Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay thương mại thì đều phải thừa nhận rằng, quản lý kho bãi là nghiệp vụ vô cùng quan trọng, quyết định đến sự cạnh tranh.
Quản lý kho bãi, kho hàng tốt, doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành, gia tăng năng suất và tăng tốc độ giao hàng cũng như phục vụ khách hàng. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về kho bãi từ lợi ích, quy trình cho đến chiến lược để nâng cao hiệu quả quản lý.
1. Kho bãi là gì?
Kho bãi được coi là mắt xích có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, bảo quản và điều tiết, vận chuyển hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kho bãi còn bao gồm việc cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của các loại hàng hóa.
Kho hàng và kho bãi là 2 khái niệm được sử dụng khá tương đồng nhau trong các trường hợp.
Tuy nhiên, kho hay kho hàng được sử dụng để chỉ các nhà kho (kho riêng, kho chung, nhà kho,…) được xây dựng theo tiêu chuẩn nhằm mục tiêu lưu trữ, bảo quản hàng hóa cho các cửa hàng, doanh nghiệp với quy mô nhỏ hơn.
Trong khi đó, kho bãi là các khoảng diện tích lớn dùng để tập kết, lưu trữ hàng hóa, phương tiện. Một số bãi có thể được hiểu là “kho” ngoài trời để những hàng hóa cồng kềnh, không yêu cầu điều kiện bảo quản quá khắt khe.
Chính vì vậy, quản lý kho bãi sẽ có những quy trình phức tạp hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa nhằm tăng năng suất và giữ chi phí ở mức thấp nhất.
>> Xem ngay: Top các phần mềm quản lý Logistics hiệu quả được đánh giá cao năm 2024
2. Quản lý kho bãi bao gồm những hoạt động gì?
Kho bãi là “trạm trung chuyển” của chuỗi cung ứng. Chính vì vậy, sẽ có nhiều hoạt động khác nhau diễn ra trong đó. Dưới đây là các hoạt động phổ biến nhất trong quy trình quản lý kho logistics.
2.1. Nhận hàng (Receiving)
Trước khi bất kỳ hoạt động nào khác có thể diễn ra, doanh nghiệp cần đưa hàng tồn kho vào kho của mình.
Nhân viên kho cần nhận hàng tồn kho hoặc hàng hóa từ xe tải và đảm bảo chúng đã được gửi đúng số lượng. Họ cũng phải kiểm tra kỹ tình trạng, chất lượng của hàng hóa và ghi nhận vào hệ thống.
2.2. Cất hàng (Put-away)
Khi hàng tồn kho đã được nhận, nó cần phải được chuyển đi đâu đó. Cất hàng là quá trình vận chuyển hàng tồn kho từ khu vực nhận hàng đến khu vực lưu trữ chính xác.
2.3. Lưu trữ hàng tồn kho (Inventory storage)
Doanh nghiệp sẽ luôn cần lưu trữ hàng tồn kho trong kho của mình ít nhất một thời gian ngắn trước khi có đơn đặt hàng.
Có một số cách sắp xếp khác nhau đối với việc lưu trữ kho như First Expired First Out (hết hạn trước, xuất trước), First In First Out ( nhập trước, xuất trước), Last in First Out (vào sau ra trước),… Để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp nên thử nghiệm trước khi tìm ra phương pháp lưu trữ tốt nhất dựa trên chủng loại, khối lượng và sự đa dạng của hàng tồn kho.
2.4. Chọn đơn hàng (Picking)
Đây là hoạt động chọn lựa và thu thập các mặt hàng cụ thể từ vị trí lưu trữ của chúng trong kho để chuẩn bị cho quá trình đóng gói và vận chuyển.
2.5. Đóng gói (Packing)
Sau khi đơn hàng được chọn, nó sẽ được chuyển cho người chịu trách nhiệm đóng gói. Điều này có nghĩa là đặt các mặt hàng vào hộp hoặc bưu phẩm một cách an toàn, đảm bảo chống sốc, vỡ trong quá trình vận chuyển đồng thời dán nhãn vận chuyển lên đó.
2.6. Vận chuyển (Shipping)
Phối hợp với các đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách an toàn và kịp thời.
Đối với các công ty logistics, doanh nghiệp sẽ cần chuyển hàng cho bộ phận vận chuyển. Sau khi đơn hàng được vận chuyển, hệ thống quản lý kho hàng của có thể tự động gửi thông tin theo hành trình đơn hàng để khách hàng có thể chủ động theo dõi, nhận hàng.
2.7. Phân lô/tổ chức kho (Slotting)
Một số chức năng của kho không phải là một phần của chuỗi cung ứng nhưng vẫn ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất của nó chính là tổ chức nhà kho để tối ưu hóa không gian và hiệu quả sử dụng.
Bằng cách lập kế hoạch bố trí kho hàng cẩn thận và lên chiến lược lưu trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm lỗi khi lấy hàng, mở rộng thêm không gian lưu trữ và thậm chí giảm chi phí vận hành.
2.8. Báo cáo (Reporting)
Thực hiện kiểm kê định kỳ và tạo các báo cáo về hiệu suất, xu hướng và vấn đề trong quản lý kho.
>> Tìm hiểu thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho bãi tốt nhất năm 2024
3. Lợi ích của hoạt động quản lý kho bãi
Với đặc điểm có mặt bằng lớn để thuận tiện cho phương tiện ra vào lấy hàng, dỡ hàng cũng như lưu trữ hàng hóa, quản lý kho bãi ảnh hưởng lớn đến hoạt động vận hành của chuỗi cung ứng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò chính của quản lý kho bãi:
- Đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa: Quản lý kho bãi giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có khi cần, tạo một dòng chảy liên tục cho sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng.
- Tối ưu hóa quá trình lưu trữ: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, tăng hiệu suất sử dụng không gian và giảm chi phí.
- Tránh quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa: Quản lý kho bãi giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.
- Cải thiện hiệu suất và giảm thiểu lãng phí: Qua việc sắp xếp và quản lý hàng hóa, phương tiện khoa học, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tăng tốc độ giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua việc đáp ứng nhanh chóng yêu cầu và giảm thời gian giao hàng.
- Tăng cường hiệu quả logistics: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu sự chậm trễ và tăng cường hiệu quả logistics.
- Ra quyết định chính xác: Dữ liệu thu thập từ quá trình quản lý kho bãi cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh, từ việc lên kế hoạch sản xuất đến chiến lược phân phối.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Quản lý kho bãi hiệu quả còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường bằng cách tối ưu hóa chi phí và cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
4. Top 8 phương pháp quản lý kho bãi tốt nhất cho doanh nghiệp
4.1. Lập kế hoạch bố trí kho
Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi quản lý kho bãi đó là lập kế hoạch bố trí không gian kho bãi. Doanh nghiệp cần chắc chắn có thể tiếp cận những mặt hàng phổ biến nhất, bán chạy nhất cũng như có nhiều không gian cho đội ngũ nhân viên của mình.
Nếu doanh nghiệp sử dụng xe đẩy, xe nâng hoặc các máy móc khác để giúp tiếp cận, lấy hàng hay có các phương tiện vận chuyển như xe chở hàng, xe tải thì cần có không gian. Đồng thời, bất cứ thứ gì không cần thiết thì cần phải được loại bỏ.
Cách bố trí kho cũng cần giúp nhân viên dễ dàng lấy hàng tồn kho nếu cần. Mặc dù, các hệ thống quản lý kho hàng (ví dụ nghiệp vụ quản lý kho của AMIS Kế toán) có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng tồn kho của mình nhưng đôi khi trong một số trường hợp đội ngũ cũng sẽ cần thực hiện việc đếm nhanh thủ công. Và cách bạn quản lý kho bãi cần hỗ trợ họ làm điều đó.
4.2. Giữ kho hàng ngăn nắp
Sau khi đã thiết lập được bố cục, doanh nghiệp phải sắp xếp kho của mình hợp lý. Việc nhân viên đặt sản phẩm sai vị trí sẽ gây ra nhiều rắc rối khi tìm lại sau này. Chính vì vậy, kho phải luôn được sắp xếp hợp lý và người giám sát nên kiểm tra việc này thường xuyên.
>> Xem thêm: Các quy trình logistics quan trọng và cách tối ưu hiệu quả
4.3. Sử dụng vị trí thùng (Bin location) và ghi nhãn
Để dễ dàng tìm thấy những thứ cần thiết hơn, việc sử dụng các vị trí thùng đựng cho một số mặt hàng nhất định sẽ rất quan trọng. Ghi nhãn mã vạch cũng là việc nên làm. Những kỹ thuật này sẽ giúp đảm bảo rằng đội ngũ biết chính xác vị trí của tất cả các mặt hàng và thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng nhanh hơn, dễ dàng hơn.
4.4. Đảm bảo an toàn
Sự an toàn của nhân viên luôn là điều quan trọng nhất. Họ cần hiểu tất cả các quy trình an toàn mà doanh nghiệp áp dụng và tuân theo các quy tắc. Họ cũng cần biết cách sử dụng một cách an toàn tất cả các thiết bị mà họ sẽ sử dụng để lấy đồ, chẳng hạn như xe nâng, xe đẩy, thang,…
4.5. Đào tạo nhân viên đúng cách
Ngoài việc đào tạo nhân viên về các quy trình an toàn và cách sử dụng thiết bị an toàn, họ cũng cần được đào tạo về cách chọn hàng đúng cách.
Họ cần biết cách sử dụng máy quét, cách hoàn thành đơn hàng và cách làm việc hiệu quả nhất có thể. Lỗi của con người là một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho và cách duy nhất để giảm thiểu những lỗi này là đào tạo đúng cách.
4.6. Giảm hàng tồn kho không bán được
Nhiều doanh nghiệp luôn có một số kệ hàng tồn kho dường như không bao giờ giảm đi vì không bán được.
Những mặt hàng bán chậm này đang chiếm diện tích có giá trị trong kho. Lúc này, doanh nghiệp cần xác định những mặt hàng khó bán và tìm cách loại bỏ chúng khỏi kho thông qua các chương trình giảm giá, khuyến mại,…
4.7. Sử dụng hệ thống quản lý kho chất lượng với các tính năng di động
Quản lý kho bãi là một công việc tốn rất nhiều công sức. Tuy nhiên, khi quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm được chi phí quản lý kho, tăng tốc độ giao hàng cũng như đạt được những lợi thế cạnh tranh tốt hơn.
Với việc quản lý kho hay kho bãi thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong theo dõi hàng tồn kho, tối ưu không gian kho, sai sót trong việc xử lý đơn hàng, rủi ro mất mát hàng hóa mà không nắm được nguyên nhân,…
Lúc này, một hệ thống quản lý kho có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hàng tồn kho, nhân viên có thể tìm thấy các mặt hàng trong kho dễ dàng hơn và thậm chí có thể giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển.
MISA AMIS với nghiệp vụ quản lý kho hàng của phần mềm AMIS Kế toán và phần mềm AMIS Tài sản là hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả các các hoạt động liên quan đến kho bãi.
- Thực hiện tất cả nghiệp vụ kho: Nhập kho hàng mua, Nhập thành phẩm sản xuất/ lắp ráp/tháo dỡ, Xuất bán hàng, Xuất sản xuất, lắp ráp, tháo dỡ, Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Xuất kho gửi bán đại lý, Xuất chuyển kho nội bộ,… Đặc biệt, phần mềm có tính năng thông minh nhắc nhở hàng trong kho sắp hết hoặc hàng trong kho sắp hết hạn.
- Nhiều tiện ích hỗ trợ nhập chứng từ: Lập phiếu nhập kho từ phiếu xuất của chi nhánh khác, phiếu xuất kho từ đơn đặt hàng, từ chứng từ bán hàng, có nhiều loại chứng từ nhập/ xuất để chọn và tự động định khoản theo từng loại tương ứng, Tham chiếu đến chứng từ liên quan, Tra cứu số dư tài khoản, Xem số tồn vật tư, Nhân bản chứng từ,…
- Đáp ứng nhiều phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh, và tự động tính giá xuất theo từng phương pháp. Đồng thời, tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ,…
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: Màu sắc, size, số máy, số khung…
- Cho phép theo dõi nhiều đơn vị tính, cập nhật giá mua ngầm định theo từng đơn vị tính, quản lý số tồn tối thiểu của từng mặt hàng.
- Theo dõi số lô, hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa để có những chính sách giải phóng hàng tồn kho, hàng sắp hết hạn sử dụng.
- Quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của cơ quan thuế (cho phép thông báo phát hành giống hóa đơn, cấp số liên tục không cho sửa xóa khi đã cấp…)
- Quản lý các phương tiện, tài sản của kho bãi với đầy đủ các nghiệp vụ cấp phát, thu hồi, điều chuyển, sửa chữa/bảo dưỡng, kiểm kê, hủy, thanh lý,…
- Hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời như tổng hợp tồn kho theo hạn sử dụng, nhóm VTHH, nhiều đơn vị tính, lô, hạn sử dụng,… giúp đội ngũ dễ dàng đưa ra các quyết định nhập – xuất kho hay bán hàng phù hợp.
Đặc biệt, nghiệp vụ quản lý kho bãi của MISA AMIS có khả năng kết nối với các phần mềm khác trong nền tảng như AMIS mua hàng, CRM, Quy trình để tập trung dữ liệu doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất và tự động hóa các nghiệp vụ liên phòng ban.
5. Kết luận
Quản lý kho bãi là một nghiệp vụ rộng và phức tạp. Việc kết hợp các phương pháp quản lý kho cùng một hệ thống đủ mạnh, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý kho và tiết kiệm chi phí.
Bắt đầu với MISA AMIS có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho bãi tốt hơn ngay từ đầu. Tìm hiểu tất cả các tính năng và trò chuyện với đội ngũ chuyên gia của MISA AMIS để thấy việc tối ưu và nâng cao hiệu quả quản lý kho dễ dàng hơn bạn nghĩ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
