Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán

Tài khoản 331 là một trong những tài khoản quan trọng, được sử dụng thường xuyên trong hạch toán công nợ phải trả. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, quy định về tài khoản 331 – Phải trả cho người bán đã có một số điểm cập nhật để phù hợp hơn với thực tiễn kế toán hiện nay.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp hạch toán chi tiết của TK 331 theo hướng dẫn mới nhất, đảm bảo tuân thủ quy định và minh bạch số liệu công nợ.

1. 331 là tài khoản gì theo TT 99?

331 là tài khoản được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Tài khoản 331 cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

2. Nguyên tắc kế toán TK 331 – Phải trả cho người bán

Căn cứ Phụ lục 2 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán tài khoản 331 như sau:

• Tài khoản 331 được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với:
  • Người bán vật tư, hàng hóa;
  • Người cung cấp dịch vụ;
  • Người bán tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản đầu tư (BĐSĐT);
  • Bên bán các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế;
  • Nhà thầu xây lắp chính và phụ.
• Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, bao gồm cả các khoản ứng trước cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
• Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
• Khi hạch toán chi tiết, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331 theo thông tư 99

Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ:

• Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
• Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

4. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 một số giao dịch chủ yếu theo thông tư 99

4.1. Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho hoặc mua TSCĐ về dùng ngay,… chưa trả tiền cho người bán

a) Trường hợp mua trong nội địa, ghi:

– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,… (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

b) Trường hợp nhập khẩu, ghi:

– Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế BVMT (nếu có), ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,…

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp không được khấu trừ phải tính vào giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211,…

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

4.2. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành

– Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

4.3. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán

Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112, 341,…

4.4. Nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước

Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

4.5. Nhận dịch vụ cung cấp của người bán

Khi nhận dịch vụ được cung cấp (vận chuyển hàng hóa, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:

Nợ các TK 241, 242, 627, 641, 642,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

4.6. Chiết khấu thanh toán được hưởng do thanh toán trước thời hạn

Chiết khấu thanh toán doanh nghiệp được hưởng khi mua vật tư, hàng hóa do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

4.7. Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất

Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 152, 153, 156,…

4.8. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 711 – Thu nhập khác.

4.9. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế

. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

4.10. Doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý để hưởng hoa hồng

– Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý để trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính.

– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán để trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính.

– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112,…

4.11. Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu

– Khi trả trước một khoản tiền ủy thác mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở LC,… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)

Có các TK 111, 112, 341,…

– Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, doanh nghiệp thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.

– Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)

Có các TK 111, 112,…

– Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác).

– Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

– Đơn vị nhận ủy thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các Tài khoản 138 – Phải thu khác và Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác theo TT 99

5. Giải đáp một số thắc mắc về tài khoản 331 theo TT 99

Tài khoản 331 có dùng để phản ánh cả ứng trước cho người bán không?

TK 331 phản ánh không chỉ số tiền còn nợ người bán mà còn bao gồm số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, nhà thầu xây lắp nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng bàn giao.

Khi nào TK 331 có thể có số dư bên Nợ?

Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp:

• Đã ứng trước nhiều hơn số phải trả;
• Đã thanh toán vượt số nợ thực tế của từng đối tượng cụ thể.

Khi lập báo cáo tài chính, cần phân loại số dư chi tiết vào Tài sản (ứng trước) hoặc Nguồn vốn (còn phải trả) theo đúng bản chất từng khoản.

Tài khoản 331 dư nợ là tài sản hay nguồn vốn?

Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán thuộc nhóm nợ phải trả, thường có số dư bên có, thể hiện số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu tài khoản 331 có số dư bên nợ, tức là doanh nghiệp đã trả trước tiền cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng hoặc dịch vụ, thì số dư này được coi là một tài sản (khoản phải thu).

Kết luận

Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán tiếp tục giữ vai trò then chốt trong việc phản ánh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, người bán và nhà thầu xây lắp. Theo Thông tư 99, các quy định về chi tiết đối tượng, ứng trước, điều chỉnh chiết khấu, cũng như đánh giá lại ngoại tệ được làm rõ nhằm đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời công nợ phải trả.

Để thực hiện đúng và kiểm soát tốt số liệu TK 331, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS  đã được cập nhật đầy đủ theo Thông tư 99, hỗ trợ hạch toán tự động, theo dõi công nợ chi tiết và lập báo cáo chính xác.

Tính năng nổi bật của phần mềm gồm:

•  Cập nhật hệ thống tài khoản và báo cáo theo Thông tư 99;
• Tự động hạch toán công nợ, ứng trước, chiết khấu, đánh giá chênh lệch tỷ giá;
• Theo dõi chi tiết từng đối tượng phải trả, cảnh báo công nợ quá hạn;
• Kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử, hỗ trợ làm việc online linh hoạt;
•  Bảo mật dữ liệu cao, phân quyền chặt chẽ theo từng vai trò.

Việc áp dụng đúng Thông tư 99 kết hợp sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu suất kế toán trong giai đoạn chuyển đổi chế độ kế toán sắp tới.