Ký hợp đồng là một trong những thủ tục quan trọng trong bất kỳ giao dịch kinh doanh nào. Tuy nhiên, việc ký hợp đồng truyền thống có thể tốn thời gian và kém hiệu quả. Do đó, ký hợp đồng online được xem là một giải pháp thay thế hiệu quả giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn 4 cách ký hợp đồng online thành công và nhanh chóng.
| Cách ký hợp đồng online | Ưu điểm | Nhược điểm | Trường hợp áp dụng |
| Sử dụng phần mềm | – Khả năng bảo mật cao
– Ký số mọi lúc, mọi nơi không cần Token – Thực hiện ký nhiều tài liệu cùng lúc – Dễ dàng quản lý tài liệu |
– Người dùng cần nắm vững cách sử dụng phần mềm ký hợp đồng online.
– Đòi hỏi đường truyền mạng ổn định tránh gián đoạn ký số |
Sử dụng đối với hợp đồng, tài liệu yêu cầu tính pháp lý cao |
| Ký hợp đồng online bằng chữ ký số (USB token) | – Độ bảo mật cao
– Có giá trị pháp lý |
Không ký được số lượng lớn cùng lúc | Sử dụng đối với hợp đồng, tài liệu yêu cầu tính pháp lý cao |
| Ký hợp đồng online bằng chữ ký scan | – Dễ dàng thực hiện từ xa: Không cần phải có thiết bị đặc biệt, người dùng có thể sử dụng máy quét hoặc camera để ký hợp đồng từ xa.
– Tiết kiệm thời gian: Không cần phải gửi tài liệu giấy qua lại. |
– Khả năng giả mạo cao
– Giá trị pháp lý không cao. |
Sử dụng đối với hợp đồng, tài liệu chỉ mang tính chất xác nhận.
Người ký can thường là khách hàng. |
| Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh | – Khả năng tạo dấu ấn cá nhân: Cho phép người dùng thể hiện chữ ký và phong cách cá nhân trong hợp đồng.
– Tiết kiệm thời gian: Không cần phải in, ký và quét tài liệu giấy. |
– Giá trị pháp lý không cao.
– Khả năng giả mạo cao |
Sử dụng đối với hợp đồng, tài liệu không yêu cầu tính pháp lý cao |
Cách 1: Ký hợp đồng bằng phần mềm hợp đồng điện tử Wesign
Bước 1: Đăng nhập
- Mở phần mềm Wesign và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký bằng email hoặc số điện thoại và tạo mật khẩu.
- Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính.
Bước 2: Truy cập tài liệu, hợp đồng online đang chờ ký
- Trên màn hình chính, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu đang chờ. Đây bao gồm những tài liệu cần bạn ký.
- Nhấp vào mục “Chờ tôi ký” để xem danh sách các tài liệu cần ký.
Bước 3: Lựa chọn hợp đồng cần ký
Sau khi chọn “Chờ tôi ký” hệ thống sẽ hiện thị danh sách các tài liệu, hợp đồng online cần ký bạn cần:
- Lựa chọn tài liệu cần ký
- Chọn “Ký ngay”
Bước 4: Ký hợp đồng online
- Chọn vào “Bắt đầu ký” lúc này phần mềm sẽ tự động điều hướng bạn đến vị trí cần thực hiện ký
- Chọn vào vùng xanh để ký
Bước 5: Chọn loại chứng thư số muốn sử dụng
- Chọn “Hoàn thành”
- Chọn loại chứng thư số muốn sử dụng rồi nhấn “Chọn”
Bước 6: Xác thực chữ ký để hoàn thành việc ký hợp đồng online
Lúc này hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác chữ ký về thiết bị bạn sử dụng để đăng ký. Bạn vui lòng mở ứng dụng MISA eSign để thực hiện xác thực
Lưu ý: Thời gian xác thực sẽ bị giới hạn. Do vậy bạn phải thao tác xác nhận nhanh chóng
Trên ứng dụng MISA eSign:
- Nhấn “Đồng ý”
- Thực hiện xác nhận lại bằng phương thức xác thực (Face ID, Touch ID, Mật khẩu thiết bị).
Như vậy, bạn đã xác thực ký tài liệu thành công.
Sau khi thực hiện xác thực thành công trên phần mềm AMIS WeSign tài liệu sẽ hiện thị đã hoàn thành việc ký
>> Tìm hiểu thêm: Ứng dụng trình ký Online: Giải pháp tất yếu cho các doanh nghiệp hiện đại
Cách 2: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB token
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB Token là một quy trình đơn giản và an toàn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện việc này:
Bước 1: Chuẩn bị USB Token và đăng nhập
- Kết nối USB Token chứa chữ ký số vào máy tính và cài đặt phần mềm
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC
- Truy cập link tải Acrobat Reader DC: get.adobe.com/reader
- Bỏ tích chọn ô Install McAfee Security Scan Plus để không tải kèm về máy tính.
- Chọn nơi lưu trữ Acrobat vừa tải về và chọn save. Sau khi tải về thành công, thực hiện mở bộ cài để bắt đầu cho việc cài đặt.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký số USB Token
- Mở file hợp đồng, tài liệu dạng PDF
- Chọn Tools và nhấn Open tại mục Certificates
- Chọn Digitally Sign.
- Chọn nơi cần ký và khoanh vùng.
- Chọn Continue và nhấn Sign để ký.
- Chọn save để lưu file.
- Nhập Mã PIN và nhấn Đăng nhập là File PDF đã được ký thành công.
Lưu ý:
- Đảm bảo rằng USB token của bạn còn hoạt động và có đủ dung lượng lưu trữ.
- Tuyệt đối không cho người khác biết mã PIN của bạn.
- Lưu trữ bản sao của tài liệu đã được ký ở một nơi an toàn.
Với hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB Token. Chúc bạn thành công trong quá trình ký tài liệu!
Cách 3: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là một hình ảnh của chữ ký của bạn được chụp bằng điện thoại hoặc máy ảnh. Để ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký hình ảnh
- Viết tên của bạn trên một tờ giấy trống.
- Sử dụng điện thoại di động hoặc máy ảnh để chụp ảnh chữ ký trên tờ giấy.
Bước 2: Tách nền chữ ký
Để có thể sử dụng chữ ký hình ảnh cho bất kỳ văn bản nào bạn thực hiện tách nền chữ ký để tránh việc chữ ký có màu khác với văn bản
Bạn có thể sử dụng công cụ removebg để thực hiện tách nền trực tuyến
Bước 3: Chèn chữ ký hình ảnh vào hợp đồng cần ký
- Chọn hợp đồng cần chèn chữ ký
- Nhấn chọn Pictures để tải chữ ký vừa tách nền
- Điều chỉnh kích thước chữ ký phù hợp với vị trí muốn chèn
Lưu ý:
- Đảm bảo rằng chữ ký hình ảnh của bạn rõ ràng và dễ đọc.
- Lưu chữ ký hình ảnh ở một định dạng file phổ biến, chẳng hạn như PDF hoặc JPG.
- Tuyệt đối không chỉnh sửa chữ ký hình ảnh sau khi đã thêm vào tài liệu.
- Luôn kiểm tra kỹ trước khi xác nhận chữ ký trên tài liệu.
Cách 4: Ký hợp đồng online bằng chữ ký scan
Chữ ký scan là một hình ảnh của chữ ký của bạn được scan lại và lưu dưới dạng file điện tử. Để ký hợp đồng online bằng chữ ký scan, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký scan
- Ký tên của bạn trên một tờ giấy trống.
- Thực hiện scan chữ ký bằng thiết bị di động hoặc máy can và lưu file dưới dạng ảnh hoặc PDF
Bước 2: Sử dụng chữ ký scan
Thực hiện chèn chữ ký vào hợp đồng như cách 3 và sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, chữ ký scan có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.
Lưu ý:
- Đảm bảo rằng chữ ký scan của bạn rõ ràng và dễ đọc.
- Lưu chữ ký scan ở một định dạng file phổ biến, chẳng hạn như PDF hoặc JPG.
- Tuyệt đối không chỉnh sửa chữ ký scan sau khi đã thêm vào tài liệu.
- Lưu tài liệu đã được ký ở một nơi an toàn.
Giải đáp một số thắc mắc khi ký hợp đồng online
Câu 1: Có được giao kết bằng hợp đồng online?
Có, bạn có thể giao kết bằng hợp đồng online. Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử 2005, hợp đồng được giao kết bằng phương thức điện tử là hợp đồng được xác lập thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức văn bản, email, fax, hoặc các hình thức tương tự khác.
Câu 2: Ký hợp đồng online có giá trị pháp lý không?
Hợp đồng online có giá trị pháp lý như hợp đồng được ký kết theo cách truyền thống. Theo quy định của Luật Thương mại 2005, hợp đồng được giao kết bằng phương thức điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng được giao kết bằng văn bản.
Câu 3: Hợp đồng online có hiệu lực khi nào?
Hợp đồng điện tử có hiệu lực từ thời điểm ký. Khi hợp đồng điện tử có hiệu lực có nghĩa là hợp đồng có giá trị pháp lý, các bên tham gia giao kết buộc phải thực hiện quyền và nghĩa vụ như đã thỏa thuận dưới sự bảo hộ của luật pháp.
Ký hợp đồng online là một giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có nhiều cách khác nhau để ký hợp đồng online, mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào nhu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn cách ký hợp đồng online phù hợp nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ký hợp đồng online toàn diện và bảo mật, bạn có thể tham khảo các dịch vụ ký tài liệu/hợp đồng online (WeSign/ eSign) của MISA AMIS. Dịch vụ của MISA AMIS cung cấp cho bạn các tính năng như:
- Tạo và gửi hợp đồng online
- Theo dõi tình trạng ký hợp đồng
- Lưu trữ bản hợp đồng online
- Ký hợp đồng bằng chữ ký số
- Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử
- Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Dịch vụ của MISA AMIS có giá cả cạnh tranh và phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline 024 3795 9595.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
