Văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp: Nguyên tắc và quy trình quản lý chuẩn nhất

Văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả hoạt động thu thập, sắp xếp, bảo quản, luân chuyển văn bản theo quy trình. 

Tuy nhiên, để quản lý văn thư lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình chuẩn, từ việc phân loại, lưu trữ đến bảo mật thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về công tác văn thư lưu trữ, nguyên tắc quản lý và những kỹ năng cần thiết cho công việc này.

Tặng bạn bộ ebook: Giải pháp vận hành tối ưu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1. Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Công tác văn thư lưu trữ là tập hợp các hoạt động nhằm quản lý và lưu giữ các tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp một cách hệ thống và khoa học. Công việc này bao gồm nhiều bước như tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu cũng như tiêu hủy những tài liệu không còn cần thiết.

Mục tiêu của công tác văn thư lưu trữ là đảm bảo thông tin trong doanh nghiệp được lưu trữ an toàn, bảo mật, và có thể truy xuất dễ dàng khi cần.

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn thư, văn bản và điều hành công văn phổ biến nhất

2. Vai trò quan trọng của việc quản lý văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Quản lý văn thư lưu trữ có vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp vì nó tạo nền tảng cho sự vận hành hiệu quả, bảo vệ thông tin và hỗ trợ phát triển bền vững.

• Tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian: Tài liệu được lưu trữ và sắp xếp một cách khoa học, nhân viên dễ dàng truy xuất thông tin nhanh chóng, giảm thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả làm việc.
• Bảo vệ tính pháp lý và quyền lợi của doanh nghiệp: Các tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch, thỏa thuận và các văn bản pháp lý  cần được lưu trữ cẩn thận. Một hệ thống lưu trữ tốt giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro.
• Đảm bảo bảo mật thông tin: Nhiều tài liệu trong doanh nghiệp chứa đựng thông tin nhạy cảm hoặc bí mật kinh doanh. Việc quản lý văn thư lưu trữ chuyên nghiệp sẽ giúp bảo vệ các tài liệu này khỏi bị truy cập trái phép hoặc thất lạc.
• Hỗ trợ quá trình ra quyết định: Các nhà quản lý và lãnh đạo cần truy cập thông tin chính xác và đầy đủ để đưa ra quyết định. Hệ thống văn thư lưu trữ hiệu quả giúp cung cấp thông tin một cách kịp thời, từ đó hỗ trợ các quyết định có tính chiến lược.
• Giúp kiểm soát và tối ưu quy trình nội bộ: Việc lưu trữ tài liệu có hệ thống và tuân thủ quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình nội bộ. Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và đánh giá: Trong các đợt kiểm toán hoặc đánh giá, một hệ thống lưu trữ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp các hồ sơ cần thiết, từ đó đáp ứng tốt yêu cầu của các cơ quan kiểm toán và đối tác.

Xem thêm: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

3. Nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp

Quản lý văn bản đi và văn bản đến trong doanh nghiệp là hai quy trình quan trọng trong công tác văn thư, nhằm đảm bảo tài liệu được xử lý, lưu trữ và bảo mật một cách hệ thống và hiệu quả. Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mà doanh nghiệp nên tuân thủ:

3.1 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và bảo mật trong quá trình gửi tài liệu ra bên ngoài:

• Đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin: Văn bản đi cần đảm bảo nội dung chính xác, rõ ràng và không có sai sót. Điều này bao gồm kiểm tra chính tả, ngữ pháp và thông tin quan trọng trước khi gửi đi.
• Duyệt và ký xác nhận: Văn bản đi phải được kiểm duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền trước khi phát hành ra bên ngoài. Quy trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của văn bản.
• Đánh số và mã hóa văn bản: Mỗi văn bản đi cần được đánh số thứ tự và mã hóa theo quy định của doanh nghiệp, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và tra cứu sau này.
• Lưu bản sao: Bản sao của văn bản đi phải được lưu trữ trong hệ thống để làm cơ sở tham chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ này có thể dưới dạng bản cứng hoặc bản điện tử, tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
• Theo dõi và cập nhật trạng thái: Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi văn bản, bao gồm việc xác nhận đã gửi và nhận, cũng như phản hồi từ bên nhận nếu có.
• Bảo mật thông tin: Văn bản đi thường chứa các thông tin quan trọng và nhạy cảm. Do đó, cần có các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo rằng thông tin không bị rò rỉ ra ngoài trong quá trình gửi.

3.1 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo tài liệu được xử lý, phân loại và lưu trữ một cách hệ thống, an toàn và hiệu quả:

4. Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp là quy trình quản lý, xử lý và lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ một cách có hệ thống nhằm đảm bảo thông tin được lưu giữ an toàn, dễ dàng truy cập và quản lý hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

Tiếp nhận tài liệu

• Nhận và kiểm tra: Tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau (thư điện tử, văn bản giấy, tài liệu nội bộ…) cần được kiểm tra để đảm bảo đầy đủ và hợp lệ.
• Phân loại tài liệu: Chia tài liệu thành các loại khác nhau như tài liệu hành chính, pháp lý, tài chính, hay các tài liệu liên quan đến các phòng ban cụ thể.

Đăng ký và ghi nhận thông tin tài liệu

• Sổ đăng ký: Ghi chép thông tin tài liệu vào sổ đăng ký hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử để dễ dàng theo dõi và tra cứu khi cần.
• Mã hóa tài liệu: Đánh mã cho từng loại tài liệu hoặc hồ sơ để tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm.

Phân loại và lập hồ sơ

• Phân loại tài liệu: Tài liệu được phân loại theo các tiêu chí như nội dung, thời gian, chủ đề, hoặc phòng ban chịu trách nhiệm.
• Lập hồ sơ: Sắp xếp tài liệu vào các hồ sơ tương ứng, đảm bảo mỗi hồ sơ chỉ chứa các tài liệu liên quan đến một sự kiện, dự án, hoặc vấn đề cụ thể.

Lưu trữ tài liệu

• Sắp xếp vào kho lưu trữ: Đặt tài liệu vào các kho lưu trữ có tổ chức, theo mã hoặc hệ thống danh mục đã lập sẵn.
• Bảo mật tài liệu: Đảm bảo các tài liệu quan trọng được bảo mật đúng cách, bao gồm cả lưu trữ trong kho điện tử có bảo mật cao, hoặc kho vật lý có khóa.

Tra cứu và sử dụng tài liệu

• Yêu cầu tra cứu: Khi cần sử dụng, tài liệu sẽ được tra cứu theo mã hoặc thông tin lưu trữ trong sổ đăng ký.
• Theo dõi sử dụng: Ghi lại các hoạt động mượn, trả hoặc sao chép tài liệu để đảm bảo không thất thoát và có thể kiểm soát ai đã sử dụng tài liệu đó.

Hủy và tiêu hủy tài liệu

• Phân loại tài liệu hết hạn: Định kỳ kiểm tra các tài liệu để xác định những tài liệu nào không còn giá trị sử dụng.
• Tiêu hủy an toàn: Thực hiện tiêu hủy các tài liệu không còn sử dụng hoặc đã hết hạn lưu trữ theo quy định an toàn để tránh rò rỉ thông tin.

Đánh giá và cải tiến quy trình lưu trữ

• Đánh giá hiệu quả: Định kỳ rà soát quy trình lưu trữ để tìm ra những điểm cần cải thiện.
• Cải tiến quy trình: Điều chỉnh hoặc áp dụng các công nghệ mới giúp tối ưu hóa quy trình văn thư lưu trữ, như sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo việc lưu trữ thông tin chặt chẽ, có thể truy cập dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi mất mát hoặc hư hỏng.

Xem thêm: Bảng giá AMIS Văn thư – phần mềm quản lý công văn, văn bản tốt nhất

5. Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Dưới đây là 5 yêu cầu quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp trong quản lý tài liệu:

• Tính hệ thống và khoa học: Công tác văn thư lưu trữ cần được tổ chức một cách khoa học và có hệ thống. Tài liệu phải được sắp xếp, phân loại và lưu trữ theo các tiêu chí rõ ràng như chủ đề, thời gian hoặc phòng ban liên quan.
• Tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu: Văn thư lưu trữ phải đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật tài liệu, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm. Tài liệu phải được lưu trữ trong các điều kiện bảo mật để tránh rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc rò rỉ thông tin. Đồng thời, cần đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, không cho phép chỉnh sửa hoặc làm thay đổi nội dung gốc trong quá trình lưu trữ.
• Tuân thủ quy định pháp lý và nội bộ: Công tác văn thư lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của nhà nước và quy định nội bộ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm quy định về thời gian lưu trữ, tiêu chuẩn bảo quản và quy trình tiêu hủy tài liệu hết hạn.
• Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa: Việc áp dụng các công nghệ hiện đại, như hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), phần mềm lưu trữ và tìm kiếm tài liệu tự động, giúp tối ưu hóa quy trình văn thư lưu trữ. Công nghệ hỗ trợ quá trình sắp xếp, tìm kiếm, sao lưu và bảo mật tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên: Nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ cần được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết, như kỹ năng tổ chức, bảo mật thông tin và sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

6. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và vai trò của nhân viên văn thư

6.1 Các hoạt động trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Công việc văn thư lưu trữ bao gồm nhiều hoạt động:

• Thu thập và tiếp nhận tài liệu: Tiếp nhận và đăng ký các tài liệu mới vào hệ thống văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin về tài liệu như tiêu đề, ngày tháng, người gửi và người nhận được ghi chính xác.
• Sắp xếp và phân loại tài liệu: Các tài liệu sau khi được tiếp nhận cần được sắp xếp và phân loại theo các tiêu chí chủ đề, loại tài liệu, ngày tháng ban hành,… 
• Bảo quản tài liệu: Đảm bảo các tài liệu được bảo quản một cách an toàn và đáng tin cậy. Một số doanh nghiệp sử dụng các phương pháp bảo quản vật lý như bảo quản trong hộp lưu trữ chống ẩm, chống ẩm, ánh sáng mặt trời và nhiệt độ cao. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử cũng xu hướng phát triển mới hiện nay.
• Truy xuất thông tin: Đảm bảo rằng thông tin và tài liệu trong hệ thống văn thư lưu trữ được tìm kiếm và truy cập dễ dàng. Điều này yêu cầu việc sắp xếp và đánh chỉ mục tài liệu một cách hợp lý, logic. 

6.2 Vai trò của nhân viên văn thư

• Quản lý và duy trì hệ thống tài liệu: Nhân viên văn thư đóng vai trò quản lý toàn bộ hệ thống lưu trữ, đảm bảo tài liệu được sắp xếp khoa học và dễ dàng truy xuất.
• Đảm bảo bảo mật thông tin: Họ chịu trách nhiệm giữ bí mật các tài liệu nhạy cảm, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới có quyền truy cập.
• Hỗ trợ các phòng ban: Nhân viên văn thư cung cấp tài liệu kịp thời và chính xác cho các phòng ban, góp phần hỗ trợ công việc hiệu quả.
• Tuân thủ và thực hiện quy trình: Họ đảm bảo công tác lưu trữ tuân thủ đúng các quy định pháp lý và nội bộ, giúp duy trì sự chuyên nghiệp trong quản lý tài liệu.
• Cải tiến quy trình lưu trữ: Nhân viên văn thư liên tục cải tiến và áp dụng các công nghệ mới trong lưu trữ, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

Để hỗ trợ tối ưu các hoạt động trên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư (1 sản phẩm của MISA) được thiết kế để quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp với những tính năng vô cùng đơn giản, thông minh. 

Phần mềm cho phép người dùng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ nêu trên một cách liền mạch. Đồng thời, MISA AMIS Văn thư cũng mang sẵn những báo cáo đa chiều về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Từ đó, bộ phận văn thư cùng người quản lý luân chuyển, phê duyệt và xử lý tài liệu chính xác, hiệu quả tối ưu. 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn thư để số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn thư tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

7. Kết luận 

Như vậy, công tác văn thư lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng giúp tổ chức quản lý tài liệu chuẩn xác. Bằng cách thực hiện đúng nguyên tắc, tuân thủ yêu cầu và phát triển kỹ năng cần thiết, bộ phận văn thư sẽ đảm bảo tính nhất quán, truy xuất, luân chuyển thông tin dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng.