, HRM. Tính năng này đảm bảo rằng hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp, hỗ trợ quy mô lớn hơn và nhu cầu phức tạp hơn mà không cần thay thế. Qua việc tích hợp, dữ liệu và thông tin có thể được chia sẻ liền mạch giữa các hệ thống, tăng cường hiệu quả làm việc, cung cấp một trải nghiệm người dùng đồng nhất, hiệu quả.
3.4. Kiểm soát quyền truy cập
Mục đích của kiểm soát truy cập là đảm bảo tính bảo mật và an ninh của thông tin nhạy cảm. Tính năng này cho phép quản trị viên cấp quyền truy cập khác nhau dựa trên vai trò và nhiệm vụ của từng người dùng.
Kiểm soát quyền truy cập cũng giúp theo dõi và ghi lại hoạt động của người dùng, cung cấp một lớp bảo vệ quan trọng trong việc ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
3.5. Báo cáo và phân tích
Làm thế nào để doanh nghiệp biết liệu tự động hóa văn phòng của bạn có mang lại kết quả hay không? Đội ngũ lãnh đạo không thể chỉ đánh giá hiệu suất của quy trình dựa trên mức độ hài lòng của nhóm. Dữ liệu là người đưa ra quyết định cuối cùng và điều quan trọng là doanh nghiệp phải so sánh lịch sử của một quy trình, tốc độ, chất lượng kết quả,…
Việc sử dụng một phần mềm khác để đo lường dữ liệu quy trình làm việc của bạn tốn nhiều thời gian và không cần thiết. Các sản phẩm tự động hóa văn phòng tốt nhất hiện nay đều được trang bị tính năng này như một phần của sản phẩm cơ bản.
4. MISA AMIS Văn phòng số – hệ thống giúp tự động hóa văn phòng toàn diện
Với 9 ứng dụng toàn diện, MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ các các tổ chức, doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các hoạt động văn phòng hàng ngày.
Là một sản phẩm của MISA với hơn 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS Văn phòng số có khả năng kết nối chặt chẽ các phần mềm trong và ngoài nền tảng MISA AMIS để tự động hóa, tối ưu hóa mọi luồng quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự cho đến hành chính tổng hợp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng nâng cao năng suất đội ngũ, tiết kiệm chi phí vận hành, giảm các lãng phí ẩn.
Dưới đây là cách MISA AMIS Văn phòng số hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động:
-
Tự động hóa quản lý công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất: Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch thông minh, giao việc nhanh chóng, thiết lập luồng phối hợp tự động giữa các phòng ban, nhân sự. Đồng thời, hệ thống tự động theo dõi và báo cáo tiến độ công việc dự án, hiệu suất nhân viên.
-
Tự động hóa mọi luồng quy trình trong doanh nghiệp: Với AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể thiết lập và tự động hóa quy trình ở tất cả các bộ phận và liên phòng ban như Tài chính – Kế toán, Bán hàng, Mua hàng, Nhân sự, Hành chính,…
-
Tự động hóa luồng ký kết: AMIS WeSign là giải pháp ký tài liệu số giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết, tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết truyền thống.
-
Quản lý tài liệu điện tử: Ứng dụng AMIS Ghi chép để lưu trữ tài liệu online, phân loại, quản lý quyền truy cập vào tài liệu, giúp tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn, đồng thời tăng cường bảo mật thông tin.
-
Quản lý tài sản: AMIS Tài sản giúp số hóa toàn bộ nghiệp vụ quản lý tài sản, đội ngũ dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng, quản lý số lượng tài sản ở từng bộ phận, vị trí để điều chuyển, phân bổ hợp lý, tối đa hóa giá trị sử dụng của tài sản.
Hệ thống MISA AMIS Văn phòng số được thiết kế để phù hợp với nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, cung cấp một nền tảng đa năng cho phép tự động hóa các quy trình làm việc, giảm thời gian và công sức cần thiết cho các nhiệm vụ hàng ngày, từ đó giúp tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
5. Tạm kết
Hệ thống tự động hóa văn phòng là một giải pháp thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Việc áp dụng công nghệ tự động hóa vào quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và cho phép doanh nghiệp tập trung vào những mục tiêu lớn lao hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
