7 yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là chiến lược tối ưu nhất. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu về xu hướng tất yếu này và những yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số thành công. 

I. Văn phòng số – Tương lai của các doanh nghiệp hiện đại

Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp đều mong muốn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và gia tăng năng suất của đội ngũ. Việc ứng dụng công nghệ vào chuyển đổi số kịp thời chính là giải pháp giúp doanh nghiệp thay đổi hoạt động vận hành tối ưu hơn. 

Do đó, không ngạc nhiên khi nhu cầu xây dựng văn phòng số không giấy tờ, loại bỏ quy trình thủ công trở nên ngày càng cấp thiết. 

Một nền tảng văn phòng số tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý công việc, quy trình, ký duyệt giấy tờ, điều hành tác nghiệp từ xa sẽ thay thế cho những phương thức quản lý truyền thống. 

Từ đó, doanh nghiệp nâng cao năng suất nhân sự, giảm thiểu thời gian, chi phí và kiến tạo văn hóa nội bộ gắn kết. 

>> Bài viết không thể bỏ qua: Văn phòng số – Giải pháp tinh gọn bộ máy cho mọi doanh nghiệp

II. 7 yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số thành công

1. Chiến lược và lộ trình chuyển đổi

Chiến lược và lộ trình phù hợp là những yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số với các doanh nghiệp. Người quản lý, lãnh đạo cần xác định rõ ràng hướng phát triển, mục tiêu cần đạt được. Đồng thời, đánh giá chính xác mức độ trưởng thành số để doanh nghiệp tìm ra giải pháp công nghệ phù hợp nhất. 

Ví dụ, với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nguồn lực dồi dào có thể đầu tư một bộ giải pháp hoàn chỉnh, tránh việc phân mảnh dữ liệu rời rạc. Thế nhưng, những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mức độ trưởng thành số hạn chế nên ưu tiên giải pháp thân thiện, dễ cập nhật và tương thích với nhau. 

2. Nền tảng điện toán đám mây giúp truy cập và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng

Thay vì dành nhiều thời gian xử lý giấy tờ, sổ sách thủ công, văn phòng số tạo ra môi trường số hóa tiện ích nhất cho người dùng. Tất cả tài liệu, thông tin công việc đều được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. 

Điều này cho phép người dùng làm việc online mọi lúc mọi nơi. Nhà quản lý, lãnh đạo vừa giao việc, nhận báo cáo, vừa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu. Trong khi đó, nhân viên cũng dễ dàng theo dõi danh sách nhiệm vụ cần làm, thời hạn cần hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc. 

3. Khả năng tích hợp linh hoạt, kết nối mạnh mẽ 

Một doanh nghiệp phải quản lý nhiều mảng nghiệp vụ khác nhau như kế toán, bán hàng, nhân sự, điều hành chung… Nếu không có nền tảng liên kết tập trung, doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ thất thoát dữ liệu, quy trình phối hợp lỏng lẻo, làm giảm tốc độ phục vụ khách hàng. 

Vì vậy, giải pháp văn phòng số cần có khả năng kết nối những ứng dụng trong và ngoài hệ thống. Nó không chỉ giúp quy trình phối hợp trơn tru hơn mà còn tạo điều kiện cho tổ chức mở rộng quy mô theo nhu cầu kinh doanh. 

4. Hệ thống trao đổi thông tin hai chiều

Vấn đề quản trị nhân sự khi chuyển đổi số cũng đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Theo nghiên cứu, từ nay đến năm 2025, số lượng lao động thế hệ gen Z sẽ chiếm khoảng 35% thị trường lao động Việt Nam. 

Đây là thách thức lớn cho công tác tối ưu vận hành của doanh nghiệp. Những tổ chức vẫn duy trì cách làm truyền thống, không có quy trình rõ ràng sẽ không thể thu hút được nhân tài. 

Sự phát triển của văn phòng số được xem như giải pháp hàng đầu cho vấn đề này. Nền tảng văn phòng số tạo nền tảng cho người dùng trao đổi, cập nhật công việc trực tiếp trên phần mềm dù ở bất kỳ đâu. 

Qua đó, văn phòng số góp phần nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân sự. Họ được tập trung sáng tạo, thử nghiệm tư duy đổi mới thay vì mắc kẹt với những tác vụ thủ công. 

5. Bảo mật an toàn – Yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số

Một số lượng lớn nhân viên làm việc từ xa truy cập dữ liệu công ty từ các thiết bị khác nhau có thể gây ra nguy cơ mất an toàn thông tin. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lựa chọn nền tảng văn phòng số bảo mật chặt chẽ. 

Các tính năng như yêu cầu xác thực, phân quyền truy cập hay lưu vết lịch sử chỉnh sửa là những yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số giúp hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu.

6. Tính tương thích trên nhiều thiết bị

Nền tảng văn phòng số cần tương thích trên nhiều thiết bị, nhiều hệ điều hành khác nhau như iOS, Android, Window… Điều này đáp ứng nhu cầu xử lý công việc và thuận tiện cho nhà quản lý, nhân viên thường xuyên phải đi lại, ít có thời gian tại văn phòng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

7. Tinh thần và tư duy sẵn sàng cải tiến 

Thiết lập văn phòng số không phải quá trình chuyển đổi đơn giản. Quá trình này yêu cầu tất cả các thành viên cùng thay đổi phong cách làm việc cũ và tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ. 

Tinh thần sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp là khả năng và quyết tâm của toàn bộ đội ngũ để thích nghi với sự thay đổi của kỷ nguyên số. Đây là tinh thần tích cực không ngừng nỗ lực để tìm hiểu, ứng dụng và cải tiến các công nghệ số giúp tăng cường năng suất, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

>> [EBOOK] 5 bước lập văn phòng số tinh gọn – Xu thế làm việc của tương lai

III. MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu

MISA AMIS Văn phòng số do Công ty Cổ phần phát triển là bộ giải pháp tích hợp 7 ứng dụng tiện ích trên một nền tảng hợp nhất. MISA AMIS Văn phòng số cho phép doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc tinh gọn, không còn lãng phí thời gian, chi phí, nâng cao năng suất và kiến tạo văn hóa làm việc số chuyên nghiệp. 

Bộ giải pháp sở hữu đầy đủ các yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần để thiết lập văn phòng số thành công, nhanh chóng đem lại hiệu quả: 

• MISA AMIS Văn phòng số cung cấp khả năng làm việc từ xa mà người dùng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào trên thiết bị kết nối Internet. 
• Hệ thống quản lý thông minh của ứng dụng giúp người lãnh đạo, quản lý giao tiếp với nhân viên cùng các phòng ban trong cơ quan kịp thời, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm thực hiện công việc.
• MISA AMIS Văn phòng số nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS nên dễ dàng kết nối đến các ứng dụng bên trong và bên ngoài AMIS, tránh nhập liệu chồng chéo trên nhiều hệ thống, tốn kém nguồn lực.  
• Để hạn chế trường hợp dữ liệu bị truy cập/xóa bỏ trái phép, MISA AMIS Văn phòng số thiết lập chính sách theo dõi, phân quyền theo vị trí. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cài đặt tính năng chỉ truy cập dữ liệu từ mạng công ty hoặc theo thời gian nhất định. Đồng thời, bộ phận quản lý đều có thể kiểm tra được lịch sử thời gian, thiết bị đăng nhập và hoạt động của nhân viên. 

1. MISA AMIS Công việc – Ứng dụng giao việc, cập nhật tiến độ nhanh chóng

MISA AMIS Công Việc đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ giao, nhận việc, theo dõi tiến độ từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp. Ứng dụng này phù hợp với nhiều lĩnh vực như thiết kế, dịch vụ, thương mại, giáo dục,… và mọi quy mô tổ chức. 

MISA AMIS Công việc được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt, giao diện và cách thức sử dụng đơn giản. Nhờ đó, cả người quản lý và nhân viên đều có thể hoàn thành công việc hiệu quả, nhanh chóng.

2. MISA AMIS Quy trình – Ứng dụng tự động hóa các quy trình liên phòng ban

Để hỗ trợ doanh nghiệp phối hợp liên phòng ban, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng, MISA AMIS Quy trình thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện. 

Ứng dụng rút ngắn thời gian chờ đợi chuyển giao quy trình thủ công, tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể kết nối linh hoạt những mảng nghiệp vụ quan trọng và nâng cao năng suất của đội ngũ.

3. MISA AMIS WeSign – Ứng dụng ký tài liệu tiện lợi mọi lúc mọi nơi 

Nền tảng ký tài liệu MISA AMIS WeSign cho phép doanh nghiệp tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết truyền thống. Người dùng chỉ cần có thiết bị kết nối Internet để chuyển tiếp tài liệu, ký duyệt ở bất kỳ đâu. 

Bằng cách khắc phục tình trạng ký kết rườm rà, MISA AMIS WeSign góp phần cải tiến bộ máy vận hành trơn tru hơn. Đặc biệt, ứng dụng đã được Bộ Công Thương cấp phép dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Vì vậy, các doanh nghiệp cùng đối tác hoàn tâm yên tâm về sự đảm bảo pháp lý khi sử dụng. 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

4. MISA AMIS Mạng xã hội – Ứng dụng giao tiếp, truyền thông nội bộ kịp thời, nhất quán

MISA AMIS Mạng xã hội là ứng dụng giao tiếp, truyền thông mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho doanh nghiệp. Ứng dụng cập nhật thông tin, thông báo về những hoạt động của các nhóm khác hay cả doanh nghiệp. 

Nhân viên cùng nhau chia sẻ, trao đổi thông tin, phát triển kiến thức, chuyên môn. Bên cạnh đó, những nội dung chia sẻ sáng kiến, tuyên dương cá nhân xuất sắc cũng giúp nâng cao tinh thần thi đua nội bộ, tạo động lực để mọi người cố gắng phấn đấu. 

5. MISA AMIS Ghi chép – Ứng dụng lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn

Phần mềm ghi chép không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý văn bản, báo cáo riêng lẻ mà còn lưu giữ được nguồn lực tri thức của doanh nghiệp. Thay vì sử dụng hình thức lưu trữ truyền thống hay một số công cụ đơn lẻ, doanh nghiệp nên đầu tư bài bản vào một ứng dụng toàn diện.

MISA AMIS Ghi chép là một trong những ứng dụng ghi chép, quản lý tài liệu và lưu trữ tốt nhất hiện nay. Người dùng dễ dàng soạn thảo, chia sẻ, tổng hợp và tìm kiếm tài liệu nhanh gọn. Các hoạt động kinh doanh trở nên chuyên nghiệp, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát tài liệu.

6. MISA AMIS Phòng họp – Ứng dụng tìm kiếm, đặt trước phòng họp từ xa

MISA AMIS Phòng họp sở hữu nhiều tính năng tiện ích như: 

• Quản lý và đặt phòng tại nhiều khu vực, địa điểm khác nhau đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều cơ sở phân tán
• Chủ động kiểm tra tình trạng phòng trống, sắp xếp thời gian đặt phòng trên mọi thiết bị 
• Gửi thông báo đến các thành viên tham gia thông qua Email tự động, tiết kiệm thời gian tìm kiếm cho nhân sự phụ trách đặt lịch

7. MISA AMIS Tài sản – Ứng dụng quản lý tài sản thông minh

Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi hiệu quả hoạt động của các loại tài sản cố định. 

Lợi ích cho chủ doanh nghiệp: 

• Nắm bắt số lượng, tình hình sử dụng của từng bộ phận, để ra quyết định điều chuyển hoặc mua sắm hợp lý
• Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản định kỳ dựa trên định mức của từng vị trí công việc và kế hoạch nhân sự
• Công khai, minh bạch tình trạng sử dụng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân sự, giảm thiểu mất mát, hư hỏng tài sản chung

Lợi ích cho cán bộ phụ trách quản lý tài sản: 

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất trên phần mềm, giảm thiểu tình trạng chậm trễ, nhầm lẫn hay bỏ sót yêu cầu
• Thông tin tài sản được lưu trữ tập trung trên 1 hệ thống nên dễ dàng tra cứu, truy xuất và cập nhật 
• Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp kịp thời nhờ thông báo nhắc lịch thông minh, đảm bảo trạng thái tài sản tốt nhất 
• Tiết kiệm thời gian kiểm kê, kiểm đếm với tính năng quét QR code ngay trên điện thoại và tự động tổng hợp số liệu vào hệ thống

Lợi ích cho toàn bộ nhân viên: 

• Chủ động tra cứu, theo dõi danh sách tài sản được cấp phát, sử dụng. 
• Lập đề nghị cấp phát, thu hồi và xác nhận bàn giao tài sản theo yêu cầu công việc
• Gửi báo cáo về tài sản hư hỏng, mất mát ngay tức thời để bộ phận chuyên trách xử lý kịp thời, không ảnh hướng đến tiến độ công việc

Đặc biệt, báo giá bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, dễ dàng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý vận hành. Do đó, MISA AMIS Văn phòng số sẽ là lựa chọn hàng đầu để các doanh nghiệp tối ưu vận hành một cách hiệu quả, chính xác.

—————————

MISA AMIS Văn phòng số tự hào là giải pháp tối ưu vận hành đã được hơn 250.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn và triển khai thành công. 

Đăng ký dùng thử miễn phí ngay bộ giải pháp để xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công và nâng cao hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp ngay hôm nay.

• Miễn phí dùng thử đầy đủ trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư với đầy đủ tính năng.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.