Bí quyết thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao

Doanh nghiệp anh/chị có đang hoạt động với hiệu suất tối đa?

Nếu câu trả lời là “Không” hoặc “Tôi không chắc” thì anh/chị không thể bỏ qua bài viết này, đặc biệt là những anh/chị đang trong vai trò lãnh đạo, quản lý cấp cao muốn xây dựng đội nhóm hiệu suất tuyệt vời.

Theo Tổng cục Thống kê, bình quân trong 6 tháng đầu năm 2023 đã có hơn 16.000 doanh nghiệp đóng cửa hoặc tạm ngừng kinh doanh mỗi tháng. Đây là một con số không hề nhỏ, vậy câu hỏi đặt ra “Tại sao trong hàng trăm ngàn doanh nghiệp như thế chỉ có một số ít doanh nghiệp thực sự tỏa sáng, trong khi hầu hết phải tạm ngừng kinh doanh?”.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp và một trong số đó là “Đội nhóm hiệu suất”.

Trong một tổ chức, ngay cả khi sở hữu một nhân viên tài năng nhất cũng không thể biến một ý tưởng trở nên thành công nếu không có sự giúp đỡ của một đội nhóm tài năng. Tương tự, một ý tưởng kinh doanh dù hay và xuất sắc đến mấy cũng khó thành công nếu không có một đội nhóm gắn kết, hiệu suất.

Tuy nhiên, nhóm hiệu suất cao không tự nhiên mà thành. Vậy trong vai trò là người lãnh đạo, người quản lý, anh/chị cần phải là gì để:

• Tuyển dụng nhân sự phù hợp cho đội nhóm của mình?
• Gắn kết và nâng cao năng suất đội nhóm?
• Có phương pháp – công cụ nào hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng đội nhóm hiệu quả không?

Theo thống kê của PWC, 84% các công ty không sử dụng hết tiềm năng của nhân viên.

Theo CEB, 50% thời gian công việc bị lãng phí.

1. Làm thế nào để tuyển dụng nhân sự phù hợp cho đội nhóm của mình?

a, Vòng tròn 4H – Bí quyết tuyển dụng người “Fit”

4H là gì?

4H là vòng xoáy chất lượng, giúp công việc, dự án, mục tiêu luôn đi theo chiều hướng phát triển. 4H giúp chúng ta hình dung được chúng ta cần gì, phải làm gì, muốn đạt được kết quả gì và kết quả đó mang lại cho chúng ta những gì?

4H có thể áp dụng trong mọi hoạt động, như:

• Làm thế nào để một doanh nghiệp đang vận hành có thể tăng trưởng được 40%/năm thay vì đi ngang
• Làm thế nào để ra mắt một dịch vụ/tính năng/dự án thành công? Không bị rơi vào quên lãng, không ai biết
• Làm thế nào để phát triển được một đội ngũ nhân sự vững mạnh, khỏe? Không bị tình trạng mãi không có ai tham gia team, tham gia team thì toàn nhân sự không phù hợp

4H bao gồm:

• H1: Nhân sự – được hiểu là đầu vào (input)
• H2: Hoạt động – được hiểu là xử lý (process)
• H3: Hiệu quả – được hiểu là đầu ra (output)
• H4: Hình ảnh – được hiểu là Thương hiệu (branding)

b, Áp dụng mô hình 4H để tuyển dụng nhân sự phù hợp như thế nào?

Bước 1: Đặt vấn đề: Bạn mong muốn tuyển nhân sự như thế nào để phát triển đội ngũ, cần liệt kê các tiêu chí phù hợp cho đội ngũ theo ASK

• Về tinh thần
• Về kinh nghiệm, kỹ năng
• Về kiến thức 

Bước 2: Khi đã tuyển dụng được nhân sự theo tiêu chí rõ ràng, quản lý cần có kế hoạch huấn luyện và phát triển nhân sự trong môi trường tốt, như vậy nhân sự mới có khả năng phát huy hết sức mạnh tinh thần và kỹ năng.

Bước 3: Nhân sự tạo ra hiệu quả bằng các dấu hiệu

• Đạt KPI
• Được tăng lương, thăng chức
• Được ghi nhận

Bước 4: Nếu nhân sự chỉ dừng lại ở việc được ghi nhận mà chỉ có 1 nhóm nhỏ biết thì không truyền thông thì khó tạo ảnh hưởng và tuyển dụng thêm những người giống nhân sự đó. Vì vậy, cần lan tỏa câu chuyện thành công của nhân sự và từ đó, tạo động lực cho các nhân sự khác trong và ngoài công ty. 

“Đặc biệt: Cần xem lại những yếu tố làm nên thành công của nhân sự để tuyển dụng những nhân sự có tinh thần, kinh nghiệm, kiến thức giống như nhân sự đã thành công, từ đó, càng xoáy sâu bài toán chất lượng nhân sự, gia tăng năng lực đội ngũ nhanh chóng”

2. Nâng cao năng suất đội ngũ với thuật giao việc đúng người, đúng thời điểm

Áp dụng mô hình Eisenhower là một cách để giao việc hiệu quả. Phân loại công việc theo mô hình Eisenhower và cách giao việc dựa trên kỹ năng và động lực của nhân viên là một quá trình quan trọng trong quản lý. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện điều này:

Việc gấp – Quan trọng:

• Các công việc quan trọng và gấp đòi hỏi sự tập trung và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
• Chính quản lý nên tự thực hiện những công việc này để đảm bảo chất lượng và kịp thời. Quản lý có thể giao việc cho nhân sự nhóm A – có kỹ năng tốt và trách nhiệm tốt. Tuy nhiên, quản lý cần kiểm tra lại để đảm bảo công việc có hiệu quả và chất lượng.

Việc gấp – Không quan trọng:

• • Một số công việc có thể là gấp nhưng không quan trọng cho mục tiêu của bộ phận.
  • Quản lý cần tự kiểm tra và xem xét công việc gấp này có thể được giao cho những người có động lực cao, tinh thần tốt (High Will). Điều này giúp giải phóng thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
  • Những người có tinh thần tốt sẽ có trách nhiệm đảm bảo công việc đúng tiến độ.
• Lưu ý đặc biệt: Không giao việc gấp cho nhân viên có thái độ kém, điều đó có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.

Việc không gấp – Quan trọng:

• • Có những công việc quan trọng nhưng cần thời gian và kế hoạch thực hiện.
  • Với những công việc quan trọng liên quan đến chiến lược, kế hoạch chung của bộ phận, quản lý cần tự thực hiện.
  • Quản lý cũng có thể giao những việc quan trọng, ảnh hưởng nhiều, chiếm tỉ trọng cao đến kết quả bộ phận cho những người có năng lực tốt (High Skill), sau đó kiểm tra và cho phép họ làm lại nếu cần thiết. Điều này giúp phân chia công việc một cách hiệu quả.
    – Ví dụ: Với bộ phận kinh doanh: Phân các cơ hội quan trọng, có khả năng tạo doanh thu lớn cho nhân viên có kỹ năng tốt
    – Với bộ phận Marketing: Giao nhóm kênh có khả năng tạo ra nhiều cơ hội cho nhân viên có chuyên môn cao và có thế mạnh.
  • Loại việc này càng nhiều càng tốt. Đây là cơ hội để quản lý đào tạo nhân viên
• Lưu ý đặc biệt: Giao việc quan trọng cho nhân sự có năng lực tốt.

Việc không gấp – Không quan trọng:

Quản lý nên Uỷ quyền hoặc loại bỏ các công việc này. Điều này giúp giảm tải công việc và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Quản lý nên uỷ quyền với các công việc cần phải làm, liên quan đến việc hỗ trợ các phòng ban khác, hoặc để tăng tính liên kết nội bộ. Tuy nhiên, quản lý nên học cách từ chối các công việc không gấp – không quan trọng được nhờ hỗ trợ mà không liên quan trực tiếp đến kết quả của bộ phận khi bộ phận chưa đạt hiệu quả cao.
• Quản lý nên loại bỏ các công việc không gấp – không quan trọng của cá nhân

Đọc thêm: Tìm hiểu thêm về mô hình Skill and will  – Kỹ năng xây dựng và quản lý đội nhóm

Phân loại và giao việc dựa trên mức độ quan trọng và gấp của từng công việc giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tài nguyên, đồng thời khuyến khích sự phát triển và động lực của nhân viên.

Việc gấp – Quan trọng Chính mình phải tự thực hiện Giao cho người năng lực tốt, tinh thần trách nhiệm tốt	Việc gấp – Không quan trọng Chính mình phải tự kiểm tra Giao việc gấp cho người có tinh thần trách nhiệm tốt
Việc không gấp – Quan trọng Hướng dẫn -> Uỷ quyền -> Kiểm tra -> Cho phép làm lại Giao việc quan trọng cho người có năng lực tốt	Việc không gấp – Không quan trọng Uỷ quyền Loại bỏ

3. Bí quyết quản lý nhóm hiệu quả – Phương pháp và công cụ

Để xây dựng một đội nhóm hiệu suất cao, nhà quản lý cần tuân theo các nguyên tắc sau:

Coi công việc là vấn đề học tập, không phải vấn đề thực thi

Nhà quản lý cần thúc đẩy quan điểm rằng công việc không chỉ đơn thuần là thực thi nhiệm vụ, mà còn là cơ hội học hỏi và phát triển. Điều này khuyến khích các thành viên của đội nhóm luôn nâng cao kỹ năng và kiến thức của họ.

Hiểu rõ từng thành viên có nhu cầu và khả năng riêng

Dựa trên đánh giá về hành vi cá nhân của từng nhân sự, nhà quản lý có thể đánh giá được nhu cầu và khả năng của từng thành viên từ đó tạo cơ hội để lắng nghe và thấu hiểu những nhu cầu này, đồng thời đảm bảo rằng mọi người được giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ.

Ứng dụng DISC trong quản trị nhân sự có thể chia thành 4 nhóm người chính:

Nhanh chóng đạt những chiến thắng nhỏ, giúp nhóm vượt ra khỏi vùng an toàn

Khích lệ đội nhóm không chỉ tập trung vào các mục tiêu lớn mà còn ưa chuộng việc đạt được những thành tựu nhỏ. Những chiến thắng nhỏ này không chỉ cung cấp động lực mà còn giúp đội nhóm vượt ra khỏi vùng an toàn và hướng tới sự phát triển liên tục.

Kết hợp ba yếu tố này giúp xây dựng một đội nhóm không chỉ có năng lực và hiệu suất cao mà còn linh hoạt và đầy động viên. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo, khả năng thích nghi và thành công trong môi trường làm việc đa dạng và thay đổi nhanh chóng.

Đừng quên những công cụ hiệu quả

a, Hiệu ứng Hawthorne 

Đây là một hiện tượng tâm lý trong đó những người tham gia trong thí nghiệm nghiên cứu hành vi tự thay đổi hành vi hoặc hiệu suất của bản thân chỉ vì họ đang được quan sát. 

Tại nơi làm việc, hiệu ứng Hawthorne có thể giải thích vì sao nhân viên càng nhận được nhiều chú ý từ người quản lý, đồng nghiệp và khách hàng, thì họ càng nỗ lực làm việc và năng suất càng tăng. Về cơ bản, năng suất tăng khi nhân viên nghĩ rằng họ đang được theo dõi hoặc quan sát chặt chẽ. 

Ví dụ về hiệu ứng Hawthorne trong môi trường làm việc

Tom và Jenny cùng tuổi, cùng tốt nghiệp cùng một trường đại học; họ làm trong hai công ty khác nhau nhưng đều thuộc lĩnh vực công nghệ.

Tại nơi làm của Tom, người quản lý không bao giờ ở gần khi Tom cần được chỉ dẫn, và đồng nghiệp thì chỉ suốt ngày tán gẫu về các tin đồn. Tom không thích đồng nghiệp và cố tránh giao tiếp với họ. Môi trường làm việc này khiến cho năng suất của Tom giảm. 

Môi trường làm việc của Jenny thì khác hơn nhiều. Đồng nghiệp và quản lí của Jenny làm việc chặt chẽ và luôn khuyến khích, thúc đẩy nhau. Vì Jenny cộng tác tốt với đồng nghiệp và người quản lý của mình, cô cảm thấy có tinh thần đồng đội và mọi người trong nhóm đều chia sẻ mục đích chung. Jenny cảm thấy những yếu tố này giúp năng suất của cô tăng.

b, Công cụ quản lý hiệu quả – MISA AMIS Văn phòng số

MISA AMIS Văn phòng số có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc số, gồm 7 ứng dụng tiện ích được liên kết chặt chẽ nhằm đáp ứng đa dạng chức năng nghiệp vụ cho lãnh đạo, quản lý và nhân viên.

• AMIS Quy trình: Tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban
  • Cung cấp sẵn kho quy trình hơn 500 mẫu phổ biến
  • Dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa quy trình mẫu
  • Lưu trữ được thông tin phiên bản viết/sửa quy trình, dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần
• AMIS Công việc: Quản lý giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời
  • Tự động báo cáo qua biểu đồ trực quan về tiến độ, danh sách công việc, bảng tính năng suất của mỗi công việc, cá nhân, phòng ban, dự án được xuất bản tự động.
  • Cảnh báo thông minh nhắc việc khi sắp đến hạn, nhắc nhở quá hạn, thông báo tới người liên quan khi quá trình thực hiện công việc có cập nhật mới.
  • Tùy chỉnh phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng. Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu. Tùy chọn hiển thị bảng tiến độ, danh sách việc và bảng kéo thả.
• AMIS WeSign: Ký tài liệu hàng loạt nhanh chóng, ở bất kỳ đâu ngay cả trên điện thoại, loại bỏ việc in ấn, chờ đợi, cắt giảm thời gian và chi phí.
• MISA AMIS Ghi chép: Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Lãnh đạo trực tiếp truyền thông chủ trương, chính sách, kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời và nhất quán, không phụ thuộc và không gian, thời gian.
• MISA AMIS Phòng họp: Tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

Với MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp có thể phá bỏ mọi giới hạn làm việc thủ công, xử lý công việc hiệu quả, dễ dàng, tiết kiệm 25% chi phí, tăng 47% hiệu suất và 32% lợi nhuận.

MISA AMIS Văn phòng số thiết kế với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp cho mọi đối tượng. Được ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bộ giải pháp cho phép người dùng dễ dàng truy cập thông tin và thao tác công việc từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Ngoài ra, bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số còn có khả năng kết nối linh hoạt với các sản phẩm khác trong hệ sinh thái nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS để tránh nhập liệu chồng chéo trên nhiều hệ thống, tiết kiệm nguồn lực. Đồng thời, giải pháp này còn cho phép hội tụ dữ liệu, cung cấp báo cáo tức thì để giúp chủ doanh nghiệp việc ra quyết định kịp thời, hiệu quả.