Chi phí cố định là gì? Phân loại và cách tính chi phí cố định.

Chi phí cố định là một trong những thành phần quan trọng nhưng thường bị hiểu nhầm hoặc bỏ sót trong quá trình phân tích. Vậy chi phí cố định có đặc điểm ra sao, ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động sản xuất – kinh doanh, và doanh nghiệp nên kiểm soát chúng như thế nào? Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ cung cấp góc nhìn đầy đủ và dễ hiểu, kèm ví dụ minh họa thực tế để bạn áp dụng ngay vào công việc quản lý chi phí.

1. Chi phí cố định là gì? Đặc điểm và vai trò của chi phí cố định

1.1. Khái niệm

Chi phí cố định (Fixed Cost) là các khoản chi phí không thay đổi theo mức sản lượng hay doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định. Dù doanh nghiệp sản xuất nhiều hay ít, thậm chí không sản xuất, các chi phí này vẫn phải chi trả đầy đủ.

Ví dụ chi phí cố định:

• Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng
• Khấu hao tài sản cố định (máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…)
• Lương nhân viên quản lý cấp cao, bảo vệ, nhân sự hành chính
• Chi phí bảo hiểm, phần mềm theo năm, chi phí lãi vay cố định

1.2. Đặc trưng cốt lõi

Chi phí cố định mang những đặc điểm đặc trưng giúp phân biệt với các loại chi phí khác trong doanh nghiệp:

• Không thay đổi theo sản lượng: Dù sản xuất ít hay nhiều, chi phí cố định vẫn giữ nguyên trong một khoảng thời gian ngắn hạn.
• Phát sinh định kỳ: Thường xuất hiện đều đặn theo tháng, quý, năm – dễ đưa vào kế hoạch tài chính.
• Ít linh hoạt: Khó thay đổi trong ngắn hạn do gắn với hợp đồng thuê, khấu hao tài sản, hoặc nhân sự cố định.
• Có tính phân bổ: Khi sản lượng tăng, chi phí cố định được chia đều trên nhiều đơn vị, từ đó làm giảm chi phí bình quân trên mỗi sản phẩm.

1.3. Vai trò của chi phí cố định trong quản trị tài chính

Chi phí cố định không chỉ là yếu tố kế toán mà còn là công cụ chiến lược trong quản trị tài chính. Khi được phân tích và kiểm soát đúng cách, nó giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng kế hoạch tài chính nền tảng: Doanh nghiệp có thể tính toán mức chi phí tối thiểu để duy trì hoạt động mà không cần phụ thuộc vào doanh thu thực tế. Đây là cơ sở để xác định ngân sách cơ bản mỗi tháng, ngay cả khi không phát sinh đơn hàng mới.
• Phân tích điểm hòa vốn chính xác: Việc xác định điểm hòa vốn (Break-even Point) – tức mức sản lượng hoặc doanh thu cần đạt để bù đắp toàn bộ chi phí (bao gồm cả chi phí cố định) – là công cụ quan trọng để ra quyết định giá bán, chiến lược sản xuất và đầu tư marketing.
• Tối ưu đòn bẩy hoạt động: Khi chi phí cố định chiếm tỷ trọng lớn, doanh nghiệp có thể tăng mạnh lợi nhuận nếu doanh thu tăng, do phần chi phí tăng thêm chủ yếu là biến đổi – chi phí cố định không đổi. Tuy nhiên, điều này cũng làm rủi ro tăng cao khi doanh thu giảm, vì chi phí cố định vẫn phải chi trả đầy đủ.
• Ra quyết định mở rộng quy mô hoặc cắt giảm hợp lý: Thông qua việc đánh giá năng lực chịu đựng chi phí cố định, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc:
  • Mở thêm chi nhánh, thuê thêm mặt bằng khi doanh thu ổn định
  • Thu hẹp hoặc chuyển sang mô hình linh hoạt hơn (thuê ngoài) khi doanh thu biến động
• Tăng khả năng kiểm soát dòng tiền dài hạn: Chi phí cố định thường mang tính dài hạn và dễ dự báo, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch quản trị dòng tiền ổn định, tránh bị động trong việc thanh toán.
• Hỗ trợ quản lý rủi ro kinh doanh: Trong trường hợp khủng hoảng, việc biết rõ cơ cấu chi phí cố định giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh về việc cắt giảm, thương lượng lại hợp đồng thuê, hoặc cơ cấu lại mô hình chi phí để tồn tại.

2. Phân loại chi phí cố định

Việc phân loại chi phí cố định không chỉ phục vụ mục đích kế toán mà còn là cơ sở để lập kế hoạch ngân sách, tối ưu dòng tiền và đánh giá hiệu quả hoạt động. Dưới đây là hai cách phân loại phổ biến:

2.1. Phân loại dựa trên yếu tố quản lý

Theo góc độ kiểm soát nội bộ, chi phí cố định được chia thành hai nhóm chính:

a) Chi phí cố định bắt buộc

Đây là các khoản chi mà doanh nghiệp phải chi trả định kỳ và không thể trì hoãn trong ngắn hạn. Thường liên quan đến các yếu tố pháp lý, tài sản cố định hoặc yếu tố vận hành cốt lõi. Ví dụ:

• Chi phí thuê trụ sở, kho bãi theo hợp đồng không thể hủy ngang
• Khấu hao tài sản cố định như máy móc, thiết bị, xe công vụ
• Lương & bảo hiểm của nhân sự quản lý chủ chốt (Ban Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng bộ phận…)
• Chi phí duy trì phần mềm bản quyền hoặc các dịch vụ thuê bao thiết yếu
  

Đây là các chi phí mà doanh nghiệp phải đảm bảo đủ nguồn tiền để chi trả, ngay cả khi không có doanh thu trong ngắn hạn.

b) Chi phí cố định không bắt buộc (tùy biến)

Là các khoản chi mang tính linh hoạt hơn, có thể điều chỉnh hoặc tạm hoãn tùy vào tình hình tài chính hoặc chiến lược từng thời điểm. Ví dụ:

• Chi phí marketing dài hạn (truyền thông thương hiệu, tài trợ sự kiện)
• Chi phí đào tạo nhân sự ngoài các chương trình bắt buộc
• Phí tư vấn chiến lược, luật sư hoặc dịch vụ kiểm toán vượt mức yêu cầu
• Ngân sách công tác phí định kỳ (chưa phát sinh thực tế)
  

Trong giai đoạn doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc cần thắt chặt ngân sách, nhóm chi phí này là nơi có thể cắt giảm tạm thời mà không ảnh hưởng đến vận hành cốt lõi.

2.2. Phân loại dựa trên yếu tố phân bổ

Dựa vào tính chất hình thành và thời gian phân bổ chi phí, chi phí cố định được chia thành:

a) Chi phí cố định định kỳ

Là các khoản chi phát sinh đều đặn theo chu kỳ thời gian (tháng, quý, năm), được hoạch toán trực tiếp vào chi phí kỳ hiện tại. Doanh nghiệp thường đưa các khoản này vào kế hoạch ngân sách cố định hàng tháng.

Ví dụ:

• Tiền thuê văn phòng, kho xưởng theo hợp đồng
• Phí phần mềm quản lý, lưu trữ đám mây (SaaS)
• Phí bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm công ty
• Lương cố định và phụ cấp định kỳ cho nhân viên hành chính, kỹ thuật
  

b) Chi phí cố định đầu tư một lần (chi phí phân bổ dài hạn)

Đây là các khoản chi có giá trị lớn, phát sinh một lần nhưng được phân bổ dần vào nhiều kỳ để phù hợp với nguyên tắc phù hợp doanh thu – chi phí. Thường đi kèm với tài sản dài hạn hoặc dự án đầu tư.

Ví dụ:

• Mua máy móc, thiết bị sản xuất, được khấu hao trong 5–10 năm
• Chi phí mua bản quyền phần mềm trọn đời (trừ chi phí thuê bao)
• Chi phí cải tạo mặt bằng, thiết kế không gian làm việc
• Đầu tư hệ thống quản lý ERP/CRM triển khai toàn công ty

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch khấu hao hoặc phân bổ hợp lý để phản ánh đúng chi phí theo từng giai đoạn sử dụng, tránh ảnh hưởng sai lệch đến kết quả kinh doanh hàng kỳ.

3. Công thức tính chi phí cố định

Việc bóc tách chi phí cố định khỏi tổng chi phí là nền tảng quan trọng trong kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp xác định điểm hòa vốn, xây dựng giá thành và lập ngân sách hiệu quả. Dưới đây là hai cách tính phổ biến, kèm ví dụ cụ thể:

3.1. Phương pháp trực tiếp (công thức cơ bản)

Phương pháp trực tiếp là cách tính chi phí cố định bằng cách lấy tổng chi phí hoạt động trong kỳ trừ đi phần chi phí biến đổi tương ứng với sản lượng. Phần chênh lệch chính là chi phí cố định – không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất ra.

Phương pháp này phù hợp khi doanh nghiệp đã xác định rõ biến phí đơn vị (chẳng hạn: nguyên vật liệu trực tiếp, tiền lương sản phẩm…) và có dữ liệu tổng chi phí từ sổ sách kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Công thức tính chi phí cố định theo phương pháp trực tiếp như sau:

3.2. Phương pháp dựa trên mức độ hoạt động

Phương pháp dựa trên mức độ hoạt động (hay còn gọi là phương pháp High-Low) là cách ước tính chi phí cố định dựa trên sự biến động của chi phí tại hai mức sản lượng khác nhau — mức cao nhất và thấp nhất. Phương pháp này thường được sử dụng khi doanh nghiệp không có dữ liệu chi tiết về biến phí đơn vị, nhưng có thể xác định được tổng chi phí tại các mức sản lượng khác nhau.

Công thức tính chi phí cố định dựa trên phương pháp mức độ hoạt động sản xuất như sau:

Trong đó:

• Tổng chi phí: Là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ tại một mức sản lượng cụ thể. Bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi.
• Biến phí đơn vị: Là chi phí biến đổi tính trên mỗi đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lương công nhân tính theo sản phẩm.

Biến phí đơn vị = (Chi phí tại mức sản lượng cao nhất – Chi phí tại mức sản lượng thấp nhất) / (Sản lượng cao – sản lượng thấp)

• Sản lượng: Là số lượng sản phẩm sản xuất (hoặc dịch vụ cung cấp) trong kỳ tương ứng với mức tổng chi phí được sử dụng trong công thức.

Để xác định chi phí cố định một cách chính xác, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định hai mức hoạt động

Chọn hai kỳ có sản lượng cao nhất và thấp nhất (ví dụ: tháng, quý, năm), đồng thời thu thập tổng chi phí phát sinh tại hai kỳ đó.

Bước 2: Tính biến phí đơn vị

Biến phí đơn vị là phần chi phí thay đổi theo từng đơn vị sản phẩm sản xuất hoặc dịch vụ cung cấp.

Biến phí đơn vị = (Chi phí tại mức sản lượng cao nhất – Chi phí tại mức sản lượng thấp nhất) / (Sản lượng cao – sản lượng thấp)

Bước 3: Tính chi phí cố định

Sau khi có biến phí đơn vị, chọn một trong hai kỳ (cao hoặc thấp) để tính chi phí cố định:

FC = Mức phí hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất – (Biến phí đơn vị x Đơn vị hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất)

Ví dụ: Áp dụng phương pháp dựa trên mức độ hoạt động để dự báo chi phí vận hành khách sạn tại Việt Nam

Một khách sạn tại TP.HCM muốn lập mô hình chi phí để dự báo chi phí hoạt động hàng tháng, phục vụ cho việc lập ngân sách. Tuy nhiên, dữ liệu hiện có chỉ gồm:

• Số lượng khách lưu trú theo tháng
• Tổng chi phí vận hành tương ứng

Giám đốc dự kiến trong tháng 9 sẽ có 3.000 khách. Nhiệm vụ của kế toán quản trị là sử dụng phương pháp High-Low để ước tính chi phí tháng 9 dựa trên dữ liệu sau:

Tháng	Số lượng khách	Tổng chi phí (VNĐ)
Tháng 1	1.500	143.000.000
Tháng 2	2.300	203.100.000
Tháng 3	1.000	105.450.000
Tháng 4	4.323	454.225.000
Tháng 5	4.545	371.225.000
Tháng 6	3.541	296.225.000
Tháng 7	4.312	353.945.000
Tháng 8	2.143	191.237.000
Tháng 9	3.000	Cần dự tính

Các bước tính chi phí cố định theo phương pháp dựa trên mức độ hoạt động

Bước 1: Xác định mức hoạt động cao nhất và thấp nhất

• Cao nhất: Tháng 5 – 4.545 khách, chi phí: 371.225.000 VNĐ
• Thấp nhất: Tháng 1 – 1.500 khách, chi phí: 143.000.000 VNĐ
  

Bước 2: Tính biến phí đơn vị

Biến phí/khách = ( 371.225.000 – 143.000.000) / (4.545- 1.500) ≈74.970 VNĐ/khách

Bước 3: Tính chi phí cố định

Áp dụng công thức:

Chi phí cố định =371.225.000–(74.970×4.545)=371.225.000–340.738.650 = 30.486.350 VNĐ

(Tương tự, nếu tính theo tháng thấp ta có:

Chi phí cố định = 143.000.000 – (74.970 × 1.500) = 143.000.000 – 112.455.000 = 30.545.000 VNĐ)

Như vậy,  Có thể chọn chi phí cố định trung bình ≈ 30.480.000 VNĐ

Bước 4: Lập mô hình chi phí

Tổng chi phí=  Chi phí cố định +(Biến phí/khách x Số khách) = 30.480.000 + 74.970 x Số khách

Bước 5: Dự báo chi phí tháng 9

Với 3.000 khách dự kiến trong tháng 9:

Chi phí tháng 9 =30.480.000+(74.970×3.000) =255.390.000 VNĐ

Như vậy, với dự kiến 3.000 khách, chi phí vận hành tháng 9 được ước tính khoảng 255,39 triệu đồng.

4. So sánh chi phí cố định và chi phí biến đổi

Hiểu rõ sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là điều cốt lõi trong công tác lập ngân sách, dự báo tài chính và ra quyết định kinh doanh. Mỗi loại chi phí mang đặc điểm, mức độ ổn định và ứng dụng khác nhau trong quá trình vận hành doanh nghiệp:

Bản chất chi phí

• Chi phí cố định là các khoản chi tiêu có tính ổn định, phát sinh đều đặn bất kể sản lượng hoặc doanh thu thay đổi. Đây là các chi phí mà doanh nghiệp vẫn phải chi trả dù không sản xuất hoặc bán hàng.
• Chi phí biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Khi sản lượng tăng, chi phí này tăng theo; khi sản lượng giảm, chi phí cũng giảm tương ứng.

Tính ổn định

• Chi phí cố định mang lại tính ổn định cho ngân sách, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo nguồn tài chính cố định hàng kỳ để chi trả.
• Chi phí biến đổi thì linh hoạt hơn, phản ứng nhanh với thay đổi trong sản xuất – kinh doanh, do đó giúp doanh nghiệp co giãn theo tình hình thực tế.

Ngân sách và lập kế hoạch

• Chi phí cố định dễ dự báo, lập kế hoạch và cần được chi trả đúng hạn. Chúng là căn cứ quan trọng để tính điểm hòa vốn – mức doanh thu tối thiểu để không bị lỗ.
• Chi phí biến đổi đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch ngân sách linh hoạt, thay đổi theo khối lượng sản xuất thực tế. Chúng thường được sử dụng để tính lợi nhuận gộp theo đơn vị sản phẩm.

Tìm hiểu chi tiết: Chi phí biến đổi là gì? Phân loại, cách tính và ví dụ

5. Giải pháp kiểm soát và tối ưu chi phí cố định trong doanh nghiệp

Mặc dù chi phí cố định không thay đổi theo sản lượng, nhưng nếu không kiểm soát chặt, nó sẽ trở thành gánh nặng tài chính trong thời điểm doanh thu giảm. Dưới đây là những giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu loại chi phí này:

• Đánh giá định kỳ toàn bộ cơ cấu chi phí cố định: Doanh nghiệp nên rà soát chi phí cố định theo quý hoặc nửa năm để xác định các khoản chi lớn, kém hiệu quả hoặc không còn phù hợp. Việc này giúp nhận diện kịp thời các khoản cần cắt giảm hoặc tối ưu.
  
• Thương lượng lại các hợp đồng thuê, dịch vụ dài hạn: Trong bối cảnh chi phí đầu vào tăng, doanh nghiệp cần đàm phán lại giá thuê mặt bằng, thiết bị, phần mềm… Chuyển sang các mô hình thuê ngắn hạn hoặc thuê theo nhu cầu sẽ giúp giảm áp lực tài chính.
  
• Tự động hóa và số hóa quy trình làm việc: Ứng dụng phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, CRM… giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự hành chính cố định. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí lương mà còn tăng hiệu suất vận hành.
  
• Chuyển đổi từ chi phí cố định sang chi phí biến đổi: Thay vì đầu tư tài sản hoặc thuê dài hạn, doanh nghiệp có thể thuê ngoài các dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, logistics… Nhờ đó, chi phí sẽ phát sinh theo nhu cầu thực tế và linh hoạt hơn khi sản lượng thay đổi.
  
• Tăng công suất hoạt động để giảm chi phí bình quân: Khi đã phát sinh chi phí cố định như nhà xưởng, thiết bị, mặt bằng…, doanh nghiệp nên tăng cường khai thác để phân bổ chi phí lên nhiều đơn vị sản phẩm, từ đó làm giảm giá thành mỗi sản phẩm.
  
• Tích hợp chi phí cố định vào phân tích tài chính: Sử dụng các công cụ như điểm hòa vốn, đòn bẩy hoạt động, dự báo dòng tiền để xây dựng các kịch bản ứng phó. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc ra quyết định điều chỉnh quy mô, chi phí và chiến lược giá bán.

6. Kết luận

Chi phí cố định là một thành phần không thể thiếu trong cơ cấu tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc hiểu rõ bản chất, phân biệt với chi phí biến đổi, áp dụng đúng phương pháp tính toán và có chiến lược kiểm soát hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Chủ động trong việc lập kế hoạch tài chính
• Các định được mức doanh thu tối thiểu để tồn tại
• Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản và nguồn lực dài hạn

Trong bối cảnh thị trường liên tục biến động, doanh nghiệp không chỉ cần kiểm soát tốt chi phí cố định mà còn phải có công cụ quản lý tài chính hiệu quả, linh hoạt, và cập nhật theo thời gian thực.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là một trong những giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Với khả năng:

• Tự động phân loại và theo dõi chi phí cố định – chi phí biến đổi
• Kết nối trực tiếp với hóa đơn, kho, ngân hàng, lương
• Cung cấp báo cáo tài chính – quản trị chi phí theo thời gian thực
• Giúp kế toán và nhà quản lý dự báo, lập ngân sách, kiểm soát dòng tiền hiệu quả