ERP không còn là giải pháp chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có năng lực tài chính vững mạnh. Không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ đã triển khai thành công phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô, ngân sách của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế trong thị trường cạnh tranh.
Vậy lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như thế nào? Dưới đây là những thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt để tối ưu năng suất và bứt phá tăng trưởng .
1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần đầu tư phần mềm ERP?
1.1. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đến phần mềm ERP?
ERP lần đầu tiên được phát triển để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp quy mô lớn nhưng nó có thể giúp các công ty (dù lớn hay nhỏ) tích hợp tất cả quy trình và dữ liệu kinh doanh vào một nơi.
So với doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ có bộ máy đơn giản hơn nhưng không có nghĩa là các quy trình, nghiệp vụ ít phức tạp hơn. Đội ngũ nhân sự cũng gặp những khó khăn khi kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng hay tổng hợp báo cáo để theo dõi hiệu quả hoạt động,…
Hơn nữa, doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế càng cần phải nhạy bén, chuyển dịch từ phương thích kinh doanh truyền thống sang hiện đại bằng các ứng dụng công nghệ thì để tăng năng lực cạnh tranh.
Chính vì vậy, đầu tư phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa & nhỏ là bước đi quan trọng và cần thiết để giúp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh được tự động hóa và có hiệu quả.
2.1. Khi nào doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai phần mềm ERP?
Thời điểm để doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ triển khai ERP có thể khác nhau tùy theo những khó khăn gặp phải khi vận hành. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp gặp những vấn đề dưới đâu thì nên cân nhắc đến việc sở hữu một hệ thống ERP cho riêng mình.
- Sử dụng đồng thời nhiều phần mềm rời rạc: Các phần mềm rời rạc, không liên thông với nhau, không kết nối với hệ thống bên ngoài khác khiến cho đội ngũ mất rất nhiều thời gian để đối chiếu, tổng hợp dữ liệu dẫn đến sai sót.
- Mở rộng quy mô hoạt động: Doanh nghiệp trải qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng và muốn mở rộng hoạt động lên quy mô lớn hơn, triển khai ERP có thể giúp tối ưu quy trình vận hành, quản lý tài nguyên.
- Quản lý nguồn lực không hiệu quả gây lãng phí: Nếu quản lý tài sản, nguồn nhân lực và tài chính khó khăn dẫn đến thất thoát, ERP có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí.
- Sự phân mảnh trong quy trình: Quy trình kinh doanh của doanh nghiệp không được tích hợp và dữ liệu giữa các bộ phận không được liên thông với nhau. Để kết nối và tối ưu hóa các quy trình, ERP sẽ là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Quản lý dự án phức tạp: Nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các dự án phức tạp, việc quản lý tài nguyên và tiến độ bằng ERP có thể giúp tối ưu hóa quá trình này.
- Cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng cao cấp: Khi khách hàng đặt ra yêu cầu cao về hiệu suất, chất lượng và thời gian giao hàng, ERP đủ khả năng giúp doanh nghiệp đáp ứng điều này.
2. 9 lợi ích của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều nghĩ ERP là một “chiếc áo quá khổ” đối với mình. Đồng thời, việc triển khai một hệ thống ERP toàn diện, phù hợp với ngân sách hợp lý có vẻ bất khả thi.
Tuy nhiên, nhiều giải pháp ERP hiện đại cung cấp cho doanh nghiệp các tùy chọn phù hợp với quy mô, nhu cầu. Doanh nghiệp sẽ chỉ cần trả tiền cho những gì mình cần vào thời điểm đó và bổ sung thêm khi quy mô mở rộng.
Dưới đây là một số lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng hệ thống ERP để quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2.1. Giảm chi phí vận hành
Nếu các hệ thống On-premise ERP đòi hỏi chi phí và hạ tầng rất lớn để bắt đầu thì SMEs hoàn toàn có thể lựa chọn giải pháp Cloud ERP với giá cả phải chăng. Với nền tảng này, doanh nghiệp có thể loại bỏ nhu cầu bổ sung phần cứng, nhân viên CNTT, bảo trì và nâng cấp.
Quan trọng hơn, ERP cho phép doanh nghiệp tích hợp các quy trình kinh doanh, tự động hóa rất nhiều tác vụ thủ công nên dễ dàng nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí vận hành hiệu quả.
2.2. Tối ưu hóa quy trình
ERP hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các công việc thủ công và quy trình thường ngày để giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này ngay lập tức cải thiện độ chính xác của dữ liệu, khả năng phối hợp giữa các phòng ban.
2.3. Quản lý dữ liệu tập trung và cải thiện quyền truy cập
Các doanh nghiệp nhỏ phần lớn đều gặp vấn đề dữ liệu phân mảnh, mất quá nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo. Với khả năng tham gia vào mọi quy trình, ERP hỗ trợ doanh nghiệp tập trung dữ liệu tại một hệ thống, mở ra cơ hội phân tích, báo cáo hiệu suất và ra quyết định nhanh hơn.
2.4. Nâng cao năng suất của nhân viên
Cho dù có 2 hay 10 nhân viên, điều quan trọng là doanh nghiệp phải giúp họ không bị kiệt sức bởi vô số những công việc thủ công mất thời gian như tổng hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm hoặc làm việc với những hệ thống quá phức tạp.
Với một hệ thống ERP hỗ trợ tự động hóa các quy trình, công việc và dễ sử dụng, đội ngũ có khả năng tăng năng suất hiệu quả.
2.5. Báo cáo và phân tích chính xác
Lợi ích của một nguồn thông tin chính xác là doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa dữ liệu và nói lời tạm biệt với các bảng tính không được kiểm soát.
Nhiều hệ thống ERP bao gồm các chức năng thông minh giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo các báo cáo và đưa ra phân tích hữu ích về tài chính, kinh doanh, dự báo,…
2.6. Chia sẻ và cộng tác nhanh
Truy cập mọi lúc mọi nơi vào dữ liệu trên một hệ thống cho phép tăng cường sự cộng tác trong toàn doanh nghiệp và hỗ trợ đội ngũ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
2.7. Ra quyết định kịp thời, sáng suốt
Một trong những lợi thế quan trọng nhất của hệ thống ERP là cung cấp một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Ở bất kỳ thời điểm nào, bạn cũng có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và có cơ sở thay vì kinh nghiệm, cảm tính.
2.8. Khả năng mở rộng để phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Hệ thống ERP có nhiều module khác nhau, có nghĩa là mỗi ứng dụng có thể được triển khai cùng nhau hoặc độc lập.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng phù hợp và cần thiết với thời điểm hiện tại nhưng vẫn có khả năng mở rộng trong tương lai khi nhu cầu tăng lên.
2.9. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với khả năng thu thập dữ liệu khách hàng tốt hơn cùng những quy trình hợp lý, ERP cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung vào trải nghiệm của khách hàng và tạo dấu ấn cho thương hiệu.
Tải ngay 10 biểu mẫu & dashboard giúp kiểm soát quy trình và hiệu suất làm việc tổng thể
3. 10 yếu tố quan trọng phần mềm ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có
3.1. Tự động hóa quy trình một cách hợp lý
Một trong những yêu cầu cần có của một hệ thống ERP là khả năng tự động hóa quy trình. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải tận dụng thời gian để đi nhanh hơn. ERP phải hỗ trợ được doanh nghiệp tự động hóa liền mạch các công việc thường ngày như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn và quản lý hàng tồn kho.
Tính năng tự động hóa này giúp hợp lý hóa các hoạt động, giảm thiểu các lỗi thủ công và giải phóng cho nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
3.2. Dữ liệu và báo cáo được cập nhật theo thời gian thực
Điều quan trọng của một phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết theo thời gian thực. Nó hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp và người quản lý những thông tin kịp thời về doanh số, hàng tồn kho, tài chính và các số liệu quan trọng khác để đưa ra quyết định hiệu quả.
3.3. Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng đảm bảo rằng phần mềm ERP tiếp tục đáp ứng nhu cầu của tổ chức khi nó mở rộng và phát triển.
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đáp ứng được khối lượng giao dịch, người dùng và độ phức tạp trong kinh doanh mà không bị gián đoạn.
3.4. Khả năng tích hợp
Phần mềm ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là có khả năng tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống của bên thứ ba, chẳng hạn như CRM, nền tảng thương mại điện tử, cổng thanh toán.
Sự tích hợp này hợp lý hóa luồng dữ liệu, loại bỏ các data silo và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
3.5. Giao diện thân thiện với người dùng
Giao diện càng đơn giản thì quá trình sử dụng của nhân viên càng hiệu quả. Một phần mềm ERP lý tưởng phải thân thiện với người dùng, ngay cả đối với những người không am hiểu về công nghệ.
Điều này quyết định rất lớn đến việc phần mềm ERP có thực sự có đem lại lợi ích hay không.
3.6. Giải pháp dựa trên đám mây
Hệ thống ERP đám mây mang lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ một số lợi thế bao gồm giảm chi phí trả trước, cập nhật phần mềm tự động và khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi có kết nối internet.
Cloud ERP loại bỏ nhu cầu về phần cứng và bảo trì tại chỗ khiến giải pháp này trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế.
3.7. Hiệu quả chi phí
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm ERP.
Phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ tạo ra sự cân bằng giữa chức năng và khả năng chi trả. Nó cung cấp các tính năng cần thiết với chi phí hợp lý, cho phép các doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ ERP mà không phải tốn quá nhiều chi phí.
3.8. Khả năng tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có một quy trình riêng để kinh doanh, sản xuất. Phần mềm ERP phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cho phép tùy chỉnh để điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Khả năng tùy chỉnh đảm bảo hệ thống ERP phù hợp với quy trình công việc hiện có và giúp tối ưu hóa năng suất.
3.9. Dịch vụ hiện trường
Dịch vụ tại hiện trường (Field Service) rất quan trọng đối với các công ty cung cấp dịch vụ máy móc và thiết bị hoặc các chức năng kinh doanh tương tự khác liên quan đến việc đến lắp đặt, bảo trì cơ sở của khách hàng.
Do đó, ERP cần hỗ trợ chức năng dịch vụ tại hiện trường khác nhau như bán vé, điều phối, phụ tùng thay thế, quản lý hàng tồn kho,…
3.10. An toàn và bảo mật dữ liệu
Bảo mật dữ liệu rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Phần mềm ERP phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ đảm bảo dữ liệu được bảo mật và tuân thủ các quy định của ngành. Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng khỏi sự truy cập trái phép hoặc các mối đe dọa trên mạng.
4. Phần mềm ERP nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Nếu đang tìm kiếm một phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ với các tính năng toàn diện được đề cập ở trên, bạn nên sáng suốt lựa chọn các giải pháp đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Dựa trên những điểm được liệt kê ở trên, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS chính là giải pháp ERP phù hợp để SMEs thay đổi cuộc chơi.
Là một trong những đơn vị công nghệ thông tin hàng đầu với 30 năm kinh nghiệm, MISA đem đến cho doanh nghiệp giải pháp để quản trị toàn diện để tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh mạnh mẽ.
Cụ thể, MISA AMIS gồm 4 phân hệ chính được chia thành 40+ ứng dụng chuyên biệt.
- Quản trị Tài chính – Kế toán: Kế toán (Chi phí, Doanh thu, Công nợ, Mua hàng, Bán hàng, Kho,…), Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Thuế điện tử, Kết nối ngân hàng,…
- Quản trị Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
- Quản trị nguồn nhân lực: Chấm công, Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
- Văn phòng số: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…
Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ở một hệ thống ERP, MISA AMIS được đánh giá là một trong những hệ thống quản trị tốt nhất tại Việt Nam.
- Đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện với các nghiệp vụ cốt lõi: Hơn 40+ ứng dụng trong hệ sinh thái, doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu quản trị ở cả hiện tại và tương lai.
- Các ứng dụng được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất và có khả năng mở rộng kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài.
- Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ trên một nền tảng duy nhất. Các báo cáo đa chiều, được tự động cập nhật tức thời, tạo ra bức tranh từ tổng quan đến chi tiết để đội ngũ lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- Tạo các quy trình tự động hóa liên phòng ban, phối hợp chặt chẽ, trơn tru giữa các bộ phận để nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng năng suất, tối ưu chi phí/nguồn lực và nâng cao sức cạnh tranh.
- Chi phí hợp lý theo nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
- Thời gian triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
- Giao diện thân thiện, truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS để tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ ngay hôm nay!
5. Kết luận
Hy vọng với những thông tin trên, bạn đọc có thể cân nhắc, lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đừng quên trò chuyện với đội ngũ chuyên gia MISA AMIS để thảo luận về yêu cầu của bạn và bắt đầu hành trình tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp với một nền tảng ERP mạnh mẽ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
