Thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, địa điểm bán hàng, kho bãi… là chi phí phí thường phát sinh ở nhiều doanh nghiệp. Kế toán làm sao để tập hợp được đầy đủ hồ sơ, chứng từ cũng như kê khai và nộp thuế đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật thuế để đảm bảo bảo vệ cho các khoản chi phí thực tế phát sinh này và tránh bị phạt cho doanh nghiệp của mình.
MISA AMIS Kế toán hiểu rõ những băn khoăn của các bạn nên chia sẻ đến các bạn nội dung “Hướng dẫn kế toán chi tiết khoản chi phí thuê nhà của cá nhân”. Bài viết tổng hợp đầy đủ các quy định của pháp luật thuế hiện hành, cách tính và xác định những nghĩa vụ thuế phát sinh theo quy định của pháp luật cũng như hướng dẫn các bạn cách tập hợp hồ sơ chứng từ và hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp đối với các khoản chi phí thuê nhà phát sinh.
1. Hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với chi phí thuê nhà của cá nhân
Căn cứ khoản 2, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với chi phí thuê nhà của cá nhân như sau:
Chi tiết quy định về hồ sơ xác định chi phí được trừ như sau:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Lưu ý:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
– Hợp đồng thuê tài sản nếu trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp các bạn phải thực hiện kê khai thuế thay, và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản mới được tính vào chi phí được trừ với khoản chi phí thuê nhà của cá nhân này.
Nội dung này được quy định chi tiết trong Điều 8,Thông tư 40/2021/TT-BTC:
|
“1. Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong các trường hợp sau đây: a) Tổ chức thuê tài sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế.” |
Còn nếu ghi là “Cá nhân là người nộp thuế” thì cá nhân cho thuê tài sản sẽ trực tiếp đi kê khai, nộp thuế.
– Quy định mới về việc lập “Hợp đồng thuê nhà của cá nhân’ là kể từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng hợp đồng dựa theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế hướng dẫn.
– Đối với “Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà” các bạn không bắt buộc phải chuyển khoản dựa theo điểm 2.4 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC vì không có hóa đơn và doanh nghiệp các bạn sẽ được đưa vào chi phí hợp lý số tiền thuế GTGT, TNCN đã nộp thay.
2. Hướng dẫn doanh nghiệp kê khai thuế và nộp thuế thay cho chủ nhà cá nhân
Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân mà có điều khoản thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân.
Quy định về thuế với trường hợp cá nhân cho thuê nhà:
2.1. Doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân mà từ 100 triệu đồng/năm trở xuống
– Căn cứ khoản 2, khoản 3, Điều 4, Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định về nguyên tắc tính thuế cho thuê tài sản của cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống như sau:
|
“2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế theo quy định. 3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo hình thức nhóm cá nhân, hộ gia đình thì mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN được xác định cho một (01) người đại diện duy nhất của nhóm cá nhân, hộ gia đình trong năm tính thuế.” |
– Thêm nữa căn cứ Điều 1, Thông tư 100/2021/TT-BTC quy định về cách tính doanh thu phải nộp thuế hay không phải nộp thuế:
| “Cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không trọn năm, nếu phát sinh doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì thuộc diện không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì mức doanh thu để xác định cá nhân phải nộp thuế hay không phải nộp thuế là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.” |
– Ngoài ra, căn cứ theo khoản 1, Điều 3, Nghị định số 139/2016/NĐ-CP có quy định về tiền lệ phí môn bài đối với cá nhân cho thuê tài sản như sau:
| “ Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm: 1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.” |
⇒ Như vậy, trường hợp cá nhân cho thuê tài sản mà có doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống/năm thì không phải nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNCN.
2.2. Doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân mà trên 100 triệu đồng/năm
Do doanh thu cho thuê tài sản trong năm dương lịch của cá nhân trên 100 triệu đồng phải kê khai, nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNCN nên khi doanh nghiệp đi thuê nhà của cá nhân sẽ thực hiện kê khai nộp thuế thay như sau (trường hợp hợp đồng thỏa thuận bên đi thuê nộp thuế):
- Hướng dẫn tính tiền lệ phí môn bài phải nộp cho cá nhân cho thuê nhà
Căn cứ quy định tại khoản 2, Điều 4, Nghị định số 139/2016/NĐ-CP về mức thu lệ phí môn bài đối với cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:
| Doanh thu bình quân năm | Mức lệ phí môn bài cả năm |
| Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm | Lệ phí 1.000.000 VND |
| Doanh thu trên 300 đến 500 triệu | Lệ phí 500.000 VND |
| Doanh thu trên 100 triệu đến 300 triệu | Lệ phí 300.000 VND |
Chi tiết quy định về mức thu lệ phí môn bài như sau:
|
“2. Mức thu lệ phí môn bài đối với cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau: a) Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm; b) Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình có doanh thu trên 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm; c) Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình có doanh thu trên 100 đến 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm”. |
Ngoài ra, căn cứ điểm c, khoản 1, Điều 1, Nghị định số 22/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định số 139/2016/NĐ-CP có quy định về việc miễn lệ phí môn bài năm đầu cho hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
⇒ Như vậy, trường hợp cá nhân cho thuê nhà nếu đã kinh doanh và kê khai thuế hàng năm thì định kỳ nộp tiền lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 hàng năm theo các mức trên.
Còn nếu trường hợp cá nhân lần đầu mới ra kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) và thời hạn kê khai nộp tờ khai và nộp tiền lệ phí môn bài lần đầu chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm bắt đầu kinh doanh.
- Hướng dẫn tính tiền thuế GTGT, TNCN phải nộp cho cá nhân cho thuê nhà
– Công thức tính thuế giá trị gia tăng cho thuê tài sản của cá nhân:
| Thuế GTGT phải nộp | = | Doanh thu tính thuế GTGT | x | 5% |
– Công thức tính thuế thu nhập cá nhân cho thuê tài sản của cá nhân:
| Thuế TNCN phải nộp | = | Doanh thu tính thuế TNCN | x | 5% |
*Chú thích:
Kỳ khai thuế GTGT, TNCN cho thuê tài sản được xác định theo một trong các cách sau:
– Thời hạn khai thuế thay:
– Thời hạn nộp tiền thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản:
– Doanh thu để tính thuế GTGT, TNCN cho thuê tài sản:
- Nơi nộp hồ sơ khai thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà:
Tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi có bất động sản của cá nhân cho doanh nghiệp của các bạn thuê.
Chi tiết căn cứ quy định tại Điều 9, Thông tư 40/2021/TT-BTC dưới đây:
|
“b) Cá nhân cho thuê tài sản khai thuế theo từng lần phát sinh kỳ thanh toán (từng lần phát sinh kỳ thanh toán được xác định theo thời điểm bắt đầu thời hạn cho thuê của từng kỳ thanh toán) hoặc khai thuế theo năm dương lịch. Cá nhân khai thuế theo từng hợp đồng hoặc khai thuế cho nhiều hợp đồng trên một tờ khai nếu tài sản cho thuê tại địa bàn có cùng cơ quan thuế quản lý. d)Trường hợp bên thuê tài sản trả tiền trước cho nhiều năm thì cá nhân cho thuê tài sản khai thuế, nộp thuế một lần đối với toàn bộ doanh thu trả trước. Số thuế phải nộp một lần là tổng số thuế phải nộp của từng năm dương lịch theo quy định. |
2.3 Hồ sơ khai thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà
Căn cứ khoản thuế phát sinh của cá nhân chủ nhà cho doanh nghiệp thuê, doanh nghiệp khi kê khai thuế thay sẽ cần tập hợp những hồ sơ sau:
– Tờ khai lệ phí môn bài của cá nhân:
Theo mẫu tờ khai lệ phí môn bài 01/LPMB mới nhất năm 2023 là thực hiện theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, các bạn có thể tải về tại đây.
– Tờ khai thuế GTGT, TNCN đối với hoạt động cho thuê nhà gồm:
+ Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS, tải về tại đây.
+ Phụ lục bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản 01-2/BK-TTS – nếu DN khai thuế thay), tải về tại đây.
– Bản sao hợp đồng thuê tài sản, phụ lục hợp đồng, các bạn có thể tải mẫu hợp đồng thuê nhà tại đây.
– Bản CMND/CCCD phô tô công chứng của cá nhân chủ nhà.
– Bản sao Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật (trường hợp cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế nhưng không đi được và ủy quyền cho đại diện hợp pháp thực hiện thủ tục khai, nộp thuế). Trường hợp doanh nghiệp của các bạn thực hiện kê khai thay thì không cần giấy uỷ quyền.
Lưu ý: Các bạn cần mang theo hồ sơ bản chính để cơ quan quản lý thuế đối chiếu, xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn kế toán chi tiết khoản chi phí thuê nhà của cá nhân. MISA AMIS Kế toán hy vọng qua bài viết sẽ giúp các bạn và quý doanh nghiệp hiểu được những quy định có liên quan về khoản chi phí thuê nhà của cá nhân, cũng như biết cách tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định để bảo vệ khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp các bạn cũng kịp thời nắm bắt các quy định của luật thuế để kê khai và nộp các khoản thuế phát sinh nếu có cho Nhà nước tránh bị phạt.
Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:
- Hệ sinh thái kết nối:
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….
Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!
Tổng hợp: Người yêu kế toán
0904 885 833
https://www.misa.vn/
