Báo cáo công việc hàng tuần là tài liệu cần thiết để quản lý theo dõi tiến độ dự án, đồng thời nhận ra sớm các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời. Việc duy trì sự minh bạch và thông tin liên tục giữa các nhân viên và quản lý là hết sức quan trọng và báo cáo công việc hàng tuần cần phải được soạn thảo một cách chuyên nghiệp để đạt được mục tiêu đó.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn các mẫu báo cáo công việc hàng tuần cùng những thông tin cần thiết để bạn có thể tạo được báo cáo chuẩn nhất.
| [TẶNG BẠN] Bộ mẫu báo cáo công việc hàng tuần mới nhất |
1. Báo cáo công việc hàng tuần là gì?
Báo cáo công việc hàng tuần là một tài liệu được chuẩn bị bởi nhân viên để trình bày tiến độ, thành tựu và thách thức liên quan đến công việc của họ trong suốt một tuần. Mục đích của báo cáo này là cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật cho quản lý hoặc khách hàng, nhà đầu tư, đối tác,… về những gì đã được thực hiện, các vấn đề cần giải quyết và kế hoạch cho tuần tiếp theo.
Báo cáo này giúp duy trì sự minh bạch và giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và quản lý, đồng thời là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất, hỗ trợ quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp.
2. Tải bộ mẫu báo cáo công việc hàng tuần miễn phí
Dưới đây là một số mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng excel, word miễn phí. Những mẫu này đã được thiết kế để giúp bạn tổ chức và trình bày tiến độ công việc một cách rõ ràng, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong việc báo cáo.
2.1. Báo cáo trạng thái hàng tuần
Báo cáo tình trạng hàng tuần thường xuyên được đưa cho người quản lý như một bản cập nhật về các kế hoạch và hoạt động của nhân viên. Nó gần như chắc chắn sẽ được gửi đến cấp trên của người quản lý như một phần bổ sung cho báo cáo của chính anh ta. Nó cũng hoạt động như một bản ghi về quá trình làm việc của nhân viên và là một nguồn hữu ích trong các cuộc đánh giá hiệu suất hàng năm.
2.2. Báo cáo dự án hàng tuần
Mẫu báo cáo này không yêu cầu nhiều chi tiết cụ thể như báo cáo dự án hàng tuần, nhưng nó cung cấp một cái nhìn cấp cao hơn về sự phát triển của dự án. Các bên liên quan thường quan tâm đến việc theo dõi ngân sách, chi tiêu, chất lượng đầu ra của dự án và các rủi ro, vấn đề và các vấn đề ảnh hưởng đến dự án.
2.3. Báo cáo tiến độ hàng tuần
Mặt khác, bên triển khai dự án tạo báo cáo tiến độ hàng tuần để cung cấp cho khách hàng tiến độ của dự án vào thời điểm hiện tại. Do vị trí của họ, khách hàng và bên triển khai dự án có thể không gặp nhau thường xuyên. Khách hàng có thể không có đủ thời gian để theo dõi tiến độ của dự án. Trong trường hợp này, báo cáo tình trạng dự án hàng tuần đóng vai trò như một kênh liên lạc quan trọng giữa bên triển khai và khách hàng, do đó, báo cáo phải đầy đủ nhất có thể.
Điều quan trọng cần nhớ là báo cáo phải rõ ràng về bất kỳ vấn đề ngữ pháp hoặc đánh máy nào và cách trình bày báo cáo thể hiện cá tính và tính chuyên nghiệp của người viết báo cáo.
3. Một số điểm cần lưu ý khi viết báo cáo công việc hàng tuần
3.1. Đối với người quản lý
Điều quan trọng là phải thể hiện rằng bạn là người kiểm soát toàn bộ dự án. Khách hàng, ban lãnh đạo cao nhất, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác muốn biết liệu dự án có được hoàn thành đúng thời hạn hay không và việc thực hiện có còn nằm trong ngân sách được phân bổ hay không.
Với việc nhìn vào các báo cáo tuần, tất cả những lo lắng sẽ được giải tỏa khi họ biết rõ tiến độ dự án thể hiện chi tiết nhất và công việc đang đi đúng hướng.
3.2. Đối với nhân viên
Cần liệt kê tất cả các hoạt động, kết quả đạt được trong kỳ báo cáo và các mục tiêu của dự án cho tuần tiếp theo. Đừng quên xác định các vấn đề và thách thức mà dự án hoặc nhóm gặp phải, cũng như các phương án xử lý nếu có.
Liên quan đến lịch trình, hãy thảo luận xem tiến độ và các mốc công việc quan trọng có theo đúng kế hoạch hay không.
Điều quan trọng là phải trình bày tất cả các mốc thời gian đến hạn kể từ lần báo cáo cuối cùng và xem liệu chúng có được đáp ứng hay không, cũng như các mốc quan trọng khác phải hoàn thành cho tuần sau.
Trong trường hợp không đạt tiến độ cần giải thích lý do. Cũng sẽ rất hữu ích nếu nhóm cung cấp phương án để đưa dự án trở lại đúng hướng.
Hãy nhớ rằng những người đọc báo cáo hàng tuần là những người có trách nhiệm chính về dự án với ban lãnh đạo và đối tác, nên họ sẽ cần bản báo cáo chi tiết nhất để nắm bắt dự án sát sao nhất.
Sau cùng, các bản cập nhật về dự án được cung cấp hàng tuần nên là một bản ngắn gọn, cô đọng, cung cấp dữ liệu cần thiết hoặc bất kỳ thông tin nào về sự cố không cần thiết có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
4. Các thành phần cơ bản của báo cáo công việc hàng tuần
Báo cáo công việc hàng tuần là một công cụ quản lý hữu ích giúp theo dõi tiến độ công việc, xác định và giải quyết vấn đề sớm, cũng như đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm hoặc tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu và ưu tiên hàng đầu. Dưới đây là các thành phần cơ bản của báo cáo công việc hàng tuần:
- Tiêu đề và thông tin cơ bản
- Tiêu đề: Nên bao gồm tên của báo cáo, tuần thứ bao nhiêu và ngày.
- Thông tin cá nhân: Tên và chức vụ của người lập báo cáo.
- Ngày tháng: Khoảng thời gian báo cáo bao phủ.
- Mục tiêu công việc của tuần: Liệt kê các mục tiêu đã đặt ra cho tuần đó và bất kỳ mục tiêu dài hạn nào mà tuần đó đang góp phần thực hiện.
- Các nhiệm vụ đã hoàn thành
- Danh sách công việc: Các nhiệm vụ đã hoàn thành trong tuần với mô tả chi tiết về những gì đã được đạt được.
- Kết quả: Đề cập đến kết quả cụ thể của các nhiệm vụ đã hoàn thành, liên kết trực tiếp với mục tiêu đã đề ra.
- Công việc đang tiến hành: Đánh giá tình trạng hiện tại của các nhiệm vụ đang thực hiện, bao gồm cả các mốc quan trọng đã đạt được và những trở ngại gặp phải.
- Vấn đề và thách thức: Mô tả các vấn đề đã xuất hiện và cách thức đối phó. Điều này có thể bao gồm các yêu cầu hỗ trợ hoặc tài nguyên cần thiết từ những người khác trong tổ chức.
- Kế hoạch cho tuần tiếp theo:
- Mục tiêu tuần tới: Định rõ những gì dự kiến hoàn thành trong tuần tiếp theo, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể và mục tiêu chiến lược.
- Nhu cầu tài nguyên: Xác định bất kỳ yêu cầu tài nguyên nào cần thiết để hỗ trợ các mục tiêu tuần tới.
- Kết luận và Đề Xuất: Đưa ra bất kỳ đề xuất nào để cải thiện quá trình làm việc hoặc giải quyết các vấn đề hiện tại.
- Phụ Lục (nếu có): Bất kỳ biểu đồ, đồ thị hoặc dữ liệu nào khác hỗ trợ báo cáo.
Mỗi bộ phận của báo cáo hàng tuần nên được trình bày một cách rõ ràng và ngắn gọn để đảm bảo người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin quan trọng và hiểu được tình trạng công việc hiện tại. Báo cáo này cũng nên được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm hoặc dự án.
Tặng bạn: Bộ mẫu báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, quý, năm đầy đủ, chi tiết nhất
5. Cách viết hoặc tạo một báo cáo công việc hàng tuần tốt
Báo cáo dự án là một công cụ hiệu quả cho cả quản lý trong và ngoài dự án. Báo cáo tiến độ hàng tuần thường là một cuốn sổ ghi chép có thể được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp. Tất cả các thành viên dự án có nhiệm vụ chuyên nghiệp là phải báo cáo chính xác dự án với khả năng tốt nhất của họ bằng cách sử dụng dữ liệu có sẵn tại thời điểm đó.
Báo cáo công việc hàng tuần cũng là một cơ chế để ảnh hưởng đến sự thay đổi đáng kể đối với một dự án. Tuy nhiên, nếu không ai đọc báo cáo hoặc nếu nó quá phức tạp, nó sẽ mất mục đích và hiệu quả. Dưới đây là năm lưu ý cần ghi nhớ khi bạn viết hoặc tạo báo cáo công việc hàng tuần để đảm bảo chúng mang lại giá trị cho dự án.
5.1. Thiết kế, minh họa
Khi bạn viết báo cáo công việc hàng tuần, hãy thay thế văn bản bằng một bảng hoặc con số bất cứ khi nào có thể. Khi nói đến việc phát triển các báo cáo đơn giản, dễ hiểu, câu ngạn ngữ “một bức tranh đáng giá một ngàn lời nói” không thể đúng hơn. Khối lượng lớn dữ liệu có thể được giải thích dễ dàng bằng cách sử dụng biểu đồ và các biện pháp khác.
Điều này không có nghĩa là các nhà quản lý cấp cao ít khi đọc, nhưng thời gian của họ có hạn, và một báo cáo theo hướng thuần văn bản có thể khiến họ khó nắm bắt các vấn đề thực sự của dự án.
5.2. Thay thế các câu dài phức tạp cho các câu ngắn gọn có ý nghĩa
Nhiều thành viên trong nhóm dự án mắc sai lầm khi gõ những câu dài dòng khi họ nghĩ có thể nói nhiều hơn nhưng thật ra lại làm những cái họ muốn truyền tải ít đi nhiều. Báo cáo dự án là một tập hợp đầy đủ các sự kiện, con số và quan sát. Vì vậy, một báo cáo xuất sắc phải chỉ ra được vị trí của dự án, nơi nó đang hướng tới, những mối quan tâm quan trọng và cách họ giải quyết những vấn đề đó.
5.3. Số trang nên được bao gồm trong mục lục
Người đọc có thể chỉ yêu cầu một dữ kiện, con số hoặc tuyên bố từ báo cáo công việc hàng tuần của bạn. Làm cho nó đơn giản để họ tìm thấy thông tin họ yêu cầu. Đảm bảo rằng mỗi phần được đặt tên tốt và có số trang trong mục lục. Không có gì khiến người đọc khó chịu hơn việc cầm một bản báo cáo lên và thấy mục lục thiếu số trang. Nếu bạn không muốn bao gồm số trang, hãy gọi nó là “Đề cương báo cáo” thay vì “Mục lục”.
5.4. Kiểm tra phần nội dung của văn bản để tìm phần đính kèm
Các tài liệu đính kèm của báo cáo được bao gồm để cung cấp cho người đọc thêm thông tin khi cần thiết. Tạo một nhận xét hoặc một quan sát trong báo cáo công việc hàng tuần và gửi cho người đọc các tệp đính kèm thích hợp nếu họ muốn kiểm tra dữ liệu hoặc thông tin hỗ trợ.
5.5. Tạo một bản tóm tắt
Một báo cáo công việc hàng tuần không giống như một luận văn đại học. Sự thật là hầu hết mọi người sẽ chỉ đọc phần tóm tắt và một vài phần khác. Vì vậy, hãy sử dụng bản tóm tắt báo cáo để đưa ra lập luận của bạn và truyền cảm hứng cho hành động trên toàn dự án. Nếu có vấn đề, đừng ngại đưa chúng lên. Nếu bạn không xử lý mối lo ngại ngay lập tức, chúng sẽ ảnh hưởng đến nhóm dự án.
Xem thêm: 23+ phần mềm quản lý công việc được đánh giá tốt nhất
6. Theo dõi và báo cáo tiến độ công việc tức thời với phần mềm AMIS Công việc
Báo cáo công việc thủ công gây ra cho quản lý và nhân viên rất nhiều thách thức ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của quá trình quản lý công việc như:
- Mất thời gian: Báo cáo thủ công tốn nhiều thời gian hơn do việc thu thập và tổng hợp dữ liệu mất nhiều công sức.
- Sai sót và không nhất quán: Dễ xảy ra lỗi nhập liệu và thiếu nhất quán trong cách thu thập thông tin giữa các cá nhân.
- Phân tích dữ liệu hạn chế: Báo cáo thủ công thường không hỗ trợ phân tích dữ liệu sâu hoặc hiển thị dưới dạng đồ thị, biểu đồ phức tạp.
- Giao tiếp khó khăn: Việc chia sẻ thông tin trong tổ chức lớn qua báo cáo thủ công không hiệu quả, gây chậm trễ và thông tin không đồng đều.
- Phụ thuộc vào nhân viên: Quy trình báo cáo phụ thuộc nhiều vào kỹ năng và sự chăm chỉ của nhân viên, dẫn đến sự không ổn định khi có sự thay đổi nhân sự.
Việc áp dụng các phần mềm quản lý công việc hiện đại như AMIS Công việc có thể giải quyết các vấn đề này, giúp báo cáo công việc trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Phần mềm AMIS Công việc – 1 sản phẩm của MISA là một công cụ hiện đại giúp các doanh nghiệp và tổ chức theo dõi và báo cáo tiến độ công việc một cách tức thời và hiệu quả. Với khả năng tích hợp sâu vào các quy trình làm việc hàng ngày, AMIS Công việc không chỉ đơn giản là một phần mềm quản lý nhiệm vụ mà còn là một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
- Quản lý công việc tập trung, nhân sự thực hiện và báo cáo trên một nền tảng.
- Nhân sự chủ động công việc cá nhân, biết mình cần làm gì, khi nào cần hoàn thành, phối hợp công việc với nhau theo quy trình được chuẩn hoá và hoàn toàn tự động.
- Quản lý theo dõi tiến độ công việc real-time: Quản lý chủ động theo dõi tiến độ công việc của phòng ban/dự án, thời gian hoàn thành thực tế so với kế hoạch có chênh lệch không để tối ưu lại quy trình, nắm bắt ai đang phụ trách công việc gì, tiến độ ra sao mà không cần mất thời gian check lại, cập nhật thông báo tức thời khi có điểm nóng phát sinh.
- Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, Khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
>> Xem thêm: [Tải miễn phí] 5 mẫu bản tường trình sự việc mới nhất 2024
7. Tạm kết
Lập báo cáo công việc hàng tuần là một phần thiết yếu trong quản lý dự án và công việc của bất kỳ tổ chức nào. Một báo cáo chuẩn mực và chuyên nghiệp không chỉ giúp các nhà quản lý nắm bắt được tiến độ công việc mà còn thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong giao tiếp giữa các thành viên trong đội.
Hy vọng, với hướng dẫn chi tiết cách viết mà chúng tôi đã trình bày cùng với các mẫu báo cáo có sẵn để tải về, bạn có thể dễ dàng bắt đầu việc lập báo cáo hàng tuần một cách nhanh chóng và chính xác.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
