Trong năm 2024, quản lý và phân công công việc cho nhân viên mới đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức đối với các tổ chức. Dù là một quản lý đang tìm cách quản lý nhân viên mới, hay một nhân viên mới mong muốn có cái nhìn tổng quan về công việc, thì những mẫu bảng công việc này sẽ là công cụ hữu ích để bạn đạt được mục tiêu của mình.
Bài viết xin giới thiệu 5 mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên mới được sử dụng phổ biến nhất. Những mẫu bảng này không chỉ giúp bạn tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, mà còn đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ nhận được hướng dẫn rõ ràng và chi tiết về nhiệm vụ của mình.
1. Bảng phân công công việc là gì?
Bảng phân công công việc là một công cụ quản lý dự án hoặc công việc, được sử dụng để ghi chép và tổ chức thông tin liên quan đến việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong một nhóm làm việc. Mục tiêu chính của bảng là đảm bảo sự rõ ràng về việc ai đang thực hiện công việc gì, vào thời điểm nào, và cung cấp các thông tin bổ sung như mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và trạng thái tiến độ.
2. Lợi ích của bảng phân công công việc
Một số lợi ích quan trọng bao gồm:
– Rõ ràng về trách nhiệm: Bảng giúp xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể trong dự án hoặc công việc. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và xung đột về nhiệm vụ, đồng thời tạo điều kiện cho sự chịu trách nhiệm cá nhân và tập thể.
– Theo dõi tiến độ: Bằng cách ghi chép thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc, cùng với trạng thái tiến độ, bảng giúp theo dõi và đánh giá tiến trình thực hiện dự án hoặc công việc. Điều này cho phép nhóm quản lý và điều chỉnh kế hoạch theo cách hiệu quả, đảm bảo việc hoàn thành đúng hẹn và đạt được mục tiêu.
– Phân chia công việc công bằng: Bảng giúp phân chia công việc một cách công bằng giữa các thành viên trong nhóm. Nó tạo ra sự cân đối và phân phối công việc dựa trên năng lực, kỹ năng và khả năng của từng người, đồng thời tránh tình trạng quá tải công việc cho một số thành viên.
– Giao tiếp và phối hợp: Bảng cung cấp một cơ sở chung để giao tiếp và phối hợp công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nó đảm bảo rằng mọi người có cùng một khung thời gian và thông tin cần thiết để thảo luận, trao đổi và đồng tác đạt được mục tiêu chung.
– Nâng cao hiệu suất làm việc: Bằng cách cung cấp sự rõ ràng, điều phối và theo dõi công việc, bảng giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm. Nó giúp giảm thiểu sự mơ hồ, tránh lỗi sót và tiết kiệm thời gian, đồng thời tạo điều kiện cho sự tập trung và hiệu quả trong thực hiện công việc.
Bên cạnh những mẫu phân công trên Excel, Google Sheet, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm MISA AMIS Công việc để quản lý công việc, dự án nhiều cấp xuyên suốt. Với phần mềm quản lý quy trình công việc, mọi thông tin giao việc từ cấp Giám đốc – Trường phòng, Trưởng nhóm đến nhân viên được cập nhật nhanh chóng, chính xác.
Quản lý biết công việc mình giao có hiệu quả đến đâu, nắm bắt điểm tắc nghẽn để kịp thời đốc thúc, hỗ trợ. Đồng thời, nhân viên cũng biết rõ nội dung nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành. Từ đó họ chủ động theo dõi báo cáo hiệu suất của bản thân, nâng cao tinh thần quyết tâm hoàn thành công việc, mục tiêu.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS để quản lý quy trình công việc tối ưu, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,…
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
3. Các mẫu phân công công việc
3.1. Mẫu bảng phân công công việc chung
Dưới đây là mẫu bảng chung nhất, áp dụng được cho đa dạng các hình thức phân công công việc và các loại hình doanh nghiệp. Bảng bao gồm các thông tin chính như tên nhiệm vụ, nội dung công việc, người phụ trách, ngày bắt đầu, deadline, tiến độ và phần trăm hoàn thành.
3.2. Mẫu bảng phân công công việc theo tuần
Mẫu bảng theo tuần phân chia tạo ra một kế hoạch chi tiết và rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm dự án trong ngắn hạn. Mẫu này phù hợp với các yêu cầu công việc cần theo dõi tiến độ và báo cáo tiến độ đều đặn.
3.3. Mẫu bảng phân công công việc theo tháng
Mẫu bảng theo tháng là một công cụ quan trọng để tổ chức và quản lý công việc trong một khoảng thời gian dài. Khác với mẫu theo tuần, mẫu bảng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi công việc trong suốt một tháng, giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng lịch trình.
3.4. Mẫu bảng phân công công việc theo cá nhân
Mẫu bảng theo cá nhân là một công cụ hữu ích để cá nhân tổ chức và quản lý công việc của mình. Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cá nhân, mẫu bảng này giúp người sử dụng xác định và theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành, từ đó tăng hiệu suất làm việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
3.5. Mẫu bảng phân công công việc theo dự án
Mẫu bảng bằng Excel là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và tổ chức công việc. Với tính năng tính toán của Excel, bạn có thể tự động tính toán tổng số công việc, tổng thời gian hoàn thành và các chỉ số hiệu suất khác. Excel cũng cung cấp các công cụ lọc và sắp xếp dữ liệu, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin.
3.6. Mẫu phân công công việc cho nhân viên theo tuần
Mẫu kế hoạch tuần này được thiết kế để theo dõi và quản lý các nhiệm vụ một cách sát sao hươn. Quản lý phân công công việc cho nhân viên bao gồm mục tiêu theo tuần, nhiệm vụ cần hoàn thành cùng các deadline quan trọng.
Phần dưới của mẫu ghi chi tiết các công việc theo từng ngày trong tuần, từ Thứ Hai đến Chủ Nhật giúp nhân viên bám sát các nhiệm vụ cụ thể và báo cáo trạng thái hoàn thành của từng nhiệm vụ.
3.7. Template phân công công việc theo mục tiêu dự án
Bản phân công nhiệm vụ theo mục tiêu dự án hỗ trợ quản lý tổ chức, theo dõi và thực thi các nhiệm vụ liên quan đến một dự án cụ thể. Trong mẫu này, các thông tin chính như tên dự án, quản lý dự án, hoạt động, người phụ trách (PIC), ưu tiên, tình trạng, ngày bắt đầu, deadline và ghi chú đều được liệt kê chi tiết.
.TẢI ĐẦY ĐỦ 7+ MẪU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI ĐÂY
4. Thành phần cần có trong mẫu phân công công việc
Bảng chủ yếu bao gồm bốn phần thông tin quan trọng:
– Loại công việc: Đây là mô tả rõ ràng về nhiệm vụ cụ thể sẽ được thực hiện, dựa trên mức độ ưu tiên. Thông qua phần này, nhân viên được biết đến công việc mà họ cần thực hiện và sự quan trọng của nó.
– Mục đích thực hiện: Phần này giải thích lý do tại sao nhiệm vụ đó cần được thực hiện. Khi giao công việc mới cho nhân viên trước khi hoàn thành công việc hiện tại, việc cung cấp lý do giúp họ hiểu về tính cấp bách và mối quan trọng của nhiệm vụ mới.
– Mô tả yêu cầu: Phần này mô tả các tiêu chuẩn mà nhiệm vụ cần đáp ứng khi hoàn thành. Nó bao gồm thông tin về thời gian hoàn thành công việc, các yêu cầu đặc biệt và các tiêu chí đánh giá công việc đã hoàn thành. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ những gì cần làm và đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
– Hướng dẫn và báo cáo: Phần này yêu cầu nhân viên thông báo cho người quản lý về việc hoàn thành nhiệm vụ và báo cáo các vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện. Nó có thể bao gồm yêu cầu cung cấp báo cáo tiến độ, gửi thông tin chi tiết về các vấn đề phát sinh và cung cấp tài liệu hướng dẫn nếu cần thiết.
Đọc thêm: 10 bước phân công công việc hiệu quả (Tặng kèm biểu mẫu 2024)
5. 5 bước phân công công việc cho doanh nghiệp
Để phân công công việc, bạn có thể tuân theo các bước sau:
– Bước 1: Xác định các công việc cần thực hiện
Trước tiên, hãy xác định và liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án hoặc công việc cụ thể. Điều này đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào quan trọng và cần thiết để hoàn thành dự án một cách thành công.
– Bước 2: Xác định người phù hợp cho từng công việc
Tiếp theo, xác định người phù hợp để thực hiện từng công việc. Điều này có thể dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng của từng thành viên trong nhóm. Hãy xem xét sự phù hợp và trách nhiệm của từng người trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
– Bước 3: Ghi lại phân công
Sau khi xác định người thực hiện cho từng công việc, ghi lại phân công của từng công việc và người thực hiện. Có thể sử dụng bảng tính, công cụ quản lý dự án trực tuyến hoặc các phần mềm quản lý công việc để ghi lại thông tin này. Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình và thời gian hoàn thành dự kiến cho từng công việc.
– Bước 4: Theo dõi tiến độ
Để đảm bảo rằng công việc được tiến hành đúng theo lịch trình, hãy theo dõi tiến độ của từng công việc. Cập nhật thông tin về tiến trình hoàn thành công việc và thời gian thực hiện. Theo dõi tiến độ giúp bạn nhận ra sớm các vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
– Bước 5: Điều chỉnh bảng phân công nếu cần
Trong quá trình thực hiện dự án, có thể xảy ra sự thay đổi hoặc vấn đề không mong muốn. Điều này có thể yêu cầu điều chỉnh bảng của bạn để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hiệu quả và dự án vẫn tiến triển đúng tiến độ. Đừng ngần ngại thay đổi phân công hoặc thời hạn khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu thực tế của dự án.
>> Xem thêm: Tổng hợp toàn bộ các mẫu báo cáo quan trọng trong doanh nghiệp năm 2024
8. Phân công công việc hiệu quả nhờ MISA AMIS Công Việc
Để đạt thành công ban đầu, người quản lý cần xác định và phân loại công việc một cách chính xác, quyết định công việc nào nên hoàn thành bởi chính mình và công việc nào nên được giao phó cho nhân viên. Tuy nhiên, sau đó, việc phân công công việc cho nhân viên và quản lý trở thành một thách thức, do sự phân tán thông tin trong nhiều nhóm và công cụ trao đổi khác nhau. Kết quả là cả người quản lý và nhân viên dễ dàng bị lạc hướng, gặp trục trặc trong việc thực hiện đúng hạn và phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin đã bị mất. Kết quả là hiệu quả và năng suất công việc đáng kể bị ảnh hưởng.
Một phần mềm quản lý công việc sẽ khắc phục được hoàn toàn vấn đề trên cho nhà quản lý cùng các cộng sự. MISA AMIS Công Việc là một trong những nền tảng phổ biến nhất tại Việt Nam bởi những tính năng phân công giao việc vô cùng thông minh và tối ưu cho người dùng:
- Giao – nhận việc tập trung duy nhất trên một nền tảng, quản lý và nhân sự tiện lợi khi tra cứu và tìm kiếm các đầu việc đã giao
- Sắp xếp công việc theo mô hình Eisenhower nhằm dễ dàng xác định những nhân sự phù hợp để giao việc
- Nhận thông báo tự động tức thời trên mọi thiết bị (PC, laptop, mobile, tablet) khi có một nhiệm vụ mới được giao
- Tự động tạo lập báo cáo trực quan về khối lượng công việc cùng các báo cáo về tiến độ, hiệu suất, nhà quản lý dễ dàng đánh giá và tái phân bổ công việc khi cần thiết
- MISA AMIS Công việc cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ MISA AMIS Bán hàng (phần mềm quản lý nhân viên sale) giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng quản lý được tiến độ thực hiện công việc tổng quan
Kết luận
Với 5 mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên mới nhất trong năm 2024, bạn có thể xây dựng một quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này không chỉ giúp nhân viên mới có cái nhìn rõ ràng về các nhiệm vụ và mục tiêu của mình, mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển và tiến bộ của họ.
Nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ, hơn 250.000 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm AMIS Công Việc đã tối ưu hóa quy trình phân công, giao việc và cải thiện đáng kể năng suất công việc.
Mời anh chị Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc ngay hôm nay:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
