Trong một nghiên cứu gần đây, 43% các doanh nghiệp gặp phải vấn đề quản lý kho bãi trong logistics như tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, dẫn đến mất mát lên đến 5% doanh thu mỗi năm. Theo báo cáo từ Hội đồng Logistics Hoa Kỳ, hơn 60% chi phí trong chuỗi cung ứng là do kho bãi và vận hành kho bãi không hiệu quả.
Những sai sót trong quản lý kho bãi, từ việc nhập kho sai, lưu trữ không hợp lý đến xuất kho không chính xác, đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ mất mát tài sản đến giảm uy tín trên thị trường.
Vậy làm sao để tránh những rủi ro này và tối ưu hóa quy trình quản lý kho bãi? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá những chiến lược hiệu quả và công nghệ hỗ trợ trong việc quản lý kho bãi, từ đó giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
1. Kho bãi là gì?
Kho bãi được coi là mắt xích có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, bảo quản và điều tiết, vận chuyển hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kho bãi còn bao gồm việc cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của các loại hàng hóa.
Kho hàng và kho bãi là 2 khái niệm được sử dụng khá tương đồng nhau trong các trường hợp.
Tuy nhiên, kho hay kho hàng được sử dụng để chỉ các nhà kho (kho riêng, kho chung, nhà kho,…) được xây dựng theo tiêu chuẩn nhằm mục tiêu lưu trữ, bảo quản hàng hóa cho các cửa hàng, doanh nghiệp với quy mô nhỏ hơn.
Trong khi đó, kho bãi là các khoảng diện tích lớn dùng để tập kết, lưu trữ hàng hóa, phương tiện. Một số bãi có thể được hiểu là “kho” ngoài trời để những hàng hóa cồng kềnh, không yêu cầu điều kiện bảo quản quá khắt khe.
Chính vì vậy, quản lý kho bãi sẽ có những quy trình phức tạp hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa nhằm tăng năng suất và giữ chi phí ở mức thấp nhất.
Xem ngay: Top các phần mềm quản lý Logistics hiệu quả được đánh giá cao
2. Quản lý kho bãi bao gồm những hoạt động gì?
Kho bãi là “trạm trung chuyển” của chuỗi cung ứng. Chính vì vậy, sẽ có nhiều hoạt động khác nhau diễn ra trong đó. Dưới đây là các hoạt động phổ biến nhất trong quy trình quản lý kho logistics.
2.1. Nhận hàng (Receiving)
Trước khi bất kỳ hoạt động nào khác có thể diễn ra, doanh nghiệp cần đưa hàng tồn kho vào kho của mình.
Nhân viên kho cần nhận hàng tồn kho hoặc hàng hóa từ xe tải và đảm bảo chúng đã được gửi đúng số lượng. Họ cũng phải kiểm tra kỹ tình trạng, chất lượng của hàng hóa và ghi nhận vào hệ thống.
2.2. Cất hàng (Put-away)
Khi hàng tồn kho đã được nhận, nó cần phải được chuyển đi đâu đó. Cất hàng là quá trình vận chuyển hàng tồn kho từ khu vực nhận hàng đến khu vực lưu trữ chính xác.
2.3. Lưu trữ hàng tồn kho (Inventory storage)
Doanh nghiệp sẽ luôn cần lưu trữ hàng tồn kho trong kho của mình ít nhất một thời gian ngắn trước khi có đơn đặt hàng.
Có một số cách sắp xếp khác nhau đối với việc lưu trữ kho như First Expired First Out (hết hạn trước, xuất trước), First In First Out ( nhập trước, xuất trước), Last in First Out (vào sau ra trước),… Để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp nên thử nghiệm trước khi tìm ra phương pháp lưu trữ tốt nhất dựa trên chủng loại, khối lượng và sự đa dạng của hàng tồn kho.
2.4. Chọn đơn hàng (Picking)
Đây là hoạt động chọn lựa và thu thập các mặt hàng cụ thể từ vị trí lưu trữ của chúng trong kho để chuẩn bị cho quá trình đóng gói và vận chuyển.
2.5. Đóng gói (Packing)
Sau khi đơn hàng được chọn, nó sẽ được chuyển cho người chịu trách nhiệm đóng gói. Điều này có nghĩa là đặt các mặt hàng vào hộp hoặc bưu phẩm một cách an toàn, đảm bảo chống sốc, vỡ trong quá trình vận chuyển đồng thời dán nhãn vận chuyển lên đó.
2.6. Vận chuyển (Shipping)
Phối hợp với các đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách an toàn và kịp thời.
Đối với các công ty logistics, doanh nghiệp sẽ cần chuyển hàng cho bộ phận vận chuyển. Sau khi đơn hàng được vận chuyển, hệ thống quản lý kho hàng của có thể tự động gửi thông tin theo hành trình đơn hàng để khách hàng có thể chủ động theo dõi, nhận hàng.
2.7. Phân lô/tổ chức kho (Slotting)
Một số chức năng của kho không phải là một phần của chuỗi cung ứng nhưng vẫn ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất của nó chính là tổ chức nhà kho để tối ưu hóa không gian và hiệu quả sử dụng.
Bằng cách lập kế hoạch bố trí kho hàng cẩn thận và lên chiến lược lưu trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm lỗi khi lấy hàng, mở rộng thêm không gian lưu trữ và thậm chí giảm chi phí vận hành.
2.8. Báo cáo (Reporting)
Thực hiện kiểm kê định kỳ và tạo các báo cáo về hiệu suất, xu hướng và vấn đề trong quản lý kho.
Tìm hiểu thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho bãi tốt nhất
3. Lợi ích của hoạt động quản lý kho bãi
Với đặc điểm có mặt bằng lớn để thuận tiện cho phương tiện ra vào lấy hàng, dỡ hàng cũng như lưu trữ hàng hóa, quản lý kho bãi ảnh hưởng lớn đến hoạt động vận hành của chuỗi cung ứng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò chính của quản lý kho bãi:
- Đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa: Quản lý kho bãi giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có khi cần, tạo một dòng chảy liên tục cho sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng.
- Tối ưu hóa quá trình lưu trữ: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, tăng hiệu suất sử dụng không gian và giảm chi phí.
- Tránh quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa: Quản lý kho bãi giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.
- Cải thiện hiệu suất và giảm thiểu lãng phí: Qua việc sắp xếp và quản lý hàng hóa, phương tiện khoa học, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tăng tốc độ giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua việc đáp ứng nhanh chóng yêu cầu và giảm thời gian giao hàng.
- Tăng cường hiệu quả logistics: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu sự chậm trễ và tăng cường hiệu quả logistics.
- Ra quyết định chính xác: Dữ liệu thu thập từ quá trình quản lý kho bãi cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh, từ việc lên kế hoạch sản xuất đến chiến lược phân phối.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Quản lý kho bãi hiệu quả còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường bằng cách tối ưu hóa chi phí và cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
Đọc thêm: 7 phần mềm logistics có mã nguồn mở và miễn phí tốt nhất
4. Quy trình quản lý kho bãi trong logistics
Quản lý kho bãi trong logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ, theo dõi và xuất kho hàng hóa.
Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và các công nghệ hỗ trợ để đảm bảo hàng hóa được xử lý một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho bãi:
4.1 Lập kế hoạch kho bãi
Lập kế hoạch kho bãi là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho. Bước này bao gồm việc lựa chọn vị trí kho, xác định diện tích và cách bố trí kho sao cho tối ưu hóa không gian sử dụng. Các yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch kho bãi bao gồm:
- Vị trí kho: Kho bãi cần được đặt ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp nhận hàng hóa từ các nguồn cung cấp và phân phối cho các khách hàng.
- Phân vùng kho: Việc phân chia kho thành các khu vực rõ ràng giúp tăng cường khả năng lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi cần thiết.
- Dự báo nhu cầu: Dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường, dự báo lượng hàng hóa sẽ vào và ra trong kho để lập kế hoạch lưu trữ phù hợp.
4.2 Nhập kho
Khi hàng hóa được giao đến kho, bước tiếp theo là quá trình nhập kho. Quá trình này bao gồm:
- Kiểm tra hàng hóa: Trước khi đưa hàng vào kho, cần phải kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hoặc sai sót.
- Ghi nhận thông tin: Mỗi sản phẩm cần được ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho, bao gồm mã sản phẩm, số lượng, và vị trí lưu trữ trong kho. Sử dụng mã vạch hoặc công nghệ RFID giúp quá trình này nhanh chóng và chính xác hơn.
4.3 Lưu trữ hàng hóa
Một khi hàng hóa đã được nhập kho, chúng sẽ được đưa vào các khu vực lưu trữ phù hợp. Lưu trữ hàng hóa có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau như:
- Lưu trữ theo loại hàng hóa: Hàng hóa được phân loại và lưu trữ theo nhóm hoặc loại (ví dụ: hàng hóa dễ vỡ, hàng hóa đông lạnh, hàng hóa theo kích thước hoặc trọng lượng).
- Lưu trữ theo phương pháp FIFO (First In, First Out): Đây là phương pháp lưu trữ phổ biến đối với hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn, giúp sử dụng hàng hóa theo đúng thứ tự nhập kho.
- Lưu trữ theo phương pháp LIFO (Last In, First Out): Được áp dụng với những mặt hàng không có hạn sử dụng hoặc ít thay đổi về chất lượng theo thời gian.
4.4 Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho là bước quan trọng trong quy trình để đảm bảo rằng lượng hàng hóa trong kho luôn ở mức hợp lý, tránh tình trạng thừa hay thiếu. Các hoạt động quản lý tồn kho bao gồm:
- Theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa: Các hệ thống WMS (Warehouse Management System) giúp theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách chính xác và tự động.
- Kiểm kê định kỳ: Để đảm bảo tính chính xác, kho cần thực hiện kiểm kê định kỳ hàng hóa, bao gồm kiểm tra lượng tồn, sự hư hỏng và các lỗi khác có thể phát sinh.
4.5 Xuất kho
Quá trình xuất kho là bước cuối cùng trong chuỗi cung ứng kho bãi. Khi có đơn hàng từ khách hàng, hàng hóa sẽ được tìm kiếm trong kho, chuẩn bị và xuất kho. Quy trình xuất kho cần được tối ưu để đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đúng thời gian và đúng số lượng. Các bước trong quá trình xuất kho bao gồm:
- Xác nhận đơn hàng: Trước khi xuất kho, cần kiểm tra đơn hàng để xác nhận hàng hóa cần xuất.
- Lấy hàng: Nhân viên kho sẽ lấy hàng từ các khu vực lưu trữ, kiểm tra lại sản phẩm và đóng gói.
- Giao nhận và vận chuyển: Sau khi đóng gói, hàng hóa sẽ được chuyển đến các phương tiện vận chuyển để giao cho khách hàng.
4.6 Kiểm kê định kỳ
Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ là một phần quan trọng trong việc duy trì sự chính xác của số liệu tồn kho. Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện kịp thời các sai sót, sự thiếu hụt hàng hóa, hoặc hàng hóa bị hư hỏng. Phương pháp kiểm kê có thể là:
- Kiểm kê toàn bộ: Kiểm tra toàn bộ kho để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa.
- Kiểm kê chu kỳ: Kiểm tra một phần kho theo chu kỳ để đảm bảo tính chính xác mà không làm gián đoạn hoạt động kho.
Xem thêm: Các quy trình logistics quan trọng và cách tối ưu hiệu quả
5. Top 8 phương pháp quản lý kho bãi tốt nhất cho doanh nghiệp
5.1. Lập kế hoạch bố trí kho
Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi quản lý kho bãi đó là lập kế hoạch bố trí không gian kho bãi. Doanh nghiệp cần chắc chắn có thể tiếp cận những mặt hàng phổ biến nhất, bán chạy nhất cũng như có nhiều không gian cho đội ngũ nhân viên của mình.
Nếu doanh nghiệp sử dụng xe đẩy, xe nâng hoặc các máy móc khác để giúp tiếp cận, lấy hàng hay có các phương tiện vận chuyển như xe chở hàng, xe tải thì cần có không gian. Đồng thời, bất cứ thứ gì không cần thiết thì cần phải được loại bỏ.
Cách bố trí kho cũng cần giúp nhân viên dễ dàng lấy hàng tồn kho nếu cần. Mặc dù, các hệ thống quản lý kho hàng (ví dụ nghiệp vụ quản lý kho của AMIS Kế toán) có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng tồn kho của mình nhưng đôi khi trong một số trường hợp đội ngũ cũng sẽ cần thực hiện việc đếm nhanh thủ công. Và cách bạn quản lý kho bãi cần hỗ trợ họ làm điều đó.
5.2. Giữ kho hàng ngăn nắp
Sau khi đã thiết lập được bố cục, doanh nghiệp phải sắp xếp kho của mình hợp lý. Việc nhân viên đặt sản phẩm sai vị trí sẽ gây ra nhiều rắc rối khi tìm lại sau này. Chính vì vậy, kho phải luôn được sắp xếp hợp lý và người giám sát nên kiểm tra việc này thường xuyên.
5.3. Sử dụng vị trí thùng (Bin location) và ghi nhãn
Để dễ dàng tìm thấy những thứ cần thiết hơn, việc sử dụng các vị trí thùng đựng cho một số mặt hàng nhất định sẽ rất quan trọng. Ghi nhãn mã vạch cũng là việc nên làm. Những kỹ thuật này sẽ giúp đảm bảo rằng đội ngũ biết chính xác vị trí của tất cả các mặt hàng và thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng nhanh hơn, dễ dàng hơn.
5.4. Đào tạo nhân viên đúng cách
Ngoài việc đào tạo nhân viên về các quy trình an toàn và cách sử dụng thiết bị an toàn, họ cũng cần được đào tạo về cách chọn hàng đúng cách.
Họ cần biết cách sử dụng máy quét, cách hoàn thành đơn hàng và cách làm việc hiệu quả nhất có thể. Lỗi của con người là một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho và cách duy nhất để giảm thiểu những lỗi này là đào tạo đúng cách.
5.5. Quản lý quy trình nghiêm ngặt
Quản lý quy trình là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc quản lý kho bãi, vì chỉ khi quy trình được tổ chức một cách chặt chẽ và chính xác, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo sự hoạt động hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí.
Việc tuân thủ các quy trình nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kê và phân phối hàng hóa không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.
Để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được điều này, phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp lý tưởng. MISA AMIS không chỉ giúp tự động hóa các bước trong quy trình quản lý kho bãi mà còn cung cấp công cụ tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
Các tính năng nổi bật của MISA AMIS Quy trình trong quản lý kho bãi:
- Tự động hóa quy trình nhập, xuất kho: MISA AMIS giúp doanh nghiệp tự động hóa việc nhập kho, xuất kho và kiểm soát tồn kho, giảm thiểu rủi ro sai sót do thao tác thủ công, giúp quy trình trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
- Quản lý quy trình chặt chẽ: Phần mềm cho phép xây dựng và triển khai quy trình chuẩn trong từng bước quản lý kho bãi, từ việc kiểm soát hàng hóa nhập kho, phân loại, lưu trữ đến quy trình xuất kho, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng các bước đã định.
- Giám sát và báo cáo tức thời: MISA AMIS cung cấp báo cáo chi tiết và thời gian thực về tình trạng kho bãi, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả các quy trình, từ đó đưa ra quyết định kịp thời.
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác: MISA AMIS dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác như kế toán, bán hàng, giúp đồng bộ hóa thông tin và quản lý kho bãi hiệu quả hơn.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…
Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm AMIS Quy trình tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
Quản lý kho bãi là một nghiệp vụ rộng và phức tạp. Việc kết hợp các phương pháp quản lý kho cùng một hệ thống đủ mạnh, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý kho và tiết kiệm chi phí.
Bắt đầu với MISA AMIS có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý kho bãi tốt hơn ngay từ đầu. Tìm hiểu tất cả các tính năng và trò chuyện với đội ngũ chuyên gia của MISA AMIS để thấy việc tối ưu và nâng cao hiệu quả quản lý kho dễ dàng hơn bạn nghĩ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
