Top 5 phần mềm báo giá sản phẩm chuyên nghiệp

Báo giá là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, tạo niềm tin và mở ra cơ hội hợp tác với khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công bằng Excel hay Word dễ dẫn đến sai sót, thất lạc và khó theo dõi hiệu lực.

Phần mềm báo giá ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tạo, quản lý và theo dõi báo giá nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Cùng MISA AMIS khám phá top 5 phần mềm báo giá nổi bật ngay sau đây.

1. Phần mềm báo giá sản phẩm là gì?

Phần mềm báo giá là hệ thống ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa việc tạo lập, quản lý và lưu trữ báo giá sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và tính năng tùy biến linh hoạt, phần mềm giúp người dùng rút ngắn thời gian thao tác, hạn chế sai sót, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong mỗi giao dịch thương mại.

Các tính năng nổi bật của phần mềm báo giá

Một phần mềm báo giá hiện đại thường bao gồm các tính năng sau:

• Tạo báo giá nhanh chóng: Dễ dàng xây dựng mẫu báo giá chuẩn với logo, thông tin công ty, bảng giá và điều khoản rõ ràng chỉ trong vài bước.
• Quản lý tập trung: Lưu trữ tất cả báo giá theo khách hàng, nhân viên phụ trách, trạng thái (mới, đã gửi, đã chấp nhận, hết hạn…) giúp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi tiến độ.
• Tự động tính toán: Phần mềm hỗ trợ tự động tính giá trị thuế, chiết khấu, tổng đơn hàng… giảm thiểu sai sót thủ công.
• Phân quyền và bảo mật: Mỗi bộ phận/nhân viên được phân quyền truy cập phù hợp, tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.
• Theo dõi hiệu lực báo giá: Cảnh báo báo giá sắp hết hạn, giúp nhân viên chủ động chăm sóc khách hàng và gia tăng tỷ lệ chốt sale.
• Tích hợp quy trình bán hàng: Khi được tích hợp trong hệ thống CRM như AMIS CRM của MISA, báo giá có thể chuyển tiếp thành đơn hàng chỉ với một thao tác, tiết kiệm thời gian nhập liệu và đồng bộ dữ liệu khách hàng.

Dùng thử phần mềm báo giá miễn phí

Các hình thức triển khai phần mềm báo giá

Phần mềm báo giá hiện nay được triển khai theo ba hình thức chính:

1. Phần mềm cài đặt nội bộ (On-Premise): Cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Hình thức này phù hợp với các tổ chức có hạ tầng công nghệ mạnh và yêu cầu bảo mật cao.
2. Phần mềm báo giá online (Web-based): Hoạt động trên nền tảng web, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, chỉ cần kết nối internet. Đây là xu hướng phổ biến hiện nay, giúp tối ưu chi phí triển khai và dễ dàng mở rộng.
3. Phần mềm tích hợp trong hệ sinh thái quản trị tổng thể: Ví dụ như AMIS CRM – giải pháp quản lý khách hàng toàn diện do MISA phát triển – trong đó tính năng báo giá được tích hợp chặt chẽ với quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý cơ hội và doanh thu. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình khép kín, gia tăng hiệu suất và giảm rủi ro vận hành.

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm báo giá

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, phản hồi báo giá nhanh và chính xác là yếu tố quan trọng để tăng tỷ lệ chốt đơn. Thay vì xử lý thủ công bằng Excel hoặc Word dễ sai sót, phần mềm báo giá giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng với nhiều lợi ích vượt trội:

Tăng tốc độ xử lý báo giá – nâng cao khả năng chốt sale

Theo nghiên cứu của Forrester Research, các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm báo giá có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng từ 20% đến 30%, nhờ khả năng tạo báo giá nhanh chóng chỉ trong vài phút. Thay vì nhập liệu thủ công, nhân viên có thể sử dụng mẫu báo giá sẵn có, kéo chọn thông tin sản phẩm, khách hàng và điều khoản một cách tiện lợi, giúp tiết kiệm thời gian và phản hồi khách hàng kịp thời hơn.

Giảm thiểu sai sót và thất thoát thông tin

Aberdeen Group cho biết, doanh nghiệp sử dụng phần mềm báo giá có thể giảm tới 26% lỗi trong báo giá so với cách làm thủ công. Tính năng tự động tính toán, kiểm tra điều kiện chiết khấu và nhắc nhở thời hạn hiệu lực giúp hạn chế tối đa các sai sót về giá, điều khoản hay thông tin khách hàng – từ đó đảm bảo tính chính xác và uy tín khi gửi báo giá.

Quản lý báo giá tập trung và dễ truy xuất

Phần mềm báo giá giúp lưu trữ toàn bộ báo giá theo từng khách hàng, chiến dịch hoặc nhân viên kinh doanh. Điều này không chỉ giúp nhà quản lý dễ dàng tra cứu, mà còn cung cấp dữ liệu phân tích báo giá theo thời gian thực. Riêng với giải pháp AMIS CRM của MISA, hệ thống còn đồng bộ báo giá với thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng và đơn hàng, tạo ra một quy trình liền mạch từ tiếp cận đến chốt đơn.

Cải thiện hình ảnh và trải nghiệm khách hàng

Theo Salesforce, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống báo giá chuyên nghiệp có tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn 23%. Với mẫu báo giá đồng bộ, có logo công ty, trình bày rõ ràng và điều khoản minh bạch, khách hàng không chỉ dễ tiếp cận thông tin mà còn đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một số phần mềm còn hỗ trợ gửi báo giá trực tuyến và theo dõi lượt mở – giúp nhân viên chủ động hơn trong chăm sóc khách hàng.

Tăng khả năng kiểm soát và ra quyết định

Các thống kê từ CSO Insights chỉ ra rằng, việc áp dụng phần mềm báo giá giúp nhân viên kinh doanh tiết kiệm từ 1,5 – 2 giờ mỗi ngày cho các tác vụ tạo và quản lý báo giá. Đồng thời, các báo cáo tổng hợp theo tuần, tháng, hoặc theo từng chiến dịch cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi tỷ lệ chuyển đổi, giá trị báo giá và hiệu quả hoạt động của đội ngũ kinh doanh – từ đó ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng báo giá bằng Excel, thay số dùng luôn

3. Top 5 phần mềm báo giá tốt nhất hiện nay

3.1. MISA AMIS CRM – Phần mềm báo giá tích hợp toàn diện cho doanh nghiệp Việt

MISA AMIS CRM là một phần trong hệ sinh thái AMIS – giải pháp quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp Việt. Khác biệt với những công cụ tách biệt, AMIS CRM kết hợp tính năng tạo và quản lý báo giá trực tiếp trong quy trình bán hàng, giúp đồng bộ thông tin về khách hàng, báo giá, cơ hội và đơn hàng trên một nền tảng duy nhất.

Ưu điểm:

• Tạo báo giá nhanh chóng: Cho phép tạo báo giá ngay từ cơ hội bán hàng, có khả năng tùy chỉnh mẫu báo giá theo logo, điều khoản và mức chiết khấu.
• Cập nhật trạng thái báo giá tự động: Hệ thống tự động thông báo và cảnh báo khi báo giá hết hiệu lực, đảm bảo không bỏ sót cơ hội.
• Chuyển đổi báo giá thành đơn hàng dễ dàng: Với một thao tác đơn giản, báo giá có thể được chuyển đổi trực tiếp thành đơn hàng.
• Tích hợp sâu rộng với các công cụ kế toán: Liên kết chặt chẽ với phần mềm AMIS Kế toán, công nợ, kho, giúp quản lý toàn bộ quy trình từ chào hàng đến thu tiền.
• Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt: Giao diện dễ sử dụng, phù hợp với văn hóa và quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam.
• Hỗ trợ chuyên sâu: Đội ngũ MISA hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong quá trình sử dụng.

Nhược điểm:

• Tập trung chủ yếu vào thị trường Việt Nam: MISA AMIS CRM hiện tại chưa được tối ưu hóa cho nhu cầu và yêu cầu từ các thị trường nước ngoài.

Đối tượng phù hợp:

MISA AMIS CRM là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp cần tích hợp các chức năng CRM, báo giá, đơn hàng và kế toán trên một nền tảng duy nhất để tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính.

Nhận báo giá AMIS CRM ngay

3.2. SlimCRM – Phần mềm báo giá đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ

3.3. Faceworks – Phần mềm báo giá tùy biến theo yêu cầu

Faceworks – Nền tảng quản lý “may đo” cho doanh nghiệp với tính năng quản lý báo giá theo quy trình riêng biệt.

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh quy trình báo giá linh hoạt: Faceworks cho phép điều chỉnh quy trình báo giá theo ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể, giúp đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các phần mềm quản lý kho, bán hàng và kế toán, mang lại sự đồng bộ và hiệu quả trong toàn bộ quy trình quản lý.
• Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng: Giao diện thân thiện và được hỗ trợ hoàn toàn bằng tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm.

Nhược điểm:

• Thời gian triển khai lâu dài: Do yêu cầu lập trình tùy chỉnh, việc triển khai hệ thống có thể mất nhiều thời gian và công sức.
• Chi phí cao cho tùy chỉnh: Việc yêu cầu cá nhân hóa sâu có thể làm tăng chi phí triển khai, không phù hợp với các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.
• Khả năng mở rộng phụ thuộc vào bên phát triển: Việc mở rộng hoặc thay đổi hệ thống phụ thuộc vào khả năng của nhà phát triển, có thể gây khó khăn trong tương lai.

Đối tượng phù hợp:

Faceworks là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có quy trình báo giá đặc thù và cần tùy chỉnh sâu để phù hợp với yêu cầu riêng biệt.

>> Nhận báo giá AMIS CRM để so sánh với Faceworks <<

3.4. CRM Online – Phần mềm báo giá tích hợp CRM cơ bản

CRM Online – Phần mềm CRM tiêu chuẩn với tính năng quản lý báo giá tích hợp trong quy trình bán hàng.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Thiết kế giao diện thân thiện, phù hợp với người dùng mới, giúp dễ dàng làm quen và triển khai.
• Tạo báo giá từ dữ liệu khách hàng có sẵn: Có khả năng tạo báo giá nhanh chóng từ thông tin khách hàng đã được lưu trữ, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Lưu trữ báo giá tập trung: Tất cả báo giá được lưu trữ và quản lý ở một nơi duy nhất, giúp việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng và thuận tiện.

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng cảnh báo hiệu lực báo giá: Không có tính năng tự động cảnh báo khi báo giá hết hiệu lực, có thể dẫn đến sai sót trong quản lý.
• Mẫu báo giá ít tùy chỉnh: Các mẫu báo giá còn hạn chế về khả năng tùy chỉnh và thiết kế, không linh hoạt cho các nhu cầu đặc thù.
• Khó tích hợp với hệ thống kế toán và vận hành khác: Việc kết nối với các phần mềm kế toán hoặc các hệ thống vận hành khác còn gặp khó khăn, hạn chế sự đồng bộ.

Đối tượng phù hợp:

CRM Online là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, cần phần mềm CRM với tính năng quản lý báo giá cơ bản, dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng mà không yêu cầu quá nhiều tính năng phức tạp.

3.5. Zoho CRM – Giải pháp toàn cầu có module báo giá nâng cao

Zoho CRM – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng toàn cầu với tính năng báo giá tích hợp mạnh mẽ.

Ưu điểm:

• Tạo báo giá tự động: Zoho CRM cho phép tạo báo giá tự động dựa trên sản phẩm, khách hàng và mức chiết khấu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
• Tích hợp toàn diện: Phần mềm tích hợp với email, quản lý hợp đồng và đơn hàng, giúp đồng bộ hóa thông tin và nâng cao hiệu quả công việc.
• Workflow tự động: Hỗ trợ quy trình tự động hóa, bao gồm gửi báo giá và nhắc nhở theo dõi khách hàng (follow-up), giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Nhược điểm:

• Giao diện tiếng Anh: Phần mềm chỉ hỗ trợ giao diện tiếng Anh, điều này có thể gây khó khăn cho người dùng không quen với ngôn ngữ này, đặc biệt là người Việt.
• Chi phí cao: Khi sử dụng đầy đủ tính năng, Zoho CRM có chi phí tương đối cao, điều này có thể không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty có ngân sách hạn chế.
• Hạn chế tích hợp với phần mềm kế toán trong nước: Việc tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến trong nước còn gặp nhiều khó khăn, khiến quá trình quản lý tài chính không được đồng bộ hoàn toàn.

Đối tượng phù hợp:

Zoho CRM là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu hoặc các công ty có đội ngũ kinh doanh quốc tế, yêu cầu tính năng báo giá mạnh mẽ và tích hợp với các công cụ quản lý khác.

4. Kết luận

Ứng dụng phần mềm báo giá giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, một công cụ báo giá hiện đại, tích hợp với quy trình bán hàng là lợi thế giúp tối ưu doanh thu và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Hãy đầu tư vào công cụ phù hợp, vì báo giá là bước đầu tiên để chốt hợp đồng thành công!