Một trong những ưu điểm mạnh nhất của hệ thống ERP chính là khả năng tích hợp nhiều phân hệ vào một hệ thống duy nhất. Các phân hệ của ERP liên thông chặt chẽ với nhau giúp tạo ra một hệ thống quản trị toàn diện mang lại rất nhiều lợi ích và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Vậy doanh nghiệp cần có những phân hệ nào trong hệ thống ERP? Vai trò của từng phân hệ như thế nào? Cùng MISA AMIS điểm qua các module trong ERP trong bài viết dưới đây nhé.
1. Các phân hệ của ERP là gì?
Phân hệ của ERP là các thành phần hoặc ứng dụng phần mềm riêng lẻ được thiết kế để hỗ trợ và tự động hóa các hoạt động khác nhau trong một tổ chức.
Mỗi phân hệ tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của quản lý doanh nghiệp và khi được kết hợp lại, chúng cung cấp một giải pháp toàn diện giúp quản lý và tích hợp mọi khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp.
2. Các phân hệ của ERP khác gì phần mềm riêng lẻ?
Doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều bộ phận, phòng ban. Ở giai đoạn đầu, khi quy mô vẫn còn nhỏ, các quy trình chưa quá phức tạp, doanh nghiệp sẽ áp dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận cụ thể như Marketing, Sales, Kế toán, Nhân sự,…
Các phần mềm riêng lẻ từ các nhà cung cấp khác nhau, các phần mềm không có sự liên thông khiến cho dữ liệu bị phân mảnh. Giai đoạn đầu, đội ngũ có thể nhập liệu, tổng hợp báo cáo thủ công mà chưa thực sự cần đến một phần mềm mạnh mẽ như ERP.
Nhưng về lâu dài, khi quy mô doanh nghiệp lớn dần, các bộ phận sẽ rất khó phối hợp với nhau, dẫn đến công việc chồng chéo đồng thời dữ liệu tổng hợp được cũng không đảm bảo được tính chính xác. Chưa kể, năng suất của đội ngũ bị ảnh hưởng, doanh nghiệp khó tối ưu được chi phí, nguồn lực.
Nhìn ở góc độ quản trị, do chưa kết nối được dữ liệu từ các phòng ban, chi nhánh nên người quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp, không có đủ cơ sở để đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần đến ERP hay một nền tảng quản trị toàn diện như MISA AMIS.
ERP là một phần mềm đa phân hệ. Thay vì tách lẻ, các phân hệ trong ERP được tích hợp với nhau, tạo thành một hệ thống duy nhất, chạy trên cùng một nền tảng. Các module trong ERP sẽ thực hiện chức năng tương tự như phần mềm rời rạc.
Sự khác biệt ở đây là các phân hệ này được tích hợp với nhau một cách chặt chẽ với nhau. Dữ liệu sẽ được liên kết giữa các bộ phận, tạo thành dfòng chảy xuyên suốt, liền mạch, tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý, giám sát số liệu, hạn chế sai sót, đứt gãy thông tin. Từ đây, cấp quản trị có thể kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp để hoạch định chiến lược một cách hiệu quả.
ERP cũng hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tốt mối quan hệ các phòng ban. Với việc mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình và tự động luân chuyển thông tin giữa các bước, ERP hỗ trợ doanh nghiệp phối hợp các phòng ban một cách trơn tru để gia tăng năng suất lao động, tốc độ phản ứng trước những biến động của thị trường.
>> Xem thêm: 15 lợi ích đặc biệt của ERP đối với doanh nghiệp
3. Các phân hệ của ERP cần thiết đối với doanh nghiệp
Hệ thống ERP bao gồm nhiều module. Tùy theo đặc thù và nhu cầu quản trị, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn và ứng dụng các phân hệ khác nhau.
Dưới đây là các phân hệ của ERP mà doanh nghiệp sẽ cần nắm rõ trước khi đưa ra các yêu cầu và triển khai hệ thống.
3.1 Phân hệ Tài chính – Kế toán
Tài chính – Kế toán được coi là xương sống của doanh nghiệp và là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều liên quan đến dòng tiền dù đó là doanh thu từ hoạt động sản xuất/kinh doanh, tiền lương trả cho nhân viên hay chi phí văn phòng khác.
Mục tiêu chính của module Tài chính – Kế toán là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chi phí,… Với lợi thế cùng nằm trong hệ thống ERP, phân hệ Tài chính – Kế toán được kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác như quản lý Kho, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý Nhân sự,…
Nhờ đó, bộ phận kế toán có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ quan trọng, tiết kiệm thời gian nhập liệu, tính toán thủ công và xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách chính xác.
Đối với các nhà quản trị, module này cung cấp một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp, dự báo và hỗ trợ lập kế hoạch tài chính hiệu quả.
>> Xem thêm: Top 17 phần mềm quản lý doanh nghiệp dành cho SMEs & SMBs
3.2 Phân hệ mua hàng
Mua hàng là một phân hệ quan trọng giúp một tổ chức đảm bảo vật liệu hoặc sản phẩm cần thiết để sản xuất hoặc bán hàng hóa.
Các công ty có thể lưu danh sách, liên kết với các nhà cung cấp với các mặt hàng nhất định, giúp quản lý mối quan hệ với họ tốt hơn. Module này có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp hợp lý giúp tối ưu chi phí, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
3.3 Phân hệ Marketing – Bán hàng
Là một phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP, phân hệ Marketing – Bán hàng bao gồm nhiều chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động tiếp thị và bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo mối quan hệ khách hàng bền vững.
- Quản lý chiến dịch tiếp thị: Một vài hệ thống ERP hay nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất như MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để thu hút (landing page, form, popup), nuôi dưỡng (event tracking, Email, SMS, ZNS), chuyển đổi khách hàng (hồ sơ khách hàng 360 độ, chấm điểm tiềm năng). Hệ thống cho phép doanh nghiệp tự động hóa nhiều nghiệp vụ quan trọng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch.
- Quản lý thông tin khách hàng: Phân hệ lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng một cách chi tiết, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, ưu đãi và phản hồi, phân loại theo các tiêu chí,… giúp doanh nghiệp hiểu rõ và chăm sóc khách hàng một cách tốt hơn.
- Quản lý đơn hàng và bán hàng: Hệ thống ERP tích hợp chức năng quản lý đơn hàng và bán hàng từ việc tạo và xử lý đơn hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, quản lý giá bán và chiết khấu. Phân hệ này giúp doanh nghiệp duy trì quá trình bán hàng suôn sẻ và hiệu quả.
- Quản lý dịch vụ sau bán hàng: ERP hỗ trợ quản lý dịch vụ sau bán hàng và chăm sóc khách hàng như xử lý yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, quản lý phản hồi,… Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo lòng tin cho khách hàng.
- Quản lý doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị: ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch tiếp thị một cách chính xác.
Thông qua việc cung cấp thông tin chính xác và hỗ trợ quản lý toàn diện, ERP trở thành một công cụ hữu ích trong việc phát triển doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh ngày nay.
3.4 Phân hệ Quản lý Nhân sự
Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một. Bởi không có nhân viên, sẽ không có công ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,…
Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một công cụ ERP là quản lý lương. Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự động hóa các khoản thanh toán bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tích hợp chấm công sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc.
Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời gian cho các hoạt động khác giá trị hơn.
Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh toán lương hàng tháng có thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.
3.5 Phân hệ Văn phòng số
Đây là phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, dự án, tài sản, giao tiếp/điều phối công việc giữa các phòng ban và cung cấp cho nhà quản lý báo cáo quản trị toàn diện.
Ví dụ về phân hệ Quản trị – Điều hành trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, doanh nghiệp có thể quản lý những công việc sau
Quản lý dự án/công việc: Cho phép doanh nghiệp quản lý, theo dõi tiến độ các dự án và công việc. Hệ thống cho phép phân công công việc cho nhân viên, thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ của dự án cũng như báo cáo hiệu suất để nhân viên và người quản lý có thể nắm bắt được tình hình.
- Quản lý và phối hợp quy trình giữa các phòng ban: Thiết lập, chỉnh sửa, hệ thống quy trình liên phòng ban trên một nền tảng, giám sát tình hình áp dụng, rút ngắn thời gian giữa các bước.
- Quản lý tài sản & ghi chép: Quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng qua mọi thiết bị; lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn và tra cứu mọi lúc, mọi nơi.
- Ký tài liệu số: Ký tài liệu số, tự động hóa toàn bộ quy trình trình ký/phê duyệt tài liệu.
- Quản lý phòng họp: Tìm kiếm, đặt và quản lý phòng họp, liên kết tự động đến người tham gia.
- Giao tiếp nội bộ: Mạng xã hội nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách nhất quán, xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết.
3.6 Phân hệ quản lý sản xuất
Phân hệ quản lý sản xuất trong ERP tập trung vào tối ưu hóa quy trình sản xuất, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý đơn hàng và nguyên liệu, giám sát tiến độ, quản lý chất lượng và xuất kho. Phân hệ này giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến trình sản xuất, giảm lãng phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kết quả là doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
3.7 Phân hệ quản lý Kho vận
Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng và vận chuyển như quản lý tồn kho, nhập xuất kho, lô hàng và vị trí lưu trữ. Nó cũng giúp lập kế hoạch và giám sát quá trình vận chuyển, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về đơn hàng và vị trí hàng hóa. Bằng cách tối ưu hóa quản lý kho và vận chuyển, phân hệ này giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.8 Phân hệ quản lý Rủi ro
Phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp xác định và phân loại rủi ro, đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra. Tích hợp thông tin rủi ro vào ERP tăng cường nhận thức về rủi ro và ứng phó tốt với tình huống không mong muốn. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp nâng cao tính cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quan trọng nhất, hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo quản trị toàn diện. Với việc tích hợp các phân hệ trong phần mềm, hệ thống tổng hợp và phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo đa chiều về tình hình hoạt động. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp xóa nhòa ranh giới giữa các phòng ban, đem đến cho chủ doanh nghiệp cái nhìn đầy đủ nhất để đưa ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến lược.
4. Lựa chọn các phân hệ của ERP phù hợp với doanh nghiệp
Việc chọn phân hệ ERP phù hợp cho doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng. Mỗi tổ chức có nhu cầu riêng và module tiêu chuẩn thay đổi tùy theo nhà cung cấp, nhưng một số chức năng cơ bản như tài chính luôn là phần cốt lõi.
Giá của các phân hệ cũng khác nhau: nhà cung cấp truyền thống tính phí bản quyền theo người dùng, trong khi các nhà cung cấp SaaS tính phí theo tháng hoặc theo năm. Một số gói ERP còn được điều chỉnh cho các ngành cụ thể, ví dụ ERP sản xuất thường bao gồm module quản lý chuỗi cung ứng, trong khi ERP dành cho doanh nghiệp bán lẻ có thể tích hợp thương mại điện tử.
Để phục vụ tốt cho ngành của bạn và đáp ứng các thách thức cũng như cơ hội của tổ chức, bạn cần một hệ thống ERP có khả năng thích ứng và mở rộng. Các phần mềm ERP như MISA AMIS cho phép bạn bắt đầu với những chức năng cần thiết ngay bây giờ và mở rộng dần theo theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
5. MISA AMIS – Phần mềm ERP cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ phân hệ quản lý
Khi phát triển đến một quy mô nhất định, việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ sẽ không còn phù hợp. Doanh nghiệp sẽ cần đến ERP hoặc các nền tảng quản trị toàn diện, tích hợp nhiều phân hệ chức năng.
Thay vì triển khai ERP nước ngoài với mức độ phức tạp cao, tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí thì các phần mềm ERP trong nước như MISA AMIS được tích hợp đầy đủ các phân hệ cần thiết, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nhưng có chi phí thấp hơn, thời gian triển khai nhanh chóng.
Là một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS tích hợp 40+ ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đầy đủ mọi hoạt động từ Tài chính – Kế toán, CRM, Marketing automation, Nhân sự, Mua hàng, Quản lý công việc, Quy trình,… Doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai các ứng dụng phù hợp với nhu cầu ở thời điểm hiện tại và mở rộng khi cần thiết.
Các phân hệ này được liên thông, kết nối chặt chẽ với nhau. Nhờ đó, dữ liệu tạo thành dòng chảy xuyên suốt các phòng ban và cuối cùng được hội tụ ở một nơi. Với các báo cáo tổng quan, đa chiều, được cập nhật tức thời, nhà quản lý có thể nắm bắt mọi hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các chiến lược chính xác.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm ERP MISA AMIS:
- Được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt và được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam.
- Cung cấp đầy đủ phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể mọi hoạt động.
- Chi phí hợp lý phù hợp với nhu cầu & quy mô của từng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
- Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt với các nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp như Ngân hàng, Thuế, sàn eCommerce, Logistics,… cùng các phần mềm khác mà đội ngũ đang sử dụng.
- Được kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
- Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tích hợp thành công trợ lý trí tuệ nhân tạo AI, giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất gấp 10 lần.
- Cung cấp báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.
- Thời gian triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
- Giao diện thân thiện, truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS tại đây:
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Tạm kết
Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị, doanh nghiệp sẽ cần đến các phân hệ trong ERP một cách cụ thể. Nhìn chung, sẽ không có một phần mềm ERP lý tưởng nào phù hợp với tất cả doanh nghiệp trừ khi đặt viết riêng. Tuy nhiên, quá trình đó thường kéo dài rất lâu và tốn kém chi phí mà chưa kể kết quả nhiều khi không như mong muốn. Vì vậy, các nền tảng quản trị toàn diện như MISA AMIS là một lựa chọn an toàn, tiết kiệm mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
