Hướng dẫn triển khai quy trình 5S trong sản xuất chi tiết

Trong sản xuất, việc duy trì một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và có tổ chức không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu rủi ro và lãng phí. Nhưng làm sao để tạo ra một quy trình thực sự hiệu quả, dễ dàng duy trì lâu dài và mang lại kết quả rõ rệt? Câu trả lời chính là quy trình 5S.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình 5S trong sản xuất và cách mà phương pháp này có thể thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành của doanh nghiệp bạn. Hãy cùng khám phá bí mật đằng sau việc áp dụng 5S đúng cách và những lợi ích to lớn mà nó mang lại!

1. 5S là gì?

Khái niệm 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức công việc nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất lao động trong môi trường làm việc. 5S được phát triển tại Nhật Bản và bao gồm năm bước cơ bản, mỗi bước bắt đầu bằng chữ “S”.

Cụ thể:

• Seiri (Sàng lọc) – Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc. Mục tiêu là chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết, giúp không gian làm việc trở nên gọn gàng và dễ quản lý hơn.
• Seiton (Sắp xếp) – Sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí để dễ dàng sử dụng và tìm kiếm khi cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm đồ vật và tăng tính hiệu quả trong công việc.
• Seiso (Sạch sẽ) – Dọn dẹp và vệ sinh khu vực làm việc. Cải thiện môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, từ đó góp phần vào sức khỏe và hiệu quả công việc.
• Seiketsu (Săn sóc) – Duy trì và chuẩn hóa các quy trình đã được thiết lập trong ba bước trên để đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
• Shitsuke (Sẵn sàng) – Đào tạo và khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy trình đã thiết lập. Điều này giúp duy trì kỷ luật và thói quen làm việc hiệu quả trong thời gian dài.

Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp sản xuất – Những kinh nghiệm “xương máu” dành cho nhà quản lý

2. Lịch sử ra đời của phương pháp 5S

Lịch sử ra đời của phương pháp 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1950, trong bối cảnh các doanh nghiệp Nhật Bản đang tìm cách cải thiện năng suất và chất lượng công việc, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Phương pháp 5S được phát triển như một phần của phong trào cải tiến chất lượng mà sau này được gọi là Kaizen.

Phương pháp 5S được phát triển trong tập đoàn Toyota (một trong những công ty tiên phong trong sản xuất và quản lý) dưới sự ảnh hưởng của hệ thống Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), do Taiichi Ohno – một kỹ sư và nhà quản lý của Toyota, sáng lập.

Ban đầu, phương pháp này không phải là một hệ thống hoàn chỉnh, mà là một phần trong quá trình cải tiến chất lượng và giảm lãng phí của Toyota. Các nguyên tắc của 5S là các bước cơ bản để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, và hiệu quả hơn. Mục tiêu chính là cải thiện năng suất lao động và giảm thiểu các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất.

Ngày nay, 5S không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất, mà đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau như y tế, giáo dục, dịch vụ, và ngay cả trong môi trường văn phòng. Các công ty trên toàn cầu nhận ra tầm quan trọng của việc duy trì một không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức và quy củ, giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu lãng phí tài nguyên.

Tham khảo: 10 phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Lợi ích của 5S trong sản xuất

Phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong sản xuất, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả công việc. Bằng cách sắp xếp và duy trì môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, 5S giúp giảm lãng phí, tăng năng suất, và nâng cao chất lượng sản phẩm.

• Giảm thiểu lãng phí: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, giúp tiết kiệm không gian và tài nguyên.

• Tăng năng suất: Cải thiện hiệu quả công việc nhờ vào môi trường làm việc tổ chức và dễ dàng tìm kiếm.

• Cải thiện chất lượng: Dễ dàng kiểm tra và duy trì chất lượng sản phẩm khi quy trình được chuẩn hóa.

• Tăng sự an toàn: Không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp giảm nguy cơ tai nạn và sự cố.

• Nâng cao tinh thần làm việc: Môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tập trung hơn.

• Tiết kiệm thời gian: Việc sắp xếp và chuẩn hóa quy trình giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng và tài liệu.

Nên đọc: Review 10 phần mềm lập kế hoạch sản xuất phổ biến nhất

4. 5 Bước thực hiện phương pháp 5S

4.1. Seiri (Sàng lọc) – Loại bỏ những thứ không cần thiết

Mục tiêu của bước này là tạo ra không gian làm việc gọn gàng bằng cách loại bỏ các vật dụng không cần thiết. Việc này giúp giảm bớt sự lộn xộn và tối ưu hóa không gian làm việc.

Cách thực hiện:

• Đánh giá tất cả các vật dụng trong khu vực làm việc.
• Phân loại vật dụng: Giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ các vật dụng không sử dụng.
• Tạo quy trình xử lý các vật dụng không cần thiết.

4.2. Seiton (Sắp xếp) – Sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí

Sau khi loại bỏ các vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp mọi thứ vào vị trí cố định. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng vật dụng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Cách thực hiện:

• Đảm bảo mỗi vật dụng có một vị trí riêng, dễ nhận diện.
• Sắp xếp theo tần suất sử dụng, ví dụ các vật dụng cần dùng thường xuyên nên đặt gần nơi làm việc.
• Tạo các nhãn dán, hộp hoặc kệ để dễ dàng lưu trữ và nhận diện vật dụng.

4.3. Seiso (Sạch sẽ) – Dọn dẹp và vệ sinh

Việc tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ là rất quan trọng để đảm bảo sức khỏe và tăng năng suất làm việc. Bước này giúp loại bỏ bụi bẩn và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc.

Cách thực hiện:

• Vệ sinh các khu vực làm việc, máy móc, thiết bị và các vật dụng xung quanh.
• Lên lịch dọn dẹp định kỳ, ví dụ: dọn dẹp hằng ngày hoặc hằng tuần.
• Đảm bảo không gian làm việc luôn gọn gàng và sạch sẽ.

4.5. Shitsuke (Sẵn sàng) – Khuyến khích kỷ luật và thói quen

Bước cuối cùng là khuyến khích nhân viên duy trì kỷ luật và thói quen thực hiện các bước của 5S trong công việc hàng ngày.

Cách thực hiện:

• Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của 5S và cách thực hiện nó.
• Khuyến khích và khen thưởng nhân viên tuân thủ các quy trình 5S.
• Theo dõi và đánh giá kết quả định kỳ để đảm bảo 5S luôn được duy trì và cải tiến.

Quá trình triển khai 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất công việc.

Tham khảo: 10+ Mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel

5. Những lỗi thường gặp khi thực hiện quy trình 5S

Khi thực hiện quy trình 5S, có một số lỗi phổ biến mà các tổ chức thường gặp phải. Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai và làm giảm lợi ích mà 5S mang lại.

5.1. Không có sự cam kết từ lãnh đạo

Một trong những lỗi lớn nhất là thiếu sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không thể hiện cam kết và tham gia vào quá trình triển khai, nhân viên sẽ không có động lực thực hiện 5S.

• Khắc phục: Lãnh đạo cần thể hiện vai trò mẫu mực, khuyến khích và hỗ trợ mọi nhân viên trong việc áp dụng 5S. Việc này có thể là thông qua việc tham gia vào các buổi đào tạo, giám sát và khen thưởng những cá nhân thực hiện tốt.

5.2. Thiếu đào tạo đầy đủ cho nhân viên

Mặc dù 5S có vẻ đơn giản, nhưng nếu nhân viên không được đào tạo đúng cách, họ sẽ khó lòng thực hiện hiệu quả. Việc thiếu hiểu biết về từng bước trong quy trình có thể dẫn đến việc áp dụng sai cách hoặc không áp dụng đầy đủ.

• Khắc phục: Đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được đào tạo đầy đủ về các nguyên tắc và cách thức thực hiện từng bước của 5S. Đào tạo nên được tổ chức thường xuyên và dễ tiếp cận.

5.3. Chỉ tập trung vào dọn dẹp mà bỏ qua các bước khác

Một số tổ chức chỉ chú trọng vào việc dọn dẹp (bước Seiso) mà bỏ qua các bước khác như sàng lọc (Seiri) và sắp xếp (Seiton). Điều này có thể dẫn đến việc môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, nhưng không hiệu quả và thiếu tổ chức.

• Khắc phục: Cần thực hiện đầy đủ tất cả các bước của 5S, từ sàng lọc, sắp xếp, dọn dẹp cho đến chuẩn hóa và duy trì. Các bước này cần được triển khai một cách đồng bộ để đạt hiệu quả tối ưu.

5.4. Thiếu sự chuẩn hóa quy trình

Khi không có quy trình chuẩn hóa, các bước 5S dễ bị lãng quên hoặc bỏ qua, khiến cho việc duy trì môi trường làm việc gọn gàng không bền vững. Các nhân viên có thể không tuân thủ các quy định 5S sau một thời gian thực hiện.

• Khắc phục: Xây dựng và thực hiện các quy trình chuẩn hóa rõ ràng cho từng bước trong 5S. Cần có các biểu mẫu kiểm tra, lịch trình và các chỉ số đánh giá để theo dõi hiệu quả của việc duy trì 5S.

5.5. Không duy trì và cải tiến liên tục

Một lỗi phổ biến là sau khi triển khai 5S, tổ chức không duy trì quá trình này lâu dài. Thiếu sự cải tiến liên tục và đánh giá định kỳ có thể dẫn đến việc quy trình 5S trở nên lỏng lẻo và không hiệu quả.

• Khắc phục: Cần duy trì các cuộc kiểm tra định kỳ và cải tiến quy trình 5S. Các nhân viên cần được khuyến khích duy trì thói quen tốt và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

5.6. Không thích nghi với đặc thù công việc

Quy trình 5S đôi khi được áp dụng một cách cứng nhắc mà không xem xét các đặc thù công việc, ngành nghề. Mỗi tổ chức và môi trường làm việc có thể có những yêu cầu khác nhau, do đó việc áp dụng 5S cần được điều chỉnh linh hoạt.

• Khắc phục: Tùy chỉnh quy trình 5S sao cho phù hợp với từng bộ phận, khu vực và công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp việc áp dụng 5S trở nên thực tế và hiệu quả hơn.

6. Công cụ hỗ trợ 5S trong doanh nghiệp

Để triển khai và duy trì phương pháp 5S hiệu quả trong doanh nghiệp, các công cụ hỗ trợ là rất quan trọng. Những công cụ này giúp tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập.

Một trong những công cụ mạnh mẽ và tiện ích cho các doanh nghiệp sản xuất là phần mềm MISA AMIS Sản xuất, một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ triển khai 5S dễ dàng hơn.

Dùng thử miễn phí

• MISA AMIS Sản xuất cung cấp các tính năng hỗ trợ chuẩn hóa quy trình sản xuất và theo dõi định kỳ. Doanh nghiệp có thể tạo ra các quy trình chuẩn hóa cho từng khu vực, giúp duy trì việc dọn dẹp, sắp xếp và vệ sinh đúng cách.
• MISA AMIS Sản xuất giúp phát hiện những điểm yếu và cải tiến quy trình một cách nhanh chóng
• Thông qua việc quét mã vạch và RFID, doanh nghiệp có thể xác định nhanh chóng và chính xác những vật dụng nào cần loại bỏ và những vật dụng nào cần giữ lại.
• Phần mềm MISA AMIS Sản xuất có thể tích hợp với các giải pháp khác trong hệ sinh thái MISA, như MISA AMIS Kế toán, MISA AMIS Mua hàng, và MISA AMIS Bán hàng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động sản xuất và quản lý.

Với MISA AMIS Sản xuất, doanh nghiệp của bạn sẽ có một hệ thống quản lý sản xuất thông minh và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí.

Hãy trải nghiệm MISA AMIS Sản xuất ngay hôm nay! Điền form dưới đây để dùng thử miễn phí 14 ngày và khám phá tất cả các tính năng tuyệt vời mà phần mềm mang lại!

Tạm kết

Việc triển khai quy trình 5S trong sản xuất hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào sự cam kết và nỗ lực của đội ngũ nhân viên mà còn cần sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý tiên tiến. MISA AMIS Sản xuất là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và duy trì phương pháp 5S trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Với phần mềm này, doanh nghiệp không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn tăng cường hiệu quả sản xuất một cách bền vững.