Quản trị doanh nghiệp không phải là bài toán dễ dàng. Đứng ở vị trí thuyền trưởng, người lãnh đạo sẽ phải nắm bắt được toàn bộ hoạt động của các phòng ban từ Tài chính, Hành chính, Nhân sự, Tiếp thị,… Tuy nhiên, khi tồn tại quá nhiều data silo, dữ liệu doanh nghiệp bị phân mảnh, người quản lý rất khó có cái nhìn đầy đủ để đưa ra quyết định chính xác hay kịp thời nắm bắt những cơ hội, rủi ro tiềm ẩn.
Một doanh nghiệp mà không phá vỡ data silo, việc quản trị sẽ thực sự trở thành “cơn các mộng” đối với người quản lý. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm cách gỡ bỏ các data silo để kết nối dữ liệu trên toàn doanh nghiệp.
1. Data silo là gì?
“Data silo” là tình trạng các kho dữ liệu trong doanh nghiệp chỉ có một bộ phận, phòng ban có thể truy cập được và bị cô lập với các bộ phận còn lại.
Các bộ phận như Tài chính, Hành chính, Nhân sự, Tiếp thị và các phòng ban khác cần thông tin khác nhau để thực hiện công việc của mình. Những bộ phận khác nhau này thường lưu trữ dữ liệu ở những vị trí riêng biệt được gọi là kho dữ liệu hoặc kho thông tin, giống như cấu trúc mà nông dân sử dụng để lưu trữ các loại ngũ cốc khác nhau. Khi số lượng dữ liệu tăng lên, kho dữ liệu độc lập (data silo) cũng theo đó mà phát triển.
Data silo có vẻ không gây hại, nhưng chúng tạo ra rào cản cho việc chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các bộ phận. Do sự không nhất quán, dữ liệu có thể chồng chéo giữa các kho, chất lượng dữ liệu thường bị ảnh hưởng. Dữ liệu cục bộ khiến các nhà quản lý rất khó bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Nói ngắn gọn, data silo không phải là dữ liệu lành mạnh. Dữ liệu lành mạnh khi nó có thể truy cập và chia sẻ trên toàn tổ chức. Nếu dữ liệu khó tìm và không thể truy cập kịp thời, nó không mang lại giá trị cho quá trình phân tích và ra quyết định. Một tổ chức mà không phá vỡ data silo sẽ không tiếp cận được toàn bộ lợi ích của quá trình chuyển đổi số. Để trở thành tổ chức dựa trên dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản trị, CEO và đội ngũ quản lý cần có cái nhìn 360 độ về toàn bộ dữ liệu trong trong nghiệp.
2. Tại sao data silo lại xuất hiện?
Khi mỗi bộ phận thu thập và lưu trữ dữ liệu cho mục đích riêng của mình, nó sẽ tạo ra data silo. Hầu hết các doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân gây ra tình trạng này như sau:
2.1. Công nghệ
Các công cụ, phần mềm hay hệ thống quản lý dữ liệu là nguyên nhân phổ biến khiến data silo xuất hiện ngày càng nhiều.
Các bộ phận khác nhau có xu hướng sử dụng công cụ khác nhau, chẳng hạn như Excel, bảng tính, phần mềm để hỗ trợ công việc của mình. Doanh nghiệp càng lớn, các phần mềm được sử dụng các nhiều. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp lại đang sử dụng các phần mềm riêng lẻ từ các nhà cung cấp khác nhau, giữa các phần mềm không có sự kết nối khiến cho dữ liệu phân mảnh, việc tổng hợp và chia sẻ dữ liệu với các bộ phận liên quan trở nên khó khăn.
Phá vỡ các data silo, kết nối dữ liệu toàn doanh nghiệp với một nền tảng duy nhất là MISA AMIS
2.2. Cơ cấu tổ chức
Trước khi big data và cloud cách mạng hóa hoạt động kinh doanh, việc các bộ phận khác nhau tạo và quản lý dữ liệu của riêng của mình không được coi là điều xấu. Mỗi bộ phận đều có chính sách, thủ tục và mục tiêu riêng. Các nhóm đã phát triển cách làm việc và phân tích dữ liệu riêng theo những cách phù hợp với nhu cầu của họ. Các silo vẫn được xây dựng xung quanh các phòng ban của công ty vì đó là cách thu thập và lưu trữ dữ liệu.
2.3. Văn hóa công ty
Liên quan đến vấn đề trên, ở nhiều tổ chức, các phòng ban đã quen với việc làm việc trong thế giới riêng của họ. Nếu làm việc ở những phòng ban riêng biệt, với quy trình và mục tiêu riêng, họ sẽ tự coi mình là một đơn vị kinh doanh khác biệt với các nhóm khác. Văn hóa tách biệt này truyền sang dữ liệu.
Ngay cả khi đội ngũ Sales và Marketing đều làm việc với dữ liệu khách hàng, văn hóa công ty có thể khuyến khích họ giữ dữ liệu riêng biệt mà không hề thắc mắc về dữ liệu đó. Vì chia sẻ dữ liệu trên toàn công ty là một mục tiêu tương đối mới nên các phòng ban chưa có động lực để thống nhất dữ liệu của họ.
3. Cách data silo đang âm thầm “giết chết” doanh nghiệp
Mỗi bộ phận tồn tại để hỗ trợ một mục tiêu chung. Mặc dù các bộ phận hoạt động riêng biệt nhưng cũng sẽ có nhiều hoạt động cần phối hợp, tương tác với nhau. Silo dữ liệu tạo ra môi trường làm việc thiếu tính hợp tác, cản trở việc nhìn nhận bức tranh tổng quan về vận hành doanh nghiệp của đội ngũ lãnh đạo và rất nhiều những vấn đề khác.
3.1. Data silo hạn chế cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp
CEO và đội ngũ quản lý cần có dữ liệu của tất cả các bộ phận để nắm bắt được toàn bộ tình hình hoạt động để phục vụ cho việc ra quyết định.
Với tình trạng data silo, mỗi bộ phận sẽ cung cấp cho C-levels 1 báo cáo khác nhau. Kế toán cung cấp báo cáo về chi phí và lợi nhuận, Sales cung cấp báo cáo về doanh thu và khách hàng, Marketing báo cáo về Lead, traffic,… và đội ngũ C-levels rất khó liên kết dữ liệu này với nhau để có nhìn được bức tranh tổng quan về tình hình vận hành của doanh nghiệp.
Bạn sẽ không thể hoàn thành việc ghép một bức tranh phức tạp mà không có bất kỳ hướng dẫn nào. Người lãnh đạo cũng rất khó điều hành doanh nghiệp hiệu quả khi các silo dữ liệu vẫn tồn tại.
3.2. Data silo cản trở việc hợp tác giữa các bộ phận, cá nhân
Với việc chỉ có quyền truy cập và thao tác với dữ liệu của riêng, data silo khiến mỗi team hoạt động riêng lẻ, chỉ tập trung vào mục tiêu vi mô của mình thay vì cộng tác với nhau một cách chặt chẽ để hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đi cùng với đó, doanh nghiệp rất khó tạo ra văn hóa làm việc minh bạch và tin cậy.
Ở cấp leader, silo data khiến họ không thể nhìn thấy bức tranh lớn nên các quyết định cá nhân của họ sẽ khó hài hòa với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3. Silo data ảnh hưởng đến sự chính xác của dữ liệu
Các dữ liệu bị “silo”, một thông tin thường được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu khác nhau và không được đồng bộ, dẫn đến sự chồng chéo, không nhất quán giữa dữ liệu của các bộ phận.
Đồng thời, dữ liệu không thể chia sẻ tồn tại càng lâu, chúng càng có khả năng bị “out of date”, không còn chính xác, không thể sử dụng được.
Dữ liệu là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Nhưng khi data silo xảy ra, doanh nghiệp rất khó hợp nhất và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Như một hệ quả tất yếu, dữ liệu trở nên thiếu chính xác, chất lượng kém. Đội ngũ quản lý chắc chắn sẽ khó đưa ra được những quyết định tốt dựa trên nguồn dữ liệu này.
3.4. Silo dữ liệu khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực
Silo dữ liệu gây lãng phí nguồn lực doanh nghiệp bởi nó tạo ra sự trùng lặp dữ liệu giữa các phòng ban. Khi mỗi bộ phận lưu trữ và quản lý thông tin riêng biệt, cùng một dữ liệu có thể được lưu trữ nhiều lần, tiêu tốn không gian lưu trữ và nguồn lực IT.
Điều này cũng khiến việc tìm kiếm và phân tích thông tin trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn, do đó giảm hiệu quả công việc và làm tăng chi phí không cần thiết.
3.5. Silo data ảnh hưởng xấu tới trải nghiệm khách hàng
Hành trình của khách hàng sẽ trải qua vô số điểm chạm với thương hiệu. Đồng nghĩa với việc, họ sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều nhân viên từ trực page, hotline, sales cho đến chăm sóc khách hàng,…
Khi dữ liệu về khách hàng trong suốt hành trình được lưu trữ một cách cục bộ, nhân viên ở từng kênh sẽ rất khó biết được khách hàng đang ở đâu trong hành trình, họ đã tương tác như thế nào với thương hiệu. Điều này dẫn đến việc, họ liên tục phải lặp đi lặp lại vấn đề, nhu cầu của mình với thương hiệu.
4. Giải pháp gỡ bỏ data silo trong doanh nghiệp
Để xử lý các silo data, việc xuất/nhập dữ liệu thường xuyên là chưa đủ. Dữ liệu liên tục thay đổi, số điện thoại thay đổi, email thay đổi, khách hàng tiềm năng có thể trở thành khách hàng, có thể rời bỏ hoặc thậm chí trở thành nhà cung cấp.
Không quan trọng bạn nhập/xuất tệp CSV thường xuyên đến mức nào, thông tin sẽ không bao giờ hoàn toàn cập nhật. Sẽ cần hàng chục thao tác nhập/xuất thủ công mỗi tháng, điều này mất một lượng thời gian lớn và tăng nguy cơ lỗi nhập dữ liệu thủ công.
May mắn thay, có những phương án tốt hơn để ngăn chặn và giải quyết silo dữ liệu.
4.1. Chọn một giải pháp quản trị doanh nghiệp all-in-1 để hợp nhất và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu
Như đã đề cập đến ở trên, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến data silo là việc các bộ phận trong doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm khác nhau và giữa chúng không có sự kết nối.
Một nền tảng all-in-1 cung cấp các phần mềm đáp ứng nhu cầu khác nhau của các bộ phận như MISA AMIS có thể hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu từ nhiều quy trình kinh doanh khác nhau để tránh tình trạng silo dữ liệu.
Khi một số giải pháp phần mềm bạn sử dụng đến từ cùng một nhà cung cấp, chúng có thể “nói chuyện”, kết nối với nhau, dữ liệu giữa các phần mềm được liên thông. Không chỉ các data silo bị loại bỏ, khi dữ liệu được đồng bộ liên tục, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể dễ dàng phối hợp cùng nhau mà không cần cập nhật thủ công hay cần đến công cụ của bên thứ ba.
MISA AMIS là một trong số ít nền tảng đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp. Với 40+ ứng dụng chuyên biệt, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản trị mọi hoạt động từ Tài chính – kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Văn phòng số (Quy trình, Công việc, Ký tài liệu số,…). Các ứng dụng trong nền tảng được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất và có khả năng mở rộng kết nối với hàng trăm ứng dụng bên ngoài (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…). Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ trên một nền tảng, liên thông giữa các bộ phận và tăng cường khả năng cộng tác của đội ngũ.
Đặc biệt, MISA AMIS cung cấp hệ thống báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh về doanh nghiệp để đội ngũ lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định điều hành kịp thời.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu quản trị ở thời điểm hiện tại và tương lai khi quy mô mở rộng. Điều này giúp loại bỏ nỗi lo nền tảng không đáp ứng khi nhu cầu của doanh nghiệp ngày càng tăng.
4.2. Sử dụng phần mềm tích hợp
Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều loại dữ liệu từ các bộ phận khác nhau, việc sử dụng công cụ tích hợp dữ liệu là giải pháp có thể giúp giảm thiểu tình trạng data silo.
Công cụ này giúp tổng hợp và mã hóa dữ liệu từ nhiều nguồn, làm cho việc sử dụng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc lựa chọn công cụ phù hợp không chỉ dựa vào tính năng mà còn phải phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể của doanh nghiệp.
Công cụ lý tưởng cần có khả năng tích hợp với các công cụ cũ, xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn, dạng khác nhau và phải có tốc độ xử lý nhanh. Nó cũng cần có khả năng mở rộng và tương thích với các hệ thống, dữ liệu mới trong tương lai.
4.3. Tìm kiếm các ứng dụng có tích hợp sẵn
Sử dụng các ứng dụng có tích hợp sẵn là một cách hiệu quả để giảm thiểu tình trạng silo dữ liệu. Khi chọn ứng dụng, hãy tìm kiếm những tính năng tích hợp tự nhiên với các hệ thống mà bạn đã sử dụng như CRM, công cụ tiếp thị, phần mềm kế toán và thanh toán, hoặc ứng dụng thương mại điện tử. Các tích hợp này không chỉ giúp dữ liệu được chia sẻ một cách liền mạch giữa các bộ phận, mà còn giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và quản lý nhiều hệ thống riêng lẻ.
Tuy vậy, đối với các công ty phát triển phần mềm, việc tạo tích hợp trong ứng dụng hoặc tích hợp tự nhiên giữa các hệ thống là khá phức tạp. Ngay cả khi các phần mềm có API mở, đội ngũ vẫn cần nhiều thời gian và nỗ lực.
4.4. Tạo văn hóa cộng tác trong công ty
Tạo dựng một văn hóa cộng tác trong công ty có thể giúp giảm thiểu tình trạng silo dữ liệu bằng cách khuyến khích chia sẻ thông tin và tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận.
Khi nhân viên hiểu rõ giá trị của việc cộng tác và chia sẻ dữ liệu, họ sẽ có nhiều động lực hơn để tìm cách trao đổi, phối hợp với nhau. Điều này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ hơn, mà còn tạo điều kiện cho việc áp dụng các giải pháp công nghệ toàn diện, từ đó giảm bớt các rào cản tạo ra bởi silo dữ liệu.
5. Tạm kết
Có thể thấy, dữ liệu là cơ sở quan trọng nhất để quản lý, điều hành một doanh nghiệp. Dữ liệu phân mảnh, không được chia sẻ với các phòng ban sẽ tạo ra hiện tượng data silos, ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Bằng cách áp dụng các giải pháp công nghệ phù hợp, tạo dựng văn hóa cộng tác, chia sẻ thông tin, đội ngũ lãnh đạo có thể giảm thiểu rào cản và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
