Cách điều chỉnh tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa giữa các kho trong cùng công ty?

Việc xác định định mức tồn kho hợp lý là vô cùng quan trọng trong công tác quản lý kho, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có kho ở nhiều địa điểm khác nhau. Bài toán đặt ra ở đây là: Thế nào là hợp lý, thế nào là đủ? Và đâu là các yếu tố khi xác định định mức tồn kho để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa giữa các kho trong cùng công ty?

Hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ trong tài sản của các doanh nghiệp. Và công tác quản lý hàng tồn kho là vô cùng cần thiết trong hoạt động quản lý kho, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có kho ở nhiều địa điểm khác nhau.

Nếu lượng tồn kho quá lớn sẽ kéo theo tình trạng ứ đọng, gây ra các ảnh hưởng về giá, tăng chi phí dự trữ và thời gian xử lý hàng tồn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, hoạt động sản xuất, vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu lượng tồn kho quá ít, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung ứng, không đáp ứng được một cách kịp thời nhu cầu thị trường, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có kho ở nhiều địa điểm khác nhau rất dễ xảy ra tình trạng không kiểm soát được hàng tồn kho trên toàn bộ hệ thống, dẫn đến việc kho này hết nhưng không được nhập thêm, kho kia còn mà lại tiếp tục nhập gây tồn đọng vốn.

Chính vì vậy, việc xác định định mức tồn kho hợp lý là một hoạt động vô cùng quan trọng trong công tác quản lý kho. Bài toán đặt ra ở đây là: Thế nào là hợp lý, thế nào là đủ? Và đâu là các yếu tố khi xác định định mức tồn kho để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa giữa các kho trong cùng công ty?

Bạn cần tập hợp các số liệu về lượng hàng đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai. Bên cạnh đó, xác định giá trị hàng tồn kho cũng không hề đơn giản do doanh nghiệp cần tính toán nhiều yếu tố, từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…

Yếu tố tiếp theo cần xem xét đó là đánh giá công suất sản xuất cũng như năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác.

Từ các phân tích dự đoán về cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết. Có 2 hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho:

Việc xác định thời điểm đặt hàng dựa trên yếu tố: Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.Nếu thời gian này kéo dài, doanh nghiệp cần tính trước để không bị động. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần dự trữ lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.

Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi kéo theo những thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm.Việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý,…đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa trong kho dẫn đến thua lỗ. Ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng là rất cần thiết giúp doanh nghiệp có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý.