Trong kỷ nguyên của thông tin và sự thay đổi nhanh chóng, việc hiểu biết về nơi tập trung năng lượng và sự quan tâm là chìa khóa cho sự hiệu quả. Cuốn “The 7 Habits of Highly Effective People” của Stephen Covey không chỉ là một danh sách hữu ích những bí kíp cho sự thành công cá nhân, mà còn là hướng dẫn quý giá cho các nhà quản trị, chủ doanh nghiệp muốn gia tăng hiệu suất và hiệu quả trong công việc.
Trong cuốn sách, tác giả Stephen Covey có đề cập đến lý thuyết “Vòng tròn ảnh hưởng, vòng tròn quan tâm” (Circle of Influence, Circle of concern): đừng để xao nhãng bởi những điều ngoài tầm kiểm soát. Đây cũng là một trong những yếu tố chính giúp chúng ta ngày càng mở rộng và gia tăng giá trị bản thân.
1. Lý thuyết vòng tròn ảnh hưởng, vòng tròn quan tâm
1.1. Định nghĩa cơ bản về hai vòng tròn
Vòng tròn Quan tâm (Circle of Concern): đây là khu vực chứa tất cả những vấn đề, tình huống, và các yếu tố mà bạn quan tâm hoặc lo lắng. Nó bao gồm các phạm vi rộng lớn từ sức khỏe cá nhân, quan hệ gia đình đến các quyết định chính trị và biến đổi khí hậu…
Vòng tròn Ảnh hưởng (Circle of Influence): được đặt trong vòng tròn quan tâm, đây là phạm vi các vấn đề mà bạn có thể tác động trực tiếp, kiểm soát hoặc có ảnh hưởng tới. Nó có thể là những quyết định của bản thân, việc bạn quản lý thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp, và cả quan hệ với đồng nghiệp…
Hình 2: Vòng tròn ảnh hưởng và vòng tròn quan tâm
1.2. Sự khác biệt và mối quan hệ giữa vòng tròn ảnh hưởng, vòng tròn quan tâm
- Sự khác biệt:
| Vòng tròn quan tâm | Vòng tròn ảnh hưởng | |
| Điểm cốt lõi | Đây là những vấn đề mà bạn quan tâm nhưng không có quyền lực hay khả năng kiểm soát | Đây là các vấn đề mà bạn có khả năng tác động đến |
| Ví dụ | Tình hình kinh tế toàn cầu, biến đổi khí hậu, hoặc chính sách của một quốc gia nào đó… | Cách bạn quản lý thời gian của mình, quyết định tài chính cá nhân, hay cách giao tiếp với người khác trong môi trường làm việc… |
- Mối quan hệ giữa chúng:
Hình 3: Mối quan hệ giữa vòng tròn ảnh hưởng và vòng tròn quan tâm
Tương tác: các vấn đề trong vòng tròn quan tâm có thể di chuyển vào vòng tròn ảnh hưởng thông qua sự tập trung, nỗ lực và quyết định cá nhân.
Phát triển: khi bạn tập trung vào vòng tròn ảnh hưởng, bạn có cơ hội mở rộng nó. Điều này có nghĩa là, có thêm nhiều vấn đề từ vòng tròn quan tâm có thể được đưa vào vòng tròn ảnh hưởng.
Thu hẹp và mở rộng: nếu bạn tập trung quá nhiều vào vòng tròn quan tâm, vòng tròn ảnh hưởng của bạn có thể thu hẹp lại, làm giảm khả năng của bạn trong việc tác động đến thế giới xung quanh.
Quản lý năng lượng và tâm trạng: khi bạn tập trung vào những thứ có thể kiểm soát, bạn sẽ cảm thấy thêm động lực và ít căng thẳng hơn. Ngược lại, việc tập trung vào vòng tròn quan tâm có thể gây ra stress và cảm giác bất lực.
Nhìn chung, sự nhận biết rõ ràng về hai vòng tròn này có thể giúp bạn quản lý tốt hơn năng lượng và thời gian, đồng thời tăng cường khả năng ảnh hưởng tích cực đến môi trường xung quanh bạn.
Theo một nghiên cứu từ Harvard Business Review, những người quản trị cấp cao hiệu quả thường tập trung vào vòng tròn ảnh hưởng của họ, không chỉ cải thiện sự hiệu quả cá nhân mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Lưu ý: Một số tài liệu có đề cập tới một vòng tròn nhỏ phía trong cùng: vòng tròn kiểm soát.
Hình 4: Vòng tròn quan tâm, vòng tròn ảnh hưởng và vòng tròn kiểm soát
Vòng tròn kiểm soát nằm bên trong vòng tròn ảnh hưởng và khoanh vùng những việc bạn hoàn toàn có thể điều khiển được. Trong nội dung của bài viết, nhóm tác giả gộp chung vòng tròn kiểm soát và vòng tròn ảnh hưởng.
2. Nhận diện và phân loại công việc theo hai vòng tròn
Lập danh sách, nhận diện và phân loại công việc là quá trình quan trọng mà mọi doanh nhân, nhà quản trị cần thực hiện. Một trong các phương pháp hiệu quả phân loại công việc là kỹ thuật sử dụng “hai vòng tròn”: Vòng tròn ảnh hưởng (Circle of Influence) và Vòng tròn quan tâm (Circle of Concern).
Vòng tròn ảnh hưởng (Circle of Influence):
Đây là vùng các doanh nhân, nhà quản trị có thể thực hiện sức ảnh hưởng trực tiếp, từ việc đưa ra quyết định chiến lược , ví dụ: tái cơ cấu tổ chức; xác định và triển khai các dự án chiến lược, quyết định về tuyển dụng hoặc sa thải…
Vòng tròn quan tâm (Circle of Concern):
Đây là những mảng công việc mà lãnh đạo quan tâm nhưng có ít cơ hội tác động trực tiếp. Các nhà quản trị thường ít có sức ảnh hưởng đến những vấn đề này. Ví dụ: điều kiện thị trường, chính sách pháp luật, đánh giá của cổ đông…
Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, CEO thực hiện khoảng 60% – 80% thời gian của mình trong vòng tròn ảnh hưởng, so với chỉ khoảng 20% thời gian cho vòng tròn quan tâm (Porter & Nohria, 2018).
Nhận biết rõ ràng giữa hai vòng tròn này không chỉ giúp lãnh đạo phân chia thời gian và nguồn lực hiệu quả mà còn định hình đúng đắn cho toàn bộ tổ chức.
Thông qua việc nhận diện và phân loại công việc theo “hai vòng tròn”, các nhà quản trị C-level có thể tập trung sức ảnh hưởng của mình vào những nhiệm vụ và vấn đề quan trọng nhất, trong khi vẫn giữ được sự quan tâm đối với các yếu tố có tiềm năng ảnh hưởng đến tổ chức trong tương lai. Điều này không chỉ tối ưu hóa hiệu suất cá nhân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
3. Ứng dụng vòng tròn ảnh hưởng và vòng tròn quan tâm trong việc tăng hiệu suất và hiệu quả đối với nhà quản trị
Ứng dụng lý thuyết về “vòng tròn ảnh hưởng” và “vòng tròn quan tâm” trong việc tăng hiệu suất và hiệu quả là cách tiếp cận mang tính chiến lược, giúp các nhà quản trị C-level tập trung vào những mảng quan trọng, đồng thời nắm bắt được các yếu tố có tiềm năng ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Quan điểm hiệu quả: tập trung vào những điều bạn có thể kiểm soát và ảnh hưởng mà không quá lo lắng hoặc mất nhiều thời gian với những yếu tố bên ngoài.
Hình 5: Ứng dụng vòng tròn ảnh hưởng, vòng tròn quan tâm trong việc tăng hiệu suất và hiệu quả quản trị
Rõ ràng về mục tiêu và mục đích: bắt đầu bằng mục tiêu cuối cùng, có tầm nhìn và mục đích rõ ràng.
Ví dụ: phát triển tầm nhìn và mục đích của tổ chức, đặt ra các mục tiêu cụ thể và chia thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đạt được và tập trung các nguồn lực để đạt được những mục tiêu nhỏ đó.
Ưu tiên những điều quan trọng hơn những điều khẩn cấp: “Đặt những việc quan trọng lên hàng đầu” – Stephen Covey.
Với một danh sách dài các công việc cần làm, các nhà quản trị có thể tập trung ưu tiên các mục tiêu quan trọng và khẩn cấp, các mục tiêu quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đối với các mục tiêu không quan trọng nhưng khẩn cấp có thể giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới thực hiện và không dành nhiều thời gian hay năng lượng cho các công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Tạo lợi ích đôi bên trong các mối quan hệ: phát triển thái độ tích cực và tập trung vào những điều trong vòng ảnh hưởng để tạo ra một tình huống thắng-thắng.
Tự đổi mới và cải thiện liên tục để trở nên hiệu quả hơn: nhà quản trị có thể lập các kế hoạch công việc, hành động mạnh mẽ và đánh giá liên tục để cải tiến.
4. Các bước thực hiện và tối ưu hóa ảnh hưởng
Theo lý thuyết “vòng tròn ảnh hưởng” và “vòng tròn quan tâm” của Stephen Covey, để tối ưu hóa ảnh hưởng trong quản trị, các nhà lãnh đạo, nhà quản trị viên cần thực hiện ba bước quan trọng:
Hình 6: Các bước thực hiện và tối ưu hóa ảnh hưởng
Bước đầu: Nhận diện và phân loại
Nhận diện: liệt kê tất cả các vấn đề, nguồn lực và yếu tố có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Phân loại: chia các yếu tố trên vào “vòng tròn Ảnh hưởng” và “vòng tròn Quan tâm” dựa trên khả năng kiểm soát và ảnh hưởng.
Tiếp theo: Xác định chiến lược và hành động cụ thể
Chiến lược: phát triển các chiến lược dựa trên các yếu tố trong “vòng tròn ảnh hưởng”.
Hành động cụ thể: lập kế hoạch và chỉ đạo nguồn lực để thực hiện các chiến lược đó.
Cuối cùng: Đánh giá và điều chỉnh liên tục
Đánh giá: theo dõi kết quả và hiệu quả của các hành động thông qua các chỉ số KPIs, OKRs…
Điều chỉnh: dựa trên đánh giá, điều chỉnh chiến lược và hành động theo một cách linh hoạt và kịp thời.
Ví dụ: Công ty B, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, đã áp dụng lý thuyết này để cải tiến quy trình quản lý dự án. Sau khi phân loại, họ xác định việc tối ưu hóa quy trình là yếu tố trong “Vòng tròn Ảnh hưởng”. Điều này đã giúp họ cải thiện thời gian hoàn thành dự án lên đến 30% và giảm thiểu lãng phí nguồn lực.
Qua ba bước này, nhà quản trị không chỉ kiểm soát và tối ưu hóa ảnh hưởng của mình đối với tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả mà còn có thể đối phó với những thách thức và cơ hội tiềm ẩn trong “vòng tròn quan tâm” một cách linh hoạt và có chiến lược.
5. Lợi ích và thách thức khi áp dụng lý thuyết vào công việc quản trị
Áp dụng lý thuyết về vòng tròn ảnh hưởng và vòng tròn quan tâm trong quản trị có những lợi ích và thách thức riêng, đòi hỏi sự chú ý và phân tích kỹ lưỡng từ phía các nhà quản trị C-level.
Lợi ích khi tập trung vào vòng tròn ảnh hưởng
Ngắn hạn:
Quyết định tập trung: giúp nhà quản trị tập trung vào những vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, tối ưu hóa nguồn lực và thời gian.
Hiệu quả ngay lập tức: các quyết định trong vòng tròn này thường mang lại kết quả ngay lập tức.
Dài hạn:
Phát triển bền vững: tập trung vào những yếu tố quản lý có thể kiểm soát giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của cá nhân cũng như doanh nghiệp.
Ví dụ: Công ty A tập trung vào việc cải tiến quy trình sản xuất, thuộc “vòng tròn ảnh hưởng” đã giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất lên 25% sau 1 năm.
Các thách thức và cách vượt qua
Quá tập trung: có nguy cơ bỏ lỡ các yếu tố trong “vòng tròn quan tâm” có tiềm năng trở thành các yếu tố quan trọng trong tương lai.
Mất cân nhắc: việc quá chú trọng vào các yếu tố có thể kiểm soát và ảnh hưởng có thể làm mất đi sự cân nhắc giữa các yếu tố quan trọng khác nhau.
Ví dụ: Nhà lãnh đạo, nhà quản trị… cần phải biết việc chính trị đang diễn ra như thế nào, nhất là việc địa chính trị đang ảnh hưởng đến ngành nghề, việc làm, kế hoạch của doanh nghiệp ra sao… Do đó, các nhà quản trị thường bỏ nhiều thời gian để theo dõi và bàn luận về việc chính trị, đó là chuyện nằm trong vòng tròn quan tâm. Nhưng khi bỏ quá nhiều thời gian vào việc bàn luận về những chuyện chính trị… khi đó nhà quản trị có thể tạo ra nhiều năng lượng tiêu cực và ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm hàng ngày.
⇒ Mời bạn đọc thêm bài viết Lãnh đạo trong khủng hoảng: Nhà lãnh đạo doanh nghiệp thế hệ mới với tư duy mới – hành động mới tại đây.
Vậy, nhà quản trị cần cân bằng giữa việc đọc và cập nhật những kiến thức cũng như diễn biến kinh tế, chính trị, những xu hướng… cũng như việc tập trung vào hoạt động và công việc kinh doanh chính của doanh nghiệp mình.
Nhìn chung, việc áp dụng lý thuyết về “vòng tròn ảnh hưởng” và “vòng tròn quan tâm” trong quản trị giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định thông minh, đồng thời đối mặt và giải quyết các thách thức một cách hiệu quả. Bằng cách vận dụng lý thuyết này một cách chính xác, nhà lãnh đạo, nhà quản trị có thể mở rộng ảnh hưởng và tạo ra sự khác biệt cho riêng cá nhân và doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, nhà quản trị cần có sự cân nhắc giữa hai vòng tròn, đồng thời cập nhật thông tin liên tục để đảm bảo rằng họ không bỏ lỡ các cơ hội và đe dọa tiềm năng.
MISA AMIS hy vọng những nội dung về vòng tròn ảnh hưởng, vòng tròn quan tâm được tổng hợp, trình bày và chia sẻ ở trên sẽ giúp anh chị doanh nhân, nhà quản trị gia tăng hiệu suất và hiệu quả công việc của mình, ngày càng mở rộng vùng ảnh hưởng của cá nhân và doanh nghiệp.
Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Viện Đổi mới doanh nghiệp MISA (MIBI), để cập nhật các thông tin hữu ích mời anh/chị truy cập kho tài nguyên miễn phí về Khóa học/Video/Ebook tại Viện đổi mới doanh nghiệp MISA
0904 885 833
https://www.misa.vn/
