Việc xuất hiện các xung đột, các tình huống nhân sự “bất đắc dĩ” là điều không thể tránh khỏi trong một doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị không xử lý đúng cách và kịp thời thì có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng đến bộ đoàn kết nội bộ cũng như tình hình kinh doanh.
Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây để nhận biết các tình huống nhân sự thường gặp trong quản trị nhân sự và cách giải quyết khéo léo nhất.
1. Tình huống nhân sự là gì?
Trong môi trường làm việc, việc tương tác, trao đổi giữa các cá nhân, phòng ban để cùng đạt được mục tiêu chung là vô cùng quan trọng. Trong quá trình làm việc này, việc xảy ra những bất đồng, những ý kiến trái chiều là không thể tránh khỏi. Những tình huống này chính là tình huống nhân sự hay những sự việc xảy ra có liên quan đến đội ngũ nhân viên trong công ty.
2. Vì sao cần giải quyết các tình huống nhân sự?
Trong môi trường làm việc, các nhân viên sẽ thường phải trao đổi và hợp tác để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất hoặc khi các nhân viên vi phạm sẽ phải trao đổi để khắc phục. Trong quá trình này sẽ không thể tránh khỏi những bất đồng, cãi vã sẽ ảnh hưởng đến mỗi cá nhân cũng như tập thể. Nếu tình trạng trên xẩy ra thường xuyên thì sẽ gây ra nhiều vấn đề trong doanh nghiệp.
Do đó, là một nhà lãnh đạo, một người quản trị nhân sự bạn cần phải tìm cách giải quyết sao cho thỏa đáng nhất để:
- Mang lại sự công bằng, đảm bảo sự minh bạch trong xử lí mọi tình huống với nhân viên cấp dưới.
- Tăng niềm tin với nhân viên, để nhân viên có thể tôn trọng mình.
- Hạn chế tình trạng vấn đề không được giải quyết, nhân viên nghỉ việc và cảm thấy không thỏa đáng.
- Xây dựng môi trường làm việc mà ở đó nhân sự luôn được thấu hiểu.
3. 9 tình huống nhân sự thường gặp và cách giải quyết khéo léo
3.1 Nhân viên vi phạm kỷ luật
Trong 1 công ty thường sẽ có những quy định về giờ làm việc, đồng phục, quy trình xin ra ngoài, nghỉ phép… Nếu nhân viên không đáp ứng được thời gian làm việc, thường xuyên đi muộn về sớm, nghỉ quá số ngày quy định… thì sẽ ảnh hưởng đến đội nhóm và cả tình hình kinh doanh của toàn công ty. Lúc này, dù nhân sự đó chỉ là một mắt xích nhỏ nhưng có thể gây ra nhiều hậu quả to lớn nếu không tuân thủ quy định mà công ty đã đặt ra.
Gợi ý cách giải quyết:
Hầu hết các lỗi vi phạm ở trên đều chỉ là những lỗi nhỏ và bạn không nên quá khắt khe. Tuy nhiên bạn vẫn cần tìm ra nguyên nhân và đưa ra các quy định rõ ràng để nhân viên không tái phạm.
- Hỏi rõ lý do vì sao nhân viên thường xuyên vi phạm, đưa ra hướng khắc phục phù hợp nhất.
- Nên có những khóa đào tạo ngay từ đầu về nội quy, quy định để tránh nhân viên vi phạm.
- Có quy chế thưởng, phạt rõ ràng với những nhân sự thường xuyên vi phạm để tránh tái phạm.
Ví dụ:
Nhân viên A thường xuyên đi muộn vào đầu tuần, như vậy mỗi tháng nhân viên này đi muộn từ 4 – 6 lần. Trong khi đó quy định của công ty chỉ cho phép đi muộn 3 lần/tháng. Lúc này, bạn có thể đưa ra những hướng xử lý như sau:
- Hỏi nhân viên A về lý do đi muộn, nếu lý do là vì khoảng cách từ nhà đến công ty quá xa, bạn có thể xem xét bổ sung 1 chính sách phúc lợi đó là hỗ trợ thêm chi phí cho nhân viên nhà xa. Bạn cũng có thể thêm chế độ về thưởng chuyên cần để nhân viên có động lực đi làm đúng giờ.
- Phạt thẳng vào lương tháng nếu số lần đi muộn vượt quá mức cho phép.
3.2 Tranh cãi nội bộ
Có lẽ tranh cãi nội bộ là tình huống nhân sự thường gặp tại các công ty. Điều này có thể xuất phát từ việc các bên không thống nhất về mục đích, quan điểm, cách thức làm việc. Nếu bình thường mọi người sẽ ngồi lại với nhau để tìm hướng xử lý, nhưng một số trường hợp cái tôi của mỗi bên đều quá cao hay không kiềm chế được bản thân và gây ra tranh cãi.
Nhà quản lý lúc này sẽ đóng vai trò như một người hòa giải, đặt mục đích công việc lên hàng đầu, đảm bảo cả 2 bên đều tâm phục khẩu phục và không để mâu thuẫn đó tồn tại nữa.
Gợi ý cách giải quyết:
- Gặp riêng từng cá nhân hoặc từng nhóm đã xảy ra tranh chấp để nắm rõ thông tin, trò chuyện và có những cái nhìn đa chiều.
- Không được thiên vị bất kỳ cá nhân/nhóm nào, hãy hiểu vấn đề và tìm ra gốc rễ nguyên nhân.
- Đưa ra những lời khuyên mang tính chất xây dựng để nhân viên thay đổi thái độ, không cảm thấy bị ép buộc.
- Bạn cần giữ sự cứng rắn, lý chí khi trò chuyện để nhân sự tin tưởng.
- Bên cạnh đó, hãy thiết lập văn hóa cởi mở, mọi người được trao đổi thẳng thắn và tôn trọng quyết định của nhau.
3.3 Nhân viên làm việc không hiệu quả
Là một người quản lý, việc nhìn thấy nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu trách nhiệm là điều không hề mong muốn. Tuy nhiên, trong công việc, chắc chắn sẽ có những lúc nhân viên lơ đãng, ảnh hưởng công việc, tiến độ chung. Thay vì việc nổi nóng, quát tháo nhân sự thì việc tìm ra nguyên nhân và xử lý chúng trong trường hợp này là giải pháp tối ưu nhất.
Gợi ý cách giải quyết:
- Với nhân viên chưa đủ năng lực: Nhân viên chưa đủ kinh nghiệm, năng lực tại 1 vị trí nào đó sẽ làm việc chậm, không hiệu quả. Sếp cần tổ chức những buổi đào tạo, bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, thể hiện rằng công ty sẽ hỗ trợ hết mình để nhân sự làm việc.
- Với nhân viên thiếu trách nhiệm: Nên dùng các biện pháp từ nhẹ đến nặng. Trước hết bạn cần nhắc nhở nhẹ nhàng, sau đó nếu tiếp tục thì có thể phạt để nhân sự không vi phạm về sau.
Với tình huống này, bạn không nên quá khắt khe về nguyên nhân, hướng giải quyết vì có thể tạo ra sự chống đối. Cách tốt nhất là hãy trò chuyện, trao đổi và đưa ra những thỏa thuận phù hợp nhất.
Ví dụ:
Nhân viên B trước đó từng làm việc rất hiệu quả, đạt nhiều thành tích cao trong công việc. Tuy nhiên một tháng trở lại đây nhân viên B thường xuyên lơ đãng, không tập trung, trễ deadline. Lúc này, nhà quản lý cần giải quyết như sau:
- Hỏi nhân sự B về những vấn đề mà bạn đang gặp phải, đó có phải là về chuyện tình cảm, chuyện đồng nghiệp, chuyện gia đình hay đơn giản là bạn đó đã chán việc đang làm?
- Có thể cho nhân sự B nghỉ phép một thời gian để bạn lấy lại năng lượng trong công việc, giảm bớt những căng thẳng, stress và đồng thời không ảnh hưởng đến những bạn khác trong team.
- Nếu có vấn đề xích mích giữa nội bộ trong team thì bạn có thể tham khảo cách xử lý trong tình huống 2 chúng tôi vừa đưa ra ở trên.
Nâng cao hiệu suất làm việc Phòng Nhân sự nhờ bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện MISA AMIS HRM
Phần mềm quản trị nhân sự (MISA AMIS HRM) là một trong những nền tảng quản trị nhân sự toàn diện tốt nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm bao gồm nhiều phân hệ nhỏ, mỗi phân hệ tương ứng với những hoạt động chuyên môn khác nhau như:
- Tính lương – Chấm công : Liên thông dữ liệu từ chấm công qua phần mềm chấm công nhanh chóng, giúp giảm thiểu tối đa sai sót khi chuyển đổi dữ liệu thủ công.
- Quản lý thông tin nhân sự : Dễ dàng lưu trữ và truy xuất thông tin cá nhân, hợp đồng cũng như quá trình làm việc tại doanh nghiệp của từng nhân viên. Số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự giúp doanh nghiệp tinh gọn được quy trình, triệt tiêu được lãng phí trong hoạt động hành chính – nhân sự.
- Tuyển dụng : Nâng cao năng suất tuyển dụng và đạt được lợi thế cạnh tranh trên đường đua nhân tài. Phần mềm cho phép nhà quản trị dễ dàng quản lý hồ sơ ứng viên tiềm năng. Đồng thời, kiểm soát cùng lúc nhiều chiến dịch tuyển dụng cả về chi phí và hiệu suất.
- Ngoài ra còn phân hệ đánh giá nhân sự; đào tạo, phát triển nhân sự; hỗ trợ đóng Thuế TNCN – BHXH, … doanh nghiệp có thể tham khảo kĩ hơn TẠI ĐÂY
Tính đến nay, có đến hơn 170,000 doanh nghiệp trên thị trường Việt Nam đã và đang tin tưởng sử dụng phần mềm MISA AMIS giúp hoạt động quản lý tại doanh nghiệp hiệu quả và tinh gọn hơn. Một số khách hàng tiêu biểu của MISA AMIS HRM có thể kể đến như: Ivymoda – Thương hiệu thời trang xu hướng cho phái đẹp hàng đầu Việt Nam, Trống đồng Palace – Trung tâm tổ chức tiệc cưới sự kiện nổi tiếng Miền Bắc, …
3.4 Thái độ nhân viên không tốt
Tình huống nhân sự thường gặp tiếp theo đó chính là thái độ nhân sự không tốt. Rất nhiều nhân sự không thể giữ đúng mực trong các tình huống nhân sự, ví dụ như: Không hòa đồng, không có tinh thần đóng góp, chưa tận tâm với khách hàng, chỉ quan tâm đến lợi ích riêng, có lời lẽ không hay với sếp, đồng nghiệp….
Đứng trước vấn đề này, nhà quản trị nên nắm được nguyên nhân sâu xa gây ra những thái độ này của nhân sự. Khi đã làm rõ nguyên nhân thì việc xử lý cũng sẽ đơn giản và thỏa đáng hơn.
Gợi ý cách giải quyết
- Hẹn gặp riêng nhân sự có thái độ chưa tốt trong công ty.
- Trò chuyện thẳng thắn như 2 người bạn, chủ yếu là lắng nghe, không nên bắt buộc nhân viên thay đổi ngay.
- Đưa ra lời khuyên đến họ, tìm cách giúp họ loại bỏ những khúc mắc trong lòng.
Nếu nhân sự đó đã được nhắc nhở nhiều lần mà không cải thiện thì có thể đưa ra những mức phạt hợp lý. Tệ nhất, công ty có thể sa thải, đảm bảo có sự đồng thuận của cả 2 bên để tránh các rắc rối phát sinh.
3.5 Nhân sự không tham gia dự án của công ty
Việc công ty có những dự án mới là rất cần thiết để đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh theo từng giai đoạn. Tuy nhiên có một số nhân viên thường không muốn tham gia vào các dự án này. Điều này có thể do nhân sự cảm thấy thiếu tự tin hoặc không hài lòng về một vấn đề nào đó. Cách giải quyết là bạn cần tìm rõ nguyên nhân và đưa ra những lời động viên đến họ.
Gợi ý cách giải quyết:
- Nếu họ tự ti, hãy tạo động lực đến họ, giúp họ cảm thấy an toàn, dám đón nhận những thử thách mới. Hãy để họ hiểu rằng thất bại không phải điều gì quá tệ, ngược lại đó mới chính là “mẹ thành công”.
- Nếu họ không hài lòng với công việc, đồng nghiệp, hãy hỏi rõ lý do khiến họ không hài lòng, từ đó đưa ra những hướng giải quyết phù hợp nhất, nằm trong tầm kiểm soát của công ty.
Cũng có nhiều trường hợp nhân sự chỉ cần thêm sự động việc, sự đảm bảo từ phía cấp trên. Bạn hãy tiếp sức đến họ để họ có tự tin, động lực chinh phục những thử thách phía trước.
Ví dụ:
Công ty A đang cần phát triển 1 team Marketing cho sản phẩm và đang cần chuyển một số bạn nhân viên từ team Sale sang để hỗ trợ công việc, giúp các bạn phòng Marketing hiểu hơn về sản phẩm, khách hàng. Ban lãnh đạo muốn chuyển bạn B nhưng bạn đó nhất quyết từ chối với lý do chưa từng làm về MKT, không có kinh nghiệm, sợ không làm được.
Với cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn hãy:
- Nói chuyện để bạn hiểu rằng việc thất bại không phải là vấn đề, hãy cứ làm, sai thì có thể sửa và không có kinh nghiệm có thể học.
- Tạo động lực, giúp bạn vượt qua giới hạn của bản thân, để bạn tự tin hơn, bỏ qua những sợ sệt, những ngại ngùng và tiếp nhận công việc được giao.
3.6 Nhân sự và sếp không cùng quan điểm
Không cùng quan điểm sẽ khiến sếp và nhân viên thường xuyên bất đồng, chủ yếu là trong công việc. Điều này có thể là do nhân viên và sếp ở hai thế hệ khác nhau, có những tư duy và suy nghĩ không giống nhau. Thường sếp sẽ luôn cho mình là đúng, trong khi đó nhân viên thường tự tin, cá tính và cũng bảo vệ quan điểm cuối cùng của mình. Kết quả là giữa sếp và nhân viên đã xảy ra xung đột lớn.
Gợi ý cách giải quyết
- Là một người lãnh đạo, đã có kinh nghiệm, bạn hãy bình tĩnh, xem xét toàn bộ vấn đề đã xảy ra. Nếu bạn đúng thì hãy nói để nhân viên hiểu. Nếu nhân viên đúng thì hãy có thái độ cầu thị, tìm cách hòa giải.
- Bạn cũng nên có buổi nói chuyện riêng để cả 2 cùng hiểu nhau hơn, tránh những xung đột không đáng có về sau này.
3.7 Nhân viên đùn đẩy trách nhiệm
Đổ lỗi cho nhau không phải là tình huống hiếm gặp trong quản trị nhân sự. Đây cũng là một tình huống khá thách thức đối với các nhà quản lý. Thông thường việc này sẽ xảy ra khi quy trình làm việc chưa rõ ràng, không phát hiện được lỗi sai, trách nhiệm của mỗi cá nhân nên không biết ai là người gây ra sai sót.
Gợi ý cách giải quyết:
- Bạn cần hiểu rằng giờ đây việc ai có lỗi không quan trọng bằng việc tìm cách khắc phục nó, hãy chia sẻ để nhân viên hiểu rằng việc xảy ra lỗi và gây ra hậu quả là điều không ai muốn, vấn đề cần thiết là mọi người sẽ cùng nhau tìm cách khắc phục.
- Nói chuyện với từng nhân viên sau buổi gặp chung, chia sẻ thẳng thắn mọi việc, không chê trách hay quy chụp bất kỳ ai.
Ví dụ:
Vì chưa có quy trình làm việc cụ thể, phòng Marketing thực hiện chạy quảng cáo trên 1 thẻ ngân hàng duy nhất. Tuy nhiên do một số vấn đề nên tài khoản quảng cáo bị vi phạm tiêu chuẩn và bị khóa trong 1 tháng. Vì có 3 nhân sự cùng chạy trên 1 thẻ nên việc truy xuất ra ai là người xuất bản nội dung vi phạm tiêu chuẩn cộng đồng rất khó, thậm chí cả 3 nhân sự cũng không chắc chắn có phải nội dung mình viết ra vi phạm hay không.
- Công ty cần rà lại toàn bộ content được chạy quảng cáo trong vòng 1 tháng.
- Note lại rõ ai đang sử dụng content nào, trên kênh nào.
- Ban lãnh đạo nói chuyện với từng người, nếu có phát hiện người làm sai thì nhắc nhở nhẹ nhàng vì đây là vấn đề không lường trước được và không ai mong muốn.
3.8 Các vấn đề liên quan đến nhân sự mới
Có rất nhiều nhân sự mới đến làm việc không thể bắt kịp được với nhịp độ công việc cũng như văn hóa và môi trường. Điều này có thể khiến họ chán nản, không có động lực đi làm, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Với cương vị một nhà quản lý, bạn hãy có những biện pháp để họ hòa nhập nhanh hơn, giúp công việc tiến triển tốt hơn.
Gợi ý cách giải quyết:
- Nên có những kỳ vọng với nhân viên đó, đặt ra KPI với họ từ đầu, phổ biến về nội dung, tiến độ công việc và cách để thực hiện chúng.
- Nếu họ đồng ý với những gì được truyền thông thì họ cũng nên chịu trách nhiệm về những gì mình làm trong quá trình thực hiện.
- Nói chuyện với họ, hỏi xem họ đang vướng mắc, gặp khó khăn ở đâu để hỗ trợ xử lý.
- Động viên nhân sự tham gia vào hoạt động của công ty để quen với môi trường và bắt nhịp với công việc tốt hơn.
| >>> Mời bạn tải miễn phí: Ebook Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding – Công cụ giữ chân nhân tài mới nhất năm 2023 |
3.9 Không hài lòng khi đồng nghiệp được thăng chức
Một nhân viên làm tốt và được thăng chức lên vị trí cao hơn là điều bình thường trong công ty. Tuy nhiên mối quan hệ của nhân sự này với các nhân sự khác có thể bị lỏng lẻo, thậm chí có những chuyện tiêu cực xảy ra vì không hài lòng. Tất nhiên không phải lúc nào cũng có chuyện này nhưng đây là một trong những tình huống nhân sự thường gặp, đặc biệt là trong doanh nghiệp lớn.
Gợi ý cách giải quyết
- Bạn cần cứng rắn, thiết lập quyền kiểm soát với nhân sự còn lại, để họ hiểu rằng sự thay đổi cơ cấu nhân sự này là cần thiết.
- Người mới được thăng chức không nên cả nể, hãy thể hiện khả năng của mình để nhân sự còn lại tâm phục khẩu phục.
- Ngoài ra, nói chuyện trực tiếp để tìm ra gốc rễ vấn đề vẫn luôn là giải pháp mà chúng tôi muốn gợi ý đến bạn.
4. Kết luận
Trên đây là 9 tình huống nhân sự thường gặp trong quản trị nhân sự mà các nhà lãnh đạo đều sẽ phải đối mặt. Việc xử lý khéo léo, đảm bảo lợi ích giữa các bên là vô cùng cần thiết để tránh xung đột, tiêu cực, xây dựng được đội ngũ nhân sự gắn kết, chất lượng. Có như vậy các kế hoạch, công việc mới được thực hiện một cách có hiệu quả, đảm bảo mục tiêu chung mà công ty đã đề ra.
Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Viện Đổi mới doanh nghiệp MISA (MIBI), để cập nhật các thông tin hữu ích mời bạn đọc truy cập kho tài nguyên miễn phí về Khóa học/Video/Ebook tại Viện đổi mới doanh nghiệp MISA
0904 885 833
https://www.misa.vn/
