Việc tuân thủ nguyên tắc kế toán trong quá trình thực hiện công việc kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với các kế toán viên, thậm chí trong nhiều trường hợp là bắt buộc do công việc này liên quan nhiều đến trách nhiệm pháp lý. Qua bài viết MISA AMIS giới thiệu về các nguyên tắc kế toán, vai trò và ý nghĩa của chúng trong thực tiễn kế toán.
1. Nguyên tắc kế toán là gì
Nguyên tắc kế toán là những hướng dẫn cơ bản, các quy định và chuẩn mực chung mà mọi kế toán cần thực hiện và áp dụng vào trong công việc. Các nguyên tắc chung luôn được quan tâm cải tiến để phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế, còn đối với từng doanh nghiệp, nó cũng được chú trọng để linh hoạt thay đổi theo quá trình sản xuất kinh doanh để mang lại hiệu quả và phù hợp cho người thực hiện cũng như đáp ứng yêu cầu công tác quản lý.
Các nguyên tắc trong kế toán cũng giống như các quy định, luôn cập nhật cái mới để phù hợp với thời cuộc và phục vụ mục tiêu chính là đảm bảo các báo cáo tài chính trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động cũng như tình hình lưu chuyển tiền của đơn vị kế toán.
Việc áp dụng nguyên tắc kế toán giúp giảm thiểu được sự gian lận và tăng cường tính minh bạch trong báo cáo tài chính, giúp các nhà đầu tư có thể so sánh được tình hình tài chính giữa các công ty một cách chuẩn xác để đưa ra những quyết định hợp lý. Thêm vào đó, việc áp dụng đúng và đủ các nguyên tắc kế toán giúp cho Doanh nghiệp nâng cao uy tín trong mắt của người sử dụng (không chỉ Nhà đầu tư mà còn các bên có liên quan như thuế, kiểm toán…) cũng như hỗ trợ cho việc quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.
2. Nội dung 7 nguyên tắc kế toán cơ bản
Theo Chuẩn mực kế toán số 01- “Chuẩn mực chung” thì có 07 nguyên tắc mà người làm kế toán phải tuân thủ bao gồm: Nguyên tắc giá gốⲥ, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc trọng yếu, nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc hoạt động lên tục.
Nguyên tắc Cơ sở dồn tích (Accrual basis)
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Ví dụ 1: Năm tài chính của công ty A là 31.12.2022, trong tháng 12 công ty A đã chuyển giao quyền sở hữu gắn liền với phần lớn rủi ro và lợi ích của lô hàng cho khách hàng với giá bán là 1 tỷ đồng. Theo hợp đồng ký kết, khách hàng sẽ thanh toán giá trị của lô hàng này sẽ được thanh toán vào ngày 5.1.2023.
Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu và giá vốn của lô hàng sẽ được ghi nhận khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh (tháng 12 năm 2022), một khoản phải thu cũng được ghi nhận tương ứng. Khi nhận được thanh toán tiền từ khách hàng, Công ty ghi giảm khoản phải thu, không có doanh thu được ghi nhận trong tháng 1 năm 2023.
Đọc thêm: Nguyên tắc cơ sở dồn tích là gì? Ví dụ chi tiết
Nguyên tắc Hoạt động Liên tục (Going concern)
Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần. Nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Ví dụ 2: Do ảnh hưởng từ đại dịch Covid, Ban Giám đốc Công ty A quyết định giải thể Công ty trong tháng 5 năm 2024, như vậy cho việc lập và trình bày Báo cáo tài chính của Công ty cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2023, công ty không được áp dụng nguyên tắc kế toán hoạt động liên tục.
Nguyên tắc Giá gốc (Historical cost)
Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
Ví dụ 3: Ngày 1.1.2023, công ty X mua 1 máy mài để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, giá mua là 5 tỷ đồng (không bao gồm thuế GTGT). Chi phí lắp đặt, chạy thử là và các chi phí khác phát sinh để đưa máy này vào trạng thái sẵn sàng sử dụng là 100 triệu đồng. Như vậy, theo ghi nhận ban đầu Giá gốc của máy móc theo ghi nhận ban đầu là 5+0,1= 5,1 tỷ đồng.
Tại ngày 31.12.2023, do tình hình thị trường, giá chiếc xe tăng lên thành 6 tỷ đồng. Tuy nhiên, theo nguyên tắc giá gốc, giá trị của chiếc xe vẫn được tính theo giá trị ghi nhận ban đầu là 5,1 tỷ đồng và không phản ánh sự biến đổi của giá thị trường trên hệ thống Báo cáo tài chính của đơn vị.
Đọc thêm: Nguyên tắc giá gốc trong kế toán và những điều cần biết
Nguyên tắc phù hợp (Matching)
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Ví dụ 4: Vào tháng 12/2022, Công ty Y mua 1 lô hàng nhập kho với giá 200 triệu đồng. Đến tháng 3/2023, lô hàng này mới được bán cho khách hàng với giá bán là 280 triệu đồng. Như vậy khi ghi nhận doanh thu của tháng 3 là 280 triệu đồng thì công ty Y sẽ đồng thời ghi nhận giá vốn của lô hàng là 200 triệu đồng mà không ghi nhận ngay từ tháng 12/2022 (thời điểm mua vào).
Nguyên tắc Nhất quán (Consistency)
Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Ví dụ 5: Trong năm tài chính 2023, Công ty Q chọn phương pháp tính giá xuất của hàng tồn kho là nhập trước xuất trước. Như vậy, công ty Q phải áp dụng phương pháp tính giá xuất này nhất quán ít nhất trong một năm, không thể 6 tháng đầu năm áp dụng nhập trước xuất trước, 6 tháng cuối năm áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền.
Đọc thêm: Nguyên tắc nhất quán là gì? Nội dung nguyên tắc nhất quán
Nguyên tắc Thận trọng (Prudence)
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
a/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Ví dụ 6: Công ty P bán hàng cho khách hàng với cam kết bảo hành trong vòng 12 tháng sẽ sửa chữa các lỗi phát sinh do nguyên nhân của Nhà cung cấp. Như vậy tại thời điểm bán hàng, Công ty P đã phát sinh nghĩa vụ bảo hành và có khả năng phát sinh chi phí cho việc này, Công ty P cần trích lập một khoản dự phòng cho việc bảo hành sản phẩm này, 1 khoản chi phí cũng được ghi nhận tương ứng trong Báo cáo kết quả hoạt động trong kỳ.
Đọc thêm: Nguyên tắc thận trọng là gì? Nội dung nguyên tắc thận trọng
Nguyên tắc Trọng yếu (Materiality)
Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác có thể dẫn đến sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.
Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
Ví dụ 7: Định kỳ hàng tháng, công ty M xuất dùng các vật dụng có giá trị nhỏ như thước, bút kẻ cho các bộ phận để hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo đánh giá, số công cụ này sẽ dùng được trong khoảng 2 tháng, như vậy theo nguyên tắc phù hợp kế toán nên ghi nhận giá trị của công cụ, dụng cụ này trên tài khoản chi phí trả trước (TK 242) và phân bổ trong 2 tháng. Tuy nhiên, việc ghi nhận này sẽ khiến cho kế toán tốn thêm thời gian và công sức để theo dõi các khoản này trên bảng phân bổ, giá trị của các khoản này thường rất nhỏ và không trọng yếu, ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính, do đó để đảm bảo tiết kiệm thời gian và công sức, kế toán có thể ghi toàn bộ giá trị của số công cụ dụng cụ này vào chi phí khi xuất dùng.
5 nguyên tắc kế toán bổ sung
Ngoài 7 nguyên tắc kế toán cơ bản, thì 5 nguyên tắc kế toán bổ sung bao gồm:
Nguyên tắc khách quan
Thể hiện những tài liệu, báo cáo tài chính của doanh nghiệp cần có cơ sở dựa trên thực tế hoạt động, cung cấp những bằng chức xác thực nhất để đưa ra bộ tài liệu đó. Ngoài ra, nguyên tắc khách quan sẽ giúp bộ phận kế toán hoạt động hoàn toàn độc lập để lập ra bộ báo cáo tài chính của công ty.
Nguyên tắc công khai
Báo cáo tài chính của một doanh nghiệp cần được trình bày chuẩn xác, đủ thông tin, rõ ràng để người xem có thể nhìn thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đó cũng là yếu tố cần có để thu hút các nhà đầu tư, khách hàng cũng như dễ dàng trong các hoạt động tài chính cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc thực thể kinh doanh
Mỗi doanh nghiệp sẽ hạch toán, ghi chép, lập báo cáo như một thực thể kinh doanh riêng biệt so với chủ sở hữu. Doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận kinh doanh riêng của mình và chủ sở hữu nhận lợi nhuận khi đầu tư vào doanh nghiệp.
Nguyên tắc thước đo tiền tệ
Tất cả những giao dịch hay sự việc có thể biểu hiện bằng tiền sẽ được kế toán ghi lại và ngược lại, những giao dịch hay sự kiện không thể đo lường bằng tiền thì không thể ghi chép lại được vào sổ sách kế toán. Việc này giúp người sử dụng báo cáo của kế toán dễ dàng sử dụng và hình dung khi sử dụng duy nhất một thước đo là tiền. Các giao dịch dù có trọng yếu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh nhưng nếu không thể quy đổi thành tiền thì cũng sẽ không được ghi lại.
Kỳ kế toán
Là thời gian quy định của mỗi đơn vị để thực hiện lập báo cáo tài chính tính từ thời điểm ghi sổ đến thời điểm khóa sổ kế toán. Một kỳ kế toán có thể tính bằng năm, quý, tháng với độ dài như nhau để thuận lợi cho việc so sánh giữa các kỳ.
3. Xử lý khi có sự xung đột nguyên tắc kế toán
Thực tế trong công tác hạch toán, sẽ có những trường hợp sẽ diễn ra sự xung đột giữa các nguyên tắc kế toán.
Tiếp theo ví dụ 7 bên trên, theo nguyên tắc phù hợp, khi xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán phải phân bổ giá trị công cụ dụng cụ cho các kỳ mà số công cụ dự kiến được sử dụng. Tuy nhiên theo nguyên tắc trọng yếu, do giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng là không trọng yếu, không ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của đơn vị nên khi xuất dùng kế toán không cần phân bổ giá trị mà sẽ tính toàn bộ giá trị công cụ vào chi phí 1 lần. Như vậy trong trường hợp này sẽ có xung đột giữa nguyên tắc trọng yếu và nguyên tắc phù hợp.
Trong những trường hợp tương tự như này, kế toán có thể tham khảo thêm các quy định pháp lý có liên quan để có hướng xử lý phù hợp.
4. Những thách thức khi áp dụng nguyên tắc kế toán
Mặc dù việc áp dụng nguyên tắc kế toán là vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên việc áp dụng đúng và đủ các nguyên tắc kế toán cũng còn nhiều thách thức:
- Trình độ chuyên môn của nhân sự: Nhân sự khi áp dụng các nguyên tắc kế toán đòi hỏi phải có hiểu biết chuyên môn sâu, rộng. Việc hiểu sai về các nguyên tắc kế toán có thể dẫn đến các vi phạm về mặt pháp luật (kế toán, thuế, công bố thông tin…) cũng như giảm thiểu uy tín của Doanh nghiệp trong mắt người sử dụng báo cáo
- Hệ thống thông tin không đáp ứng yêu cầu của việc áp dụng. Ví dụ với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh có thể gây chậm thông tin, ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận hay lập báo cáo… Hiện nay, các doanh nghiệp đều hướng đến ứng dụng phần mềm kế toán từ đầu để xây dựng hệ thống thông tin đầy đủ và minh bạch từ đầu. Việc ứng dụng các phần mềm kế toán có nhiều tính năng, tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung trong công tác kế toán – tài chính.
MISA AMIS hy vọng những thông tin được tổng hợp hữu ích cho các bạn và các bạn sẽ vận dụng tốt trong quá trình thực hiện công tác kế toán của mình. Để có hệ thống quản trị tài chính kế toán minh bạch và làm chuẩn chỉnh ngay từ đầu, các doanh nghiệp có thể đầu tư các phần mềm đáng tin cậy đồng thời luôn giữ nguyên tắc minh bạch trong hoạt động kế toán. Hiện nay phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp tài chính thông minh hỗ trợ nhiều cho kế toán doanh nghiệp nói riêng và chủ doanh nghiệp nói chung. Phần mềm MISA AMIS Kế toán hỗ trợ tự động hóa việc lập báo cáo:
- Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề
- Giám đốc có thể xem báo cáo trên mọi thiết bị, bao gồm điện thoại, máy tính, máy tính bảng
- Cảnh báo thông minh: Tự động cảnh báo khi phát hiện có sai sót
- …..
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!
Tác giả: Nguyễn Tuấn Anh
0904 885 833
https://www.misa.vn/
