Nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng email trong tuyển dụng, MISA AMIS HRM muốn chia sẻ với bạn 25+ mẫu email chuyên nghiệp cho mọi tình huống tuyển dụng. Nếu bạn là một nhà tuyển dụng hay một chủ doanh nghiệp, bạn không nên bỏ qua bộ công cụ này để chuẩn hóa quy trình tuyển dụng ngay từ những bước đầu tiên.

TẢI MIỄN PHÍ – 25+ MẪU TEMPLATE EMAIL TUYỂN DỤNG CHUYÊN NGHIỆP

MISA AMIS tin rằng, với những mẫu email này, doanh nghiệp của bạn sẽ đem tới cho ứng viên những trải nghiệm hài lòng nhất và thu hút nhân tài trong môi trường tuyển dụng đầy cạnh tranh hiện nay.

1. Vì sao nên sử dụng email trong tuyển dụng?

Trong thời đại kỹ thuật số, Email trở thành phương tiện liên lạc không thể thiếu trong mọi ngành nghề, công việc. Email giúp việc gửi thông tin một cách nhanh chóng, ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung cần trao đổi. 

Hiện nay email đã phổ biến đến nỗi hầu như mỗi người đều sở hữu cho mình ít nhất một email cá nhân hoặc email công ty. Thông tin giao tiếp giữa ứng viên và doanh nghiệp chủ yếu qua email, mỗi thông tin gửi đi là sự thể hiện rõ nhất quy trình tuyển dụng của bạn có chuyên nghiệp hay không. 

Nhiều ứng viên tỏ ra bức xúc và có những đánh giá không tốt trên mạng xã hội khi nhận được thư mời phỏng vấn với thông tin địa chỉ, thời gian không rõ ràng hoặc nhận được email với ngôn từ thiếu chuyên nghiệp, sai lỗi chính tả.

Điều đó cho thấy viết email tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả tuyển dụng và hình ảnh thương hiệu của mỗi công ty.

Đọc thêm: Ebook Cẩm nang tuyển dụng – Đọc vị ứng viên trong 3 phút

2. 25+ Template email chuyên nghiệp trong tuyển dụng HR có thể tham khảo

2.1 Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển, việc gửi một lời hồi đáp đến ứng viên là vô cùng quan trọng. Hành động này giúp ứng viên có thể yên tâm rằng hồ sơ của họ đã đến tay nhà tuyển dụng và kỳ vọng thời gian có kết quả. 

Nội dung của thư cần ngắn gọn, tiêu đề rõ ràng và đi thẳng vào mục đích. Trong thư bạn chỉ cần gửi lời cảm ơn, thông báo đã nhận được được hồ sơ của ứng viên và dự kiến thời điểm gửi kết quả vòng loại. 

Nhà tuyển dụng cũng nên đính kèm các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website, fanpage để tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu.

Như vậy, chỉ cần dành 5 phút soạn thư, đã có thể tạo một bức thư chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt ứng viên, giúp họ yên tâm và được nhắc nhở về thời gian chờ kết quả và chuẩn bị cho vòng tiếp theo (nếu được chọn). 

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.2 Mẫu thư mời tham gia buổi test chuyên môn

Bình thường khi gửi hồ sơ, ứng viên sẽ gửi với mẫu chung, tập trung vào kinh nghiệm làm việc trong quá khứ và các kỹ năng hiện có. Với một số công ty yêu cầu năng lực chuyên môn cao, sẽ cần đến các bước tuyển dụng nghiêm ngặt hơn, thường là một bài test chuyên môn trước khi phỏng vấn chính thức. Nội dung bài test được thiết kế riêng phù hợp với từng yêu cầu của vị trí tuyển dụng. 

>>> Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.3 Mẫu thư mời tham gia phỏng vấn

Sau quá trình xây dựng chân dung ứng viên, sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ có một danh sách các ứng viên tiềm năng. Bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng thường là cuộc gọi trao đổi qua điện thoại, Zoom, Skype hoặc gặp mặt trực tiếp. 

Thư mời tham gia phỏng vấn là điều bắt buộc thể hiện quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, giúp ứng viên thấy nhà tuyển dụng thực sự đầu tư công sức và mong muốn tuyển được nhân tài. 

Với mục đích này, email mời tham gia phỏng vấn nên có tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn. Nội dung cần thể hiện với văn phong chuyên nghiệp, lịch sự, thể hiện được mục đích của buổi phỏng vấn. Nhà tuyển dụng cần ghi rõ thời gian, địa điểm, cách thức thực hiện (phỏng vấn qua điện thoại, skype, zoom hay google meet..) và dự kiến kéo dài bao lâu. 

Nhà tuyển dụng cũng nên cung cấp thêm thông tin người liên lạc và nhắc nhở những lưu ý hoặc thiết bị cần chuẩn bị nếu có. Đặc biệt, đừng quên gửi lời cảm ơn đến ứng viên để thể hiện thành ý, mong muốn được gặp mặt, trao đổi từ đó làm rõ thêm một số mục trong vị trí đang tuyển dụng.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.4 Mẫu thư từ chối ứng viên

Dù bận trăm công nghìn việc nhưng nhà tuyển dụng vẫn nên dành thời gian để viết thư từ chối với ứng viên chưa đáp ứng đủ tiêu chí. Một số nhà tuyển dụng lựa chọn im lặng, không gửi thông báo để ứng viên ngầm hiểu rằng họ đã bị đánh trượt. 

Tuy nhiên cách làm này sẽ  thường mang lại ấn tượng không tốt với ứng viên và họ sẽ cảm thấy thiếu sự tôn trọng từ nhà tuyển dụng.

Trong thư từ chối, nhà tuyển dụng cần giải thích được lý do tại sao phải đưa ra lời từ chối. Ví dụ tại thời điểm hiện tại, ứng viên có kinh nghiệm làm việc nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. 

Nhà tuyển dụng nên khéo léo từ chối và gợi ý rằng ứng viên vẫn còn cơ hội ứng tuyển với vị trí phù hợp hơn trong tương lai. Trong trường hợp ứng viên hoàn toàn không đủ điều kiện thì nhà tuyển dụng cũng sẽ đưa ra những lý do tế nhị thay vì từ chối thẳng thừng, và gửi tới ứng viên những lời chúc tốt đẹp.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.5 Mẫu thư mời nhận việc 

Sau khi phỏng vấn thành công, lá thư này sẽ gửi đến ứng viên với mục đích mời họ về “đầu quân” cho công ty mình. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, có thể ứng viên sẽ đồng ý hoặc từ chối lời mời, do họ có thể có nhiều sự lựa chọn từ các công ty khác nhau. 

Chính vì thế, thư mời nhận việc là yếu tố quan trọng để ứng viên có quyết định gia nhập công ty bạn hay không. Một bức thư thiếu chuyên nghiệp, cẩu thả, sẽ khiến ứng viên cảm thấy nghi ngại, băn khoăn trước quyết định của mình.

Một thư mời nhận việc cần đáp ứng được các tiêu chí:

• Thông tin rõ ràng, đầy đủ: Thư mời nhận việc có nhiệm vụ tổng kết lại các ý chính trong quá trình phỏng vấn đã nói tới: vị trí (chức danh, phòng ban, mô tả công việc), thông tin về lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác. Thời gian làm việc và những quy định chính của công ty. 
• Thể hiện thiện chí ở những lời hứa hẹn: Nhà tuyển dụng cần nêu bật được ý muốn giúp ứng viên phát triển bản thân, lộ trình thăng tiến rõ ràng, sẵn sàng giúp đỡ để ứng viên phát huy được hết khả năng của mình.
• Trình bày chuyên nghiệp: Thư mời nhận việc là yếu tố quyết định để ứng viên “chốt đơn”. Vì vậy nhà tuyển dụng cần tránh mắc phải những lỗi cơ bản và bị mất điểm trong mắt ứng viên như sử dụng câu văn rườm rà, không rõ nghĩa hoặc sai lỗi chính tả, font chữ màu mè hoặc sử dụng nhiều font chữ trong một email.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.6 Mẫu thư nhờ nội bộ giới thiệu ứng viên

Khi công ty có một vị trí mới mở, nhà tuyển dụng nào cũng muốn có được càng nhiều lựa chọn ứng viên càng tốt. Vậy nhưng ít nhà tuyển dụng biết rằng, viết một email nhờ nội bộ nhân viên công ty giới thiệu ứng viên lại có những hiệu quả vô cùng bất ngờ.

Khi nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên thông qua việc giới thiệu, nhân viên mới này sẽ hòa nhập nhanh hơn. Bên cạnh đó, nhân viên trong nội bộ cũng sẽ cảm thấy mình đã góp phần đóng góp cho công ty và cố gắng hết sức để giúp người được giới thiệu học và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra, cách tuyển dụng này cũng góp phần tạo môi trường gắn bó giữa nhân viên giống như một gia đình, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc, giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Trong email, nhà tuyển dụng cần đề cập cụ thể những tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, các yêu cầu bắt buộc hoặc được ưu tiên. Nhà tuyển dụng cũng có thể bật mí phần thưởng (nếu có) trong trường hợp giới thiệu được ứng viên phù hợp. 

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.7 Mẫu thư liên hệ với ứng viên trong kho tiềm năng

Để tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng luôn có một danh sách chờ các ứng viên chưa đủ điều kiện cho đợt tuyển dụng trước, nhưng có thể sẽ là nguồn ứng viên phù hợp cho vị trí hiện tại. 

Soạn thảo một email liên hệ với ứng viên trong kho tiềm năng là một điều không hề dễ dàng, nó thậm chí còn phụ thuộc vào việc bạn đã từ chối ứng viên đó ở lần tuyển dụng trước như thế nào, bạn đã để lại ấn tượng với họ ra sao. 

Trong email nhà tuyển dụng cần trình bày rõ lý do tại sao bạn quyết định liên hệ lại với ứng viên và vì sao ứng viên có thể phù hợp cho công việc lần này.

Mục đích thư này nên nhằm để khởi đầu lại một mối quan hệ, thể hiện rằng nhà tuyển dụng đang tuyển vị trí mới và bạn rất muốn được trao đổi với ứng viên nếu họ có hứng thú. 

Bạn cũng phải nói rõ với ứng viên rằng quá trình tuyển dụng vẫn sẽ theo đúng quy trình để ứng viên không quá đặt kỳ vọng, bởi vì sẽ rất tệ nếu như bị loại đến lần thứ hai. Do vậy bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng danh sách các ứng viên cũ muốn liên hệ lại và cách viết email sao cho phù hợp.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.8 Mẫu thư mời cho ứng viên thụ động

Nếu đang có nhu cầu tuyển người, có thể nhà tuyển dụng sẽ muốn chiêu mộ nhân tài là các ứng viên thụ động – họ là những người có năng lực nhưng lại đang không thực sự có nhu cầu tìm việc. 

Họ hài lòng với công việc hiện tại do họ mang lại giá trị và có những đóng góp tích cực cho công ty mình đang làm việc. Không gì tuyệt vời hơn việc “săn” được những ứng viên sáng giá này đầu quân cho công ty của bạn, sở hữu nhiều nhân tài là yếu tố quyết định cho sự phát triển và thành công của công ty trong tương lai. 

Liên hệ với một ứng viên thụ động sẽ khó khăn hơn so với những ứng viên bình thường, những thư này thường sẽ có tỉ lệ phản hồi tương đối thấp. 

Vì thế, thư mời cần thể hiện được sự chuyên nghiệp, thiện chí, và nêu bật được sự khác biệt của công ty của bạn và những lợi ích đem lại nếu như ứng viên cân nhắc làm việc. 

Thư mời cũng nên ngắn gọn, đi vào trọng tâm bằng những thông tin quan trọng nhất như Vị trí, mô tả công việc, các chế độ lương thưởng phúc lợi và cơ hội thăng tiến. Nhà tuyển dụng cũng đừng quên gửi kèm email, số điện thoại, website công ty để ứng viên tìm hiểu thêm thông tin và có thể liên hệ với bạn bất cứ khi nào.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.9 Mẫu thư chào mừng nhân viên mới

Thư chào mừng nhân viên mới rất có ý nghĩa, nó thể hiện sự chào đón chính thức đầu tiên, tạo ra bầu không khí thân thiện, gắn bó, kết nối giữa các thành viên trong công ty. 

Là một thành viên mới, ngày đầu tiên đi làm chắc hẳn ứng viên sẽ rất bỡ ngỡ và choáng ngợp. Một bức thư chào đón vừa là để giới thiệu thành viên mới cho các thành viên còn lại, vừa là sự khích lệ, giúp thành viên mới tự tin, sớm hòa nhập vào văn hóa chung của toàn công ty.

Người gửi thư chào mừng nên là người phụ trách bộ phận nhân sự hoặc do chính người quản lý trực tiếp của nhân viên đó viết. Ấn tượng ban đầu cực kỳ quan trọng giúp tạo nên những suy nghĩ thiện cảm bền lâu. 

Chính vì vậy, thư chào mừng cần thể hiện sự nồng nhiệt, thiện chí để nhân viên mới cảm nhận được sự trân trọng mà công ty dành cho mình. 

Ngoài ra, các HR cũng không thể bỏ qua một số mẫu template Email này, nó sẽ giúp công việc tuyển dụng, quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn:

• MẪU EMAIL THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
• MẪU EMAIL TIẾP CẬN & GIỚI THIỆU JOB CHO ỨNG VIÊN TIỀM NĂNG
• MẪU EMAIL THÔNG BÁO THAY ĐỔI, THUYÊN CHUYỂN NHÂN SỰ
• MẪU EMAIL THÔNG BÁO THAY ĐỔI CHÍNH SÁCH CÔNG TY
• MẪU EMAIL CẢM ƠN SAU KHI THAM GIA PHỎNG VẤN
• Và các mẫu Email khác

Mời bạn download trọn bộ mẫu Email: Tại đây

3. Kết luận

Với những gợi ý trên đây, MISA AMIS mong rằng bạn đã nắm được các thông tin cần thiết và áp dụng vào công việc một cách hữu ích nhất. Nhà tuyển dụng cũng nên lưu ý rằng nội dung thư phản hồi cũng cần thay đổi linh hoạt, không nhất thiết theo một cấu trúc nhất định. 

Nó phụ thuộc vào việc nhà tuyển dụng muốn truyền đạt đến ứng viên những thông điệp gì, và tùy chỉnh sao cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, cần phải giữ tuân thủ sao cho nội dung thư ngắn gọn, súc tích, tuyệt đối không sai lỗi chính tả hoặc lời văn cẩu thả gây mất thiện cảm đến ứng viên.

MISA AMIS xin gửi tới bạn đọc bộ 25+ mẫu template email chuyên nghiệp dành cho mọi tình huống tuyển dụng đính kèm ví dụ cụ thể. Mời bạn đọc click vào phần TẢI NGAY để lưu lại bộ tài liệu bổ ích này nhé.

Nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc viết email tuyển dụng, các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm những phần tuyển dụng, quản lý nhân sự để hỗ trợ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí mà còn quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

AMIS Tuyển dụng là một trong những phần mềm tối ưu, chuyên nghiệp mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Để nhận được tư vấn chi tiết từ chuyên gia và dùng thử phần mềm miễn phí, mời quý anh chị để lại thông tin TẠI ĐÂY.