Rà soát chứng từ kế toán cuối năm

Cuối năm là thời điểm kế toán cần kiểm tra, rà soát lại toàn bộ chứng từ kế toán trong năm. Chi tiết những đầu mục công việc rà soát hay cách thức thực hiện chi tiết như thế nào, một số lỗi sai kế toán thường gặp là gì, mời bạn đọc cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

Căn cứ pháp lý:

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13
• Nghị định số 174/2016/NĐ-CP
• Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Quy định của Luật kế toán về Chứng từ kế toán

Kế toán trước tiên phải đảm bảo chứng từ kế toán của doanh nghiệp tuân thủ các nội dung căn bản theo yêu cầu của Luật kế toán. 

• Khái niệm “Chứng từ kế toán”: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. (Điều 3- Luật Kế toán số 88/2015/QH13)

• Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định. (Điều 5- Nghị định số 174/2016/NĐ-CP)

• Các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán bắt buộc phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Điều 16-Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như sau:

• • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 

• Về lập và quản lý chứng từ kế toán, kế toán cần chú ý một số yêu cầu trong theo Điều 18 và Điều 21 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như sau:
  • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
  • Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

• Ký chứng từ kế toán: 

Điều 19- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau: 

• • Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
  • Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Như vậy: Yêu cầu đầu tiên đối việc việc rà soát chứng từ kế toán cuối năm là đảm bảo chứng từ tuân thủ đúng các yêu cầu về nội dung, về lập và quản lý chứng từ, về ký chứng từ kế toán chi tiết như nêu trên. 

2. Các đầu mục rà soát chứng từ kế toán cuối năm

Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp mà mỗi kế toán có thể tập trung rà soát các nhóm chứng từ khác nhau. 

Ví dụ: Các doanh nghiệp dịch vụ, chi phí chủ yếu là nhân công, kế toán sẽ tập trung rà soát hồ sơ lương. Một số doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do tính chất quan trọng của khoản mục hàng hóa, kế toán lại tập trung rà soát hóa đơn mua hàng, chứng từ nhập xuất kho, …

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách rà soát chứng từ kế toán cuối năm khác nhau, tùy theo kinh nghiệm, thói quen, đặc thù của doanh nghiệp. 

Bạn đọc có thể tham khảo chi tiết cách thức rà soát 6 nhóm chứng từ cần rà soát vào thời điểm cuối năm như sau: 

2.1. Rà soát bộ chứng từ kế toán tiền

• Bộ chứng từ kế toán tiền thường bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,…
• Nguyên tắc rà soát bộ chứng từ kế toán tiền: 

• • Tất cả các nghiệp vụ thu, chi tiền doanh nghiệp đều phải được thể hiện trong một trong các chứng từ sau: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu hoặc ủy nhiệm chi. Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi phải được được đánh số liên tục theo tháng hay theo năm tùy thuộc yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, đảm bảo nhất quán trong năm tài chính. 
  • Các chứng từ kế toán tiền phải được sắp xếp thành quyển gọn gàng và theo trình tự logic về thời gian.

• Các lưu ý rà soát bộ chứng từ kế toán tiền:

• • Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ cần đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện đúng mục đích thu, chi tiền và các tài liệu kèm theo. 
  • Phiếu thu phải có chữ ký người nộp tiền và phiếu chi phải có chữ ký người nhận tiền.
  • Số phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi cần đảm bảo tính liên tục theo trình tự thời gian. 
  • Tùy theo số lượng chứng từ tiền mà kế toán có thể đóng thành quyển, file theo tháng, quý, năm…, ở đầu mỗi quyển phải có Sổ kế toán kèm theo để đảm bảo đối chiếu số liệu. 

• Một số lỗi thường gặp với chứng từ kế toán tiền: 

• • Thời điểm lập chứng từ thu, chi tiền không đúng với thời điểm thực thu, thực chi tiền mặt: Đây là lỗi thường gặp ở rất nhiều doanh nghiệp do kế toán thường thực hiện lập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm sau thời điểm thu được tiền hoặc đã chi ra khỏi quỹ. Đặc biệt, một số doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ thu, chi tiền liên tục, nhỏ lẻ thì sai sót này thường rất hay xảy ra.

=> Kế toán phải đảm bảo lập chứng từ thu, chi tiền đúng thời điểm nhằm phản ánh nghiệp vụ và số dư tiền một cách đúng đắn và kịp thời tại mọi thời điểm. 

• • Phiếu thu không có chữ ký của người nộp tiền, phiếu chi không có chữ ký của người nhận tiền. Chứng từ thu, chi tiền không đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Thông thường do số lượng nghiệp vụ thu, chi tiền trong hầu hết các doanh nghiệp thường rất nhiều, nên việc ký sót chữ ký thường rất hay xảy ra trên các chứng từ tiền. 

=> Kế toán phải đảm bảo yêu cầu ký chứng từ kế toán theo pháp luật. Kế toán cần đặc biệt lưu ý chữ ký của người nộp tiền và người nhận tiền. Đây là bằng chứng quan trọng để giải quyết các tranh chấp (nếu có). 

• • Chứng từ tiền không được đánh số liên tục theo trình tự thời gian: Ví dụ: Ngày 18/12/2022, doanh nghiệp có số phiếu thu là: PT-1452, tuy nhiên ngày 19/12/2022, doanh nghiệp lại có số phiếu thu là: PT-1451. 

=> Kế toán phải kiểm tra lại tính liên tục của chứng từ theo trình tự thời gian để đảm bảo tính logic về số chứng từ. 

2.2. Rà soát chứng từ mua sắm Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Hàng tồn kho,… và hồ sơ thanh lý TSCĐ, CCDC

• Nguyên tắc rà soát với bộ hồ sơ mua sắm tài sản (TSCĐ, CCDC, HTK,…)

• • Tất cả các bộ hồ sơ mua sắm phải đảm bảo đầy đủ hóa đơn hợp pháp, chứng từ theo quy trình nội bộ và các quy định của cơ quan thuế.  
  • Bộ chứng từ mua sắm các loại Tài sản: TSCĐ, CCDC, HTK,… cần thể hiện sự tuân thủ quy trình mua sắm, quy trình kiểm soát…của đơn vị. 
  • Trường hợp doanh nghiệp không có các quy trình mua sắm nội bộ thì kế toán ưu tiên rà soát đầy đủ các tài liệu căn bản gồm: Kế hoạch mua sắm hàng năm, Báo giá, Đặt hàng, Hợp đồng, Hóa đơn, Biên bản bàn giao/ Biên bản nghiệm thu,  Thanh lý hợp đồng, Phiếu nhập kho…

• • Tài sản cố định, công cụ dụng cụ sau khi mua sắm, khi đưa vào sử dụng phải có Biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng, trừ trường hợp các công cụ, dụng cụ có giá trị quá nhỏ, hạch toán thẳng chi phí trong kỳ. 
  • Nếu số lượng bộ hồ sơ quá nhiều thì rà soát các bộ hồ sơ tài sản có giá trị cao hoặc tài sản bất thường (lần đầu doanh nghiệp mua sắm). 
  • Hồ sơ thanh lý tài sản: Thanh lý tài sản thường là hoạt động không thường xuyên của doanh nghiệp do vậy rất ít đơn vị xây dựng quy trình và tài liệu cho việc này. Tuy nhiên, nếu có hoạt động này, kế toán cần lưu ý theo Điều 35- Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau: 

“Khi có TSCĐ thanh lý, doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định. Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ”

• Lưu ý rà soát với từng loại tài sản:

• • Hàng tồn kho: Đầy đủ biên bản nhập xuất kho hàng hóa với đầy đủ chữ ký của người nhận hàng. 

• • Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ:

Đảm bảo đầy đủ các tài liệu chứng minh tài sản được mua sắm dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Kế hoạch mua sắm tài sản, Phương án mua sắm tài sản (Đấu thầu, chỉ định thầu,…), Biên bản giao nhận tài sản, Biên bản bàn giao tài sản vào sử dụng,…

Hồ sơ tài sản cố định phải được đóng thành bộ đối với từng tài sản riêng biệt, rõ ràng và dễ hiểu. 

• Các lỗi thường gặp và hướng dẫn hoàn thiện: 

• • Không có Biên bản bàn giao tài sản vào sử dụng, bộ phận sử dụng: Đây là căn cứ quan trọng để kế toán trích khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao hoặc tính thẳng vào chi phí bộ phận. 

=> Hướng dẫn hoàn thiện: Kế toán lưu ý bổ sung tài liệu này làm cơ sở hạch toán chi phí. 

• • Thanh lý tài sản không đầy đủ hồ sơ: Do thanh lý tài sản là hoạt động ít phát sinh của doanh nghiệp, nhiều kế toán không chú ý đến tính đầy đủ của các hồ sơ. 

=> Hướng dẫn hoàn thiện: Bộ chứng từ thanh lý tài sản cần có các các giấy tờ sau: 

• • Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản
  • Quyết định thanh lý tài sản
  • Biên bản họp của Hội đồng thanh lý tài sản
  • Biên bản kiểm kê tài sản
  • Biên bản đánh giá lại tài sản (nếu có);
  • Biên bản thanh lý TSCĐ;
  • Hợp đồng kinh tế về bán TSCĐ được thanh lý;
  • Hóa đơn bán TSCĐ;
  • Biên bản giao nhận TSCĐ.

>> Xem thêm: Hướng dẫn rà soát khoản mục TSCĐ, bất động sản đầu tư khi lập BCTC

2.3. Rà soát hồ sơ/Thư xác nhận công nợ

• Mục đích Rà soát hồ sơ/Thư xác nhận công nợ:

Các hồ sơ và giấy tờ liên quan đến xác nhận công nợ là cơ sở để kế toán phát hiện các chênh lệch công nợ và điều chỉnh kịp thời. 

Thư xác nhận công nợ cũng là bằng chứng quan trọng để khẳng định số dư công nợ của doanh nghiệp là chính xác và tăng sự tin tưởng của người đọc với BCTC của doanh nghiệp. 

• Rà soát Hồ sơ/Thư xác nhận công nợ:
  • Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ/thư xác nhận công nợ tại thời điểm cuối kỳ đối với mọi đối tượng công nợ. Trường hợp không có hồ sơ phải ghi chú lại rõ lý do và lưu trữ các bằng chứng hoặc tài liệu thay thế khác như: Hợp đồng, Hóa đơn, chứng từ chứng minh thanh toán ngay sau niên độ (Phiếu thu, phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi,…) 
  • Kế toán đặc biệt lưu ý thư xác nhận của các khoản mục công nợ có số dư lớn, mà khi kế toán xem xét về tính trọng yếu thì có thể ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 
  • Trên thư xác nhận công nợ cần có chi tiết danh sách hóa đơn hình thành nên số dư công nợ cuối nợ cuối kỳ. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do vậy, kế toán cần rất thận trọng kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác của thông tin trên thư xác nhận. 

2.4. Rà soát bộ chứng từ lương 

• Kiểm tra và rà soát tính đầy đủ hồ sơ lao động làm việc tại doanh nghiệp:

Để làm căn cứ xác định chi phí lương, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động theo quy trình tuyển dụng của tất cả các nhân sự làm việc tại doanh nghiệp, thông thường bao gồm các tài liệu sau: Hồ sơ tuyển dụng (Đơn xin việc, hồ sơ cá nhân, Thư mời làm việc,…), Hợp đồng lao động, Quyết định tăng lương, Quyết định điều chuyển, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định bãi miễn, Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,…

• Kiểm tra và rà soát bảng chấm công, bảng lương và chứng từ chi lương: 

Sau khi khẳng định tính đầy đủ về mặt hồ sơ lao động của doanh nghiệp, kế toán cần rà soát lại tính đầy đủ, chính xác của bảng chấm công, bảng lương và chứng từ chi lương. 

Với doanh nghiệp thường xuyên có nợ đọng lương thì việc kiểm tra chứng từ chi lương là hết sức quan trọng vì là đây cơ sở để tính toán chi phí lương được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế TNDN.  

• Rà soát hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tương ứng với hồ sơ lương của doanh nghiệp. 

Ngoài việc phải tuân thủ các quy định của thuế liên quan đến chi phí lương thì kế toán cũng cần đối chiếu song song với hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Phần này kế toán có thể cùng đối chiếu với nhân sự phụ trách BHXH của doanh nghiệp để 2 bên có số liệu khớp đúng. 

• Các lỗi thường gặp và hướng dẫn hoàn thiện: 

• • Hồ sơ lao động không đầy đủ: Đây là lỗi rất thường gặp ở doanh nghiệp có quy mô nhỏ, các lao động chỉ có hợp đồng lao động, không có các giấy tờ khác liên, khi có điều chỉnh lương, không có phụ lục hoặc quyết định tăng/giảm lương. 

=> Kế toán cần yêu cầu bộ phận liên quan hoặc người phụ trách trực tiếp cung cấp đầy đủ hồ sơ lao động, nhằm chứng minh cho các chi phí lương hạch toán của doanh nghiệp là hợp lệ. 

• • Không có quy chế lương, thưởng:  Nếu các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì các khoản lương, thưởng sẽ là chi phí không được trừ theo điều 6-Thông tư 78/2014/TT-BTC. 

=> Kế toán cần lưu ý quy chế liên quan đến lương thưởng của doanh nghiệp khi rà soát hồ sơ lương để đảm bảo các khoản chi lương đáp ứng các yêu cầu về chi phí được trừ khi kê khai thuế TNDN. 

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn phân bổ thuế TNDN theo các trường hợp

2.5. Bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra

Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán tài sản, chi phí và thuế GTGT đầu vào, hóa đơn đầu ra là cơ sở để hạch toán doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Do vậy, việc kiểm tra lại tính hợp lệ và hợp pháp của bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra là công việc quan trọng mà kế toán cần chú trọng rà soát vào thời điểm cuối năm. 

• Nguyên tắc rà soát hóa đơn đầu vào và đầu ra: 
  • Nếu số lượng hóa đơn ít thì rà soát toàn bộ, hạn chế tối thiểu các sai sót, nhầm lẫn trên hóa đơn. Nếu số lượng hóa đơn quá lớn thì tập trung kiểm tra: Các hóa đơn có giá trị lớn, hóa đơn bất thường và các hóa đơn xung quanh thời điểm cuối năm tài chính. 
  • Các thông tin trên hóa đơn cần điền chính xác bao gồm:
    • • Ngày tháng năm của hóa đơn (Thời điểm lập hóa đơn)
      • Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
      • Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
      • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;
      • Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng;
      • Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
      • Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất;
      • Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng;
      • Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
      • Kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên các hóa đơn đầu vào: 

Thao tác kiểm tra này cũng vô cùng nhanh chóng, nên để đảm bảo thận trọng, kế toán nên kiểm tra lại tình trạng hoạt động của toàn bộ các nhà cung cấp trong kỳ tại trang web chính thức của Tổng cục thuế theo đường dẫn sau:  http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

• Rà soát hóa đơn đầu vào nên kết hợp song song cùng với rà soát lại hồ sơ chi phí của doanh nghiệp. 

Để tiết kiệm thời gian, kế toán nên kết hợp kiểm tra hóa đơn đầu vào tương ứng với các chi phí, làm cơ sở ghi nhận chi phí được trừ, chi phí không được trừ. Công việc này có thể giúp kế toán chủ động loại ra các hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế và không phải chi phí được trừ của doanh nghiệp. 

Kế toán cập nhật lại điều kiện chi phí được trừ, chi phí không được trừ tại 3 thông tư thuế TNDN hiện hành gồm: 

• • Thông tư số 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018
  • Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015
  • Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014

• Rà soát hóa đơn đầu ra tương ứng cùng với hồ sơ doanh thu: 
  • Kiểm tra bảng kê hóa đơn đầu ra: Kế toán cần kiểm tra lại bảng kê hóa đơn đầu ra và doanh thu ghi nhận trên sổ sách kế toán, mọi chênh lệch (nếu có) cần ghi chú và giải thích rõ và xử lý phù hợp bản chất nghiệp vụ, tránh mất thời gian xem lại khi có thanh, kiểm tra. 

• • Kiểm tra hồ sơ doanh thu tương ứng với hóa đơn đầu ra:
    • Tùy theo đặc thù doanh nghiệp và quy trình ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp mà bộ hồ sơ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ theo quy trình ghi nhận doanh thu hoặc quy trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp. 
    • Một số trường hợp doanh nghiệp đã phải xuất hóa đơn đầu ra, nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu trên sổ sách kế toán như: tạm ứng theo hợp đồng… Kế toán phải ghi chú lại các hóa đơn này làm cơ sở giải trình khi bị kiểm tra. 

•  Các lỗi thường gặp và hướng dẫn hoàn thiện: 
  • Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp đã bỏ trốn, đã ngừng hoạt động,… 

Đây cũng là nỗi lo lắng của rất nhiều kế toán doanh nghiệp. Các hóa đơn đầu vào của các nhà cung cấp đã bỏ trốn, đã ngừng hoạt động sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các chi phí của các hóa đơn đầu vào này cũng là chi phí bị loại khi quyết toán thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đối diện với rủi ro liên quan đến việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc quy vào việc mua bán hóa đơn. 

• • Hướng dẫn hoàn thiện: 

Kế toán nên có bằng chứng chứng minh rõ ràng, cụ thể về việc đã thực mua bán hàng hóa/dịch vụ và đã thanh toán đến người bán. Ngoài ra, đối với các nhà cung cấp lạ, ít giao dịch, kế toán có thể in bảng tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp tại thời điểm doanh nghiệp mua hàng hóa/dịch vụ. Nếu có thể hoặc thuận tiện, kế toán có thể thu thập thêm bằng chứng về việc nhà cung cấp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với các hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp đến doanh nghiệp. 

• • Thời điểm lập hóa đơn đầu ra không phù hợp với quy định trong các thông tư thuế:

Kế toán cần lưu ý cập nhật quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9- Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh tình trạng lập hóa đơn đầu ra không đúng thời điểm.

2.6. Rà soát hồ sơ kiểm kê cuối năm của doanh nghiệp

• Quy định của pháp luật về kiểm kê tài sản: Điều 40 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 đưa ra quy định về kiểm kê tài sản như sau: 
  • Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
  • Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm.
  • Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Tài sản cần kiểm kê được hiểu là toàn bộ các tài sản của doanh nghiệp gồm: Tiền, Hàng tồn kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ… Kiểm kê tài sản là công việc bắt buộc phải thực hiện vào thời điểm cuối năm của kế toán theo quy định của Luật Kế toán, doanh nghiệp cần có một kế hoạch kiểm kê cho toàn bộ các loại tài sản của doanh nghiệp mình.

• Hồ sơ kiểm kê tài sản: Công tác kiểm kê của doanh nghiệp vào thời điểm cuối năm cần được thể hiện trên bộ hồ sơ kiểm kê tài sản. Hồ sơ kiểm kê tài sản của doanh nghiệp cần có các giấy tờ sau: 

• Các lỗi thường gặp và hướng dẫn hoàn thiện: 
  • Kế toán phải lưu ý với chủ doanh nghiệp về tính chất bắt buộc về kiểm kê tài sản theo Luật kế toán. Một số kế toán chưa nắm rõ quy định của Luật kế toán về kiểm kê dẫn đến việc cuối năm doanh nghiệp hoàn toàn không thực hiện kiểm kê tài sản. Vấn đề này thường khá phổ biến ở các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH MTV do một cá nhân làm chủ,…
  • Biên bản kiểm kê thực tế tài sản cố định, hàng tồn kho,… không có ghi chú tình trạng/phẩm chất: Một số công ty khi kiểm kê tài sản, chỉ kiểm đếm về mặt số lượng, không rà soát về tình trạng chất lượng/phẩm chất của tài sản sản được kiểm kê. Việc xem xét tình trạng chất lượng/phẩm chất của tài sản là vô cùng quan trọng vì đó là cơ sở để xem xét trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hay lên kế hoạch sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ. 

• • Không có báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê: Do không nắm rõ quy định của Luật kế toán nên một số kế toán chỉ dừng lại ở Biên bản kiểm kê, mà không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Kế toán lưu ý đây là yêu cầu bắt buộc theo Luật kế toán như đã nêu trên. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê cần nêu đầy đủ các thông tin cần thiết về số lượng, chất lượng tài sản được kiểm kê. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê cần được ký xác nhận bởi các bên liên quan, thường bao gồm kế toán phụ trách phần hành, thủ kho, kế toán trưởng, bộ phận sử dụng tài sản, chủ doanh nghiệp.

Số lượng chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp thường rất nhiều, tuy nhiên kế toán có thể căn cứ vào đặc thù, tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để tập trung rà soát kỹ lưỡng một số đầu mục chứng từ quan trọng hoặc bất thường trong năm. Kế toán cũng cần nắm rõ các quy định của pháp luật và cập nhật các quy định trong các thông tư thuế liên quan nhằm đảm bảo chứng từ kế toán là đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hiểu biết cơ bản về cơ sở dẫn liệu áp dụng vào rà soát số liệu kế toán

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn!

Dùng ngay miễn phí

Tổng hợp: Nguyễn Huyền Trang