Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Kể từ khi hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ra đời, có nhiều quy định mới liên quan tới lập, xuất, điều chỉnh sai sót trên hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, kế toán cần làm gì để thay đổi thông tin địa chỉ trên hóa đơn. Trong bài viết này, MISA AMIS Kế toán tổng hợp đầy đủ các quy định pháp lý có liên quan, đồng thời đưa ra hướng dẫn chi tiết từng bước thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Mời bạn đọc cùng theo dõi. 

1. Căn cứ các quy định pháp lý liên quan

• Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Các bước thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử

• Làm thông báo hủy hóa đơn điện tử 

Do các hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng điện tử và các hóa đơn chưa sử dụng được quản lý bởi nhà cung cấp theo các dải hóa đơn mà doanh nghiệp đã mua nên Khi địa chỉ doanh nghiệp thay đổi, kế toán cần thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ. 

Điểm b, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:

Theo quy định này, khi nhận được thông báo của khách hàng là doanh nghiệp bạn thì nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải có trách nhiệm lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi doanh nghiệp bạn thông báo hủy dải hóa đơn chưa sử dụng do địa chỉ doanh nghiệp bị thay đổi.

Căn cứ theo Điều 3, Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc tiêu hủy hóa đơn được quy định như sau trong trường hợp thay đổi địa chỉ: Việc thay đổi địa chỉ là việc thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định tại Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019 và có thể dẫn tới thay đổi hoặc không thay đổi cơ quan thuế trực tiếp, tùy thuộc địa chỉ mới. Trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, kế toán cần thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh. Trường hợp không phải đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh thì phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính. 

Tìm hiểu thêm: Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

Cụ thể đối với từng trường hợp như sau:

• • Trường hợp phải thay đổi cơ quan thuế trực tiếp khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử 

Trong trường hợp phải thay đổi cơ quan thuế trực tiếp khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cũng thực hiện thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ và tạo mới mẫu hóa đơn mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế mới nơi chuyển đến để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu mới.

• • Trường hợp không phải thay đổi cơ quan thuế khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

Trong trường hợp không phải thay đổi cơ quan thuế khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thì việc thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ và yêu cầu tạo mới mẫu hóa đơn mới vẫn cần thực hiện như đã nêu trên. (Căn cứ theo Điều 3, Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC) 

• Gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT tới CQT quản lý

Tiếp đó, doanh nghiệp thực hiện gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế hiện đang quản lý để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu mới.

Lưu ý, về thời hạn thông báo để hủy dải hóa đơn bị thay đổi địa chỉ chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp thay đổi địa chỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đăng ký thay đổi ngay khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, vì khi tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ là các bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử có thông tin không chính xác, việc này vi phạm quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn xử lý khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử năm 2023. MISA AMIS hy vọng rằng sau khi tham khảo bài viết này, bạn đọc đã có thể tự tin xử lý trường hợp thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử một cách kịp thời, tuân thủ theo đúng các quy định của Pháp luật hiện hành.

Sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Người tổng hợp: Người yêu kế toán