Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục đào tạo tại Việt Nam

“Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhấn mạnh rằng, giáo dục là một trong những lĩnh vực cần ưu tiên hàng đầu trong công cuộc chuyển đổi số. Vậy các tổ chức giáo dục nên bắt đầu từ đâu? Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục Việt Nam là gì? Toàn bộ thông tin được đề cập dưới đây sẽ nêu rõ lợi ích khi doanh nghiệp giáo dục thực hiện chuyển đổi số, thực trạng, khó khăn và quy trình triển khai giúp mục tiêu chuyển đổi số lĩnh vực giáo dục thành công.

I. Lợi ích khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp?

Chuyển đổi số (Digital transformation) trong lĩnh vực giáo dục là việc chuyển đổi các hoạt động liên quan đến giáo dục từ môi trường thực sang môi trường số. Sự tham gia của công nghệ thông tin làm thay đổi cách doanh nghiệp/tổ chức giáo dục tiếp cận với khách hàng/người học, cách giảng dạy hay liên hệ với nhau, việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.

6 lợi ích cơ bản khi một doanh nghiệp, tổ chức giáo dục đào tạo chuyển đổi số thành công là:

• Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp: doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều chi phí thuê mặt bằng, chi trả tiền điện nước, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc so với cách truyền thống vẫn thường làm.
• Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu: Sự bùng nổ của nền tảng công nghệ IoT, Big Data, AI, SMAC (mạng xã hội – di động – phân tích dữ liệu lớn – điện toán đám mây) đang hình thành nên hạ tầng giáo dục số, giúp các doanh nghiệp sáng tạo nhiều sản phẩm giá trị mới, cũng đem đến lượng tri thức khổng lồ cho người học. Việc doanh nghiệp tiếp cận đến hàng triệu khách hàng trên môi trường số có thể thu về lượng doanh thu gấp nhiều lần so với việc chỉ tiếp cận người học trong một khoảng địa lý nhất định.
• Tăng tốc độ thị trường: Rút ngắn khoảng cách về mặt không gian và thời gian để tiếp cận khách hàng. Chuyển đổi số cũng khiến các doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu với các bên thứ ba để nhanh chóng tận dụng cơ hội và nhân rộng thị trường. Với khả năng truyền tải thông tin trên diện rộng, học sinh/ sinh viên/ người học nói chung có thể nhanh chóng tiếp cận được thông tin, gần như là tức thời.
• Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên: hệ thống số hóa giúp việc vận hành doanh nghiệp/ tổ chức theo quy trình trơn chu hơn. Từ nhân viên đến nhà quản lý nhờ có sự trợ giúp của các phần mềm, ứng dụng số giúp đẩy nhanh quá trình làm việc, trao đổi thông tin và tự động hóa nhiều khâu tác nghiệp.
• Tăng vị thế cạnh tranh: nâng cao chất lượng dịch vụ giảng dạy, đội ngũ nhân lực trình độ cao có hiểu biết về công nghệ,… là những điểm cộng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học (CTH),.. và nhiều đơn vị giáo dục khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

II. Thực trạng chuyển đổi số tại các tổ chức đào tạo, doanh nghiệp giáo dục Việt Nam

Dịch Covid-19 vừa qua tạo một cú hích lớn cho các tổ chức đào tạo, doanh nghiệp giáo dục Việt Nam thay đổi mô hình giảng dạy, vận hành và thấy rõ tầm nhìn về chiến lược chuyển đổi số trong tương lai gần cần mạnh mẽ hơn, quyết liệt hơn.

Trong lĩnh vực giáo dục, chuyển đổi số tại các tổ chức, doanh nghiệp nhìn chung đang dừng ở mức biết đến đâu làm đến đó, việc thực hiện lộ trình chuyển đổi số còn gặp nhiều rào cản. Chia nhỏ theo từng hoạt động ta dễ dàng nhận thấy bức tranh hiện thực về chuyển đổi số như sau:

1. Ứng dụng chuyển đổi số trong công tác giảng dạy

Công tác giảng dạy tại lớp học và các giảng đường đã được trang bị các thiết bị như màn hình chiếu, máy chiếu, ti vi để học sinh/sinh viên dễ dàng theo dõi bài giảng của giáo viên với hình ảnh trực quan hơn, dễ tiếp cận với thông tin với khả năng ghi nhớ nhanh và sâu hơn. Một số trường đã kết hợp bài giảng với việc thực hành của học sinh qua môi trường trực tuyến, học sinh/sinh viên sử dụng máy tính có kết nối mạng để tra cứu thông tin, làm bài kiểm tra hay thực hành trực tiếp nội dung được giảng dạy.

Trang thiết bị hiện đại được nhiều trường học đầu tư nhưng chưa có sự đồng đều, tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn. Tại các tỉnh vùng sâu, vùng xa, ứng dụng số hóa trong công tác giảng dạy còn hạn chế do thiếu đồng bộ về cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại và trình độ tiếp nhận thông tin từ người học, người dạy.

Xu hướng số hóa không gian học tập, giảng dạy cũng dần được nhân rộng, các thiết bị thông minh được lắp đặt tại phòng học như bảng điện tử thông minh, bàn học thông minh hay đầu ghi hình, thiết bị họp trực tuyến cũng được đưa vào sử dụng. Nhiều doanh nghiệp công nghệ cũng tạo điều kiện để các sinh viên tham gia trải nghiệm các chuyến tham quan thực tế ảo, cơ hội sinh viên tiếp cận với công nghệ cao ngày một lớn dần.

Trải qua thời gian nghỉ dịch Covid-19, nhiều trường học nhanh chóng triển khai việc học trực tuyến cho học sinh, sinh viên. Người dạy và học sử dụng các thiết bị thông minh kết nối mạng để kết nối với nhau. Điện thoại, máy tính bảng, máy tính là thiết bị phổ biến nhất. Các phần mềm được đưa vào sử dụng như phần mềm Zoom, TranS, LIKA, Bigschool… Tài liệu được sử dụng với nhiều định dạng như audio, pdf, ebook, video… thay vì chỉ dùng sách, giấy như trước đây.

Đa dạng hóa các phương pháp dạy học khi công nghệ phát triển

• Khóa học trực tuyến (E-learning)
• Phương pháp học tập thông qua các dự án
• Phương pháp học bằng ứng dụng thực tế ảo
• Các lớp học STEM, STEAM, Lập trình, Toán tư duy hay Tiếng Anh công nghệ

Đọc thêm:
>> Chuyển đổi số là gì? Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?
>> Chuyển đổi số trong sản xuất: ứng dụng vào quản trị và vận hành

2. Ứng dụng công nghệ trong quản lý giáo dục

Ngành giáo dục, không chỉ bao gồm việc giảng dạy. Một tổ chức giáo dục còn rất nhiều hoạt động cần quản lý ngoài công tác giảng dạy. Chẳng hạn như việc quản lý hồ sơ sinh viên/học sinh, thông tin thư viện, tài sản,…

Nếu như trước đây hệ thống thông tin này được quản lý bằng sổ sách hay excel, thì các thông tin này dần được số hóa bằng những phần mềm quản lý trường học chuyên biệt hay phần mềm quản lý tài sản… Giúp người học dễ dàng tra cứu thông tin khi tới thư viện, hoặc nhà quản lý, giáo viên có thể quản lý được thời khóa biểu, bảng điểm học sinh hay những thông tin liên quan.

Hiện nay, phần mềm quản lý trường học đã được khá nhiều đơn vị trường học công lập đưa vào sử dụng. Những doanh nghiệp đào tạo và giáo dục tư nhân hiện tại có sử dụng các phần mềm để quản lý, tuy nhiên những cơ sở nhỏ đang quản lý bằng excel là chủ yếu.

3. Sử dụng công nghệ để vận hành và quản lý doanh nghiệp giáo dục

Ngoài công tác giảng dạy, quản lý các thông tin liên quan, 1 doanh nghiệp hay tổ chức giáo dục vận hành đều cần có các bộ phận hỗ trợ như Kế toán tài chính, Hành chính nhân sự,… Mọi hoạt động đều được vận hành như một doanh nghiệp.

Một số tổ chức lớn có sử dụng công nghệ để làm việc như sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự để tính lương, hồ sơ nhân sự,… Tuy nhiên hệ thống các phần mềm hay công cụ đang sử dụng còn rời rạc, không liên thông được dữ liệu.

Dịch Covid-19 theo đánh giá tích cực đang thúc đẩy sự tái phát triển công nghệ và quy trình làm việc trong ngành giáo dục theo hướng online, đẩy mạnh ứng dụng Cloud, Big Data và IoT,… liên thông dữ liệu và tăng cường sự kết nối giữa các phòng ban, doanh nghiệp với doanh nghiệp và doanh nghiệp với người dùng.

III. Những hoạt động cần chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục

Các tổ chức, doanh nghiệp giáo dục phổ biến hiện nay bao gồm các trường học công lập các cấp, trường đại học, các trường dân lập, đào tạo quốc tế, các trung tâm tiếng anh, cơ sở dậy nghề, hướng nghiệp, các trường đào tạo chuyên môn, kỹ năng hay các Học viện CEO, Học viện đào tạo từng lĩnh vực kinh doanh…

Chuyển đổi số một cách toàn diện cho một doanh nghiệp giáo dục cần phải áp dụng với tất cả các bộ phận và quy trình làm việc. Trong đó, 2 bộ phận chính cấu thành một doanh nghiệp giáo dục bao gồm:

• Khối văn phòng: gồm các bộ phận Kế toán – Tài chính, Hành chính – Nhân sự, Marketing – Truyền thông, Tư vấn tuyển sinh – Chăm sóc khách hàng, Quản lý chung.
• Khối đào tạo: gồm 2 vị trí nhân sự chính là quản sinh và giáo viên.

Tương ứng với các bộ phận trên, để chuyển đổi số một cách toàn diện và đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp nên chú trọng vào 3 vấn đề chính:

• Ứng dụng công nghệ trong lớp học: Cơ sở vật chất lớp học, công cụ giảng dạy.
• Phương pháp dạy học ứng dụng công nghệ: Áp dụng các xu hướng giáo dục công nghệ như Lớp học thông minh, Game hóa (Gamification), Lập trình,… vào giảng dạy.
• Ứng dụng công nghệ trong quản lý và vận hành: sử dụng các phần mềm và ứng dụng để số hóa công tác quản trị và tổ chức, vận hành doanh nghiệp

IV. Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục đào tạo

Chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số.

Sau đây là lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục có thể tham khảo:

Giai đoạn 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp và định nghĩa doanh nghiệp chuyển đổi số

Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu, chiến lược chuyển đổi số của mình là gì. Vị thế mà doanh nghiệp muốn đạt được sau sự thay đổi. Chỉ khi có mục tiêu rõ ràng, mọi kế hoạch hành đọng mới đi đúng hướng. Không thể chuyển đổi số bằng việc áp dụng mô hình chuyển đổi số của 1 doanh nghiệp khác mà phải dựa trên thực trạng, mục tiêu của doanh nghiệp nói riêng.

Đánh giá thực trạng bao gồm:

• Hệ thống hạ tầng và cơ sở vật chất, thiết bị giảng dạy tại doanh nghiệp đang chuyển đổi đến đâu? Tỷ lệ đạt bao nhiêu phần trăm?
• Các phương pháp giảng dạy đang áp dụng, phương pháp nào đã số hóa, phương pháp truyền thống thì khả năng thay thế là gì?
• Khối văn phòng đã ứng dụng công nghệ để làm việc và quản trị chung chưa?
• Việc chuyển đổi số đang gặp khó khăn gì? Chẳng hạn như chưa tìm được giải pháp, thiếu nhân lực, tài chính…
• Đánh giá mức độ ưu tiên công việc cần chuyển đổi số

Giai đoạn 2: Chuẩn bị về nhân lực

Chuyển đổi số thành công hay không phụ thuộc hầu hết vào con người. Từ cấp lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, trường học đến khách hàng hay học sinh, sinh viên, giảng viên… Chúng ta cần trang bị cho họ kiến thức và nhận thức để họ thích ứng dần với quá trình chuyển đổi số. Tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo để triển khai thành công chương trình số trong việc giảng dạy, vận hành và quản lý doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Tìm kiếm những giải pháp chuyển đổi số

Những giải pháp chuyển đổi số tương ứng với từng bộ phận sẽ trợ giúp cán bộ nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Trong đó, doanh nghiệp giáo dục có thể tham khảo các công cụ số phổ biến nhất được áp dụng trong lĩnh vực giáo dục như sau:

Trong công tác giảng dạy và phương pháp giảng dạy:

• Khóa học trực tuyến (E-learning)
• Phương pháp học tập thông qua các dự án
• Phương pháp học bằng ứng dụng thực tế ảo
• Các lớp học STEM, STEAM, Lập trình, Toán tư duy hay Tiếng Anh công nghệ với các ứng dụng điện thoại hay website trực tuyến…
• Hiện đại hóa cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ giảng dạy: Các thiết bị ghi âm, ghi hình kết nối mạng, máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh,…
• Số hóa tài liệu học tập với các định dạng chia sẻ môi trường trực tuyến: word, excel, powerpoint, inphographic, video, audio, ebook….
• Các công cụ, môi trường trao đổi thông tin: mạng xã hội, email

Trong công tác vận hành và quản lý doanh nghiệp:

• Hệ thống quản lý công việc và phê duyệt: MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp tối ưu vận hành cho các đơn vị giáo dục giúp giao việc, cập nhật tiến độ và phê duyệt quy trình, đề xuất nhanh chóng. Doanh nghiệp giáo dục sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí in ấn và giảm thiểu công việc giấy tờ thủ công.
• Hệ thống quản lý trường học: QLTH.VN là phần mềm quản lý giáo dục giúp Trường h ọc, Phòng giáo dục và đào tạo (PGD), Sở giáo dục và đào tạo (SGD) thực hiện các nghiệp vụ quản lý học sinh, giảng dạy, thiết bị, khoản thu, thư viện, giáo viên, y tế, văn thư,…
• Quản lý tuyển dụng: đưa phần mềm ứng dụng vào công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp, giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng, kết nối các kênh tuyển dụng để đăng tin, thu thập hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, đánh giá hiệu quả và chi phí tuyển dụng…
• Quản lý nhân sự: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tối đa hiệu quả và giảm chi phí, thời gian trong việc tính lương nhân viên, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, quản lý thông tin và hồ sơ năng lực nhân viên, đào tạo, đánh giá định kỳ, khen thưởng….
• Quản lý tài chính kế toán: Đưa mọi dữ liệu kế toán tài chính lên mây (Cloud), giúp công tác quản lý tài chính mọi lúc mọi nơi, kế toán viên có thể tăng năng suất, sự chính xác trong công tác hạch toán. Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm chữ ký số, dịch vụ ngân hàng điện tử, kết nối cổng kê khai thuế qua mạng….
• Quản lý mạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp: Là mạng xã hội doanh nghiệp giúp tạo dòng chảy thông tin liên tục trong doanh nghiệp, đưa tin nội bộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp đậm chất hơn, đúng tinh thần và giá trị cốt lõi doanh nghiệp hướng đến.
• Đặt lịch họp trực tuyến: Giúp quản lý, tra cứu và đặt lịch họp nhanh chóng. Dễ dàng thêm thành viên họp và tích hợp thiết bị phòng họp thông minh.
• Hệ thống quản lý học viên và chăm sóc học viên đối với các trường đào tạo tư nhân, học viện, trung tâm giảng dạy

Giai đoạn 4: Đánh giá rủi ro và triển khai giải pháp hữu ích nhất

Sau khi tìm kiếm các giải pháp chuyển đổi số, doanh nghiệp tiến hành đánh giá rủi ro đối với từng giải pháp khi chuyển đổi. Từ đó, lựa chọn giải pháp tối ưu nhất để triển khai trong doanh nghiệp. Lưu ý khi lựa chọn giải pháp chuyển đổi số:

• Xu hướng quản lý theo nền tảng được ưu tiên. Do vậy, hãy sử dụng những giải pháp nằm trong cùng nền tảng, có khả năng kết nối và kế thừa dữ liệu để quản lý chặt chẽ nhất các thông tin tài chính, nhân sự, học viên…
• Lựa chọn giải pháp của nhà cung cấp có uy tín, thay vì những doanh nghiệp chưa có chỗ đứng trên thị trường
• Giải pháp phải đáp ứng được nhu cầu của người dùng, giải quyết được những khó khăn, bất cập trong công tác điều hành và tổ chức trong doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung về lợi ích khi doanh nghiệp giáo dục chuyển đổi số, lộ trình và những giải pháp chuyển đổi số tối ưu nhất. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ ứng dụng thành công chuyển đổi số để ngày càng phát triển và khẳng định vị thế trong lĩnh vực đào tạo người tài.

—

[MIỄN PHÍ] Trải nghiệm ngay 3 Phần mềm số hóa công việc, quy trình, ký tài liệu số miễn phí TẠI ĐÂY: 

• Miễn phí dùng thử 3 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình và AMIS WeSign
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình có sẵn trên phần mềm
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị, chỉ cần kết nối Internet
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1