Với những doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên đi công tác, mua sắm vật tư hay xử lý các khoản chi phát sinh đột xuất, quy trình tạm ứng gần như diễn ra hằng ngày. Nghe thì đơn giản, nhưng nếu vẫn quản lý bằng cách thủ công qua email, Zalo hay file Excel rời rạc, đây lại là một trong những điểm nghẽn khiến bộ phận kế toán mất rất nhiều thời gian và công sức.
Vấn đề: Khi tạm ứng vẫn còn là bài toán thủ công
Một tình huống rất quen thuộc: nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng, nhưng kế toán lại không biết chắc yêu cầu này đã được cấp quản lý phê duyệt hay chưa. Để xác nhận, kế toán buộc phải liên hệ qua lại với nhiều bên liên quan – từ người đề nghị, quản lý trực tiếp cho đến các phòng ban khác – chỉ để chắc chắn rằng khoản tạm ứng đã đủ điều kiện xử lý.
Sau khi xác nhận được phê duyệt, công việc vẫn chưa dừng lại. Kế toán phải nhập liệu thủ công toàn bộ thông tin chứng từ tạm ứng vào hệ thống, từ số tiền, người nhận, mục đích sử dụng cho đến thời hạn hoàn ứng. Việc nhập liệu lặp đi lặp lại này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, nhầm số liệu.
Chưa kể, khi thông tin và bằng chứng phê duyệt được lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi khác nhau (email, tin nhắn, file giấy…), mỗi lần cần đối soát hay kiểm tra lại, kế toán lại phải mất công lục tìm từ đầu. Về lâu dài, cách làm này khiến quy trình tạm ứng – hoàn ứng trở nên thiếu minh bạch, khó kiểm soát và gây áp lực không nhỏ lên bộ phận kế toán, đặc biệt vào những giai đoạn cao điểm cần quyết toán nhanh.
Giải pháp kết nối quy trình phê duyệt với dữ liệu kế toán trên MISA AMIS
Để giải quyết triệt để những vướng mắc trên, MISA AMIS mang đến giải pháp liên thông dữ liệu giữa AMIS Quy trình và AMIS Kế toán – hai phân hệ nằm trong cùng hệ sinh thái quản trị hợp nhất MISA AMIS.
Cụ thể, AMIS Quy trình đảm nhiệm việc xây dựng và tự động hóa luồng đề nghị tạm ứng ngay từ bước khởi tạo: nhân viên gửi yêu cầu trên hệ thống, yêu cầu tự động được chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt, kèm theo thông báo nhắc việc để tránh chậm trễ. Toàn bộ thông tin tạm ứng của nhân viên – từ số tiền, mục đích, người phê duyệt đến thời điểm duyệt – đều được ghi nhận rõ ràng, đầy đủ ngay trên hệ thống.
Đặc biệt, mọi lịch sử phê duyệt đều được lưu vết tự động, giúp kế toán không còn phải hỏi lại hay đi tìm xác nhận từ các bên liên quan như trước. Khi cần đối soát hoặc kiểm tra, chỉ cần tra cứu ngay trên hệ thống là có đầy đủ dữ liệu, minh bạch và dễ dàng phục vụ công tác audit nội bộ hay quyết toán cuối kỳ.
Sau khi đề nghị tạm ứng được phê duyệt, điểm cộng lớn nhất của giải pháp này nằm ở khâu liên thông: toàn bộ thông tin sẽ tự động đồng bộ sang AMIS Kế toán mà kế toán không cần nhập liệu lại thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro sai lệch số liệu do nhập tay, đồng thời giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian để tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn thay vì loay hoay với các thao tác lặp lại.
Kết luận
Tự động hóa quy trình tạm ứng – hoàn ứng không đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi hoàn toàn cách vận hành, mà chỉ cần một nền tảng đủ khả năng kết nối các bộ phận trên cùng một luồng dữ liệu thống nhất. Với sự liên thông giữa AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, doanh nghiệp vừa kiểm soát chặt chẽ từng bước phê duyệt, vừa đảm bảo dữ liệu kế toán luôn chính xác, cập nhật theo thời gian thực.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp khó khăn với quy trình tạm ứng thủ công, đây chính là thời điểm phù hợp để trải nghiệm giải pháp quản trị hợp nhất từ MISA AMIS.
